Przekazywanie i dekretacja dokumentów

Podstawową cechą systemów informatycznych wspierających elektroniczny obieg dokumentów jest możliwość przekazania ich do różnych osób i działów, które będą mogły się z nimi zapoznać, zatwierdzić je lub wykonać inne zlecone działania.

• Przekazywanie dokumentu,
• Otrzymywanie zadekretowanych dokumentów,
• Odpowiedź na przekazany dokument,
• Zmiana statusu dokumentu,
• Kontrola zleconych i zadekretowanych dokumentów.

Przekazywanie dokumentu

Aby przekazać dokument dalej, należy:

1. odszukać na liście dokument, który ma zostać przekazany. Następnie można skorzystać z jednej z poniższych opcji:
   • wskazać plik na liście (należy kliknąć odpowiedni wiersz) i dalej wybrać opcję Przekaż na górnym menu nawigacyjnym. W ten sposób można przekazać kilka dokumentów jednocześnie;
   •  kliknąć dokument na liście prawym przyciskiem myszy i skorzystać z opcji Przekaż w menu podręcznym;
   • otworzyć dokument z dowolnego innego miejsca niż lista dokumentów (np. z powiadomienia). Wówczas opcja jest dostępna na pasku zadań dokumentu;

2. w nowym oknie w sekcji Przekaż oryginał należy kliknąć w pole wyboru i wybrać z listy dział lub konkretną osobę, którym dokument ma zostać przekazany. W przypadku rozbudowanych organizacji po kliknięciu w pole można zacząć wpisywać nazwę działu lub nazwisko odbiorcy dokumentu. System podpowie dział lub osobę, która spełnia kryterium wyszukiwania. W systemie przyjęto założenie, że podobnie jak w obiegu papierowym, można przekazać tylko jeden oryginał, a w pozostałe miejsca jest przekazywana kopia. Dzięki temu osoba odbierająca oryginał wie, że jest domyślną osobą odpowiedzialną za jego archiwizację i załatwienie (co może oznaczać różne rzeczy dla różnych dokumentów i przyjętych procedur działania);
3. jeżeli kopia dokumentu ma dodatkowo trafić od innych osób lub działów, można to zrobić poprzez kliknięcie opcji Przekaż kopie i wyszukanie odbiorców na liście. Kopia może być jawna (Kopia DW) lub ukryta (Kopia UDW). Różnica polega na tym, że o osobach lub działach wpisanych do ukrytej kopii nie dowiedzą się inni odbiorcy dokumentu;
4. w sekcji Instrukcje możliwe jest wpisanie dodatkowej informacji, która trafi do odbiorcy dokumentu. Po kliknięciu w pole można zacząć wprowadzać tekst. Możliwe jest również skorzystanie z bazy gotowych instrukcji. W tym wypadku należy kliknąć ikonę lupy i wybrać odpowiednie instrukcje z dostępnej listy. Lista dyspozycji podlega konfiguracji w Ustawieniach systemu;

5. po kliknięciu przycisku PRZEKAŻ sprawa zostanie przekazana zgodnie z wprowadzonymi kryteriami.

Wszystkie przekazane dokumenty będzie można łatwo odszukać w module Dokumenty przy użyciu folderów. Jeżeli dla przekazanego dokumentu odznaczono opcję Oznacz dokument jako załatwiony lub zostało utworzone zadanie, to pojawi się ono w folderze ZLECONE. W przypadku, kiedy przekazano dokument bez tych opcji, dokument znajdzie się w folderze ZAŁATWIONE.

Na etapie przekazywania dokumentu można dla niego utworzyć zadanie (sekcja Utwórz zadanie). Dzięki temu możliwa jest kontrola terminu i realizacji danego dokumentu i powiązanych z nim działań.

W opisie powyżej wspomniano, że dokument może zostać przekazany bezpośrednio do wybranego działu bez wskazywania konkretnej osoby.

Jeżeli użytkownik nie może wybrać działów na liście (są wyszarzone) do przekazania dokumentu, to administrator powinien wprowadzić następujące zmiany:

1. na pasku kliknąć przycisk z trzema kropkami (Centrum), a potem wybrać kolejno Narzędzia i Panel sterowania;
2. w nowym oknie odszukać sekcję Narzędzia administracyjne i kliknąć opcję Ustawienia systemu;
3. w nowym oknie odszukać opcję POST_ONLY_DECRETATION i wyłączyć ją;

4. wylogować się i ponownie zalogować w systemie.

Powyższe ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Użytkownik w celu odbioru pism przekazanych na dział musi na swoim koncie w module Dokumenty wprowadzić zmianę, która wskaże, z jakich działów mają być pobierane dokumenty.

1. po włączeniu modułu Dokumenty należy kliknąć opcję WSZYSTKIE, a potem prawym przyciskiem myszy opcję Nadesłane;
2. z podręcznego menu należy wybrać opcję Konfiguruj;

3. w nowym oknie w sekcji Struktura organizacyjna należy odszukać dział, zaznaczyć go, a potem kliknąć strzałkę skierowaną w prawo (jest na środku paska). Wybrany dział powinien pojawić się w prawej kolumnie. Przeniesienie działu do prawej kolumny jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia działu. Uprawnienia można nadawać w ustawieniach konta w zakładce PRAWO DO STRUKTURY;

4. kliknąć przycisk Zamknij. Od teraz pracownik zobaczy przekazane dokumenty w wybranym dziale. Powinny się one pojawić w zakładce Nadesłane oraz DO ZAŁATWIENIA.

Otrzymywanie zadekretowanych dokumentów

Osoba, która jest odbiorcą przekazanego dokumentu, informację o tym fakcie otrzyma na kilka sposobów.

Jeżeli na pulpicie dodano portlet Dokumenty, to pojawi się w nim informacja o nieprzeczytanym dokumencie. Kliknięcie portletu otworzy moduł Dokumenty w oknie, w którym łatwe będzie odszukanie otrzymanego dokumentu.

Na pasku zadań w sekcji powiadomień pojawi się informacja o nowym powiadomieniu. Rozwinięcie menu powiadomień wyświetli stosowny komunikat. Kliknięcie przycisku DOKUMENT otworzy moduł Dokumenty w oknie, w którym dostępny będzie przekazany dokument.

Poza powiadomieniami, o których mowa powyżej, odbiorca dokumentu w swoim module Dokumenty w folderze DO ZAŁATWIENIA znajdzie informację o nowym dokumencie. Przekazany dokument będzie domyślnie wyświetlony pogrubioną czcionką. Po pierwszym otwarciu pogrubienie zniknie.

Jeśli podczas dekretacji zostały użyte funkcje tworzenia zadań, wówczas osoba będąca odbiorcą dokumentu z zadaniem otrzyma dodatkowe powiadomienie, które pojawi się na pulpicie w formie nowego okna.

Wszystkie zadania są widoczne także w modułach Kanban i Kalendarz. Opcja ta jest dostępna dla użytkowników posiadających rozszerzenie Groupware.

Odpowiedź na przekazany dokument

Osoba, której przekazano dokument, może na niego odpowiedzieć, wykorzystując mechanizmy wbudowane w moduł Dokumenty. Dobrym przykładem wykorzystania odpowiedzi jest sytuacja, w której pracownik otrzymuje pismo przychodzące od kontrahenta. Następnie tworzy pismo stanowiące odpowiedź i odsyła ją do osoby, która zainicjowała cały proces.

Uwaga: okno odpowiedzi może różnić się w zależności od typu dokumentu, na który udzielana jest odpowiedź.

Aby odpowiedzieć na przekazany dokument, należy:

1. w module Dokumenty wskazać dokument, na który chce się odpowiedzieć i kliknąć go przyciskiem myszy. Następnie na pasku narzędziowym należy kliknąć przycisk Odpowiedz. Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy w dokument i z podręcznego menu wybrać opcję Odpowiedz;

2. na ekranie monitora pojawi się nowe okno (może się różnić w zależności od typu dokumentu, na który udziela się odpowiedzi). W ramach okna możliwe jest wprowadzenie zmian we właściwościach dokumentu oraz dodanie załączników;

3. po wprowadzeniu zmian i dodaniu załączników należy kliknąć przycisk Zapisz. Dokument trafi do osoby, która pierwotnie go przekazała.

Zmiana statusu dokumentu

Aby zaakceptować dokument, należy:

1. otworzyć otrzymany dokument;
2. w zakładce Status ustawić wartość ZAAKCEPTOWANY;
3. zapisać dokument, klikając przycisk Zapisz.

Status, poza funkcją czysto informacyjną, pełni również inną ważną rolę, która odpowiada na przykład za blokadę możliwości edycji dokumentu. Blokada dokumentu nastąpi w przypadku, gdy wybrano status ZAAKCEPTOWANY lub ZAKOŃCZONY. Zdjęcie takiej blokady jest możliwe z poziomu użytkownika posiadającego uprawnienia do danego dokumentu.

Kontrola zleconych i zadekretowanych dokumentów

Ważnym elementem obiegu dokumentów jest możliwość wygodnej kontroli. W przypadku systemu Ready_^TM użytkownik ma do dyspozycji kilka mechanizmów, które pozwalają śledzić, co dzieje się z przekazanym dokumentem.

Podstawowym elementem kontroli jest moduł Dokumenty wraz z folderami i graficznymi oznaczeniami, które pojawiają się obok przekazanych pozycji.

W kolumnie obok nazw dokumentów widoczne są kolorowe strzałki – zielone oraz czerwone. Strzałka zielona informuje o tym, że dany dokument został przekazany użytkownikowi. Natomiast strzałka czerwona mówi o tym, że to użytkownik przekazał dalej dany dokument. Po otwarciu dokumentu w zakładce Historia można sprawdzić, dokładnie komu i kiedy dokument został wysłany.

Dodatkowo foldery pozwalają w łatwy sposób sprawdzić, co zostało zlecone przez użytkownika (ZLECONE), co mu przekazano (DO ZAŁATWIENIA) oraz co już jest załatwione (ZAŁATWIONE).

Powiadomienia są podstawowym poziomem kontroli i znajdują się w sekcji powiadomień na pasku zadań użytkownika. Jeżeli użytkownik otrzyma dokument lub zadanie, zostanie o tym powiadomiony stosownym komunikatem.

Komunikaty to drugi ważny element pozwalający kontrolować obieg dokumentów. Pojawiają się w formie okienek wyskakujących bezpośrednio na pulpicie użytkownika.

Jeżeli z przekazanym dokumentem powiązane zostało zadanie, to w module Dokumenty w folderze ZLECONE przy każdym dokumencie w dwóch ostatnich kolumnach znajdą się ikony, które informują o stanie danego dokumentu i powiązanego z nim zadania.

Ostatnia kolumna zawiera ikonę, która może mieć kolor szary lub zielony – Stan załatwienia powiązanego zadania. Szara ikona informuje o tym, że zadanie nie zostało jeszcze wykonane, natomiast zielona oznacza, że pracownik wykonał powierzone mu zadanie.

Przedostatnia kolumna, Stan załatwienia, służy do oznaczenia stanu dokumentu jako załatwiony. Dla dokumentów otrzymanych może to oznaczać, że użytkownik już zajął się dokumentem, a dla przekazanych (po odznaczeniu opcji Oznacz dokument jako załatwiony), że dokument przekazany do innej osoby uznano za załatwiony.