Modyfikacja dokumentów

Okno edycji dokumentu można wyświetlić na jeden z kilku sposobów:

• klikając dwukrotnie przyciskiem myszy element na liście dokumentów;
• wybierając pozycję Edytuj z menu podręcznego dostępnego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybranego elementu na liście;
• zaznaczając dokument na liście i klikając ikonę Edycja w pasku narzędziowym.

Okno edycji dokumentu ma postać formularza dokumentu wzbogaconego o pasek narzędzi i poszerzonego o dodatkowe zakładki. Zawartość paska narzędziowego i rodzaj zakładek mogą różnić się w zależności od typu dokumentu lub jego statusu. Poniżej znajduje się widok przykładowego okna pisma wychodzącego.

Należy pamiętać o tym, że w systemie Ready_^TM dokument jest pojęciem używanym w stosunku do metryczki zawierającej kluczowe dane oraz posiadającej załączone pliki. Mówiąc prościej, dokument to swego rodzaju „koszulka”, w której przechowuje się właściwie pliki i informacje na temat danej sprawy.

Podgląd

Zakładka Podgląd pozwala na szybkie sprawdzenie podstawowych elementów dokumentu. Na prawym pasku znaleźć można informacje o numerze pisma, kliencie, sprawie, dodatkowych instrukcjach oraz statusie. Centralna część okna pozwala na podejrzenie pisma, które jest załączone do dokumentu. Załącznik można pobrać na dysk komputera (przycisk Pobierz) i otworzyć w oddzielnym oknie pełen podgląd dokumentu (przycisk Otwórz). Z poziomu zakładki Dokument można również włączyć edycję dokumentu (przycisk Edytuj). Więcej informacji na temat edycji treści pisma znajduje się w opisie Edycja załączników w MS Word. Załącznik może również zostać podpisany podpisem elektronicznym (przycisk Podpisz). Wykorzystanie tej funkcji wymaga instalacji dodatku KIR Szafir. Instrukcje korzystania z podpisu elektronicznego zamieszczono w sekcji Podpisywanie przy pomocy podpisu elektronicznego.

Modyfikacja szczegółów dokumentu

Szczegóły dokumentu to nic innego jak dane, które zostały wprowadzone podczas rejestracji dokumentu w systemie. Na przykład dla pisma wychodzącego w zakładce Szczegóły można zmienić takie dane jak: nadawcę, odbiorcę, numer pisma, numer sprawy, z którą pismo jest powiązane, opis, numer dokumentu, datę utworzenia i wysłania, kategorię oraz miejsce przechowywania dokumentu.

Ewentualne poprawki należy zatwierdzić za pomocą przycisku Zapisz, który jest widoczny na pasku narzędziowym.

Modyfikacja załączników

W zakładce Załączniki można sprawdzić wszystkie załączniki przypięte do dokumentu. Użytkownik może usunąć istniejący lub dodać nowy załącznik. Używając podpisu elektronicznego, można podpisać załącznik (przycisk Podpisz). Możliwe jest również zweryfikowanie podpisu (przycisk Zweryfikuj) oraz potwierdzenie zgodności wydruku z wersją elektroniczną (przycisk Potwierdzenie).

Załącznik można również wysłać e-mailem (przycisk Wyślij pocztą). Działanie to spowoduje otwarcie okna nowej wiadomości e-mail, do której dołączony będzie plik z załącznika. Do wysłania zostanie użyte skonfigurowane domyślnie konto pocztowe – link jak skonfigurować skrzynkę.

Podgląd historii dokumentu

Dużą zaletą elektronicznego dokumentu jest możliwość kontroli historii danego dokumentu. Mówiąc precyzyjnej, możliwe jest dokładne sprawdzenie, co działo się z dokumentem od chwili jego rejestracji.

Rejestr zdarzeń znajduje się w zakładce Historia i zawiera informacje na temat tego, kto m.in. utworzył dokument, dodał załączniki, otwierał dokument, pobierał załączniki na dysk komputera. Dokładną historię dokumentu można wydrukować, wybierając opcję Drukuj dostępną tuż pod paskiem narzędziowym.

Historia jest bardzo ważnym elementem, który w przypadku ewentualnych problemów pozwala na precyzyjne ustalenie osób, które miały styczność z danym dokumentem i były zaangażowane w jego powstanie, oraz wszystko to, co miało miejsce później.

Tworzenie powiązań

W zakładce Szczegóły dostępne są podstawowe powiązania: z klientem, ze sprawą oraz z procedurą wewnątrz firmy. Należy pamiętać o tym, że w zakładce Szczegóły można powiązać dokument tylko z jedną sprawą, jednym klientem i jedną procedurą. Natomiast z poziomu zakładki Powiązania możliwe jest stworzenie dodatkowych powiązań, które pozwolą na jeszcze lepsze wykorzystanie potencjału modułu Dokumenty.

Dokument można dodatkowo powiązać z:

• innym dokumentem (nowym lub istniejącym);
• sprawą;
• zadaniem;
• klientem.

Aby utworzyć nowe powiązanie dokumentu należy:

1. w module Dokumenty odszukać i otworzyć wybrany dokument (na przykład kliknąć go dwukrotnie przyciskiem myszy);
2. w nowym oknie należy wybrać zakładkę Powiązania, a potem kliknąć Dodaj powiązanie;

3. w nowym oknie możliwe jest ustawienie następujących rodzajów powiązań:
   • Kontakt – należy kliknąć w pole wyszukiwania, wpisać fragment nazwy kontaktu, a potem nacisnąć ikonę lupy. System wyszuka kontakty, które spełniają podane kryteria. Jeżeli wynik wyszukiwania będzie zawierał więcej pozycji, pojawi się lista i po jej rozwinięciu (przycisk ze strzałką skierowaną w dół) będzie można wskazać odpowiedni kontakt.
   • Sprawa – należy kliknąć w pole wyszukiwania, wpisać nazwę szukanej sprawy i kliknąć przycisk z ikoną lupy. System wyszuka sprawy spełniające podane kryteria wyszukiwania. Przy pomocy przycisku ze strzałką skierowaną w dół można rozwinąć listę i wskazać konkretną sprawę;
   • Dokument – należy kliknąć w pole wyszukiwania, wpisać nazwę szukanego dokumentu i kliknąć przycisk z ikoną lupy. System wyszuka dokumenty spełniające podane kryteria wyszukiwania. Przy pomocy przycisku ze strzałką skierowaną w dół można rozwinąć listę i wskazać konkretny dokument;
   • jednocześnie dany dokument można powiązać z kontaktem, sprawą i innym dokumentem. Oznacza to, że w oknie widocznym poniżej można wypełnić wszystkie dostępne kryteria;
   • po ustawieniu powiązań należy całość zatwierdzić za pomocą przycisku OK;

4. nowe powiązania będą widoczne w głównej części zakładki Powiązania;

5. każde powiązanie będzie zawierać informacje na temat tego, jaki ma charakter (sprawa, dokument, kontakt) oraz z czym zostało połączone. Podwójne kliknięcie w dany wpis na liście spowoduje otwarcie dokumentu, sprawy lub kontaktu, do którego podpięto dany dokument.

Aby usunąć istniejące powiązanie, należy:

1. otworzyć konkretny dokument i przejść do zakładki Powiązania;
2. na liście powiązań odszukać pozycję, która ma zostać usunięta, kliknąć w nią prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Usuń;

3. kliknąć przycisk TAK w celu potwierdzenia chęci usunięcia powiązania w oknie komunikatu.

Komentowanie dokumentów

Praca grupowa nad dokumentem jest jedną z głównych korzyści i usprawnień, jakie można osiągnąć dzięki systemowi obiegu dokumentów. Kilka osób tworzących lub opiniujących dokument do sprawnej pracy potrzebuje narzędzi komunikacji. W ramach systemu Ready_^TM dostępnych jest wiele sposobów komunikacji. Jednym z wygodniejszych rozwiązań jest system komentarzy, które pozwalają na zamieszczanie wpisów i automatyczne informowanie o nich odpowiednie osoby.

Aby dodać nowy komentarz, należy:

1. kliknąć w pole Wprowadź treść komentarza, a następnie rozpocząć wpisywanie treści;
2. komentarz zostanie dodany do systemu po kliknięciu opcji DODAJ KOMENTARZ;
3. nowy komentarz pojawi się w centralnej części widoku zakładki Komentarze. Obok jego treści znajdują się dane na temat autora oraz daty i godziny dodania do systemu.

Dodany komentarz nie może zostać poddany edycji, ale da się go usunąć (opcja Usuń pod treścią komentarza). Na komentarz dodany przez inne osoby można odpowiedzieć. W tym celu należy kliknąć opcję Odpowiedz. W dolnej części okna należy wpisać treść odpowiedzi, a następnie kliknąć  opcję DODAJ KOMENTARZ. Nowy wpis zostanie dodany do systemu i wyświetlony obok innych komentarzy oraz oznaczony jako odpowiedź.

Powiadomienie o dodanym komentarzu otrzyma autor dokumentu oraz osoby, które dodały inne komentarze.