Prace z modułem Kancelaria sprowadzają się do trzech podstawowych zagadnień:
W tym miejscu warto raz jeszcze podkreślić, że moduł Kancelaria został opracowany z myślą o organizacjach, w których regularnie obsługiwana jest rejestracja dużej liczby korespondencji. Z tego powodu każdy z etapów wymienionych powyżej jest potrzebny i nie należy go pomijać. Kolejność działań wygląda następująco:
- wygenerowanie, a następnie wydrukowanie kodów kreskowych;
- naklejenie kodów na dokumenty (zawsze w prawy dolny róg pierwszej strony dokumentu) i następnie zeskanowanie do jednego pliku;
- rejestracja zeskanowanych dokumentów w module.
Kody kreskowe
Moduł Kancelaria w folderze KODY KRESKOWE umożliwia wykonywanie wszystkich działań, które mają związek z generowaniem i drukowaniem kodów kreskowych.
Generowanie i drukowanie
Aby wygenerować nowe kody kreskowe, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- przejść do zakładki KODY KRESKOWE i kliknąć Generuj;
- w nowym oknie uzupełnić opcje według instrukcji:
- Generuj numer dla dziennika/rejestru – wybrać z listy dziennik/rejestr, dla którego ma być wygenerowany zestaw etykiet. Należy pamiętać o tym, że to na podstawie etykiet rozpoznawany jest dokument. Oznacza to, że inne etykiety należy utworzyć na przykład dla pism wychodzących i przychodzących;
- Rok – wskazać rok, który zostanie użyty podczas automatycznej numeracji etykiet. Domyślnie pole będzie zawierać wpisany aktualny rok. Wartość zależy od szablonu znaków, który ustawiono w systemie;
- Liczba etykiet – określić liczbę etykiet, które mają zostać wydrukowane;
- kliknąć DRUKUJ, w nowym oknie pojawi się podgląd kodów;
- jeżeli jest to konieczne, w nowym oknie kliknąć USTAWIENIA i sprawdzić domyślne ustawienia według poniższej instrukcji:
- Rodzaj wydruku – z listy wybrać sposób drukowania etykiet. Lista zawiera możliwość drukowania na specjalnej drukarce do etykiet lub na drukarce A4;
- Rozmiar etykiety – pozwala na określenie szerokości i wysokości etykiety. Wartości określa się w milimetrach;
- Wysokość kodu – pozwala określić wysokość pasków w kodzie;
- Tekst nad kodem kreskowym – pozwala na wprowadzenie treści, która znajdzie się nad kodem w każdej etykiecie. Sposób wykorzystania tej opcji zależy od wewnętrznych ustaleń organizacji;
- Tekst pod kodem kreskowym – pozwala z listy wybrać szablon dla tekstu, który pojawi się pod kodem kreskowym. Lista zawiera następujące opcje: Numer, Numer, data bieżąca oraz Numer, data generowania kodu. W przypadku daty bieżącej należy pamiętać, że wartość będzie podmieniana na aktualną przy każdym wydruku;
- Rozmiar czcionki – pozwala określić rozmiar czcionki użytej w tekście nad i pod kodem kreskowym;
- szablon znaków ustawiony w dzienniku ma wpływ na szerokość kodu kreskowego;
- po sprawdzeniu i ewentualnej korekcie ustawień należy kliknąć ZAPISZ, na ekranie ponownie pojawi się okno z podglądem kodów;
- w celu wydrukowania kodów należy kliknąć DRUKUJ. Po chwili zostanie otwarty panel sterowania wydrukiem. Wygląd panelu zależy od posiadanej drukarki oraz jej sterowników. W uproszczeniu użytkownik musi wskazać urządzenie, z którego planuje skorzystać podczas wydruku, określić liczbę kopii i zakres wydruku, a potem kliknąć Drukuj;
- po chwili etykiety zostaną wydrukowane na wskazanym urządzeniu.
Drukowanie
Użytkownik na etapie generowania etykiet może odstąpić od ich drukowania, co jednocześnie nie uniemożliwia wydrukowania etykiet w przyszłości. Można również ponownie wydrukować etykiety, które wcześniej wygenerowano, wydrukowano, a następnie zgubiono. Drukowane są wyłącznie te etykiety, które wcześniej wykorzystano i zarejestrowano w dzienniku.
Wydruk etykiet możliwy jest na specjalnej drukarce do etykiet, kartce A4 lub bezpośrednio do pliku PDF.
Aby wydrukować wygenerowane kody kreskowe, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- przejść do zakładki KODY KRESKOWE;
- korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odnaleźć pożądane etykiety;
- zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Drukuj. Można również dwukrotnie kliknąć daną pozycję;
- w tej chwili zostanie otwarty panel sterowania wydrukiem. Wygląd panelu zależy od posiadanej drukarki oraz jej sterowników. W uproszczeniu użytkownik musi wskazać urządzenie, z którego planuje skorzystać podczas wydruku, określić liczbę kopii i zakres wydruku, a potem kliknąć Drukuj;
- po chwili etykiety zostaną wydrukowane na wskazanym urządzeniu.
Zmiana stanu licznika
Korekta wartości licznika musi być wykonana ze szczególną ostrożnością przez osoby do tego uprawnione, gdyż w przypadku pomyłki może dojść do zduplikowania numerów korespondencji.
Opis zmiany numeracji dziennika znajduje się w oddzielnym artykule. Zmieniając licznik, należy pamiętać o wskazaniu właściwego dziennika.
Skanowanie dokumentów
Osoba rejestrująca korespondencję w pierwszej kolejności musi okleić ją uprzednio przygotowanymi kodami kreskowymi. Kody powinny znaleźć się na końcu danego dokumentu po prawej stronie. Poprawna lokalizacja etykiety z kodem została przedstawiona na grafice poniżej:
Po oklejeniu całej korespondencji pracownik przystępuje do skanowania. Proces ten należy wykonać za pomocą dowolnego skanera dostępnego w organizacji. Kolejne dokumenty należy zapisać w jednym zbiorczym pliku PDF. Ważne, by każdy skanowany dokument zawierał w zalecanym miejscu kod kreskowy.
System Ready_TM pozwala na podłączenie skanera bezpośrednio do usługi i skanowanie dokumentów bezpośrednio do modułu Kancelaria. Proces ten wymaga kontaktu z działem pomocy technicznej, który udzieli wszelkich niezbędnych informacji na temat wymagań technicznych dotyczących skanera oraz procesu konfiguracji.
Rejestracja
Po tym jak zostanie przygotowany jeden lub więcej plików PDF zawierających zeskanowaną korespondencję oraz kody kreskowe, pracownik przystępuje do rejestracji.
Rejestracja pisma
W dalszych opisach wykorzystano plik PDF, w którym znajdują się trzy dokumenty z unikalnymi kodami kreskowymi.
Aby zarejestrować pismo, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- przejść do zakładki WPROWADZANIE;
- przeciągnąć plik PDF na pole lub kliknąć WYBIERZ PLIK Z DYSKU (można też kliknąć przycisk na pasku narzędziowym), wskazać odpowiedni plik PDF i kliknąć Otwórz;
- dokument zostanie przesłany na serwer, a następnie poddany analizie. Mechanizm OCR spróbuje rozpoznać i odczytać kluczowe elementy pisma, które następnie zostaną użyte do wypełnienia formularza. Po zakończeniu operacji na ekranie powinny być widoczne trzy sekcje:
- numer 1 – lista dokumentów do rejestracji, które wykryto podczas analizy. Opisywany przykład opiera się na trzech pismach zapisanych w jednym pliku PDF, dlatego widoczne są trzy miniatury;
- numer 2 – podgląd pisma, którego miniaturę zaznaczono w sekcji numer 1;
- numer 3 – formularz ze szczegółowymi danymi na temat pisma. Pola będą wypełnione w stopniu zależnym od tego, co udało się rozpoznać podczas analizy dokumentu;
- zaznaczyć miniaturę dokumentu do rejestracji, upewnić się na podglądzie, że dokument zeskanowano poprawnie, sprawdzić formularz w sekcji numer 3;
- jeżeli podczas kontroli okazało się, że nie wszystkie pola zostały wypełnione, a potrzebne dane widać na podglądzie dokumentu, należy:
- umieść kursor nad danym elementem;
- nacisnąć i przytrzymać wciśnięty lewy przycisk myszy;
- zaznaczyć cały fragment;
- zwolnić przycisk i w menu podręcznym kliknąć typ danych, który odpowiada zaznaczonemu obszarowi;
- w ten sam sposób oznaczyć inne dane, które można wykorzystać;
- w sekcji numer 3 sprawdzić i uzupełnić dane według instrukcji:
- Typ dokumentu – pole domyślnie określone jako PISMO. Wartość jest niezmienna;
- Zarejestruj w dzienniku – pozwala na wskazanie dziennika, w którym ma zostać zarejestrowany dokument. Pole uzupełniane jest na podstawie informacji na etykiecie;
- Numer ewidencyjny – numer ewidencyjny dokumentu. Pole uzupełniane jest na podstawie informacji na etykiecie;
- Data wpływu – wprowadzić datę wpływu;
- Nadawca – pole na wpisanie nadawcy pisma, dane są pobierane z bazy modułu Klienci. W przypadku braku klienta należy go utworzyć ręcznie w celu zachowania ciągłości procesów związanych z obiegiem dokumentów w systemie Ready_TM. Jeżeli nadawca został odczytany z dokumentu przy wykorzystaniu OCR, należy kliknąć przycisk lupy, a potem na liście wskazać odpowiedni podmiot;
- Odbiorca – pole domyślnie wypełnione danymi firmy korzystającej z systemu Ready_TM;
- Data pisma – miejsce na wprowadzenie daty pisma;
- Znak pisma – miejsce na wprowadzenie znaku pisma nadawcy;
- Forma kontaktu – pozwala na wybranie ze słownika formy kontaktu;
- Kategoria – słownik kategorii, do której można zakwalifikować dokument;
- Opis – pozwala dodać opis pisma. Możliwe jest też powiązanie treści pisma z omawianym polem i uzupełnienie go automatycznie w wyniku procesu OCR;
- Przekaż do – pole służące do przekazywania dokumentów na przykład do kierowników działu lub do wybranego pracownika. Pole działa w analogiczny sposób jak zielona strzałka Przekaż, za pomocą której przekazywana jest korespondencja w module Dzienniki;
- Procedura – pole wykorzystywane w przypadku, gdy obieg dokumentu sterowany jest procedurą. W tym miejscu możliwe jest wskazanie dedykowanej procedury po zarejestrowaniu pisma. Pole nie jest obligatoryjne, więc nie trzeba uruchamiać procedury;
- po uzupełnieniu pól obowiązkowych oraz tych, które są przydatne podczas codziennej pracy w danej organizacji, należy kliknąć ZAREJESTRUJ. Pismo zostanie zarejestrowane w odpowiednim dzienniku i jednocześnie zniknie z kolejki oczekujących na rejestrację. Na ekranie pojawi się okno z widokiem zarejestrowanego dokumentu. Użytkownik ma możliwość uzupełnienia dodatkowych danych wedle własnych potrzeb. Zeskanowane pismo będzie dołączone do zakładki Załączniki w formie pliku PDF. Więcej informacji na temat dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule.
Jeżeli skorzystano z procedury obiegu lub wskazano odbiorcę, to zarejestrowany dokument automatycznie zostanie przekazany dalej.
Rejestracja zwrotki
Rejestracja zwrotki to rozwiązanie pozwalające na rejestrację danych pochodzących z klasycznej zwrotki (żółta karteczka), która jest dowodem doręczenia dokumentu.
Podczas rejestracji dużej liczby zwrotek warto wykorzystać czytnik kodów kreskowych. Czytnik należy skonfigurować, tak by znak końca był ustawiony jako Enter. Przy użyciu czytnika możliwe jest odczytanie kodu kreskowego i wstawienie w odpowiednie pole okna rejestracji. Rozwiązanie to pozwala na uniknięcie ewentualnych pomyłek podczas wprowadzania długich numerów. Dodatkowo czytnik w znacznym stopniu przyśpiesza proces rejestracji.
Rejestrując zwrotkę należy pamiętać o tym, że w systemie musi być zarejestrowana przesyłka o podanym numerze. Brak zarejestrowanej przesyłki nie pozwoli na dodanie zwrotki.
Aby zarejestrować zwrotkę, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- przejść do zakładki WPROWADZANIE i kliknąć Zwrotka;
- w nowym oknie uzupełnić pola według poniższej instrukcji:
- Numer R-ki – wpisać numer R-ki. Pole można uzupełnić, wykorzystując czytnik kodów kreskowych, który został zainstalowany po stronie pracownika i ustawiony tak, by znak końca był traktowany jako Enter. Należy kliknąć pole, zeskanować kod, który automatycznie zostanie wstawiony w polu w miejscu kursora;
- Data doręczenia – używając kalendarza, uzupełnić datę i godzinę doręczenia pisma. Dane należy odczytać ze zwrotki. Jeżeli pisma nie udało się doręczyć, pole powinno pozostać puste;
- Kto odebrał – wprowadzić imię i nazwisko osoby, która odebrała przesyłkę. Dane można odczytać ze zwrotki;
- Zarejestruj w składzie – jeżeli zwrotki są rejestrowane w składzie, należy go wybrać z listy;
- kliknąć ZAREJESTRUJ. Zwrotka zostanie zarejestrowana w module Kancelaria. Jeżeli włączono opcję Otwórz formularz zarejestrowanego dokumentu,to na ekranie pojawi się okno podglądu zarejestrowanej zwrotki. Warto zwrócić uwagę, że w oknie znaleźć można powiązanie z dokumentem, którego dotyczy aktualnie rejestrowana zwrotka. Sama zwrotka pojawi się na liście składu ZWROTKI.
Rejestracja nośnika
Możliwość rejestracji nośników to rozwiązanie, które przydaje się między innymi w sytuacji, gdy do organizacji trafia pismo przewodnie (na przykład. jedna strona) oraz załącznik w postaci fizycznego nośnika zawierającego chociażby szczegółowe plany. Pracownik może uznać, że nie ma sensu drukowania kilkuset stron map i po prostu zarejestruje fizyczny nośnik w module. Rejestracja nośnika możliwa jest również bez pisma przewodniego.
Rejestrując nośnik z pismem przewodnim, dane o nadawcy znajdują się w tym piśmie, a sam nośnik jest z nim powiązany.
Aby zarejestrować nośnik z pismem przewodnim, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- dokonać rejestracji pisma przewodniego zgodnie z opisem zamieszczonym w oddzielnym artykule;
- przejść do zakładki WPROWADZANIE i kliknąć Nośnik;
- w nowym oknie uzupełnić pola według poniższej instrukcji:
- Źródło pozyskania nośnika – ustawić Otrzymany jako załącznik do pisma;
- Numer pisma przewodniego – podać numer uprzednio zarejestrowanego pisma. Numer można znaleźć między innymi w module Dzienniki;
- Kategoria – wybrać z listy kategorię, do której można zaklasyfikować nośnik;
- Numer seryjny – numer seryjny nośnika;
- Opis – miejsce na dodanie opisu zawartości lub wyglądu nośnika;
- Rodzaj nośnika – wybrać z listy rodzaj nośnika, na przykład PenDrive;
- Rozmiar – ustawić pojemność nośnika. Należy wprowadzić wartość oraz określić jednostkę, na przykład 64 GB;
- Pełne przeniesienie zawartości nośnika – zaznaczyć, jeżeli cała zawartość nośnika została przeniesiona do dokumentu w formie załączników;
- Procedura – pole wykorzystywane w przypadku, gdy obieg dokumentu sterowany jest procedurą. W tym miejscu możliwe jest wskazanie dedykowanej procedury po zarejestrowaniu pisma. Pole nie jest obligatoryjne, więc nie ma potrzeby uruchamiania procedury;
- Przekaż do – pole służące do przekazywania dokumentów, na przykład do kierowników działu lub do wybranego pracownika. Pole działa w analogiczny sposób jak zielona strzałka Przekaż, za pomocą której przekazywana jest korespondencja w module Dzienniki;
- po uzupełnieniu pól obowiązkowych oraz tych, które są przydatne podczas codziennej pracy w danej organizacji, należy kliknąć ZAPISZ. Po zapisaniu nośnika na ekranie pojawi się okno dokumentu, a sam nośnik trafi na listę w składzie NOŚNIKI. Dokument można uzupełnić o dodatkowe powiązania, załączniki, komentarze i tak dalej.
Rejestrując nośnik bez pisma przewodniego, dane o nadawcy muszą zostać wprowadzone podczas procesu rejestracji.
Aby zarejestrować nośnik bez pisma przewodniego, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- przejść do zakładki WPROWADZANIE i kliknąć Nośnik;
- w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
- Źródło pozyskania nośnika – ustawić Otrzymany bez pisma przewodniego;
- Zarejestruj w dzienniku – wybrać z listy dziennik, w którym ma zostać dokonana rejestracja;
- Nadawca – wskazać nadawcę, który dostarczył nośnik. Należy wpisać fragment nazwy, kliknąć przycisk lupy, a potem z listy wybrać konkretny podmiot. W przypadku braku podmiotu w bazie modułu Klienci należy kliknąć Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt i wprowadzić niezbędne dane podmiotu;
- Forma kontaktu – wybrać z listy formę kontaktu, która jest zgodna z tym, jak dostarczono nośnik;
- Data wpływu – określić datę wpływu nośnika do organizacji;
- Kategoria – wybrać z listy kategorię, do której można zaklasyfikować nośnik;
- Numer seryjny – numer seryjny nośnika;
- Opis – miejsce na dodanie opisu zawartości lub wyglądu nośnika;
- Rodzaj nośnika – wybrać z listy rodzaj nośnika, na przykład PenDrive. Wykaz nośników jest pobierany ze zdefiniowanych danych w słowniku;
- Rozmiar – ustawić pojemność nośnika. Należy wprowadzić wartość oraz określić jednostkę, na przykład 64 GB;
- Pełne przeniesienie zawartości nośnika – zaznaczyć, jeżeli cała zawartość nośnika zostanie przeniesiona do dokumentu w formie załączników;
- Procedura – pole wykorzystywane w przypadku, gdy obieg dokumentu sterowany jest procedurą. W tym miejscu możliwe jest wskazanie dedykowanej procedury po zarejestrowaniu pisma. Pole nie jest obligatoryjne, więc nie trzeba uruchamiać procedury;
- Przekaż do – pole służące do przekazywania dokumentów na przykład do kierowników działu lub do wybranego pracownika. Pole działa w analogiczny sposób jak zielona strzałka Przekaż, za pomocą której przekazywana jest korespondencja w module Dzienniki;
- po uzupełnieniu pól obowiązkowych oraz tych, które są przydatne podczas codziennej pracy w danej organizacji należy kliknąć ZAPISZ. Po zapisaniu nośnika na ekranie pojawi się okno dokumentu, a sam nośnik trafi na listę w składzie NOŚNIKI (o ile włączono automatyczną rejestrację w składzie). Dokument można uzupełnić o dodatkowe powiązania, załączniki (to tutaj pracownik powinien wgrać zawartość nośnika, jeżeli zawiera więcej plików/katalogów, to całość należy skompresować i dodać jako pojedynczy plik zip), komentarze i tak dalej.
Jeżeli podczas rejestracji nośnika będzie brakować konkretnego typu nośnika, można go dodać w module Rejestry. Należy odszukać pozycję Pakiet KANCELARIA, a potem Nośniki. Więcej informacji o zarządzaniu wpisami w module Rejestry znajduje się w oddzielnym artykule.