Po wejściu do zakładki TECZKI wyświetlony zostanie wyciąg z wykazu akt komórek organizacyjnych, do których pracownik ma nadany dostęp. Ograniczenie to nie dotyczy archiwisty – posiada on możliwość przeglądania wszystkich zdefiniowanych w systemie teczek i przycisków akcji.
Zakładka dostępna dla użytkownika z uprawnieniami Archiwum – dostęp do modułu.
W odróżnieniu od wyciągu akt dostępnego z poziomu kartoteki struktury organizacyjnej wykaz teczek zawiera dodatkowe kolumny:
- EZD – tu określa się, czy kategoria (hasło klasyfikacyjne), w której została utworzona teczka, została oznaczona jako prowadzona w trybie EZD;
- Kat. arch. – przypisana do hasła klasyfikacyjnego kategoria archiwalna;
- Liczba spraw – liczba zarejestrowanych spraw w danej teczce;
- Uprawnieni (użyt.) – pracownicy, którym nadano dostęp do teczki (możliwość rejestrowania spraw w teczce) z pominięciem uprawnień do struktury organizacyjnej;
- Uprawnieni (gr.) – nazwy grup, którym nadano dostęp do teczki (możliwość rejestrowania spraw w teczce) z pominięciem uprawnień do struktury organizacyjnej.
Oprócz informacji o zdefiniowanych teczkach, dostępne są następujące funkcje:
- Kategorie – kliknięcie tej opcji otwiera narzędzie zarządzania Kategoriami spraw;
- Udostępnij – umożliwia zmianę pracowników i grup uprawnionych do teczki;
- Zamknij – zamknięcie teczki (zablokowanie możliwości rejestrowania nowych spraw);
- Otwórz – ponowne otwarcie/odblokowanie teczki.
Funkcje: Kategorie, Udostępnij, wymagają posiadania uprawnień przynależnych administratorowi systemu tj. uprawnienia
Ustawienia poziomu 2 – ustawienia zaawansowane, w gałęzi Panel sterowania.
W przypadku braku wymaganych uprawnień, zlecenie zarządzania kategoriami spraw oraz zlecenie udostępnienia i zmiany uprawnień w teczkach należy przekazać administratorowi systemu.
Aby udostępnić teczkę, należy:
- włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki TECZKI;
- kliknąć teczkę na liście;
- kliknąć Udostępnij;
- w nowym oknie w sekcji Pracownicy zaznaczyć osobę i kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę. Wskazana osoba przeskoczy do sekcji Uprawnieni. W polu Wybierz listę można również wskazać grupy, a następnie nadać odpowiednie uprawnienie całej grupie. Praca z grupami jest znacznie wygodniejsza i z tego powodu rekomendowana;
- kliknąć ZAMKNIJ. Obok teczki w kolumnie Uprawnieni (użyt.) lub Uprawnieni (gr.) pojawi się informacja o osobie lub grupie z odpowiednimi uprawnieniami.
W celu odebrania uprawnień należy wykonać czynności opisane w instrukcji powyżej z tą różnicą, że trzeba zaznaczyć osobę w sekcji Uprawnieni i kliknąć strzałkę skierowaną w lewo.
Teczki można zamknąć na przykład w sytuacji zmian organizacyjnych, kiedy dział przestaje zajmować się daną kategorią spraw i teczka jest zbędna. Usunięcie teczki jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy nie było w niej spraw.
Aby zamknąć teczkę, należy:
- włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki TECZKI;
- kliknąć teczkę na liście i kliknąć Zamknij;
- w nowym oknie kliknąć TAK w celu potwierdzenia zamknięcia teczki. Przy zamkniętej teczce pojawi się ikona kłódki.
Teczki można otworzyć na przykład w sytuacji zmian organizacyjnych, kiedy dział ponownie ma zajmować się daną kategorią spraw.
Aby otworzyć teczkę, należy:
- włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki TECZKI;
- kliknąć zamkniętą teczkę na liście i kliknąć Otwórz;
- w nowym oknie kliknąć TAK w celu potwierdzenia otwarcia teczki. Przy teczce zniknie ikona kłódki.