Składy

Grupa zakładek SKŁADY zawiera wykaz dokumentów danego typu, które ze składu zostały przekazane/przyjęte do archiwum:

• proces przekazywania dokumentacji gromadzonej w składach jest inicjowany z modułu Kancelaria. Poszczególne partie dokumentacji są pakowane do pudełek (jednostek archiwalnych), które są przekazywane do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego;
• dokumenty umieszczone w pudełku przekazanym do archiwum są oznaczane jako archiwalne. Wypożyczenie dokumentu możliwe jest tylko z pozycji modułu Archiwum (dokumenty i pudełko nie jest dostępne z poziomu modułu Kancelaria).

A ramach zakładki SKŁADY użytkownik ma możliwość wykonania następnych działań:

• Zwrot – wykonanie zwrotu dokumentu do archiwum;
• Wydanie – wydanie dokumentu;
• Drukowanie – wydrukowanie karty dokumentu;
• Raport Excel – wygenerowanie raportu zawierającego wykaz dokumentów w ramach składu.

Aby wykonać zwrot dokumentu do archiwum, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
2. odszukać i zaznaczyć na liście pozycję, która ma zostać zwrócona do archiwum (ma status WYPOŻYCZONA);

3. kliknąć Zwrot. W nowym oknie kliknąć TAK, by potwierdzić wykonanie operacji. Status pozycji ulegnie zmianie na W ARCHIWUM.

Aby wydać dokument, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
2. odszukać i zaznaczyć na liście pozycję, która ma zostać wydana z archiwum (ma status W ARCHIWUM);
3. kliknąć Wydaj;

4. w nowym oknie uzupełnić pola:
   • Czynność – pole obligatoryjne zawierające listę rozwijalną. Pozwala na określenie, jaka czynność ma zostać wykonana dla wybranej jednostki archiwalnej. Do wyboru są: Wypożyczenie dokumentacji oraz Przekazanie dokumentacji;
   • Data zwrotu – przewidywana data zwrotu. Po kliknięciu pola za pomocą kalendarza należy ustawić odpowiednią datę;
   • Pracownik, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać osobę, której dokumentacja zostanie przekazana;
   • Podmiot, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać podmiot, któremu dokumentacja zostaje przekazana. Pole zawierające listę wszystkich kontrahentów z bazy kontrahentów;
5. kliknąć WYKONAJ. Status zostanie zmieniony na WYPOŻYCZONA.

Aby wydrukować kartę zastępczą dokumentu, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
2. zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Drukuj;
3. otwarte zostanie okno podglądu, w którym należy kliknąć DRUKUJ;

4. w kolejnym oknie wskazać drukarkę, określić liczbę kopii i kliknąć Drukuj.

Aby pobrać raport, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
2. kliknąć Zapisz do pliku XLSX;

3. w tej chwili rozpocznie się generowanie, a następnie pobieranie pliku.