Archiwum

Po wejściu do zakładki ARCHIWUM widoczny jest wykaz pozycji jednostek archiwalnych. W zależności od uprawnień lista pozycji przekazanych do archiwum zakładowego obejmuje tylko pozycje (akta) z komórek organizacyjnych, do których pracownik ma dostęp i które nie zostały zniszczone. Może też obejmować wszystkie pozycje w przypadku osoby z uprawnieniami archiwisty.

• Statusy jednostek archiwalnych,
• Modyfikacja pozycji,
• Wydanie jednostki archiwalnej,
• Zwrot wypożyczonej dokumentacji,
• Typowanie dokumentów do zniszczenia,
• Eksport pozycji do arkusza kalkulacyjnego,
• Eksport dokumentacji do formatu paczki archiwalnej,
• Etykiety dla dokumentacji archiwalnej.

Zakładka dostępna dla użytkownika z uprawnieniami Archiwum – dostęp do modułu.

Domyślnie widocznych jest kilka kolumn pozwalających na identyfikację pozycji i jej statusu. W celu dostosowania zakresu wyświetlanych kolumn do własnych potrzeb należy kliknąć prawy przycisk na nagłówku tabeli i spośród listy dostępnych kolumn zaznaczyć te, które mają zostać wyświetlone.

Statusy jednostek archiwalnych

A ramach zakładki ARCHIWUM użytkownik może spotkać się z następującymi statusami:

• DO PRZYJĘCIA – spis został zweryfikowany (oczekuje na podpis lub fizyczne przekazanie akt);
• W ARCHIWUM – pozycja dostępna jest fizycznie w miejscu przetrzymywania akt;
• WYPOŻYCZONA – pozycja została wypożyczona i znajduje się poza miejscem przetrzymywania akt;
• DO PRZEKAZANIA – pozycja została wytypowana do przekazania do innego podmiotu;
• DO ZNISZCZENIA – pozycja została wytypowana do brakowania;
• PRZEKAZANA – pozycja została trwale przekazana innego podmiotu, na przykład do Archiwów Państwowych (po potwierdzeniu odbioru akt pozycje będą niszczone);
• ZNISZCZONA – pozycja została zniszczona (widoczne tylko dla archiwisty).

Modyfikacja pozycji

Aby zmodyfikować pozycję, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki ARCHIWUM;
2. zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edytuj;
3. w nowym oknie wprowadzić zmiany według instrukcji:
   • Kategoria arch. – z listy wybrać kategorię archiwalną;
   • Planowana data zniszczenia teczki – pozwala na określenie planowanej daty zniszczenia teczki;
   • Uwagi – w tym polu można wpisać ewentualne dodatkowe uwagi;

4. kliknąć ZAPISZ, by zapisać zmiany, które zostały wprowadzone w poprzednim kroku.

Dwukrotnie kliknięcie pozycji na liście otworzy okno z podglądem wpisu i widokiem wprowadzonych zmian.

Wydanie jednostki archiwalnej

Poszczególne pozycje w zakładce ARCHIWUM można również wydać z archiwum.

Aby wydać pozycję z archiwum, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki ARCHIWUM;
2. zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Wydaj;
3. w nowym oknie wprowadzić zmiany według instrukcji:
   • Czynność – pole obligatoryjne, zawierające listę rozwijalną. Pozwala na określenie, jaka czynność ma zostać wykonana dla wybranej jednostki archiwalnej (teczki). Do wyboru są: Wypożyczenie dokumentacji oraz Przekazanie dokumentacji;
   • Data zwrotu – przewidywana data zwrotu. Po kliknięciu pola za pomocą kalendarza należy ustawić odpowiednią datę;
   • Pracownik, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać osobę, której dokumentacja zostanie przekazana;
   • Podmiot, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać podmiot, któremu dokumentacja zostanie przekazana. Pole zawierające listę wszystkich kontrahentów z bazy kontrahentów;

4. kliknąć WYKONAJ, aby wykonać przekazania. Status pozycji na liście zostanie zmieniony na WYPOŻYCZONA. Dodatkowo po włączeniu kolumny Przyjęto przez pojawi się informacja o osobie lub podmiocie, który dokumentację przyjął.

Zwrot wypożyczonej dokumentacji

Wypożyczona teczka może zostać zwrócona do archiwum. W takim wypadku konieczne jest więc ponowne przyjęcie jej przez archiwistę.

Aby przyjąć dokumentację do archiwum, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki ARCHIWUM;
2. zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Przyjmuj;

3. przyjęcie wymaga dodatkowego potwierdzenia. W tym celu w oknie komunikatu należy kliknąć TAK. Status dokumentu zmieni się na W ARCHIWUM.

Typowanie dokumentów do zniszczenia

Moduł Archiwum w ramach zakładki ARCHIWUM posiada wygodne narzędzia, które pozwalają w prosty sposób wytypować dokumenty do zniszczenia. Przykładowy sposób typowania dokumentów opisano poniżej.

Aby wytypować i zniszczyć dokumenty, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki ARCHIWUM;
2. kliknąć Filtry;
3. włączyć filtr Termin zniszczenia akt i ustawić pożądaną datę;
4. włączyć filtr Kategoria arch. i ustawić pożądaną kategorię;

5. kliknąć TAK, aby potwierdzić chęć zniszczenia dokumentów, które zostały wytypowane w poprzednich krokach. Wybrane teczki otrzymają status DO ZNISZCZENIA.

Eksport pozycji do arkusza kalkulacyjnego

Pozycje widoczne w zakładce ARCHIWUM można wyeksportować do pliku Excela. Rozwiązanie to może być przydatne na przykład podczas inwentaryzacji lub przygotowania protokołu zniszczenia akt.

Aby wykonać eksport danych do arkusza kalkulacyjnego, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki ARCHIWUM;
2. kliknąć przycisk Eksportuj do, a potem Excel;

3. w tej chwili rozpocznie się przygotowywanie odpowiedniego pliku, a następnie jego pobranie na dysk komputera.

Eksport dokumentacji do formatu paczki archiwalnej

W module Archiwum istnieje możliwość wygenerowania paczki archiwalnej – zbioru elektronicznej oraz zdigitalizowanej dokumentacji spraw zgromadzonych w systemie. Format i struktura paczki archiwalnej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Aby wygenerować paczkę archiwalną, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki ARCHIWUM;
2. na liście zaznaczyć pozycje, które mają trafić do paczki archiwalnej. Wystarczy kliknąć kwadraciki przed polem sygnatura i ustawić tzw. „ptaszka”;
3. kliknąć przycisk Eksportuj do, a potem Paczka archiwalna;

4. kliknąć TAK, aby potwierdzić utworzenie paczki archiwalnej. Następnie pobrany zostanie plik w formacie ZIP zawierający wybrane dokumenty.

Etykiety dla dokumentacji archiwalnej

W celu ułatwienia identyfikacji poszczególnych jednostek można na nie nakleić etykiety z opisem akt oraz kodem kreskowym sygnatury.

Aby wygenerować i wydrukować etykiety, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki ARCHIWUM;
2. na liście zaznaczyć pozycje, dla których potrzebne są etykiety. Wystarczy kliknąć kwadraciki przed polem Sygnatura i ustawić tzw. „ptaszka”;
3. kliknąć przycisk Wydrukuj etykiety;

4. w nowym oknie pojawi się podgląd etykiet. Aby wydrukować etykiety, należy kliknąć DRUKUJ, a potem w następnym oknie ustawić drukarkę, liczbę kopii i kliknąć Drukuj;
5. jeżeli konieczna jest zmiana, należy kliknąć USTAWIENIA. W nowym oknie można zmienić sposób drukowania – drukarka etykiet lub drukarka A4. Poza tym możliwa jest zmiana rozmiaru czcionki.