Z poziomu zakładki BRAKOWANIE archiwista może wykonać operację brakowania dokumentacji zgromadzonej w systemie. Lista pozycji zawiera jednostki archiwalne wytypowane do zniszczenia w zakładce Archiwum oraz jednostki innych źródeł, na przykład składy, dzienniki, w których gromadzone są dokumenty nieklasyfikowane poprzez wykaz akt.
Należy pamiętać o tym, że proces brakowania oznacza, że jeżeli dokument/kopia jest w innej sprawie niż tej, z której jest niszczony, to tam pozostanie. Może się tak zdarzyć, że kopia pozostanie, a oryginał zostanie usunięty.
Zakładka dostępna dla użytkownika z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum.
Aby wykonać brakowanie, należy:
- włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki BRAKOWANIE;
- na liście zaznaczyć pozycje, które mają zostać poddane brakowaniu;
- kliknąć Wykonaj;
- na ekranie pojawi się dodatkowe okno, które wymaga potwierdzenia zniszczenia dokumentów. W polu należy wpisać ZNISZCZ DOKUMENTY i kliknąć przycisk OZNACZ JAKO WYKONANE;
- status dokumentu zostanie zmieniony na ZNISZCZONO.
Operacja niszczenia jest nieodwracalna, usuwane są wpisy z bazy i pliki zapisane na zasobach serwera. Operacja niszczenia może być długotrwała – zależy od ilości usuwanych dokumentów. W zależności od usuwanych pozycji tekst wpisywany w celu potwierdzenia operacji może się zmieniać – ZNISZCZ SPRAWY albo ZNISZCZ DOKUMENTY. W zależności czy w systemie zgromadzone są dokumenty dla podanego źródła i zakresu niszczonej dokumentacji, przycisk potwierdzający wykonanie może mieć nazwę WYKONAJ albo OZNACZ JAKO WYKONANE (brak dokumentów do zniszczenia).