Obieg faktury zakupu

• Wprowadzanie faktury,
  • Wprowadzanie przez OCR,
  • Wprowadzanie przez e-mail,
  • Wybór osoby merytorycznej,
• Opis merytoryczny,
  • Proces równoległy,
• Akceptacja,
• Księgowość – Eksport ERP.

Elektroniczny obieg faktur rozpoczyna się od przejęcia faktury, która może wpłynąć do organizacji w formie:

• papierowej – na przykład w liście albo dostarczona przez pracownika robiącego zakupu, w tym wypadku konieczne będzie zeskanowane faktury;
• elektronicznej – na przykład jako załącznik do wiadomości e-mail, tutaj plik będzie mieć postać PDF, który jest standardem dla tego typu dokumentów;

Faktura, niezależnie od tego, w jaki sposób trafi do organizacji, poddawana jest procesowi OCR, który polega na rozpoznaniu tekstu i wprowadzeniu go w odpowiednie pola formularzy. Wykorzystanie mechanizmu zapewnia korzyści w postaci oszczędności czasu na wprowadzanie dokumentów papierowych. W ustawieniach można zmienić tryb rozpoznawania, dopasowując opcje do własnych potrzeb (na przykład Jedna strona na jeden dokument, Dwie strony na jeden dokument, Wiele stron na jeden dokument, Automatyczny – za pomocą kodów kreskowych).

Po tym jak system rozpozna zawartość faktury, użytkownik poprzez panel podglądu i metrykę dokonuje weryfikacji i ewentualnej korekty danych. Może także zmienić Typu dokumentu (dostępne opcje to Faktura zakupu, Korekta faktury zakupu).

Wprowadzanie faktury

Wspomniano już, że faktura zakupowa może trafić do organizacji w formie papierowej lub elektronicznej. W pierwszym przypadku dokument należy zeskanować i zapisać w formie pliku PDF. W drugim przypadku faktura jest już odpowiednim plikiem.

Wprowadzanie przez OCR

Aby wprowadzić fakturę, wykorzystując mechanizm OCR, należy:

1. po włączeniu modułu Faktury zakupy przejść do zakładki WPROWADZANIE i kliknąć przycisk Wybierz plik z dysku. Można również przeciągnąć plik z dysku i upuścić na oknie w polu oznaczonym ikonką chmurki;

2. w nowym oknie odszukać i wskazać plik PDF zawierający fakturę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz. Faktura zostanie przesłana do chmury. Po zakończeniu operacji dokument pojawi się na liście w kolumnie oznaczonej numerem 1. W kolumnie numer 2 widoczny jest podgląd faktury, a kolumna numer 3 zawiera pola uzupełnione na podstawie danych odczytanych przez OCR z dokumentu;

3. rolą osoby wprowadzającej fakturę zakupową jest kontrola zawartości kolumn oznaczonych numerem 2 oraz 3. Na podglądzie faktury za pomocą żółtego koloru oznaczono rozpoznane elementy, a dane pobrane z tych miejsc przeniesiono do odpowiednich pól w kolumnie 3.;
4. jeżeli w kolumnie numer 3 błędnie prowadzono dane pobrane z faktury, należy:
   • sprawdzić, jaki rodzaj danych wstawiono w pole i jakie poprawne dane powinny się tam znaleźć;

5. usunąć błędne dane z pola w kolumnie numer 3 – najczęściej wystarczy kliknąć przycisk z symbolem krzyżyka;
6. zaznaczyć odpowiednie dane na podglądzie faktury (przytrzymać wciśnięty przycisk myszy i wybrać żądaną opcję), a potem z listy wybrać odpowiedni typ danych, zaznaczony wybór powinien wyświetlać się na żółto;

7. pobrana informacja pojawi się w odpowiednim polu. Na przykładzie poniżej pobrano dane sprzedawcy. Po kliknięciu przycisku lupy w polu Sprzedawca system sprawdzi, czy dla danego sprzedawcy założono odpowiedni wpis w bazie kontaktów. W przypadku jego braku pojawi się komunikat informujący o tym, że taki partner nie widnieje w systemie. Aby dodać nowe konto, należy kliknąć przycisk Dodatkowe opcje (na prawo od lupy), a potem wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. Samo zakładanie nowego kontaktu opisano w oddzielnym artykule;

8. po wskazaniu poprawnych danych i ewentualnym ich uzupełnieniu w polu powinna pojawić się wartość zgodna z tym, co widnieje na fakturze;
   • w ten sam sposób należy skontrolować całość danych;
9. jeżeli w kolumnie 3. brakuje danych, które znajdują się na fakturze, należy:
   • zaznaczyć na podglądzie faktury odpowiednią pozycję;
   • w podręcznym menu wskazać odpowiedni typ danych;
   • w przypadku braku kontaktu w bazie wpisać go do systemu;
10. jeżeli w kolumnie 3. brakuje danych, których nie ma również na fakturze, należy:
    • uzupełnić dane ręcznie zgodnie z opisem pola;
11. po tym jak wszystkie pola będą pobrane z faktury za pomocą mechanizmu OCR lub wpisane przez osobę dokonującą rejestracji faktury, należy kliknąć przycisk UTWÓRZ FAKTURĘ;

12. po chwili pojawi się okno podglądu. W zakładce Dokument można podejrzeć fakturę. Poza tym zakładka zawiera informacje o procedurze obiegu dokumentu, która obowiązuje w organizacji. Ten element jest zależny od konkretnej organizacji i może się różnić;

13. w zakładce Szczegóły należy:
    • sprawdzić raz jeszcze poprawność danych, uzupełnić ewentualne braki;
    • w polu Sprawa fakturę można powiązać ze sprawą. Jeżeli nazwa sprawy jest znana, wystarczy wpisać jej fragment, kliknąć przycisk lupy i wybrać pozycję z listy. Jeżeli sprawa musi zostać dopiero utworzona, należy kliknąć przycisk plusa i utworzyć nową pozycję. Opis zakładania spraw znajduje się w oddzielnym artykule;
    • klikając przycisk Pokaż procedurę, można podejrzeć schemat obiegu faktur. Jeżeli w organizacji obowiązuje kilka procedur obiegu dokumentów, w polu Pokaż procedurę można wskazać tę, która będzie odpowiednia dla danego dokumentu. Wystarczy kliknąć przycisk z trzema kropkami, wybrać opcję Zmień procedurę, a następnie na liście wskazać odpowiednią pozycję;
14. w zakładce Załącznik znajduje się załącznik z plikiem PDF faktury, można tutaj dołączyć również dodatkowe dokumenty, które stanowią uzupełnienie faktury (należy kliknąć przycisk Dodaj);
15. kliknąć przycisk ZAREJESTRUJ;
16. w tej chwili możliwe będzie dalsze procedowanie dokumentu zgodnie z przyjętymi krokami obiegu dokumentu. Ten etap opisano w oddzielnym artykule.

Wprowadzanie przez e-mail

Opis rejestracji faktury z poziomu klienta poczty opisano w oddzielnym artykule, który stanowi część pomocy dla modułu Poczta.

Wybór osoby merytorycznej

W zależności od wybranej konfiguracji, elektroniczny obieg faktur podpowiada właściwy kolejny etap procesu. Najczęściej po wprowadzeniu faktury osoba rejestrująca chce przekazać dokument do opisu merytorycznego – w takim przypadku osoba wprowadzająca fakturę wybiera osobę merytoryczną z listy pracowników. Faktura może być przekazana do kilku użytkowników równocześnie i/lub do listy dystrybucyjnej. Na szarfie są dostępne dwa pola do wyboru:

• Osoby opisujące merytorycznie dokument – pozwala na wskazanie konkretnych osób w ramach organizacji;
• Lista dystrybucyjna – przygotowana wcześniej gotowa lista pracowników, do których przekazane zostaną faktury. Na przykład: Kierownicy – zawierać może wszystkich kierowników działów. Sam proces tworzenia list dystrybucyjnych opisano w oddzielnym artykule i odbywa się on w module Ustawienia aplikacji w sekcji SYSTEMOWE/OGÓLNE w polu Listy dystrybucyjne.

Aby wskazać osobę lub osoby, należy:

1. kliknąć pole Osoby opisujące merytorycznie dokument dostępne w panelu po prawej stronie;
2. rozpocząć wpisywanie nazwiska osoby, która ma zostać wybrana. Po wpisaniu przynajmniej dwóch znaków na liście pojawi się wykaz osób, które spełniają kryteria;

3. kliknąć odpowiednią osobę na liście;
4. wybrana osoba pojawi się w omawianym polu;
5. ponowne kliknięcie pola pozwala na dodanie kolejnej osoby;
6. obok dodanej osoby pojawi się mały znak krzyżyka, jego kliknięcie pozwala na usunięcie osoby z listy;

7. kliknąć przycisk PRZEŚLIJ DO OPISU MERYTORYCZNEGO.

Aby wskazać listę, należy:

1. kliknąć pole Lista dystrybucyjna dostępne w panelu po prawej stronie;
2. na liście kliknąć jedną z dostępnych list;

3. kliknąć przycisk PRZEŚLIJ DO OPISU MERYTORYCZNEGO.

Opis merytoryczny

Pracownik otrzymuje fakturę do przyjęcia do opisu merytorycznego (opisu kosztów). Jest ona widoczna po zalogowaniu się w portlecie Workflow i strumieniu powiadomień. W przypadku braku portletu można go włączyć, klikając prawym klawiszem myszy na pulpicie i wybierając widżet Workflow. Więcej informacji na temat portletu znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby przyjąć i opisać fakturę, należy:

1. kliknąć przycisk DOKUMENT widoczny w oknie portletu Workflow;

2. po tym jak dokument faktury zostanie otwarty, w bocznym panelu należy skorzystać z PRZYJMUJĘ I OPISUJĘ KOSZTOWO;

3. kliknąć zakładkę Koszty, a potem przycisk Nowy (zielony znak plusa). Uzupełnić niezbędne pola. Tutaj warto wskazać, że wygląd okna oraz to, które pola będą obowiązkowe zależy od indywidualnej konfiguracji systemu:
   • Koszt liczony z – pozwala określić, czy koszty liczone są od wartości netto czy brutto;
   • Wartość – wartość całej faktury;
   • Udział – pozwala określić, jaki udział w całej wartości faktury stanowi dany koszt;
   • Projekt – pozwala na powiązanie kosztu z konkretnym projektem. Aby wskazać projekt, należy wpisać fragment jego nazwy, nacisnąć Enter i wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę i wybrać projekt z pełnej listy;
   • Miejsce powstawania kosztów – odpowiedni MPK należy wybrać z listy, która została wcześniej zdefiniowana. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. Jeżeli zaistnieje potrzeba utworzenia nowego MPK-u, można to zrobić, klikając przycisk ze znakiem plusa;
   • Rodzaj kosztów – odpowiedni rodzaj kosztów należy wybrać z listy, która została wcześniej zdefiniowana. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. Jeżeli zaistnieje potrzeba utworzenia nowego rodzaju kosztów, można to zrobić, klikając przycisk ze znakiem plusa;
   • Pozycja faktury – pozwala określić pozycję danego kosztu na fakturze. Wartość można wpisać ręcznie lub ustawić za pomocą przycisku z symbolem plusa;
   • Rok obrachunkowy – pozwala na powiązanie kosztu z konkretnym rokiem obrachunkowym, który należy wybrać z listy. Domyślnie wybrany jest zawsze bieżący rok;
   • Sposób podziału VAT-u – pozwala wybrać z listy mechanizm podziału VAT-u;
   • Rejestr VAT – z listy należy wybrać odpowiedni rejestr VAT. Tworzenie rejestrów VAT opisano w oddzielnym artykule. Nowy rejestr można również utworzyć za pomocą przycisku z symbolem plusa;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie kosztu z konkretną sprawą. Aby wskazać sprawę, należy wpisać fragment jej nazwy, nacisnąć Enter i wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę i wybrać sprawę z pełnej listy;
   • Inne konto – pozwala na wskazanie dodatkowego konta, które nie wynika z innych analityk. W zależności od przygotowania eksportera dane z tego pola mogą zostać przeniesione do systemu ERP;
   • Opis – pozwala na dodanie opisu danego kosztu. Opis można wprowadzić ręcznie lub wybrać z już istniejących. Kliknięcie przycisku lupy pozwala na wyszukanie gotowego wzoru opisu. Definiowanie wzorów opisów omówiono w oddzielnym artykule;

4. kliknąć przycisk OK. Pozycja trafi na listę w zakładce Koszty. W ten sam sposób należy opisać pozostałe pozycje widoczne na fakturze;
5. po pisaniu całości należy kliknąć przycisk TAK. Jeżeli system ustawiono w taki sposób, że osoba realizująca dany etap po jego zakończeniu musi wskazać pracownika do realizacji następnego kroku, należy wskazać go w polu i kliknąć zielony przycisk PRZEŚLIJ DO AKCEPTACJI;

6. okno zostanie zamknięte, a etap zakończony. Faktura trafi do kolejnej osoby celem realizacji następnego etapu wynikającego z całej procedury.

Należy pamiętać o tym, że faktura może zostać przekazana do opisu merytorycznego do osoby, która nie będzie posiadać pełnej wiedzy. W takim przypadku należy kliknąć przycisk NIE – POTRZEBUJĘ POMOCY INNEJ OSOBY. W polu Osoba potwierdzająca należy wskazać osobę, która będzie mogła pomóc i kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Faktura zostanie przekazana do wskazanej osoby, która sprawdzi lub uzupełni brakujące koszty. Można również skorzystać z opcji NIE MOJA i wtedy faktura zostanie cofnięta do osoby, od której przyszła. Zmiana ustawień związanych z cofaniem faktur została opisana w oddzielnym artykule.

Proces równoległy

W systemie Ready_^TM opis merytoryczny jest wykonywany równolegle, co oznacza, że każda osoba wybrana do opisu może w tym samym czasie opisać fakturę. Ostatnia osoba opisująca fakturę kończy etap opisu merytorycznego i faktura zostanie przekazana do kolejnego etapu. Schemat poniżej obrazuj zasadę działania procesów równoległych.

Należy pamiętać o tym, że ustawienia procesu mogą wpływać na jego przebieg. Więcej informacji na temat ustawień znajduje się w oddzielnym artykule.

Akceptacja

Ważnym procesem obiegu faktur jest ich akceptacja. Osoba, która dokonuje tej czynności ma do wyboru kilka sposobów wykonania zadania. Niezależnie od wybranej metody zawsze dostępne są trzy akcje:

• Akceptuję – akceptacja kosztu i faktury;
• Proszę o wyjaśnienie – przekazanie do wybranej osoby w celu dodatkowego wyjaśnienia. Akcję należy wybrać, jeśli osoba, którą ma się zamiar dołączyć do procesu, nie odpowiada za opisywanie kosztów na fakturze;
• Nie akceptuję – odrzucenie faktury, które wiąże się z dodaniem komentarza i przekazaniem faktury do opisującego koszt.

Dobór osób akceptujących odbywa się na dwa sposoby:

• Prosty – jedna zasada, istnieje jeden poziom akceptacji ustawiony w konfiguracji ścieżki procesu;
• Zaawansowana – wiele zasad, istnieje wiele poziomów i reguł, które definiowane są w Mapie akceptacji – opis znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby dokonać akceptacji w portlecie Workflow, należy:

1. w portlecie Workflow odszukać fakturę;
2. kliknąć jeden z przycisków, które odpowiadają dostępnym akcjom i temu, co chce się uzyskać względem dokumentu.

Aby dokonać akceptacji w module Faktury zakupu, należy:

1. w aplikacji Faktury zakupu przejść do zakładki DO AKCEPTACJI KOSZTÓW;
2. odszukać fakturę na liście;
3. kliknąć jeden z przycisków, które odpowiadają dostępnym akcjom i temu, co chce się uzyskać względem dokumentu;
4. w przypadku hurtowej akceptacji większej liczby faktur można kliknąć przycisk AKCEPTUJ WSZYSTKIE DOKUMENTY;

Aby dokonać akceptacji w aplikacji mobilnej dla iOS/Android, należy:

1. w aplikacji mobilnej przejść do modułu Dokumenty;
2. w folderze odszukać fakturę do akceptacji. Można również przejść do folderu Do załatwienia i tam kliknąć odpowiednią fakturę;
3. kliknąć jeden z przycisków, które odpowiadają dostępnym akcjom i temu, co chce się uzyskać względem dokumentu.

Księgowość – Eksport ERP

Kiedy wszyscy pracownicy zaakceptują fakturę, zostanie przekazana ona do działu księgowości. Zazwyczaj jest to ostatni etap procesu obiegu, który kończy się eksportem do systemu ERP.

Księgowość zwykle pracuje w module Faktury zakupu w zakładce W OBIEGU i sugeruje się statusem W KSIĘGOWOŚCI.

Pracownik może wykonać na procedurze następujące czynności:

• FAKTURA POPRAWNA – przekazuje do kolejnego etapu procedury. Jeśli WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA jest ostatnim etapem, faktura otrzyma status ZAKOŃCZONO i zostanie zamknięta do edycji;
• DO PONOWNEGO OPISU MERYTORYCZNEGO – kieruje obieg faktur powtórnie do opisu merytorycznego lub przekazuje do dowolnego pracownika, który ma wykonać opis, jeśli na przykład opis jest błędny;
• DODATKOWA AKCEPTACJA – przekazuje fakturę do dodatkowej akceptacji. Jest to akceptacja niezależna od skonfigurowanego procesu akceptacji. Księgowość może wskazać dowolną osobę, która ma dodatkowo zatwierdzić fakturę;
• ZWROT DO REJESTRUJĄCEGO FV – zwraca faktury w firmie do sekretariatu, na przykład w przypadku zwrotu do kontrahenta.
• ANULOWANIE DOKUMENTU – kończy obieg faktur i ustawia status faktury na ANULOWANA.

Po tym jak księgowość zatwierdzi fakturę (FAKTURA POPRAWNA), zostanie ona oznaczona jako ZAKOŃCZONO. Ostatnim krokiem jest kliknięcie przycisku Eksport, który pozwoli na przesłanie wszystkich zakończonych faktur do programu EPR. Może to być jeden z popularnych programów księgowych Symfonia, Comarch Optima, RakSQL, SAP lub poprzez InvoiceAPI, dla których dostępne są standardowe rozwiązania: schematy księgowania i szablony eksportu.

Integracja elektronicznego obiegu faktur z systemami ERP możliwa jest do realizacji w ramach wdrożenia. Wdrożenie systemu realizowane może być przez firmę eDokumenty lub jedną z wybranych firm partnerskich.

Eksport odbywa się poprzez zaznaczenie faktur do eksportu i kliknięcia przycisku Eksport. W zależności od wybranego systemu, dane zostaną wysłane automatycznie do zintegrowanego systemu ERP albo zostanie utworzony plik, który następnie należy importować do systemu księgowego.

Faktury wyeksportowane zostają oznaczone w kolumnie ERP, dzięki czemu można odfiltrować te faktury, które nie zostały jeszcze wysłane do ERP. Domyślnie kolumna nie jest widoczna i należy ją włączyć (poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy nazw kolumn i w menu podręcznym zaznaczenie opcji ERP).