Dziennik – Nr ewidencyjny

Rejestracja w dzienniku korespondencji przychodzącej służy do zarejestrowania wpływu faktury do organizacji, nadania numeru wewnętrznego, oraz wprowadzenia daty wpływu.
System skonfigurowany jest po instalacji do standardowej rejestracji faktur w jednym dzienniku dla wszystkich faktur wprowadzanych do systemu. Ten rodzaj konfiguracji, spełnia wymagania
firmy gdzie jest jedno miejsce wpływu dokumentów (jedna siedziba) i mamy jedną jednostkę rozliczeniową nie ma wielofirmowości.

Tak skonfigurowany system rejestruje dokument w Dzienniku automatycznie po wykonaniu etapu workflow „POTWIERDŹ WPROWADZONE DANE”, rejestracja w Dzienniku uniemożliwia usunięcie dokumentu z systemu, pracownikowi wprowadzającemu dokument, dlatego rejestracja w Dzienniku jest wykonana dopiero po wykonaniu pierwszego etapu procedury. Dokument zarejestrowany możliwy jest do usunięcia tylko przez Księgowość

Dobrą praktyką jest wpisanie numeru dziennikowego na fakturę papierową w celu łatwego odszukania faktury elektronicznej posiadając oryginał dokumentu.

Domyślny numer dziennikowy wygląda tak: FP/1/12/2019,
FP – faktura przychodząca
1 – numer dokumentu w miesiącu
12 – miesiąc
2019 – rok

 

Kody kreskowe

W systemie mamy możliwość rejestracji faktur w dzienniku za pomocą wcześniej wydrukowanych kodów kreskowych. W tym celu pracownik Sekretariatu będący w grupie FK – Sekretariat posiadający uprawnienia do generowania kodów w module Faktury może otworzyć aplikację generowania kodów kreskowych.

 

Następnie przechodzimy do generowania etykiet, wybieramy Dziennik dla którego chcemy wygenerować etykiety i określamy parametry wydruku.

Uwaga: w liście dzienników widoczne są dzienniki do których mam uprawnienie przeglądu określonego dziennika i dodawania nowych wpisów do Dzienników.

Po wygenerowaniu etykiet możemy przejść do wydruku etykiet a następnie wydrukowane etykiety umieszczamy na fakturach, które skanujemy i wprowadzamy do OCR modułu faktur. System odczytuje z kodu kreskowego numer i rejestruje go w wybranym dzienniku pod tym numerem.

 

Wielofirmowość

Możemy skonfigurować numerację dla każdej firmy oddzielnie, w tym celu w Dziennikach tworzymy nowy dziennik faktur przychodzących i nazywam go tak żeby odróżnić go od innych dzienników.

W znak akt wprowadzamy unikalny symbol dla dziennika i wybieramy jednostkę dla której dziennik jest przeznaczony. Tak przygotowujemy dla każdej spółki jeden dziennik faktur przychodzących.
Po takiej konfiguracji faktura dla danej spółki będzie rejestrowana w odpowiednim dzienniku

MAPA DZIENNIKÓW – faktury poufne

Najbardziej zaawansowanym sposobem konfiguracji dzienników, jest przypisane Dziennika do typu dokumentu do typu dokumentu księgowego lub do grupy.
Wybrany typ dokumentu może być rejestrowany w zdefiniowanym dzienniku, przykładem może być faktura poufna (b2b), którą nie chcemy żeby osoby mające dostęp do dzienników miały wgląd w listę takich faktur.
W tym celu utworzony dziennik dla faktur poufnych udostępniamy tylko uprawnionej grupie a w MAPIE DZIENNIKÓW definiujemy jak poniżej na zrzucie ekranu.

Uwaga: przy konfiguracji mapy należy wyłączyć opcję ustawień globalnych – Automatycznego rejestracja dokumentu w Dzienniku po dodaniu do systemu, ponieważ dokument zarejestruje się w domyślnym
dzienniku zanim pracownik zdąży ustawić Typ dokumentu księgowego.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!