Mapa akceptacji

Mapa akceptacji faktur zakupu jest zaawansowaną funkcją automatycznego wyboru osoby (-ób), akceptującej (-cych) faktury zakupu na podstawie informacji na fakturze i wprowadzonym koszcie.
Proces, przed przekazaniem faktury do akceptacji, sprawdzi każdą pozycję kosztową i wybierze odpowiednią regułę dla każdego kosztu. Należy pamiętać, że reguła dotyczy pozycji kosztowej, a nie całej faktury zakupu.
Dzięki takiemu podejściu każdy koszt może być akceptowany przez inną osobę, np. ze względu na analitykę.

Typy akceptacji

Akceptacja sekwencyjna – faktura zakupu akceptowana jest w kolejności ustalonymi poziomami. W celu przejścia do kolejnego poziomu wymagana jest akceptacja niższego poziomu.

Akceptacja równoległa – akceptacja odbywa się równolegle dla jednego poziomu akceptacji i przejście do kolejnego etapu możliwe jest po zaakceptowaniu przez wszystkich lub przez większość.

Akceptacja mieszana – jest to zastosowanie powyższych metod w jednym procesie.

Tworzenie reguł w mapie akceptacji

Konfigurację prostej reguły akceptacji można ustawić w konfiguracji ŚCIEŻKI PROCESU na etapie akceptacji, wybierając osobę akceptującą np Prezesa. Jeśli taki sposób przydzielania osoby do akceptacji faktury jest nie wystarczający i oczekujemy złożonego procesu akceptacji czyli akceptacji sekwencyjnej, mieszanej lub równoległek to wybieramy na etapie Akceptacji Regułę Mapy akceptacji i konfigurację reguł definiujemy w osobnej panelu ustawień aplikacji MAPA AKCEPTACJI.

Po kliknięciu Nowy otrzymujemy formularz reguły do uzupełnienia, poniżej znajduje się opis poszczególnych pól i przykłady użycia

Widok formularza mapy akceptacji jest dostosowany do konfiguracji systemu i nie wszystkie widoczne pola mogą być dostępne w Państwa konfiguracji.

Opis formularza reguły

Opis reguły – własny opis wyróżniający regułę.

Ścieżka procesu

Stworzona reguła może dotyczyć wybranej ścieżki lub może być regułą globalną dla wszystkich ścieżek. System najpierw szuka reguły dla ścieżki, a jeśli jej nie znajdzie, szuka reguły globalnej. Przykładowo: system może zastosować różne reguły dla ścieżki Gotówkowej i Przelewowej lub ścieżki stworzonej dla Spółki A i Spółki B.

Kontrahent

Jeśli dana reguła dotyczy kontrahenta, np. wybranego kontrahenta X-KOM, to koszty akceptuje tylko dyrektor działu IT. Reguła ta jest rzadko stosowana.

Spółka

Jeśli dana reguła dotyczy jednostki rozliczeniowej, to inne osoby mogą akceptować faktury dla spółki A,
a inne dla spółki B. W przypadku prostej mapy akceptacji, kiedy np. wszystkie faktury spółki A akceptuje Jacek, a spółki B – Krzysiek, konfigurację możemy osiągnąć na ścieżkach procesu. Nie musimy do tego wykorzystywać mapy akceptacji.

Kwota Od

Kwota netto wprowadzonego kosztu, od której będzie zastosowana reguła. Jest to szczególnie istotne
w przypadku reguły na 1 poziomie akceptacji. Przykładowo: jeśli wprowadzimy regułę, że faktura wymaga akceptacji od kwoty 500 PLN, to dla faktur o niższej kwocie, w przypadku gdy żadna inna reguła nie ma zastosowania, uważa się że taka faktura nie wymaga akceptacji.

Kwota Do

Kwota netto wprowadzonego kosztu, do której będzie zastosowana reguła. Zazwyczaj wprowadza się maksymalną kwotę, czyli domyślnie 1000000. Przykładowo: jeśli na 1 poziomie Jacek akceptuje faktury od 0 – 1000, na 2 drugim poziomie Krzysiek akceptuje faktury od 1000 do 100000, to w przypadku gdy faktura jest powyżej wartości 1000, Jackowa reguła nie jest spełniona i faktura nie spełnia żadnej reguły na 1 poziomie.

Merytorysta/Dział

Osoba lub Dział, który wprowadził koszt

Warunek SQL wykonania reguły

Pole to można wykorzystać, jeśli wybór reguły ma być zależny od pól, których nie ma dostępnych w mapie akceptacji. Przykładowo: reguła ma być zależna od cech dodanych na fakturze lub koszcie. Wartość zwracana przez zapytanie musi być typu boolean.

Przykładowe zastosowania:

  1. Zapytanie sprawdza, czy cecha o symbolu  SYMBOL.CECHY na dokumencie jest = 10. Jeśli jest 10 to warunek jest spełniony i osoba przypisana do reguły otrzyma fakturę do akceptacji.
    SELECT CASE 
    		WHEN data__ = 10
    			THEN TRUE
    		ELSE FALSE
    		END
    FROM features_text_view
    WHERE ftsmbo = 'SYMBOL.CECHY'
    	AND tbl_id = {DOC_ID}
  2. Zapytanie sprawdza, czy pole dodatkowa analityka ADANID jest uzupełnione.  Token {VTCOID} przekazuje identyfikator pozycji kosztu.
    SELECT CASE 
    		WHEN adanid IS NULL
    			THEN true
    		ELSE false
    		END
    FROM vatnote_costs
    WHERE vtcoid = {VTCOID}
  3. Zapytanie sprawdza, czy konto dodatkowe analityki (adan_1) jest = 455. Za akceptację tego konta odpowiedzialna jest osoba przypisana do reguły akceptacji.
    SELECT CASE 
    		WHEN aa.actnbr = '455'
    			THEN TRUE
    		ELSE FALSE
    		END
    FROM vatnote_costs v
    LEFT JOIN additional_analytics aa ON v.adan_1 = aa.adanid
    WHERE v.vtcoid = {VTCOID}

MPK, RK, Projekt, Dodatkowa Analityka

dotyczy jednej pozycji lub poprzez zastosowanie % całego segmentu. Możemy stosować też przecinki do wprowadzenia wielu reguł wyboru analityki.

Przykład: 505,51% – mapa szuka dla tej reguły mpk 505 lub mpk zaczynającego się do 51 np 515,516

Reguła wyboru osób na tym etapie

Dostępne mamy zasady

  • Mapa akceptacji – według zdefiniowanej reguły w tym formularzu
  • Przełożony opisującego koszt – wybrane zostaną przełożeni osób, które dodały koszt do faktury
  • Przełożeni osób akceptujących poprzedni etap – warunek będzie wykonany jeśli już zostały wykonane akceptacje np na poziomie 1 i oczekujemy że przełożeni osób akceptujących mają otrzymać fakturę do akceptacji. Przykładowo opisuje pracownik działu następnie akceptuje jego kierownik a na kolejnym poziomie dyrektor działu

Poziom akceptacji

Mapa akceptacji może być wielostopniowa. Oznacza to, że jeśli na poziomie 1 wszystkie osoby zaakceptowały fakturę, to system szuka reguły na poziomie 2. Jeśli nie zostanie znaleziona reguła na poziomie 2, system nie szuka już kolejnych poziomów tylko przechodzi do kolejnego etapu procesu

Przykład: jeśli wszystkie faktury na poziomie 1 zostały zaakceptowane przez kierownika, który akceptuje każdą fakturę ze swojego działu, to nastąpi uruchomienie drugiego poziomu akceptacji. Na poziomie 2 wyszukiwana jest kolejna reguła, w której to dyrektor pionu akceptuje fakturę, jeśli przekracza ona kwotę 5000 PLN.

Akceptujący

Osoba odpowiedzialna za akceptację faktury. Jeśli wybierzemy więcej osób, to każda osoba musi zaakceptować fakturę. Stosuje się to np. przy akceptacji faktury o dużej wartości, gdzie wymagana jest akceptacja dwóch członków zarządu.

Rodzaj akceptacji

Wszyscy wybrani akceptanci muszą zaakceptować – żeby proces mógł być zakończony wszystkie osoby muszą zaakceptować fakturę

Jeden z wybranych (kto pierwszy) –  wystarczy akceptacja tylko jednej osoby z wybranych osób akceptujących. Jeśli akceptację danego kosztu może wykonać Dyrektor i jego zastępca, to zaznaczenie tej opcji spowoduje, że obydwie osoby będą mogły zatwierdzić fakturę, a akceptacja jednej z nich wystarczy do akceptacji faktury. Druga osoba nie musi akceptować dokumentu.

Większość – minimum 50% – 2 z 3 akceptantów musi zaakceptować fakturę

Przykład poziomów akceptacji

Przykłady

  • Faktura ma jedną pozycję kosztową, która wynosi 300 zł – oznacza to, że faktura zostanie przekazana tylko do akceptacji Krystiana na 1 poziomie i na tym poziomie zakończy się proces akceptacji.
  • Faktura ma jedną pozycję kosztową, która wynosi 2800 zł – oznacza to, że faktura zostanie wysłana do akceptacji do Krystiana na poziomie 1, a po jego akceptacji zostanie przekazana do Piotra na poziom 2. Na tym zakończy się proces akceptacji.
  • Faktura ma jedną pozycję kosztową, która wynosi 14000 zł – oznacza to, że faktura będzie przekazywana przez wszystkie stopnie akceptacji – najpierw trafi do Krystiana, następnie do Piotra, a po jego akceptacji, faktura zostanie przekazana do Prezesa Zarządu.
  • Faktura ma dwie pozycje kosztowe: kwota jednej wynosi 1000 zł, a drugiej – 1500 zł – oznacza to, że łączny koszt faktury wynosi 2500 zł. Jednak ze względu na podział kosztów, faktura nie zostanie przekazana do akceptacji na poziom 2. Można uniknąć takiego obejścia mapy sposobu akceptacji poprzez włączenie ustawienia nr 41 (opis poniżej).

 

Przykład

  1. Oczekujemy, aby każdy kierownik projektu otrzymywał fakturę do akceptacji, jeśli pozycja z danej faktury dotyczy jego projektu. Faktura może również dotyczyć kilku projektów, w takim przypadku  każdy kierownik będzie musiał zaakceptować swój koszt.
  2. Oczekujemy, aby każdy dyrektor działu akceptował koszty, za które odpowiada. W przypadku gdy słownik MPK określa bezpośrednio poszczególne działy, to możemy wykorzystać tę analitykę do wyboru dyrektora. Można również dokonać wyboru poprzez informację, kto dodał koszt. Jeśli koszt dodała osoba z działu IT, to akceptującym jest wybrany dyrektor działu IT. Niestety, w przypadku gdy koszty, dotyczące działu IT, będą rozpisywane przez osoby z innych działów, to faktura nie będzie akceptowana przez dyrektora IT.

Sposób wybierania reguł przez system

W zależności od potrzeb, można wprowadzić reguły mapy akceptacji w różnych miejscach procesu.

Jeśli mapa akceptacji zostanie ustawiona na ścieżce, to reguła będzie dotyczyła tylko tej ścieżki.
Jeśli natomiast zostanie wprowadzona w REGUŁACH GLOBALNYCH, to będzie dotyczyła wszystkich ścieżek w systemie.

System poszukuje reguł dla danej faktury w 3 miejscach:

  • Ścieżce
  • Procesie
  • Regułach globalnych

i jeśli spełniają warunek to są łączone.

Przykładowo: wszystkie faktury na 3 poziomie mają być przekazywane do Prezesa Zarządu. Dodatkowo faktury magazynowe, oprócz akceptacji Prezesa Zarządu na 3 poziomie, mają być akceptowane przez Dyrektora Logistyki. W takim przypadku regułę Prezesa należy dodać do REGUŁ GLOBALNYCH, a regułę dla Dyrektora Logistyki – do ścieżki Magazynowa.

 

Uwagi

  • Reguły czytane są ze Ścieżki Procesu -> Procesu (nazwy) -> Reguł globalnych. Z tych wszystkich trzech miejsc pobierane są reguły dla pozycji kosztowej.
  • Jedna pozycja kosztowa może spełniać wiele reguł w mapie akceptacji i z każdej reguły osoba będzie przypisana do akceptacji faktury.
  • Jeśli reguła na 1 poziomie nie jest spełniona, to system nie szuka kolejnych poziomów akceptacji.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!