Moduł Faktury zakupu swoim wyglądem i rozwiązaniami nawiązuje do innych elementów systemu Ready_TM. Dzięki temu użytkownik, wchodząc do kolejnej aplikacji, nie czuje się zagubiony i szybko potrafi zacząć efektywną pracę.
Interfejs
W ramach okna modułu można wyróżnić kilka elementów, które oznaczono na grafice i opisano poniżej:
- panel zakładek – zawiera szereg zakładek odpowiadających za konkretne działania oraz szybkie wyświetlanie określonych widoków. Sekcja zawiera następujące zakładki:
- FAKTURY
- WPROWADZANIE – miejsce wprowadzania do systemu skanów faktur papierowych i wykonywania OCR oraz obsługi faktur elektronicznych w formacie PDF;
- REJESTRACJA – dokumenty wprowadzone do systemu, ale jeszcze nieprzekazane do opisu;
- W OBIEGU – faktury, które są w trakcie obiegu;
- ZAKOŃCZONE – faktury o statusie zakończone;
- WSZYSTKIE – wszystkie faktury, niezależnie w jakim statusie się znajdują;
- PROFORMY – zarejestrowane proformy;
- NOTY KORYGUJĄCE – wystawione noty korygujące;
- MOJE
- DO AKCEPTACJI KOSZTÓW – panel służący akceptacji faktur;
- ANALIZY
- OLAP – rozbudowana aplikacja z tabelami przestawnymi do analizy kosztów;
- ANALIZA KOSZTÓW – lista kosztów pozwalająca filtrować dane według analityk kosztów i eksportować je do XLS;
- RAPORTY
- DASHBOARD – zbiorcze informacje na temat przebiegu procesów obiegu faktur w organizacji;
- CZAS WYKONANIA – wyświetla liczbę godzin potrzebną pracownikowi od otrzymania do zakończenia danego etapu;
- OBŁOŻENIE PRACOWNIKÓW – wyświetla liczbę faktur załatwianych przez pracownika w podziale na dni/miesiące;
- FAKTURY
- pasek narzędziowy – zawiera zestaw opcji i przycisków, które pozwalają wykonać działania właściwe dla wybranej opcji z panelu oznaczonego numerem 1. W ramach paska narzędziowego dostępne są również filtry i wyszukiwarka;
- lista faktur – główna część okna zawiera widok listy faktur. Zawartość listy będzie się zmieniać w zależności od wybranych opcji w panelu oznaczonym numerem 1.
Widok listy faktur w ramach głównej części okna można dopasować do własnych potrzeb. Wystarczy kliknąć zakładkę w panelu oznaczonym numerem 1. Następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy nagłówek tabeli i na liście zaznaczyć lub odznaczyć interesujące opcje. Po kliknięciu tabeli zniknie lista opcji, a widok tabeli zostanie zmodyfikowany zgodnie z zaznaczonymi opcjami.
Dopasowując widok tabeli, należy pamiętać o dwóch rzeczach:
- w ramach każdej z zakładek z panelu numer 1 dostępne są inne opcje dla nagłówków tabel. W każdym widoku należy oddzielnie ustawić własne preferencje;
- aby skuteczność i funkcjonalność ustawień systemu była na najwyższym poziomie, warto włączyć tylko te opcje, które faktycznie są wykorzystywane w codziennej pracy.
Wyszukiwarka
W każdej organizacji wraz z upływem czasu liczba zarejestrowanych faktur zakupowych zaczyna niebezpiecznie rosnąć. Duża liczba faktur powoduje, że w tradycyjnym modelu trudno nad nimi zapanować. Moduł Faktury zakupu dostępny w systemie Ready_TM wyposażono w wyszukiwarkę, która pozwala na wygodne zarządzanie nawet bardzo dużymi zbiorami dokumentów.
Aby wyszukać fakturę, należy:
- w lewej kolumnie okna wybrać zakładkę, która ma zostać przeszukana;
- kliknąć pole wyszukiwarki i wpisać szukaną frazę, a następnie nacisnąć Enter;
- lista faktur zostanie ograniczona do tych, które spełniają wpisane w wyszukiwarkę kryteria;
- aby cofnąć wyszukiwanie, należy kliknąć przycisk ze znakiem krzyżyka, który pojawi się w polu wyszukiwania;
Wyszukiwarka pozwala szukać według słów kluczowych, które odpowiadają różnymi kryteriom. Na przykład w przypadku zakładki REJESTRACJA dostępna kryteria to: numer ewidencyjny, numer FV, sprzedawca, wykonuje oraz status. Pozostałe zakładki mogą mieć inny zakres kryteriów. Domyślnie wszystkie kryteria są włączone i brane pod uwagę. Aby to zmienić, należy kliknąć przycisk oznaczony za pomocą strzałki i odznaczyć lub zaznaczyć interesujące pozycje.
Wyszukiwanie i filtrowanie można ze sobą łączyć. Oznacza to, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby wyszukać faktury zakupowe od firmy X, a następnie ograniczyć za pomocą filtrów ich liczbę do tych, które obejmują określony czas.
Filtrowanie
W każdej organizacji wraz z upływem czasu liczba zarejestrowanych faktur zakupowych zaczyna niebezpiecznie rosnąć. Duża liczba faktur powoduje, że w tradycyjnym modelu trudno nad nimi zapanować. Moduł Faktury zakupu dostępny w systemie Ready_TM wyposażono w filtry, które pozwalają na wygodne zarządzanie nawet bardzo dużymi zbiorami dokumentów.
Domyślnie widok jest filtrowany do bieżącego miesiąca. Jeżeli użytkownik zauważy, że nagle zniknęły mu faktury wprowadzone w przeszłości powinien w pierwszej kolejności sprawdzić ustawienie filtrowania daty. Należy również pamiętać o tym, że faktury widoczne są dla bieżącego miesiąca lub roku. Oznacza to, że podgląd starych faktur wymaga zmiany ustawień filtra.
Aby skorzystać z filtrów, należy:
- w lewej kolumnie okna wybrać zakładkę, której zawartość ma zostać odfiltrowana;
- kliknąć opcję Filtry;
- na liście filtrów zaznaczyć interesujący filtr i wprowadzić odpowiednie wartości. Na przykład, jeżeli filtrowanie ma odbywać się według daty, należy zaznaczyć DATY NA FAKTURZE, a potem określić rodzaj daty i wprowadzić odpowiednie wartości graniczne;
- po włączeniu odpowiedniego kryterium lista zostanie ograniczona;
- cofnięcie działania filtrów odbywa się przez odznaczenie konkretnego filtra lub kliknięcie opcji Odznacz wszystkie.
Warto w tym miejscu podkreślić, że zestawy kryteriów filtrowania mogą się różnić w zależności od zakładki, która została wybrana po lewej stronie okna modułu Faktury zakupu.
Wyszukiwanie i filtrowanie można ze sobą łączyć. Oznacza to, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby wyszukać faktury zakupowe od firmy X, a następnie ograniczyć za pomocą filtrów ich liczbę do tych, które obejmują określony czas.
Grupowanie faktur
W przypadku zakładki DO AKCEPTACJI KOSZTÓW zamiast wyszukiwania i filtrowania dostępna jest opcja grupowania faktur. Grupowanie może odbywać się według formy płatności, typu dokumentu księgowego, projektu lub osoby merytorycznej, jednostki rozliczeniowej i analityk (RK, MPK i tak dalej). Aby skorzystać z tej opcji, wystarczy kliknąć listę i wskazać odpowiednie kryterium grupowania. W celu wyłączenia grupowania należy zaznaczyć opcję Bez grupowania.
