Spisy zdawczo-odbiorcze

Zakładka dostępna dla użytkownika z uprawnieniami Archiwum – dostęp do modułu.

Z poziomu tej zakładki można przeglądać i tworzyć spisy zdawczo-odbiorcze dla potrzeb przekazywania nieelektronicznej dokumentacji do archiwum zakładowego. Po wejściu do zakładki wyświetli się wykaz spisów zdawczo-odbiorczych. Archiwista ma dostęp do wszystkich spisów. Osoba merytoryczna widzi tylko spisy przygotowane dla komórek organizacyjnych, do których posiada dostęp.

• Nowy spis,
• Modyfikacja spisu,
• Modyfikacja pozycji spisu,
• Wydruk spisu,
• Statusy spisów zdawczo-odbiorczych,
• Weryfikacja spisu,
• Weryfikacja formalna spisu zdawczo-odbiorczego przez archiwistę,
• Akceptacja i podpisywanie spisu,
• Drukowanie etykiet,
• Przyjęcie akt do archiwum.

Nowy spis

Aby utworzyć nowy wpis zdawczo-odbiorczy, należy:

1. włączyć moduł Archiwum;
2. kliknąć zakładkę WYKAZ SPISÓW Z-O i kliknąć Nowy spis;

3. w nowym oknie:
   • Komórka organizacyjna – wybrać z listy komórkę, której dotyczy spis zdawczo-odbiorczy;
   • Kategoria archiwalna – wybrać z listy kategorię;
   • Sprawy zakończone do końca roku – wybrać z listy rok, który ma zostać ujęty w spisie;
   • kliknąć DALEJ;

4. w następnym oknie pojawi się podsumowanie zawierające wykaz teczek ujętych w spisie. Należy kliknąć UTWÓRZ;

5. otwarty zostanie podgląd dokumentu wraz z wykazem.

Spis zdawczo-odbiorczy można utworzyć również z pozycji modułu Dokumenty (przyciski: Nowy, a potem Spis z-o). Po wprowadzeniu podstawowych danych (Komórka organizacyjna akta, Cel) i zapisaniu uzupełnionej formatki wyświetli się podgląd spisu zdawczo-odbiorczego. Wykaz pozycji spisu uzupełnia się za pomocą przycisku DODAJ lub poprzez import z pliku XLSX (arkusza kalkulacyjnego). Arkusz powinien zawierać: liczbę porządkową, znak teczki, tytuł teczki, pozycje od, pozycje do, uwagi, rok od, rok do, kategorię archiwalną, liczbę teczek, miejsce, regał oraz półkę. Sam plik dodaje się poprzez kliknięcie IMPORTUJ oraz za pomocą prostego kreatora.

W tym miejscu warto podkreślić, że lista komórek organizacyjnych uzależniona jest od uprawnień pracownika i konfiguracji struktury organizacyjnej oznaczonych jako Repozytorium. Zmiana w zakresie uprawnień w obszarze definicji struktury organizacyjnej dostępna jest dla Administratora lub w module Archiwum po wybraniu zakładki TECZKI i kliknięciu Udostępnij.

Jeżeli podczas tworzenia spisu zdawczo-odbiorczego w kroku 4. w podsumowaniu nie pojawią się na wykazie sprawy, oznacza to, że mogą one po prostu nie istnieć w wybranym roku lub dla odpowiednich kategorii spraw nie ustawiono kategorii archiwalnej. Mowa o opcji Kategoria archiwalna – komórka macierzysta. Dostęp do okna widocznego poniżej jest możliwy po wybraniu opcji Aplikacje, Ustawienia aplikacji, a potem w sekcji SYSTEMOWE po kliknięciu przycisku ZDEFINIUJ przy opcji Kategorie spraw. Można również w oknie modułu Archiwum kliknąć zakładkę teczki, a potem przycisk Kategorie. W nowym oknie należy dwukrotnie kliknąć odpowiednią kategorię i w nowym oknie uzupełnić opcję Kategoria archiwalna – komórka macierzysta.

Modyfikacja spisu

W okno podglądu spisu zdawczo-odbiorczego możliwe jest wprowadzenie zmian, które obejmują między innymi opis spisu, datę przekazania oraz osoby z nim powiązane. Zakres zmian zależy od poziomu przyznanych uprawnień, które szerzej opisano w oddzielnym artykule.

Aby zmodyfikować spis zdawczo-odbiorczy, należy:

1. w oknie podglądu spisu zdawczo-odbiorczego kliknąć EDYTUJ. Jeżeli okno podglądu zostało zamknięte, należy odszukać spis na liście w module Archiwum w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O i dwukrotnie go kliknąć;

2. w nowym oknie uzupełnić dane według instrukcji:
   • Numer spisu – miejsce na wprowadzenie numeru spisu;
   • Cel – pozwala wybrać z listy cel, w jakim sporządzono spis. W przypadku pracy z kreatorem pole jest domyślnie zablokowane po dodaniu pozycji. W przypadku konieczności edycji celu należy usunąć wszystkie dodane pozycje;
   • Miejscowość – w tym miejscu należy wpisać miasto, w którym sporządzono spis;
   • Data przekazania – po kliknięciu pola wybrać z kalendarza datę utworzenia spisu;
   • Komórka przekazująca akta – pole zawiera informację o komórce, która przekazała akta do spisu. Informacja jest zablokowana i nie można jej edytować. W przypadku konieczności edycji należy usunąć wszystkie dodane pozycje;
   • Status – pozwala na wybranie z listy statusu spisu. Do wyboru dostępne są wartości: DO WERYFIKACJI oraz DO PODPISU;
   • Nazwisko i imię przekazującego akta – pole domyślnie zawiera dane osoby, która przekazuje akta. W celu zmiany należy wyczyścić pole, wpisać fragment nazwiska właściwej osoby, nacisnąć przycisk lupy, a następnie wybrać z listy konkretnego pracownika, który przekazuje akta;
   • Nazwisko i imię ZATWIERDZAJĄCEGO przekazanie akt – pole domyślnie zawiera dane osoby, która zatwierdza przekazanie akt. W celu zmiany należy wyczyścić pole, wpisać fragment nazwiska właściwej osoby, nacisnąć przycisk lupy, a następnie wybrać z listy konkretnego pracownika;
   • Nazwisko i imię weryfikującego spis – wybrać z listy osobę, która dokonuje weryfikacji spisu. Pole może być automatycznie uzupełnione po tym, jak rozpocznie się procedura podpisu;
   • Nazwisko i imię przyjmującego akta (archiwista) – wybrać z listy osobę, która przyjmuje akta do archiwum. Pole może być automatycznie uzupełnione po tym jak rozpocznie się procedura podpisu;
   • OTWÓRZ – kliknięcie przycisku otworzy okno podglądu spisu zdawczo-odbiorczego;
   • HISTORIA – pozwala na sprawdzenie historii zmian wprowadzonych w spisie zdawczo-odbiorczym;
   • kliknąć ZAPISZ;

3. dane zostaną zapisane w edytowanym spisie zdawczo-odbiorczym. W zależności od widoku niektóre informacje będą widoczne bezpośrednio na liście w module Archiwum w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O. Inne pojawią się po otwarciu okna podglądu spisu.

W tym miejscu warto zapamiętać:

• część pól przeznaczonych jest do modyfikacji tylko przez archiwistę, na przykład pola na wpisanie nazwisk i imion osób uczestniczących w procesie przygotowania spisu wypełniają się automatycznie. Archiwista może samodzielnie uzupełnić te dane na podstawie otrzymanego/podpisanego spisu. Dla innych pracowników pola te są zablokowane do modyfikacji;
• nadanie numeru spisu i numeracja pozycji następuje po weryfikacji spisu przez archiwistę lub potwierdzenie jego prawidłowości przez osobę merytoryczną (zależy, czy w ustawieniach aplikacji włączona jest opcja wstępnej weryfikacji spisu zdawczo-odbiorczego przez archiwistę);
• po potwierdzeniu poprawności spisu pozycje są zablokowane do modyfikacji (status spisu: DO PODPISU, PODPISANY, PRZYJĘTY). Mimo że spis i jego pozycje są zablokowane, to archiwista może przypisać do poszczególnych pozycji miejsce przechowywania.

Modyfikacja pozycji spisu

W oknie podglądu spisu zdawczo-odbiorczego możliwe jest wykonanie operacji edycyjnych względem pozycji w nim ujętych. Użytkownik może między innymi dodać nowe pozycje, usunąć zbędne, dokonać wydruku lub edycji.

Aby dodać nową pozycję, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający modyfikacji;
3. w oknie podglądu konkretnego spisu kliknąć DODAJ, a następnie w nowym oknie uzupełnić dane według instrukcji:
   • Znak teczki/grupy spraw – z listy należy wybrać pozycję, która ma trafić do spisu. Lista teczek zawiera tylko teczki zdefiniowane dla komórki organizacyjnej przekazującej akta (wybranej przy tworzeniu spisu) i nieoznaczone jako tryb EZD (spis zdawczo-odbiorczy jest tworzony tylko dla dokumentacji nieelektronicznej). Materiały archiwalne (kategoria archiwalna A) i niearchiwalne (pozostałe, na przykład B5) są przekazywane na odrębnych spisach. Do spisu nie mogą być dodane pozycje (zakresy spraw z danej teczki, roku), które były dodane wcześniej;
   • Dokumentacja nietworząca akt sprawy – dodatkowa opcja, której włączenie pozwala na oznaczenie, że dana pozycja nie posiada akt sprawy. Opcja jest używana w celu wyłączenia weryfikacji, czy w systemie istnieją sprawy z podanego zakresu;
   • Sprawy, pozycje od/do – pozwala określić, które pozycje/sprawy mają zostać dodane do spisu;
   • Liczba teczek – pozwala określić liczbę teczek dodawanych do spisu. Pole może mieć większą wartość niż 1, gdy dokumentacja sprawy jest zgromadzona w kilku teczkach/tomach (jednostkach archiwalnych). Wówczas pola Sprawy, pozycje od/do mają tę samą wartość;

4. po kliknięciu DODAJ dana pozycja zostanie dodana do spisu. Jednocześnie okno pozostanie nadal otwarte i będzie można dodać kolejne pozycje. Jeżeli proces dodawania zostanie zakończony, należy kliknąć przycisk krzyżyka w prawym górnym narożniku.

Aby usunąć istniejącą pozycję, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający modyfikacji;
3. w oknie podglądu konkretnego spisu umieścić kursor nad pozycją, która ma zostać usunięta, a następnie kliknąć ikonę kosza, która pojawi się na prawo od nazwy;

4. kliknąć USUŃ, aby potwierdzić chęć usunięcia pozycji z listy.

Aby edytować istniejącą pozycję, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający modyfikacji;
3. w oknie podglądu konkretnego spisu umieścić kursor nad pozycją, która ma zostać usunięta, a następnie kliknąć ikonę ołówka, która pojawi się na prawo od nazwy;

4. w nowym oknie wprowadzić niezbędne zmiany według instrukcji. Warto pamiętać, że dostępność pól może zależeć od poziomu nadanych uprawnień:
   • Lp. – liczba porządkowa (dostępne dla osoby z uprawnieniami archiwisty). Pozycje są automatycznie numerowane według ustalonego formatowania: znak teczki, rok (daty skrajne), pozycja od (nr spraw) oraz uwagi;
   • Znak teczki – pole, którego nie można zmienić. Zwiera informacje z oznaczeniem konkretnej teczki;
   • Rok od – rok, od którego pozycja obejmuje dane;
   • Rok do – rok, do którego pozycja obejmuje dane;
   • Tytuł teczki – nazwa teczki, pole nie podlega edycji;
   • Pozycja od – numer pierwszej pozycji;
   • Pozycja do – numer ostatniej pozycji;
   • Liczba teczek – pozwala określić liczbę teczek dodawanych do spisu. Pole może mieć większą wartość niż 1, gdy dokumentacja sprawy jest zgromadzona w kilku teczkach/tomach (jednostkach archiwalnych);
   • Kategoria arch. – pozwala na wybranie z listy kategorii archiwalnej;
   • Dokumentacja niestanowiąca akta sprawy – dodatkowa opcja, której włączenie pozwala na oznaczenie, że dana pozycja nie posiada akt sprawy. Opcja jest używana w celu wyłączenia weryfikacji, czy w systemie istnieją sprawy z podanego zakresu;
   • Uwagi – pole na wprowadzenie własnych uwag dotyczących danej pozycji w spisie;
   • Miejsce przechowywania – pozwala wskazać fizyczne miejsce przechowywania, wybór następuje z listy rozwijanej;
   • Regał – pozwala na podanie numeru regału, na którym przechowywane jest pudełko;
   • Półka – pozwala na podanie numeru półki, na której przechowywane jest pudełko;
   • Nr pudełka – pole na numer pudełka;

5. kliknąć ZAPISZ.

Wydruk spisu

Użytkownik może wykonać wydruk wykazu spraw, które dodano do spisu zdawczo-odbiorczego.

Aby wydrukować wykaz spraw, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający modyfikacji;
3. w oknie podglądu konkretnego spisu umieścić kursor nad pozycją, która ma zostać usunięta, a następnie kliknąć ikonę drukarki, która pojawi się na prawo od nazwy;

4. na ekranie pojawi się okno podglądu dokumentu do wydruku. Należy kliknąć opcję DRUKUJ, a następnie w kolejnym nowym oknie wskazać drukarkę, określić liczbę kopii i kliknąć Drukuj.

Wydruk spisu spraw dostępny jest tylko dla dokumentacji stanowiących akta sprawy – pozycje nieoznaczone jako Dokumentacja niestanowiąca akt sprawy.

Wydruk spisu spraw zawiera pozycje tylko wtedy, gdy sprawy zostały zarejestrowane w systemie. Jeżeli spraw nie ma systemie, bo zostały na przykład  usunięte w procesie brakowania akt, wydruk spisu spraw nie będzie możliwy. Gdy pozycją spisu jest pudełko, wówczas spis zawiera listę dokumentów.

Statusy spisów zdawczo-odbiorczych

Status dokumentu zmienia się w zależności od postępu wykonanych czynności potwierdzanych za pomocą przycisków znajdujących się pod listą pozycji. Dostępne statusy to:

• DO WERYFIKACJI – jest nadawany po kliknięciu przycisku WERYFIKUJ, gdy w ustawieniach aplikacji włączono parametr Weryfikacja spisu przez archiwistę;
• DO PODPISU – jest nadawany, gdy została potwierdzona poprawność spisu przez archiwistę lub osobę merytoryczną;
• PODPISANY – nadawany jest po kliknięciu opcji Podpisz w miejscu przeznaczonym na podpis przełożonego (kierownika komórki organizacyjnej przekazującej akta);
• PRZYJĘTY – nadawany jest po kliknięciu opcji Podpisz w miejscu przeznaczonym na podpis przyjmującego (archiwistę).

Archiwista ręcznie może usunąć status lub wybrać jeden ze statusów DO WERYFIKACJI lub DO PODPISU (nie można ustawić statusu PODPISANY lub PRZYJĘTY poprzez edycję spisu).

Archiwista może przyjąć spis z pomięciem poszczególnych etapów (bez konieczności klikania i potwierdzania poszczególnych etapów). Więcej informacji znajduje się w oddzielnym artykule – Przyjęcie akt do archiwum.

Weryfikacja spisu

W zależności od organizacji archiwum zakładowego przygotowany spis może zostać wydrukowany i dostarczony wraz z jednostkami archiwalnymi do archiwisty. Można też przygotowany spis przekazać do weryfikacji.

Do działania tej opcji konieczne jest włączenie w ustawieniach modułu opcji Weryfikacja spisu przez Archiwistę. Kwestia ustawień została szerzej opisana w oddzielnym artykule.

Aby dokonać weryfikacji spisu, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający weryfikacji;
3. w oknie podglądu konkretnego spisu kliknąć WERYFIKACJA;

4. kliknąć TAK, aby potwierdzić chęć wykonania weryfikacji. Status spisu zmieni się na DO PODPISU. Spis i jego pozycje zostają automatycznie ponumerowane. Dalej można wydrukować spis oraz etykiety dla poszczególnych jednostek archiwalnych.

Gdy włączona jest opcja Weryfikacja spisu przez archiwistę, spis otrzymuje status DO WERYFIKACJI. Oznacza to, że spis zdawczo-odbiorczy został przygotowany przez osobę merytoryczną i oczekuje na weryfikację przez archiwistę. Spis nie posiada numeru i jest zablokowany do wydruku.

Weryfikacja formalna spisu zdawczo-odbiorczego przez archiwistę

Podczas weryfikacji formalnej spisu, archiwista może samodzielnie uzupełnić spis lub odblokować dokument w celu uzupełnienia przez osobę merytoryczną – cofnąć do etapu przygotowania spisu. Ponadto podczas weryfikacji może przypisać dla poszczególnych pozycji miejsce przechowywania. Informacja ta będzie umieszczona na wydruku etykiet. Należy pamiętać o uprzednim zakończeniu weryfikacji.

O dokumentach czekających na weryfikację archiwista zostanie powiadomiony oraz znajdzie je w module Archiwum w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O. Najwygodniej jest ustawić filtr statusu jako DO WERYFIKACJI.

Aby określić miejsce przechowywania, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający weryfikacji;
3. w oknie podglądu konkretnego spisu kliknąć OKREŚL MIEJSCE;

4. w nowym oknie:
   • Miejsce przechowywania – kliknąć przycisk lupy i z listy wybrać odpowiednie miejsce, w którym będą przechowywane archiwizowane dokumenty;
   • Regał/półka – wprowadzić numer regału oraz półki;
   • Pozycja spisu od/do – podać numer pierwszej i ostatniej pozycji spisu;

5. kliknąć ZAPISZ. Zmiany zostaną wprowadzone i pojawią się w oknie podglądu spisu zdawczo-odbiorczego w kolumnie Miejsce przech. akt.

Akceptacja i podpisywanie spisu

Jeżeli spis był weryfikowany przez archiwistę, to osoba merytoryczna otrzymuje powiadomienie o jego weryfikacji (gotowości do podpisu lub konieczności korekty). Status DO PODPISU oznacza, że przygotowanie spisu zostało zakończone. Dokument oczekuje na podpis i dostarczenie akt do archiwum zakładowego.

Aby podpisać spis zdawczo-odbiorczy, należy:

1. kliknąć przycisk DOKUMENT w powiadomieniu lub odszukać spis na liście w module Archiwum i otworzyć go;

2. w oknie podglądu spisu przewinąć dokument do końca i kliknąć Podpisz w jego dolnej części;

3. kliknąć TAK, aby potwierdzić chęć złożenia podpisu na spisie. W miejscu podpisu pojawi się informacja na temat osoby, która podpisała dokument. Status dokumentu ulegnie zmianie z DO PODPISU na PODPISANY.

Drukowanie etykiet

Drukowanie etykiet teczek to kolejny krok, który należy wykonać po tym, jak potwierdzona zostanie poprawność spisu i otrzyma on kolejny numer. Użytkownik może wydrukować:

• opis teczki;
• grzbiet teczki;
• spis spraw.

Aby wydrukować opis teczki, należy:

1. włączyć moduł Archiwum;
2. kliknąć zakładkę WYKAZ SPISÓW Z-O, a następnie otworzyć konkretny spis;
3. w oknie podglądu spisu kliknąć DRUKUJ, a potem Opis teczek;

4. w nowym oknie pojawi się podgląd drukowanego opisu. Aby kontynuować, należy kliknąć DRUKUJ. Kolejne kroki wymagają określenia drukarki, liczby kopii oraz kliknięcia przycisku Drukuj.

Aby wydrukować grzbiet teczek, należy:

1. włączyć moduł Archiwum;
2. kliknąć zakładkę WYKAZ SPISÓW Z-O, a następnie otworzyć konkretny spis;
3. w oknie podglądu spisu kliknąć DRUKUJ, a potem Grzbiet teczek;

4. w nowym oknie pojawi się podgląd etykiet na grzbiet teczek. Domyślnie etykiety mają 57×140 mm. Jeżeli konieczna jest zmiana, należy kliknąć przycisk USTAWIENIA i tam wskazać odpowiednie wymiary oraz rodzaj drukarki (do wyboru drukarka etykiet lub drukarka A4). Aby kontynuować, należy kliknąć DRUKUJ. Kolejne kroki wymagają określenia drukarki, liczby kopii oraz kliknięcia przycisku Drukuj.

Aby wydrukować spis spraw, należy:

1. włączyć moduł Archiwum;
2. kliknąć zakładkę WYKAZ SPISÓW Z-O, a następnie otworzyć konkretny spis;
3. kliknąć pozycję na liście teczek, kliknąć DRUKUJ, a potem Spis spraw;

4. w nowym oknie pojawi się podgląd spisu, aby kontynuować należy kliknąć DRUKUJ. Kolejne kroki wymagają określenia drukarki, liczby kopii oraz kliknięcia przycisku Drukuj.

Przyjęcie akt do archiwum

Spis wraz z jednostkami archiwalnymi dostarczany jest do archiwum zakładowego. Po otrzymaniu spisu, archiwista weryfikuje spis z dostarczonymi jednostkami archiwalnymi, a następnie dokonuje jego przyjęcia.

Aby przyjąć do archiwum spis wraz z jednostkami archiwalnymi, należy:

1. włączyć moduł Archiwum;
2. kliknąć zakładkę WYKAZ SPISÓW Z-O, a następnie zaznaczyć konkretny spis na liście i kliknąć Przyjmij. Można również otworzyć wpis, a następnie w oknie podglądu kliknąć Podpisz w sekcji Podpis odbierającego;

3. niezależnie od rozwiązania wybranego w poprzednim kroku na ekranie pojawi się to samo okno. W sekcji Pozycje należy zaznaczyć pozycję, a potem kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę. Dana pozycja przeskoczy do sekcji Wybrane. Jeżeli użytkownik posiada czytnik kodów kreskowych, może go użyć i zeskanować kolejno teczki przyjmowane do archiwum. Powinny one przeskoczyć z Pozycje do Wybrane;

4. po dodaniu wszystkich pozycji należy kliknąć POTWIERDŹ, a potem TAK, by potwierdzić swoją decyzję. Status spisu zmieni się na PRZYJĘTY. Można również zaznaczyć opcję Potwierdź wszystkie pozycje, a następnie kliknąć POTWIERDŹ. Dzięki temu nie ma potrzeby potwierdzania po kolei wszystkich pozycji. Jeżeli podczas przyjęcia nie zostaną potwierdzone wszystkie dokumenty, użytkownik zobaczy komunikat z informacją, że nie wybrano wszystkich dokumentów. Po kliknięciu TAK proces zostanie przerwany, a status dokumentu zostanie bez zmian. Po wybraniu NIE będzie można dodać pozostałe dokumenty. Po ponownym otwarciu przerwanego przyjęcia użytkownik będzie mógł kontynuować pracę od miejsca, w którym została ona przerwana.