Składy

Grupa zakładek SKŁADY zawiera wykaz dokumentów danego typu, które ze składu zostały przekazane/przyjęte do archiwum:

proces przekazywania dokumentacji gromadzonej w składach jest inicjowany z modułu Kancelaria. Poszczególne partie dokumentacji są pakowane do pudełek (jednostek archiwalnych), które są przekazywane do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego;
dokumenty umieszczone w pudełku przekazanym do archiwum są oznaczane jako archiwalne. Wypożyczenie dokumentu możliwe jest tylko z pozycji modułu Archiwum (dokumenty i pudełko nie jest dostępne z poziomu modułu Kancelaria).

Zakładka dostępna dla użytkownika z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum.

A ramach zakładki SKŁADY użytkownik ma możliwość wykonania następnych działań:

Zwrot – wykonanie zwrotu dokumentu do archiwum;
Wydanie – wydanie dokumentu;
Drukowanie – wydrukowanie karty dokumentu;
Raport Excel – wygenerowanie raportu zawierającego wykaz dokumentów w ramach składu.

Aby wykonać zwrot dokumentu do archiwum, należy:

włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
odszukać i zaznaczyć na liście pozycję, która ma zostać zwrócona do archiwum (ma status WYPOŻYCZONA);

kliknąć Zwrot. W nowym oknie kliknąć TAK, by potwierdzić wykonanie operacji. Status pozycji ulegnie zmianie na W ARCHIWUM.

Aby wydać dokument, należy:

włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
odszukać i zaznaczyć na liście pozycję, która ma zostać wydana z archiwum (ma status W ARCHIWUM);
kliknąć Wydaj;

w nowym oknie uzupełnić pola:
- Czynność – pole obligatoryjne zawierające listę rozwijalną. Pozwala na określenie, jaka czynność ma zostać wykonana dla wybranej jednostki archiwalnej. Do wyboru są: Wypożyczenie dokumentacji oraz Przekazanie dokumentacji;
- Data zwrotu – przewidywana data zwrotu. Po kliknięciu pola za pomocą kalendarza należy ustawić odpowiednią datę;
- Pracownik, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać osobę, której dokumentacja zostanie przekazana;
- Podmiot, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać podmiot, któremu dokumentacja zostaje przekazana. Pole zawierające listę wszystkich kontrahentów z bazy kontrahentów;
kliknąć WYKONAJ. Status zostanie zmieniony na WYPOŻYCZONA.

Aby wydrukować kartę zastępczą dokumentu, należy:

włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Drukuj;
otwarte zostanie okno podglądu, w którym należy kliknąć DRUKUJ;

Aby pobrać raport, należy:

włączyć moduł Archiwum i przejść do sekcji SKŁADY i wybrać odpowiedni typ dokumentu, na przykład PISMA;
kliknąć Zapisz do pliku XLSX;