Interfejs, wyszukiwanie i filtrowanie

Moduł Archiwum stanowi część systemu Ready_TM i w związku z tym jest z nim spójny. Dzięki takiemu podejściu osoba pracująca w systemie Ready_TM w innych aplikach bez większego problemu rozpocznie pracę z modułem Archiwum.

Interfejs

Interfejs modułu można podzielić na cztery głównej części:

  1. Panel folderów – umożliwia zmianę głównej części okna oraz zawartości paska narzędziowego w zależności od przeznaczenia. Dostępne foldery to:
    • WYKAZ SPISÓW Z-O – umożliwia przeglądanie i tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych. Dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – dostęp do modułu;
    • ARCHIWUM – zawiera wykaz pozycji archiwalnych. Dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – dostęp do modułu;
    • SPRAWY – zawiera wykaz spraw przekazanych do archiwum; Dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum;
    • TECZKI – zawiera wyciąg z wykazu akt komórek organizacyjnych, do których pracownik ma nadany dostęp. Dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – dostęp do modułu;
    • BRAKOWANIE – zawiera zestaw funkcji, które pozwalają na wykonanie brakowania dokumentów. Dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum;
    • USTAWIENIA – w tym miejscu zebrano ustawienia dotyczące modułu Archiwum;
    • SKŁADY – zawiera wykaz dokumentów konkretnego typu, które zostały ze składu przekazane/przyjęte do archiwum, dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum;
      • PISMA – dokumenty typu pisma;
      • NOŚNIKI – dokumenty typu nośniki;
      • ZWROTKI – dokumenty typu zwrotki;
    • ZESTAWIENIA – zbiór zestawień;
      • SPIS SPRAW –dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – dostęp do modułu;
      • KONTROLA DZIENNIKÓW –dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum;
      • NIEDOŁĄCZONE DO SPRAW –dostępne dla osoby z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum;
  2. Panel filtrów – jeżeli w danym widoku dostępna jest opcja filtrowania, to w tym miejscu otwiera się panel filtrów;
  3. Główna część okna – w tym miejscu pojawia się lista zarchiwizowanych dokumentów. Główna część okna może również zmienić wygląd w zależności od wybranego folderu w sekcji numer 1;
  4. Pasek narzędziowy – zbiór opcji i narzędzi, które pozwalają na realizację różnych zadań. Widok paska zmienia się w zależności od wybranego folderu w sekcji oznaczonej numerem 1.

Wyszukiwanie

Możliwość przeszukiwania to podstawowe i szybkie narzędzie pozwalające na odszukanie konkretnej pozycji w dużych zbiorach danych. Wyszukiwarka w module Archiwum operuje na  szeregu różnych kryteriów, które zależą od wybranej zakładki. Na przykład dla spisów WYKAZ SPISÓW Z-O istnieją następujące kryteria:

  • Numer;
  • Komórka przekazująca akta;
  • Data utworzenia;
  • Przekazujący;
  • Data przekazania;
  • Przyjęto przez;
  • Status.

Domyślnie wszystkie kryteria wyszukiwania są włączone. Jeżeli jednak zajdzie taka potrzeba, to użytkownik może wprowadzić zmiany – włączyć/wyłączyć konkretną cechę. W tym celu należy wybrać odpowiednią zakładkę, a potem kliknąć przycisk Kolumny i na liście zaznaczyć lub odznaczyć konkretną pozycję.

Aby przeszukać listę pozycji, należy:

  1. włączyć moduł Archiwum i wybrać interesującą zakładkę;
  2. kliknąć pole wyszukiwarki, wpisać szukaną frazę i nacisnąć Enter;
  1. lista wyników zostanie ograniczona do pozycji, które spełniają kryteria;
  2. w celu wyłączenia wyszukiwania należy wyczyścić pole, klikając przycisk z krzyżykiem.

Filtrowanie

Wyszukiwarka ma to do siebie, że osoba z niej korzystająca musi dość precyzyjnie wiedzieć, czego szuka (na przykład musi znać numer spisu zdawczo-odbiorczego). Niestety przy dużych zbiorach danych użytkownik często nie zna ścisłych danych i musi operować na bardziej ogólnych informacjach. Na przykład zna przedział czasowy oraz interesuje go, kto przekazał dokumenty do archiwum. W takim wypadku pomocne okazują się filtry, które można nakładać po kilka jednocześnie.

Aby skorzystać z filtrów, należy:

  1. włączyć moduł Archiwum;
  2. kliknąć zakładkę, w której dane mają zostać poddane filtrowaniu;
  3. kliknąć opcję Filtry. Zostanie otwarty (lub schowany) panel filtrów;
  4. na liście należy odszukać pożądany filtr (na przykład DATA PRZEKAZANIA) i kliknąć go. Dalej pozostaje zaznaczyć filtr i ustawić odpowiednie wartości, na przykład datę od i datę do;
  1. użytkownik w jednym czasie może włączyć kilka filtrów i w ten sposób zawęzić listę wyników, które dynamicznie będą zmieniać się w głównej części okna modułu;
  2. w celu wyłączenia działania filtrów należy je odznaczyć na liście lub kliknąć opcję Odznacz wszystkie.
What are your Feelings
Top