Moduł Archiwum posiada szereg ustawień, które pozwalają na dopasowanie trybu działania aplikacji do wewnętrznych potrzeb organizacji. Dostęp do ustawień jest możliwy na dwa sposoby:
- należy kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. W nowym oknie w sekcji PAKIET KANCELARIA kliknąć zakładkę ARCHIWUM;
- w aplikacji Archiwum kliknąć zakładkę USTAWIENIA.
Niezależnie od sposobu dojścia do ustawień należy pamiętać, że są one dostępne dla osoby z uprawnieniami administratora systemu.
Zakładka dostępna dla użytkownika z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum.
W ramach dostępnych ustawień dostępnych jest kilka opcji, które szerzej opisano w dalej części artykułu.
- Włącz wyświetlanie modułu Archiwum – pozwala włączyć dostępność modułu Archiwum. Domyślnie po instalacji pakietu Archiwum jest wyłączone i należy je włączyć;
- Weryfikacja spisu przez archiwistę – po włączeniu opcji każdy spis będzie czekał na weryfikację przez archiwistę. Do czasu weryfikacji oraz wskazania miejsca przechowywania jednostek archiwalnych nie będzie można dokonać wydruku wpisu;
- Ustawienie wydruku etykiety dla jednostki archiwalnej – pozwala określić rozmiar i sposób drukowania etykiet. Po kliknięciu ZMIEŃ otwarte zostanie nowe okno, w którym można wybrać wydruk etykiet na specjalnej drukarce lub w formacie A4. Dodatkowo można ustawić rozmiar etykiety oraz wysokość kodu paskowego;
- Dodatkowe metadane opisujące dokument dla potrzeb generowania paczki archiwalnej przekazywanej do ADE – pozwala włączyć dodatkowe pola, które pojawią się w module Sprawy i pozwoli na przenoszenie dokumentów do archiwum oraz przerejestrowanie spraw;
- Kontrola dokumentów powiązanych ze sprawą – umożliwia dodatkową kontrolę dokumentów powiązanych ze sprawą. Przy dołączaniu dokumentu do sprawy pojawi się monit o konieczności uzupełnienia metadanych. Dodatkowo nie będzie można zamknąć sprawy, która nie ma uzupełnionych metadanych. Nie będzie można również zamknąć sprawy w trybie EZD, która ma dokument bez rejestracji w składzie chronologicznym. Analogicznie nie będzie można również zamknąć tradycyjnej sprawy, która posiada dokument zarejestrowany w składzie chronologicznym;
- Automatyczne przekazywanie spraw do archiwum zakładowego – pozwala na wymuszenie automatycznego przekazywania do archiwum spraw prowadzonych w trybie EZD. Po kliknięciu przycisku ZMIEŃ możliwe jest ustawienie dokładnego harmonogramu, według którego przekazanie będzie się odbywać. W przypadku wyboru lat czas jest liczony od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona. Na przykład sprawa zamknięta 2023-03-11 zostanie zarchiwizowana w 2026 roku.
