Sprawy

Z poziomu zakładki SPRAWY archiwista może przeglądać sprawy przekazane do archiwum. Zakładka ta jest dostępna również dla innych użytkowników posiadających dostęp do modułu, z tą różnicą, że pozostałe osoby widzą tylko te sprawy zarejestrowane w teczkach komórek organizacyjnych, do których mają aktualnie nadany dostęp. Pracownik posiadający dostęp do komórki organizacyjnej, widzi wszystkie sprawy przekazane do archiwum w teczkach przypisanych do tej komórki. Warto też mieć na uwadze kolor ikony sprawy. Jeżeli jest on zielony, oznacza to, że jest ona prowadzona w trybie EZD.

Zakładka dostępna dla użytkownika z uprawnieniami Archiwum – prowadzenie i zarządzanie archiwum.

Sprawa przekazana do archiwum jest oznaczona szarfą Zarchiwizowano. Sprawa taka jest zablokowana do modyfikacji. Stąd archiwista może wykonać kilka dedykowanych funkcji:

• Edytuj – pozwala poddać edycji sprawę. Sprawa ze statusem Zarchiwizowano jest zablokowana do edycji;
• Zwróć – zwrócić sprawę prowadzącym: ze sprawy zostanie usunięty atrybut zarchiwizowano, a tym samym wszystkie osoby uprawnione do modyfikacji sprawy będą mogły uzupełnić opis lub wznowić jej prowadzony (prowadzący sprawę otrzymuje powiadomienie o zwróceniu sprawy);
• Przyjmij – ponownie nadać sprawie atrybut Zarchiwizowano;
• Udostępnij – zmienić uprawnienia do sprawy (sprawa może zostać udostępniona osobie lub grupie osób);
• Eksportu do –pozwala na wykonanie spisu spraw w formacie Excel lub utworzenie paczkiarchiwalnej.

Sprawa może zostać zwrócona na przykład w celu wznowienia lub uzupełnienia metadanych dokumentacji.

Aby zwrócić sprawę, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki SPRAWY;
2. na liście zaznaczyć pozycje, dla których planowany jest zwrot. Wystarczy kliknąć kwadraciki przed polem Znak sprawy i ustawić tzw. „ptaszka”;
3. kliknąć Zwróć;

4. w nowym oknie kliknąć TAK, aby potwierdzić wykonanie zwrotu. Status sprawy zostanie wyczyszczony.

Aby przyjąć sprawę, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki SPRAWY;
2. na liście zaznaczyć pozycje, dla których planowane jest przyjęcie. Wystarczy kliknąć kwadraciki przed polem Znak sprawy i ustawić tzw. „ptaszka”;
3. kliknąć Przyjmij;

4. w nowym oknie kliknąć TAK, aby potwierdzić wykonanie zwrotu. Status sprawy zostanie ustawiony na W ARCHIWUM.

Aby udostępnić sprawę, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki SPRAWY;
2. na liście zaznaczyć pozycje, dla których planowane jest udostępnienie. Wystarczy kliknąć kwadraciki przed polem Znak sprawy i ustawić tzw. „ptaszka”;
3. kliknąć Udostępnij;

4. w nowym oknie:
   • w polu Pracownicy kliknąć i wybrać z listy odpowiednią osobę;
   • w polu Grupy kliknąć i wybrać z listy odpowiednią grupę;
   • do każdego z pól można wprowadzić kilka osób lub grup;
5. kliknąć WYKONAJ.

Aby wykonać spis w formacie Excela, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki SPRAWY;
2. kliknąć Eksportuj do,a potem Excel;

3. w tej chwili rozpocznie się generowanie pliku Excel, a następnie jego pobieranie i zapisywanie na dysku komputera.

Aby utworzyć paczkę archiwalną, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki SPRAWY;
2. na liście zaznaczyć pozycje, dla których planowane jest utworzenie paczki archiwalnej. Wystarczy kliknąć kwadraciki przed polem Znak sprawy i ustawić tzw. „ptaszka”;
3. kliknąć Eksportuj do,a potem Paczka archiwalna;

4. w nowym oknie kliknąć TAK, by potwierdzić generowanie paczki. Następnie pobrany zostanie plik w formacie ZIP zawierający wybrane dokumenty.

Aby edytować sprawę, należy:

1. włączyć moduł Archiwum i przejść do zakładki SPRAWY;
2. wykonać zwrot sprawy zgodny z opisem zamieszczonym wcześniej;
3. zaznaczyć sprawę i kliknąć Edytuj;
4. w nowym oknie wprowadzić zmiany w sprawie.

Jeżeli sprawa została wcześniej zarchiwizowana, to najpierw należy ją wycofać z archiwum, a potem oznaczyć jako otwartą. Dopiero po wykonaniu tych operacji będzie można przeprowadzić jej edycję.