Loading...

Zarządzanie umowami finansowymi i zabezpieczeniami

Umowy mogą mieć różny charakter. Niektóre dotyczą współpracy, a inne niosą za sobą konkretne skutki finansowe. System Ready_TM w ramach modułu Umowy pozwala na wygodne zarządzanie umowami finansowymi i danymi, które są tutaj ważnym elementem.

Rejestracja umowy finansowej

Aby dodać umowę finansową do modułu Umowy, należy:

  1. włączyć moduł Umowy;
  2. kliknąć BAZA UMÓW. Użytkownik musi mieć nadany odpowiedni dostęp, aby zobaczyć tę opcję. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
  3. kliknąć przycisk Dodaj umowę;
  4. otwarte zostanie nowe okno, które wymaga uzupełnienia kluczowych danych:
    • Tytuł/Podmiot umowy – pozwala na wpisanie tematu umowy (pole obowiązkowe);
    • Strona umowy – domyślnie zawiera dane podmiotu, który korzysta z systemu Ready_TM i dokonuje rejestracji umowy w systemie. Aby to zmienić, należy rozwinąć listę i wybrać podmiot na niej widoczny. Lista zawiera jedynie te podmioty, które ustawiono w strukturze organizacyjnej jednostki;
    • Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – wymaga ustawienia podmiotu, z którym zawarto umowę. Jeżeli podmiot jest dodany w systemie (w module Klienci), należy wpisać fragment jego nazwy i kliknąć przycisk lupy. Następnie z listy należy wybrać odpowiedni podmiot. W przypadku braku podmiotu można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt;
    • Dział odpowiedzialny – daje możliwość powiązania umowy z konkretnym działem w ramach organizacji, który odpowiada na przykład za realizację umowy. Wybór działu ogranicza się do rozwinięcia listy i wskazania go;
    • Kategoria/Teczka– umowa jest przechowywana w teczce, którą należy w tym miejscu wskazać (pole obowiązkowe). Wybór teczki odbywa się przez wskazanie pozycji na rozwijanej liście. Więcej informacji na temat teczek znajduje się w oddzielnym artykule;
    • Projekt – umowa może być częścią większego projektu, który można wskazać w polu. Należy rozwinąć listę i wskazać odpowiedni projekt. Jeżeli projektu nie ma na liście, należy go utworzyć w module Projekty;
    • Numer umowy – pozwala na wpisanie numeru umowy, pod którym dokument ma być zarejestrowany w systemie. W przypadku włączenia opcji Generuj numer system sam utworzy odpowiedni numer;
    • Numer umowy klienta – pozwala na wpisanie numeru umowy klienta. Opcja ta przydaje się w sytuacji, gdy to druga strona sporządziła umowę;
    • Uwagi – pole na wpisanie dodatkowych uwag na temat umowy. Wykorzystanie pola zależy między innymi od potrzeb użytkownika czy przyjętych założeń;
    • Data podpisania – w tym miejscu należy ustawić datę podpisania umowy, wystarczy kliknąć pole, a potem w oknie kalendarza wskazać odpowiednią datę;
    • Data obowiązywania – w polach Od i Do należy ustawić okres, w którym obowiązuje umowa. Ustawienie daty ogranicza się do kliknięcia pola i wybrania odpowiednich terminów w kalendarzu. Pole ma duże znaczenie podczas zarządzania umowami oraz oznaczania ich jako obowiązujące lub wygasłe. Poza tym na bazie pola działa system ustawień przypomnień o wygaśnięciu umowy. Jeżeli umowa obowiązuje bezterminowo, należy zaznaczyć pole bezterminowa. W tym przypadku nie ma możliwości ustawienia daty w polu Do;
Rejestracja umowy finansowej - krok pierwszy
Rejestracja umowy finansowej – krok pierwszy
  1. włączyć opcję Umowa finansowa, a następnie wpisać stosowną kwotę w polu Wartość umowy. Dodatkowo w polu Typ umowy finansowej należy wybrać z listy jedną z dostępnych wartości – Zakup lub Sprzedaż;
  2. po uzupełnieniu pól według potrzeb należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
  3. w tej chwili otwarte zostanie nowe okno, w którym znajdą się szczegółowe informacje na temat umowy. W zakładce Podsumowanie można sprawdzić poprawność wprowadzonych danych;
Rejestracja umowy finansowej - krok drugi
Rejestracja umowy finansowej – krok drugi
  1. kolejnym krokiem jest podłączenie dokumentu umowy. W tym celu należy kliknąć opcję DODAJ ZAŁĄCZNIK;
  2. w nowym należy oknie kliknąć zakładkę Załączniki:
    • umowa ma postać pliku – kliknąć przycisk Dodaj, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i kliknąć przycisk Otwórz. Plik zostanie przesłany na serwer i zapisany w zakładce Załączniki;
    • umowa ma postać papierową – kliknąć przycisk Skanuj i postępować zgodnie z instrukcją. Konieczne jest wcześniejsze skonfigurowanie skanera w systemie Ready_TM. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
Rejestracja umowy finansowej - krok trzeci
Rejestracja umowy finansowej – krok trzeci
  1. po dodaniu załącznika lub załączników z umową należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknąć aktywne okno;
  2. na ekranie monitora pozostanie widok okna umowy. W polu Załącznik umowy pojawi się informacja na temat załącznika. Należy zwrócić uwagę na status załącznika umowy, który powinien mieć postać PODPISANA OBUSTRONNIE;
Rejestracja umowy finansowej - krok czwarty
Rejestracja umowy finansowej – krok czwarty
  1. w zakładce Finansowe pojawią się szczegółowe informacje na temat finansów związanych z umową. Kolorowe prostokąty zawierają informację na temat wartości umowy, wykorzystania środków oraz procentowego wykorzystania środków.
Rejestracja umowy finansowej - krok piąty
Rejestracja umowy finansowej – krok piąty

Zabezpieczenia umowy finansowej

Moduł Umowy w przypadku umów finansowych daje możliwość ustawienia zabezpieczenia. Rozwiązanie to jest stosowane w przypadku niektórych umów oraz współpracy, która może rodzić ryzyko finansowe.

Aby zdefiniować zabezpieczenie na umowie, należy:

  1. zarejestrować umowę finansową według instrukcji zamieszczonej w oddzielnym artykule;
  2. w module Umowy odszukać uprzednio zarejestrowaną umowę finansową. Można do tego celu użyć filtrów albo wyszukiwarki. Następnie należy dwukrotnie kliknąć umowę tak, by otworzyć okno szczegółów;
  3. przejść do zakładki Finansowe i kliknąć opcję DODAJ widoczną przy sekcji Zabezpieczenia umowy;
  4. w nowym oknie wybrać jedną z form zabezpieczenia. W zależności od wybranej formy kolejne kroki będą przebiegać inaczej;
Zabezpieczenia umowy finansowej - krok pierwszy
Zabezpieczenia umowy finansowej – krok pierwszy
  1. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa – po wybraniu tej opcji należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Informacja o gwarancji zostanie dodana w ramach sekcji Zabezpieczenia umowy;
Zabezpieczenia umowy finansowej - krok drugi
Zabezpieczenia umowy finansowej – krok drugi
  1. Kaucja – po wybraniu tej opcji zabezpieczenia w nowym oknie należy zdefiniować konkretne wartości zabezpieczenia, które pojawią się na ekranie monitora:
    • % kaucji od wartości umowy – jest to procent wartości umowy, który zostaje zatrzymany od wystawionej faktury;
    • % redukcji po odbiorze końcowym – procent od wartości kaucji, który jest zatrzymany do odbioru końcowego;
    • Termin zwrotu kaucji – dotyczy terminu zwrotu % redukcji po odbiorze końcowym. Data jest wykorzystywana przez moduł płatności przy tworzeniu zapisu o terminie płatności kaucji;
    • Warunki potrącenia kaucji – ustala, w jaki sposób realizowane są potrącenia z każdej faktury, z pierwszej faktury lub inne – wybór tego rozwiązania powoduje brak obliczeń kaucji na fakturach i brak automatów tworzących płatności;
Zabezpieczenia umowy finansowej - krok trzeci
Zabezpieczenia umowy finansowej – krok trzeci
  1. kliknąć przycisk ZAPISZ. Zapis o aukcji pojawi się w sekcji zabezpieczeń;
Zabezpieczenia umowy finansowej - krok czwarty
Zabezpieczenia umowy finansowej – krok czwarty
  1. raz ustawione zabezpieczenia można usunąć. W tym celu należy kliknąć opcję USUŃ, która pojawi się w sekcji zabezpieczeń. Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia, które sprowadza się do kliknięcia przycisku TAK w oknie z ostrzeżeniem;
  2. raz ustawione zabezpieczenia można poddać edycji. W tym celu należy kliknąć opcję EDYTUJ. W przypadku gwarancji bankowej edycja pozwala na zmianę formy zabezpieczenia na kaucję. W przypadku kaucji możliwe jest skorygowanie wprowadzonych wartości.

Umowy, dla których ustawiono zabezpieczenia, można w prosty sposób odfiltrować. Wystarczy skorzystać z zakładki ZABEZPIECZENIA.

Za pomocą filtrów można łatwo odszukać umowy z zabezpieczeniem
Za pomocą filtrów można łatwo odszukać umowy z zabezpieczeniem

Ustawianie powiązania faktury z umową

System Ready_TM posiada moduł o nazwie Faktury zakupy, który służy do rejestracji faktur. Moduł ten został opisany w oddzielnym artykule. W tym miejscu należy jedynie wskazać, że umowa może zostać powiązana z fakturą, którą zarejestrowano w module Faktury zakupu.

Aby powiązać fakturę zakupu z umową, należy:

  1. włączyć moduł Faktury zakupu;
  2. korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odszukać fakturę;
  3. dwukrotnie kliknąć fakturę, by otworzyć okno podglądu;
  4. przejść do zakładki Powiązania;
  5. kliknąć opcję Powiąż z umową;
Ustawianie powiązania faktury z umową
Ustawianie powiązania faktury z umową
  1. w nowym oknie z listy należy wybrać odpowiednią umowę;
Ustawianie powiązania faktury z umową - ciąg dalszy
Ustawianie powiązania faktury z umową – ciąg dalszy
  1. kliknąć przycisk ZAPISZ.

Należy pamiętać o tym, że powiązanie faktury z umową może wykonać osoba, która ma odpowiednie uprawnienia. Poza tym powiązanie możliwe jest do wykonania w ramach faktury i umowy dotyczącej jednego kontrahenta. Dodatkowo umowa musi mieć status OBOWIĄZUJĄCA. Informacje o fakturze pojawią się w zakładce Finansowe konkretnej umowy. W przypadku umowy, która posiada zabezpieczenie kaucją, pojawi się dodatkowo informacja o kwocie kaucji, która powinna zostać potrącona przy płatności.

Informacja o powiązanej fakturze
Informacja o powiązanej fakturze

Ustawianie powiązania umowy finansowej z samymi kosztami na fakturze

Sam proces powiązania umowy finansowej z konkretnym kosztem odbywa nieco inaczej niż miało to miejsce w przypadku łączenia umowy z fakturą.

Aby powiązać umowę finansową z samymi kosztami na fakturze, należy:

  1. włączyć moduł Faktury zakupu;
  2. korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odszukać fakturę;
  3. dwukrotnie kliknąć fakturę, by otworzyć okno podglądu;
    • przejść do zakładki Koszty,
    • jeżeli w zakładce zdefiniowano już koszty, należy poddać edycji wybraną pozycję – można ją kliknąć dwukrotnie,
    • jeżeli nie ma jeszcze kosztów kliknąć Nowy (zielony plus),
  1. w nowym oknie należy:
    • jeżeli tworzymy nowy koszt – uzupełnić wymagane pola,
    • w polu Sprawa wpisać fragment nazwy sprawy a następnie kliknąć lupę i z wyników wyszukiwania wybrać odpowiednią sprawę,
  2. kliknąć ZAPISZ I ZAMKNIJ,
  3. w module Umowy po otwarciu konkretnej umowy w zakładce Finansowe pojawi się odpowiednie powiązanie.

Jeżeli pole Sprawa będzie niedostępne do edycji, należy:

  1. kliknąć prawym przyciskiem myszy w pole Sprawa, dokładnie w jego nazwę,
  2. z menu wybrać Zarządzaj uprawnieniami do pól,
  1. w nowym oknie:
    • Pole formularza – kliknąć i z listy wybrać Sprawa,
    • Wybierz listę – w zależności od tego komu ma zostać nadane uprawnienie wybrać Lista użytkowników lub Lista grup,
    • w sekcji Pracownicy / Lista grup wskazać konkretną osobę / grupę i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo,
    • zaznaczyć opcję Odczyt/Zapis w zależności od rodzaju uprawnienia i kliknąć OK,
    • osoba lub grupa przeskoczy to kolumny Uprawnieni,
  1. kliknąć ZAMKNIJ,

Tworzenie płatności do faktury z powiązaną umową

Tworzenie płatności dotyczących faktur powiązanych z konkretną umową jest realizowane w module Płatności, który opisano w oddzielnym artykule.

Koszty Ogólne Budowy (KOB)

Moduł Umowy umożliwia zapisywanie informacji o Kosztach Ogólnych Budowy (KOB) zawartych w uzgodnieniach przechowywanych umów. Narzędzie to wymaga uprzedniego włączenia (Ustawienia Aplikacji/Umowy/Ustawienia, należy włączyć opcję Rozszerzenie dla sektora budowlanego – Koszty Ogólne Budowy (KOB)).

Po aktywacji funkcji KOB w zakładce Finansowe (tylko dla umów finansowych) pojawi się dodatkowa pozycja o nazwie Partycypacja w Kosztach Ogólnych Budowy (KOB).

Informacje na temat KOB
Informacje na temat KOB

Aby zdefiniować wartość partycypacji, należy:

  1. zarejestrować umowę i ustawić ją jako umowę finansową. Opis całego procesu zamieszczono w oddzielnym artykule;
  2. otworzyć umowę i przejść do zakładki Finansowe, a potem kliknąć opcję KOSZTY BUDOWY;
  3. w nowym oknie:
    • Tytuł partycypacji – wprowadzić opis/nazwę;
    • Rodzaj partycypacji – wybrać z listy, czy partycypacja będzie mieć charakter procentowy czy kwotowy. Wybór ma wpływ na nazwę opcji opisanej w kolejnym podpunkcie;
    • % partycypacji lub kwota partycypacji – wpisać procentową lub kwotową wartość partycypacji;
Definiowanie wartości partycypacji - krok pierwszy
Definiowanie wartości partycypacji
  1. kliknąć przycisk ZAPISZ. Informacja o dodanej partycypacji pojawi się w zakładce Finansowew sekcji Partycypacja w Kosztach Ogólnych Budowy (KOB).
Definiowanie wartości partycypacji - ciąg dalszy
Definiowanie wartości partycypacji – ciąg dalszy

Należy pamiętać o tym, że partycypacja procentowa będzie liczona w oparciu o wartość umowy, którą można zdefiniować podczas rejestracji dokumentu.

Illustration
Top