Zarządzanie umowami finansowymi i zabezpieczeniami

• Rejestracja umowy finansowej
• Zabezpieczenia umowy finansowej
• Ustawianie powiązania faktury z umową
• Ustawianie powiązania umowy finansowej z samymi kosztami na fakturze
• Tworzenie płatności do faktury z powiązaną umową
• Koszty Ogólne Budowy (KOB)

Umowy mogą mieć różny charakter. Niektóre dotyczą współpracy, a inne niosą za sobą konkretne skutki finansowe. System Ready_^TM w ramach modułu Umowy pozwala na wygodne zarządzanie umowami finansowymi i danymi, które są tutaj ważnym elementem.

Rejestracja umowy finansowej

Aby dodać umowę finansową do modułu Umowy, należy:

1. włączyć moduł Umowy;
2. kliknąć BAZA UMÓW. Użytkownik musi mieć nadany odpowiedni dostęp, aby zobaczyć tę opcję. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
3. kliknąć przycisk Dodaj umowę;
4. otwarte zostanie nowe okno, które wymaga uzupełnienia kluczowych danych:
   • Tytuł/Podmiot umowy – pozwala na wpisanie tematu umowy (pole obowiązkowe);
   • Strona umowy – domyślnie zawiera dane podmiotu, który korzysta z systemu Ready_^TM i dokonuje rejestracji umowy w systemie. Aby to zmienić, należy rozwinąć listę i wybrać podmiot na niej widoczny. Lista zawiera jedynie te podmioty, które ustawiono w strukturze organizacyjnej jednostki;
   • Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – wymaga ustawienia podmiotu, z którym zawarto umowę. Jeżeli podmiot jest dodany w systemie (w module Klienci), należy wpisać fragment jego nazwy i kliknąć przycisk lupy. Następnie z listy należy wybrać odpowiedni podmiot. W przypadku braku podmiotu można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt;
   • Dział odpowiedzialny – daje możliwość powiązania umowy z konkretnym działem w ramach organizacji, który odpowiada na przykład za realizację umowy. Wybór działu ogranicza się do rozwinięcia listy i wskazania go;
   • Kategoria/Teczka– umowa jest przechowywana w teczce, którą należy w tym miejscu wskazać (pole obowiązkowe). Wybór teczki odbywa się przez wskazanie pozycji na rozwijanej liście. Więcej informacji na temat teczek znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Projekt – umowa może być częścią większego projektu, który można wskazać w polu. Należy rozwinąć listę i wskazać odpowiedni projekt. Jeżeli projektu nie ma na liście, należy go utworzyć w module Projekty;
   • Numer umowy – pozwala na wpisanie numeru umowy, pod którym dokument ma być zarejestrowany w systemie. W przypadku włączenia opcji Generuj numer system sam utworzy odpowiedni numer;
   • Numer umowy klienta – pozwala na wpisanie numeru umowy klienta. Opcja ta przydaje się w sytuacji, gdy to druga strona sporządziła umowę;
   • Uwagi – pole na wpisanie dodatkowych uwag na temat umowy. Wykorzystanie pola zależy między innymi od potrzeb użytkownika czy przyjętych założeń;
   • Data podpisania – w tym miejscu należy ustawić datę podpisania umowy, wystarczy kliknąć pole, a potem w oknie kalendarza wskazać odpowiednią datę;
   • Data obowiązywania – w polach Od i Do należy ustawić okres, w którym obowiązuje umowa. Ustawienie daty ogranicza się do kliknięcia pola i wybrania odpowiednich terminów w kalendarzu. Pole ma duże znaczenie podczas zarządzania umowami oraz oznaczania ich jako obowiązujące lub wygasłe. Poza tym na bazie pola działa system ustawień przypomnień o wygaśnięciu umowy. Jeżeli umowa obowiązuje bezterminowo, należy zaznaczyć pole bezterminowa. W tym przypadku nie ma możliwości ustawienia daty w polu Do;

5. włączyć opcję Umowa finansowa, a następnie wpisać stosowną kwotę w polu Wartość umowy. Dodatkowo w polu Typ umowy finansowej należy wybrać z listy jedną z dostępnych wartości – Zakup lub Sprzedaż;
6. po uzupełnieniu pól według potrzeb należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
7. w tej chwili otwarte zostanie nowe okno, w którym znajdą się szczegółowe informacje na temat umowy. W zakładce Podsumowanie można sprawdzić poprawność wprowadzonych danych;

8. kolejnym krokiem jest podłączenie dokumentu umowy. W tym celu należy kliknąć opcję DODAJ ZAŁĄCZNIK;
9. w nowym należy oknie kliknąć zakładkę Załączniki:
   • umowa ma postać pliku – kliknąć przycisk Dodaj, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i kliknąć przycisk Otwórz. Plik zostanie przesłany na serwer i zapisany w zakładce Załączniki;
   • umowa ma postać papierową – kliknąć przycisk Skanuj i postępować zgodnie z instrukcją. Konieczne jest wcześniejsze skonfigurowanie skanera w systemie Ready_^TM. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;

7. po dodaniu załącznika lub załączników z umową należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknąć aktywne okno;
8. na ekranie monitora pozostanie widok okna umowy. W polu Załącznik umowy pojawi się informacja na temat załącznika. Należy zwrócić uwagę na status załącznika umowy, który powinien mieć postać PODPISANA OBUSTRONNIE;

9. w zakładce Finansowe pojawią się szczegółowe informacje na temat finansów związanych z umową. Kolorowe prostokąty zawierają informację na temat wartości umowy, wykorzystania środków oraz procentowego wykorzystania środków.

Zabezpieczenia umowy finansowej

Moduł Umowy w przypadku umów finansowych daje możliwość ustawienia zabezpieczenia. Rozwiązanie to jest stosowane w przypadku niektórych umów oraz współpracy, która może rodzić ryzyko finansowe.

Aby zdefiniować zabezpieczenie na umowie, należy:

1. zarejestrować umowę finansową według instrukcji zamieszczonej w oddzielnym artykule;
2. w module Umowy odszukać uprzednio zarejestrowaną umowę finansową. Można do tego celu użyć filtrów albo wyszukiwarki. Następnie należy dwukrotnie kliknąć umowę tak, by otworzyć okno szczegółów;
3. przejść do zakładki Finansowe i kliknąć opcję DODAJ widoczną przy sekcji Zabezpieczenia umowy;
4. w nowym oknie wybrać jedną z form zabezpieczenia. W zależności od wybranej formy kolejne kroki będą przebiegać inaczej;

5. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa – po wybraniu tej opcji należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Informacja o gwarancji zostanie dodana w ramach sekcji Zabezpieczenia umowy;

6. Kaucja – po wybraniu tej opcji zabezpieczenia w nowym oknie należy zdefiniować konkretne wartości zabezpieczenia, które pojawią się na ekranie monitora:
   • % kaucji od wartości umowy – jest to procent wartości umowy, który zostaje zatrzymany od wystawionej faktury;
   • % redukcji po odbiorze końcowym – procent od wartości kaucji, który jest zatrzymany do odbioru końcowego;
   • Termin zwrotu kaucji – dotyczy terminu zwrotu % redukcji po odbiorze końcowym. Data jest wykorzystywana przez moduł płatności przy tworzeniu zapisu o terminie płatności kaucji;
   • Warunki potrącenia kaucji – ustala, w jaki sposób realizowane są potrącenia z każdej faktury, z pierwszej faktury lub inne – wybór tego rozwiązania powoduje brak obliczeń kaucji na fakturach i brak automatów tworzących płatności;

7. kliknąć przycisk ZAPISZ. Zapis o aukcji pojawi się w sekcji zabezpieczeń;

8. raz ustawione zabezpieczenia można usunąć. W tym celu należy kliknąć opcję USUŃ, która pojawi się w sekcji zabezpieczeń. Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia, które sprowadza się do kliknięcia przycisku TAK w oknie z ostrzeżeniem;
9. raz ustawione zabezpieczenia można poddać edycji. W tym celu należy kliknąć opcję EDYTUJ. W przypadku gwarancji bankowej edycja pozwala na zmianę formy zabezpieczenia na kaucję. W przypadku kaucji możliwe jest skorygowanie wprowadzonych wartości.

Umowy, dla których ustawiono zabezpieczenia, można w prosty sposób odfiltrować. Wystarczy skorzystać z zakładki ZABEZPIECZENIA.

Ustawianie powiązania faktury z umową

System Ready_^TM posiada moduł o nazwie Faktury zakupy, który służy do rejestracji faktur. Moduł ten został opisany w oddzielnym artykule. W tym miejscu należy jedynie wskazać, że umowa może zostać powiązana z fakturą, którą zarejestrowano w module Faktury zakupu.

Aby powiązać fakturę zakupu z umową, należy:

1. włączyć moduł Faktury zakupu;
2. korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odszukać fakturę;
3. dwukrotnie kliknąć fakturę, by otworzyć okno podglądu;
4. przejść do zakładki Powiązania;
5. kliknąć opcję Powiąż z umową;

6. w nowym oknie z listy należy wybrać odpowiednią umowę;

7. kliknąć przycisk ZAPISZ.

Należy pamiętać o tym, że powiązanie faktury z umową może wykonać osoba, która ma odpowiednie uprawnienia. Poza tym powiązanie możliwe jest do wykonania w ramach faktury i umowy dotyczącej jednego kontrahenta. Dodatkowo umowa musi mieć status OBOWIĄZUJĄCA. Informacje o fakturze pojawią się w zakładce Finansowe konkretnej umowy. W przypadku umowy, która posiada zabezpieczenie kaucją, pojawi się dodatkowo informacja o kwocie kaucji, która powinna zostać potrącona przy płatności.

Ustawianie powiązania umowy finansowej z samymi kosztami na fakturze

Sam proces powiązania umowy finansowej z konkretnym kosztem odbywa nieco inaczej niż miało to miejsce w przypadku łączenia umowy z fakturą.

Aby powiązać umowę finansową z samymi kosztami na fakturze, należy:

1. włączyć moduł Faktury zakupu;
2. korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odszukać fakturę;
3. dwukrotnie kliknąć fakturę, by otworzyć okno podglądu;
   • przejść do zakładki Koszty,
   • jeżeli w zakładce zdefiniowano już koszty, należy poddać edycji wybraną pozycję – można ją kliknąć dwukrotnie,
   • jeżeli nie ma jeszcze kosztów kliknąć Nowy (zielony plus),

4. w nowym oknie należy:
   • jeżeli tworzymy nowy koszt – uzupełnić wymagane pola,
   • w polu Sprawa wpisać fragment nazwy sprawy a następnie kliknąć lupę i z wyników wyszukiwania wybrać odpowiednią sprawę,
5. kliknąć ZAPISZ I ZAMKNIJ,
6. w module Umowy po otwarciu konkretnej umowy w zakładce Finansowe pojawi się odpowiednie powiązanie.

Jeżeli pole Sprawa będzie niedostępne do edycji, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy w pole Sprawa, dokładnie w jego nazwę,
2. z menu wybrać Zarządzaj uprawnieniami do pól,

3. w nowym oknie:
   • Pole formularza – kliknąć i z listy wybrać Sprawa,
   • Wybierz listę – w zależności od tego komu ma zostać nadane uprawnienie wybrać Lista użytkowników lub Lista grup,
   • w sekcji Pracownicy / Lista grup wskazać konkretną osobę / grupę i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo,
   • zaznaczyć opcję Odczyt/Zapis w zależności od rodzaju uprawnienia i kliknąć OK,
   • osoba lub grupa przeskoczy to kolumny Uprawnieni,

4. kliknąć ZAMKNIJ,

Tworzenie płatności do faktury z powiązaną umową

Tworzenie płatności dotyczących faktur powiązanych z konkretną umową jest realizowane w module Płatności, który opisano w oddzielnym artykule.

Koszty Ogólne Budowy (KOB)

Moduł Umowy umożliwia zapisywanie informacji o Kosztach Ogólnych Budowy (KOB) zawartych w uzgodnieniach przechowywanych umów. Narzędzie to wymaga uprzedniego włączenia (Ustawienia Aplikacji/Umowy/Ustawienia, należy włączyć opcję Rozszerzenie dla sektora budowlanego – Koszty Ogólne Budowy (KOB)).

Po aktywacji funkcji KOB w zakładce Finansowe (tylko dla umów finansowych) pojawi się dodatkowa pozycja o nazwie Partycypacja w Kosztach Ogólnych Budowy (KOB).

Aby zdefiniować wartość partycypacji, należy:

1. zarejestrować umowę i ustawić ją jako umowę finansową. Opis całego procesu zamieszczono w oddzielnym artykule;
2. otworzyć umowę i przejść do zakładki Finansowe, a potem kliknąć opcję KOSZTY BUDOWY;
3. w nowym oknie:
   • Tytuł partycypacji – wprowadzić opis/nazwę;
   • Rodzaj partycypacji – wybrać z listy, czy partycypacja będzie mieć charakter procentowy czy kwotowy. Wybór ma wpływ na nazwę opcji opisanej w kolejnym podpunkcie;
   • % partycypacji lub kwota partycypacji – wpisać procentową lub kwotową wartość partycypacji;

4. kliknąć przycisk ZAPISZ. Informacja o dodanej partycypacji pojawi się w zakładce Finansowew sekcji Partycypacja w Kosztach Ogólnych Budowy (KOB).

Należy pamiętać o tym, że partycypacja procentowa będzie liczona w oparciu o wartość umowy, którą można zdefiniować podczas rejestracji dokumentu.