Moduł KSeF nie należy do grupy rozbudowanych aplikacji dostępnych w ramach systemu Ready_TM. Użytkownik za pomocą tego modułu może wykonać trzy zasadnicze operacje: przeglądanie zapisanych dokumentów wraz z powiązaniami, import faktury z pliku XML oraz import faktur z bazy KSeF.
- Przeglądanie faktur,
- Import e-faktury z pliku XML,
- Import e-faktur z bazy KSeF,
- Import automatyczny.
Przeglądanie faktur
Moduł KSeF wyświetla listę faktur, które można przeszukiwać i filtrować za pomocą rozwiązań opisanych w oddzielnym artykule. Każdą pozycję widoczną na liście można obejrzeć. W tym celu wystarczy kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy odpowiednią pozycję. Na ekranie pojawi się okno podglądu faktury w ramach modułu Faktury zakupu lub Faktury sprzedaży.
Użytkownik ma możliwość przejrzenia wszystkich interesujących go danych. Dodatkowo możliwe jest uruchomienie procesu obiegu faktury.
Więcej informacji na temat faktur znajduje się w oddzielnych sekcjach pomocy poświęconych modułowi Faktury zakupu.
Dodatkowo kliknięcie ikony w kolumnie XML spowoduje otwarcie fizycznego podglądu faktury.
Natomiast kliknięcie nazwy widocznej w kolumnie Sprzedawca otworzy kartotekę klienta wraz z historią wszystkich faktur, które zostały przez niego wystawione. Dane są prezentowane w ramach modułu Klienci, który opisano szerzej w oddzielnym artykule.
Import e-faktury z pliku XML
Użytkownik modułu KSeF może ręcznie zaimportować informację o e-fakturze do systemu. Cała operacja sprowadza się do kilku prostych kroków, które opisano poniżej. Ważne jest to, aby użytkownik posiadał specjalny plik XML z danymi ustrukturyzowanej e-faktury.
Aby zaimportować plik XML do modułu KSeF, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w sekcji KSEF przejść do zakładki KONFIGURACJA i kliknąć przycisk OTWÓRZ obok opcji Moduł KSeF;
- w oknie modułu KSeF kliknąć przycisk Importuj z pliku;
- w nowym oknie w polu Wybierz plik XML z e-fakturą kliknąć trzy kropki, następnie wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz;
- w polu Jednostka rozliczeniowa ustawić właściwą jednostkę;
- pola Numer KSeF oraz Data KSeF uzupełnią się automatycznie;
- kliknąć IMPORTUJ. Faktura zostanie zaimportowana do systemu i pojawi się na liście. Dodatkowo otwarte zostanie okno podglądu dokumentu faktury.
Import e-faktur z bazy KSeF
Użytkownik może dokonać importu e-faktur z bazy KSeF. Oznacza to, że dane zostaną pobrane z chmury i zaimportowane do modułu KSeF w systemie Ready_TM.
Aby zaimportować e-faktury z chmury KSeF, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w sekcji KSEF przejść do zakładki KONFIGURACJA i kliknąć przycisk OTWÓRZ obok opcji Moduł KSeF;
- w oknie modułu KSeF kliknąć przycisk Pobierz z KSeF;
- w nowym oknie:
- zaznaczyć przynajmniej jeden typ faktury – zakupowa, sprzedażowa;
- określić Datę od i Datę do;
- kliknąć POBIERZ;
- faktury spełniające zadane kryteria zostaną pobrane z chmury i zaimportowane do modułu KSeF. Użytkownik będzie miał możliwość pracy z dokumentem tak samo, jak w przypadku faktur zaimportowanych z pliku XML.
Import automatyczny
System Ready_TM na etapie wdrożenia może zostać tak skonfigurowany, że import faktur odbywa się w sposób automatyczny. Więcej informacji na ten temat posiada opiekun odpowiedzialny za wdrożenie systemu Ready_TM do organizacji.