Wprowadzenie

W każdej organizacji na pewnym etapie pracy pojawiają się faktury za zakupione materiały lub elementy wyposażenia. Rolą księgowości jest zapanowanie nad fakturami zakupowymi. Jednak aby było to możliwe, wcześniej jest niezbędne ich opisanie, przydzielenie do odpowiednich miejsc powstawania kosztów i szereg innych działań, które zajmują czas i zasoby.

System Ready_^TM został wyposażony w moduł o nazwie Faktury zakupu, który usprawnia cały proces od pojawienia się faktury zakupowej, aż do jej zaksięgowania w odpowiedni sposób. Dodatkowo cały proces jest powiązany z innymi modułami systemu. Oznacza to, że w prosty sposób można obsłużyć na przykład fakturę, która dotarła do organizacji drogą mailową.

Najważniejsze funkcjonalności oferowane przez moduł Faktury zakupu to:

1. Workflow:
   1. wybór procedury zależny od typu dokumentu księgowego, jednostki rozliczeniowej firmy (spółki), formy płatności, kwoty, kontrahenta;
   2. skrócony proces obiegu dla stałych faktur poprzez zdefiniowanie dedykowanej ścieżki;
   3. możliwość ustawiania statusów spośród dostępnych: Rejestracja, Weryfikacja Formalna, Opis faktury, W akceptacji, Do wyjaśnienia, Zwrócona, W księgowości, Akceptacja płatności, Niezaakceptowana, Główny księgowy, Akceptacja zarządu, Zwrócona do kontrahenta, Zatwierdzenie do ujęcia w księgach, Logistyka, Weryfikacja controllingu, Zakończono, Anulowana;
   4. automatyczne ustawianie statusów dla faktury na każdym etapie obiegu;
   5. możliwość komentowania dokumentu;
   6. pobieranie listy wprowadzonych faktur w XLS. W tym miejscu warto podkreślić, że system Ready_^TM  posiada specjalne narzędzia, które pozwalają na eksport do używanych systemów księgowych;
   7. wydruk historii dekretacji faktury i podgląd historii dokumentu wraz z historią zmiany pól na szczegółach faktury;
2. Wprowadzanie OCR:
   1. wprowadzanie faktur z e-maila lub plików PDF do OCR;
   2. automatyczna rejestracja faktury w dziennikach faktur przychodzących i nadawanie indywidualnego konfigurowalnego wewnętrznego numeru dziennikowego;
   3. możliwość rejestracji ręcznej w dzienniku faktur przychodzących;
   4. numeracja faktur indywidualna dla każdej spółki;
   5. rejestracja za pomocą kodów kreskowych;
   6. automatyczny lub ręczny wybór ścieżki obiegu;
   7. faktura powtarzalna automatycznie rozpisze fakturę kosztowo;
3. Wybór osoby merytorycznej:
   1. możliwość wyboru wielu osób opisujących fakturę;
   2. łączenie wybranych osób z jednego działu do jednego etapu (wystarczy, że jedna osoba pobierze dokument do opisu, wtedy pozostałe nie muszą już go wykonywać);
   3. koszty mogą być rozpisane niezależnie i równocześnie przez wiele osób z różnych działów;
   4. listy dystrybucyjne – stałe listy osób, do których można wysłać faktury, na przykład Dział Marketingu, Kierownicy, Logistyka;
4. Opis kosztowy merytoryczny:
   1. koszty mogą być rozpisane niezależnie przez wiele osób z różnych działów;
   2. opisanie faktury z wykorzystaniem wbudowanych słowników – Projekt, MPK, RK i pięciu dodatkowych analityk;
   3. możliwość ograniczenia dla użytkownika widoczności listy kont analitycznych, co wpływa na zmniejszenie ilości błędów przy uzupełnianiu kosztów;
   4. weryfikacja rozpisania w 100% kosztów;
   5. weryfikacja wypełnienia wymaganych analityk na koszcie;
   6. import kosztów z szablonu XLS;
   7. import kosztów z załączników XLS do faktur paliwowych dla szablonów Orlen, BP i Flotex;
   8. wzorce kosztowe procentowe lub kwotowe rozpisujące całą fakturę lub wybraną pozycję kosztową indywidualne lub dostępne dla wszystkich pracowników;
   9. powiadomienie właściciela MPK o dodaniu kosztu na jego MPK przez osoby z innego działu;
5. Akceptacja faktury:
   1. wielostopniowa automatyczna mapa akceptacji wybierająca osobę lub osoby na podstawie:
      1. Wysokości kosztu;
      2. MPK;
      3. RK;
      4. numeru projektu;
      5. dodatkowej analityki;
      6. osoby opisującej koszt;
      7. kontrahenta;
   2. możliwość przypisania mapy akceptacji do zdefiniowanej ścieżki (na przykład inna mapa akceptacji dla faktur gotówkowych, a inna dla przelewowych);
   3. odrzucenie kosztu powoduje przekazanie faktury do osoby opisującej dany koszt;
   4. koszty zaakceptowane nie podlegają podwójnej akceptacji, jeśli po odrzuceniu nie były zmieniane;
   5. dedykowana plakietka dla osób akceptujących umożliwiająca szybkie zapoznanie się z fakturą i jej akceptację bez jej otwierania;
   6. grupowanie faktur do akceptacji i możliwości akceptacji zbiorczej, na przykład dla wybranego pracownika opisującego koszt czy rodzaju kosztu;
   7. akceptacja z aplikacji mobilnej;
6. Księgowość:
   1. pełne uprawnienia i przegląd faktur na każdym etapie obiegu dokumentu;
   2. możliwość przekazania faktury błędnie opisanej do wybranej osoby opisującej;
   3. możliwość przekazania faktury do wybranego akceptanta;
   4. automatyczne sprawdzenie, czy podatnik jest czynnym płatnikiem VAT;
   5. automatyczne lub ręczne sprawdzenie konta bankowego z białą listą;
   6. dla osób z Księgowości rejestrujących fakturę możliwość pominięcia etapów opisu merytorycznego i akceptacji, na przykład w przypadku faktur za energię czy stałych opłat;
   7. możliwość włączenia pobierania faktury do realizacji przez jedną osobę z Księgowości;
7. Uprawnienia do faktur:
   1. dostęp do faktur, w których procesie brano udział;
   2. przełożony ma dostęp do faktur swoich podwładnych. Dokładniej mówiąc, może je wyszukać w systemie, ale nie widzi ich w module Faktury zakupu. Można to zmienić, przypinając grupę do działu w ramach struktury organizacyjnej;
   3. możliwość przydzielania uprawnienia do podglądu faktury dla działu pracownika, który opisywał lub akceptował fakturę;
   4. ograniczenie dostępu do faktur (na przykład B2B) do osoby wprowadzającej, akceptującej i księgującej, tzw. faktury poufne;
   5. możliwość przypisania grupy mającej dostęp do wszystkich faktur danej ścieżki;
   6. możliwość przypisania grupy mającej dostęp do wszystkich faktur danej jednostki rozliczeniowej;
8. Wysyłanie powiadomień dot. Faktur
   1. ustawianie powiadomienia na e-mail o każdej fakturze do akceptacji;
   2. powiadomienie na aplikacji mobilnej o fakturze do akceptacji;
   3. możliwość włączenia zbiorczego e-maila do pracownika o nieopisanych fakturach;
   4. możliwość włączenia zbiorczego e-maila do pracownika o przeterminowanych fakturach;
9. Proformy
   1. rozpoznanie niepowiązanych faktur Proform z fakturami zakupu;
   2. lista powiązanych i niepowiązanych faktur Proform;
10. Powiązania
    1. dołączenie do faktury wniosku zakupowego i akceptacja faktury, jeśli kwota wniosku jest przekroczona przez akceptanta wniosku;
    2. powiązanie faktury z umową;
    3. powiązanie z delegacją jako fakturę stanowiącą część delegacji lub powiązanie w celach określenia całkowitego kosztu delegacji;
    4. powiązanie z innymi dokumentami lub sprawą;
    5. płatności.