Procesy i ścieżki obiegu

• Konfiguracja procesu,
• Ścieżka procesu,
• Etapy,
  • Standardowe,
  • Dodatkowe,
  • Specjalne dla procesu magazynowego,
• Case Study.

W ramach organizacji proces obiegu dokumentów może wyglądać różnie. Dlatego system Ready_^TM w ramach modułu Faktury zakupu daje możliwość dowolnego dopasowania całego procesu do specyfiki danej organizacji.

Aby dostać się do ustawień obiegu faktur, należy kolejno kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji. W nowym oknie odszukać sekcję FAKTURY ZAKUPU i kliknąć opcję ŚCIEŻKI PROCESU.

Żeby zrozumieć działanie i konfigurację obiegu, należy zapoznać się stosowaną w systemie Ready_^TM nomenklaturą:

• Proces obiegu – określa, z jakich etapów składa się proces i czy jest to proces automatyczny lub ręczny;
• Ścieżka procesu – dany proces może mieć wiele ścieżek procesu. Składają się one z tych samych etapów, ale różne warunki wejściowe powodują wybranie odpowiedniej ścieżki i zmienność przypisanych osób do etapu;
• Etap – określa czynności, osoby i status w procesie obiegu;
• Proces automatyczny – automatycznie wybierany proces przez system bez ingerencji pracownika. Proces automatyczny to PROCES GŁÓWNY i utworzony proces dla typu dokumentu księgowego. Można zastosować inny proces obiegu w zależności od rodzaju faktur;
• Proces ręczny – proces, w którym nie wybrano typu dokumentu księgowego. W procesie ręcznym pracownik sam wybiera ścieżkę procesu, którą faktura ma przejść. W przypadku niewybrania procesu ręcznego uruchomiona zostanie ścieżka automatyczna.

Konfiguracja procesu

System domyślnie ma skonfigurowany PROCES GŁÓWNY z jedną ścieżka i od rekonfiguracji tej ścieżki należy rozpocząć zmiany w procesie obiegu.

Zmiana konfiguracji Procesu Głównego powoduje, że wszystkie zdefiniowane ścieżki procesu przestaną obowiązywać.

Aby dokonać zmian w domyślnym procesie głównym, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i ŚCIEŻKI PROCESU;
3. kliknąć przycisk Edytuj konfigurację;
4. kliknąć przycisk OK, aby zamknąć okno ostrzeżenia o skutkach zmian w procesie głównym;
5. w lewej kolumnie widoczne są etapy, które można wykorzystać w procesie. Po prawej stronie widoczne są etapy, które wykorzystano w ramach procesu głównego;

6. kafelki z etapami można przeciągać z lewej na prawą i z prawej na lewą stronę. Dodatkowo kolejność kafelek na liście można ustawić według własnych potrzeb. Wystarczy kliknąć wybrany kafelek, przytrzymać przycisk i przeciągnąć element w wybrane miejsce, a następnie zwolnić przycisk myszy;
7. po ustawieniu wymaganej kolejności kliknąć ZAPISZ. Zmieniona ścieżka procesu głównego pojawi się w oknie ustawień.

Aby utworzyć nowy proces, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i ŚCIEŻKI PROCESU;
3. kliknąć przycisk Nowy proces obiegu i wybrać z listy:
   1. Proces automatyczny – zostanie uruchomiony automatycznie;
   1. Proces manualny – wymaga ręcznego włączenia, w przypadku aktywacji ruszy proces automatyczny;

4. dla Procesu automatycznego:
   • wpisać nazwę procesu w polu Nazwa procesu;
   • kliknąć pole Typ dokumentu księgowego i z listy wybrać rodzaj faktur. W przypadku wielofirmowości można wskazywać typy dokumentów księgowych różnych spółek, aby system wiedział, do jakiego procesu ma trafić faktura z danej spółki;
   • ustawić kafelki procesu według własnych potrzeb. Należy złapać wybrany kafelek w lewej kolumnie, przeciągnąć go na prawą stronę i tam upuścić. Następnie należy ustawić kolejność kafelków po prawej stronie;
   • kliknąć ZAPISZ;

5. dla Procesu manualnego:
   • wpisać nazwę procesu w polu Nazwa procesu;
   • ustawić kafelki procesu według własnych potrzeb. Należy złapać wybrany kafelek w lewej kolumnie, przeciągnąć go na prawą stronę i tam upuścić. Następnie należy ustawić kolejność kafelków po prawej stronie;
   • kliknąć ZAPISZ;

6. nowy proces pojawi się na liście bezpośrednio pod Procesem głównym.

Należy dążyć do zmiany procesów, a nie ich usuwania. Jeśli wdrożono proces obiegu i wymaga on zmian, nie jest wskazane usuwanie go. Zamiast tego warto zmienić ustawienia procesu. Należy pamiętać, że w obiegu są faktury, których przebieg nadal jest w toku i usunięcie procesu może spowodować problemy w ich dalszych etapach. Należy również pamiętać o tym, że przestawienie etapów procesu oznacza restart etapów procesu i konieczność ich ponownej konfiguracji.

Ścieżka procesu

Ścieżki procesu służą do budowy i konfiguracji bardziej złożonych procesów i umożliwiają między innymi zmiany osób, grup lub zachowania danego etapu. Domyślnie zawsze skonfigurowany jest jeden PROCES GŁÓWNY z jedną ścieżką o takiej samej nazwie. Procesu głównego nie można usuwać, można go jednak dowolnie zmieniać wraz ze ścieżką. Można również utworzyć nowe ścieżki, które będą przydatne, jeżeli konkretne dane na fakturze będą miały wpływ na proces obiegu.

Aby edytować istniejącą ścieżkę procesu, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i ŚCIEŻKI PROCESU;
3. w etapie REJESTRACJA kliknąć przycisk z symbolem ołówka;

4. w nowym oknie w zakładce WARUNEK URUCHOMIENIA ŚCIEŻKI dopasować ustawienia pól do własnych potrzeb:
   • Nazwa ścieżki procesu – miejsce na nazwę ścieżki procesu. Warto stosować nazwy, które pozwalają na łatwą identyfikację danej ścieżki;
   • Jednostka rozliczeniowa – jest widoczna, jeżeli system wykorzystywany jest do obsługi więcej niż jednej firmy. Pozwala na powiązanie ścieżki z konkretną jednostką rozliczeniową. Należy zapamiętać, że warunek działa tylko wtedy, gdy występuje jeden główny proces z wieloma ścieżkami. Jeśli jest wiele procesów, to wejście faktury danej spółki (jedn. Rozlicz.) w proces i ścieżkę warunkowane jest typem dokumentu księgowego przypisanego do danej jednostki i ten typ musi być wskazany w automatycznym procesie;
   • Forma płatności – po kliknięciu pola można wybrać sposób płatności. Na przykład ustawienie wartości Przelew spowoduje, że ścieżka będzie aktywowana dla faktur przelewowych;
   • Sprzedawca – po kliknięciu pola można wpisać fragment nazwy sprzedawcy, a system podpowie na liście podmioty, które spełniają kryteria. Po wybraniu konkretnego podmiotu ścieżka będzie aktywowana tylko dla faktur, na których wybrany podmiot figuruje jako sprzedawca;
   • Kwota faktury Od – pozwala na wpisanie kwoty faktury, od której dana ścieżka będzie aktywowana;
   • Do – pozwala na wpisanie kwoty faktury, do której dana ścieżka będzie działać;

5. kryteria widoczne w zakładce WARUNEK URUCHOMIENIA ŚCIEŻKI można ze sobą łączyć według własnych potrzeb. Oznacza to, że na przykład dana ścieżka zadziała tylko dla podmiotu XYZ w przypadku, gdy faktura jest gotówkowa i przekracza kwotę 1000 zł;
6. w zakładce UPRAWNIENIA dopasować uprawnienia, które otrzyma dana grupa w momencie wprowadzenia faktury do tej ścieżki:
   • Grupy – kliknąć pole i z listy wybrać grupę, która otrzyma uprawnienia do faktury w danej ścieżce. Można operację wykonać kilka razy i w ten sposób dodać więcej niż jedną grupę;
   • Otrzymane uprawnienia – kliknąć listę i wybrać rodzaj przyznanych uprawnień. Dostępne ustawienia to: Tylko do odczytu, Odczyt i zapis oraz Odczyt, zapis i zarządzanie;

7. kliknąć ZAPISZ.

W ramach jednego procesu można utworzyć kilka ścieżek i w ten sposób obsłużyć więcej zależności.

Aby utworzyć nową ścieżkę, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i ŚCIEŻKI PROCESU;
3. kliknąć przycisk Nowa ścieżka procesu, który jest widoczny bezpośrednio pod procesem;

4. nowa ścieżka pojawi się na liście w ramach danego procesu;
5. kliknąć przycisk z symbolem ołówka w etapie REJESTRACJA i postępować zgodnie z opisem zamieszczonym w tym artykule;
6. na rysunku widać przykład dwóch ścieżek w ramach Procesu Głównego. Ścieżki zdefiniowano dla różnych jednostek organizacyjnych.

Zbędny proces można usunąć. W tym celu należy kliknąć przycisk z symbolem kosza, który jest na końcu całej ścieżki. Należy jednak pamiętać o tym, że usuwanie ścieżek to ostateczność i może skutkować problemami z obiegiem już istniejących faktur.

Etapy

Dostępne etapy, które można używać w procesie, są zdefiniowane i mają określone role. Ważne jest zrozumienie, do czego dany etap służy i jakie osoby powinny być do niego przypisane, by konfiguracja procesu i jego przebieg były zgodne z oczekiwaniami.

W ramach ścieżki obok każdego etapu widoczny jest przycisk z symbolem ołówka, który służy do włączenia ustawień dedykowanych dla danego elementu.

Standardowe

Pierwszą grupę stanowią etapy standardowe. Poniżej opisano każdy z etapów wraz z dostępnymi ustawieniami, które są z nimi powiązane.

REJESTRACJA to jedyny etap, który jest elementem każdej ścieżki. Nie może zostać z niej usunięty i zawsze jest na pierwszym miejscu. Do tego etapu nie przypisuje się osób, które go wykonują, ponieważ osoba dodająca fakturę do systemu jest osobą ją rejestrującą. W zależności od organizacji procesu wewnątrz firmy można ustalić, że jest to wybrany sekretariat lub że każda osoba otrzymująca fakturę wprowadza ją sama do systemu. Wybór kto ma realizować ten etap, jest formalnym opisem procesów wewnątrz organizacji, a system Ready_^TM spełnia każde z tych wymagań.

WERYFIKACJA FORMALNA jest etapem, który stosuję się w sytuacji, gdy jest osoba lub zespół osób, które weryfikują fakturę pod względem formalnym, czyli pod kątem poprawności wystawienia faktury. Może też być stosowany w przypadku, kiedy każdy pracownik wprowadza dokument, ale weryfikacją danych i wyborem dalszej ścieżki zajmuje się wybrana grupa osób.  Wtedy poprawność wprowadzanych danych jest pewna, tak samo jak szybkość wprowadzenia dokumentów poprzez dystrybucję pracy wprowadzenia dokumentów na całą organizację. Etap ma kolor fioletowy, zupełnie jak etap Księgowości, i sugeruje, że częstym zastosowaniem etapu jest już na wstępie weryfikacja formalna przez Księgowość.

W ramach ustawień etapu WERYFIKACJI FORMALNEJ należy:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – ustawić wartość Wybrana grupa;
• Grupa – wskazać na liście grupę, której członkowie będą odpowiedzialni za realizację procesu.

OPIS MERYTORYCZNY – jest to opis kosztowy faktury często mylony z akceptacją faktury. W ramach tego etapu możliwe jest zdefiniowanie wielu reguł, które będą mieć wpływ na przebieg procesu.

Zakładka KONFIGURACJA ETAPU pozwala na określenie reguł wyboru osób na tym etapie oraz zasad przydzielania zadań w ramach Workflow.

W ramach opcji Reguła wyboru osób na tym etapie dostępnych jest kilka ustawień:

• Osoby wybrane przez pracownika poprzedniego etapu (domyślny) – pracownik sam decyduje, która osoba ma opisać kosztowo fakturę. Tutaj użytkownik znajdzie dużą dowolność w wyborze osób z listy pracowników. Możliwy jest wybór:
  • siebie – jeśli samemu opisuje się fakturę;
  • może wybrać kilka osób, jeśli faktura ma zostać opisana przez wiele osób z różnych działów;
  • może wybrać kilka osób z jednego działu, jeśli faktura przekazywana jest na dział i obowiązuje zasada „kto pierwszy, ten lepszy”. Wybieranie kilku osób z działu stosuje się również w przypadku, gdy znany jest dział, ale nie wiadomo, która osoba ma dokonać opisu. Osoby, których faktura nie dotyczy, mogą zawsze kliknąć NIE MOJA;
  • może wybrać listę dystrybucyjną – lista z wybranymi osobami zdefiniowana przez administratora systemu;
• Osoby wybrane przez pracownika poprzedniego etapu z grupy – zasada tak jak w powyższej opcji, ale wybór osób ograniczony jest do zdefiniowanej grupy osób;
• Osoba wykonująca poprzedni etap – ten sposób wyboru powoduje, że osoba wykonująca poprzedni etap będzie osobą opisującą kosztowo fakturę;
• Wybrana grupa – faktura trafia do wskazanej grupy, a opisuje losowy pracownik;
• Wybrani pracownicy – faktura zawsze trafia do konkretnej osoby odpowiedzialnej za opis.

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom, ale wystarczy, że jedna z nich je podejmie;
• Łącznie w obrębie działów (kto pierwszy w obrębie działu) – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” w każdym z działów.

Zakładka WERYFIKACJA KOSZTÓW pozwala na określenie, jakie pola podlegają weryfikacji. Dla każdej z opcji można ustawić jedną z trzech wartości: Ustawienia globalne, TAK i NIE.

Zakładka WERYFIKACJA DOKUMENTÓW pozwala na określenie, czy pracownik ma dokonać rozliczenia z dokumentem powiązanym (wniosek zakupowy, umowa, zamówienie). Dostępne ustawienia to TAK oraz NIE.

Zakładka POWIADOMIENIA pozwala na ustawienie powiadomień e-mail o tym, że pracownik przekroczył czas przewidziany na wykonanie etapu. Rozwiązanie to pozwoli uniknąć sytuacji, w której pracownik przebywa na L4 i podczas jego nieobecności faktura utknie w procesie obiegu. Powiadomienie pozwoli podjąć kroki zaradcze i uniknąć braku płatności.

• Po jakim czasie przekroczenia wykonywania etapu powiadomić pracownika wykonującego etap o zaległych zadaniach – pozwala określić, po jakim czasie osoba obsługująca dane zadane otrzyma przypomnienie o nim. Z listy można wybrać odpowiednią liczbę dni ze skokiem co 1;
• Po jakim czasie przekroczenia wykonywania etapu powiadomić przełożonego pracownika wykonującego etap – pozwala określić, po jakim czasie przełożony otrzyma powiadomienie o opóźnieniach w realizacji zadania przez pracownika. Z listy można wybrać odpowiednią liczbę dni ze skokiem co 1;
• Powiadom grupę – pozwala określić, po jakim czasie wskazana grupa zostanie powiadomiona o opóźnieniach w realizacji zadania przez pracownika. Z listy można wybrać odpowiednią liczbę dni ze skokiem co 1. Dodatkowo należy wskazać konkretną grupę.

AKCEPTACJA to etap, który odpowiada za akceptację wprowadzonej, opisanej i zweryfikowanej faktury. W ramach dostępnych ustawień etapu można zdefiniować szczegółowe zachowanie.

Zakładka KONFIGURACJA ETAPU pozwala na określenie reguł wyboru osób na tym etapie oraz zasad przydzielania zadań w ramach Workflow.

W ramach opcji Reguła wyboru osób na tym etapie dostępnych jest kilka ustawień:

• Bez akceptacji – nie jest wymagana akceptacja dokumentu. Opcja jest stosowana na przykład w przypadku ścieżki, w której faktury do określonej kwoty nie muszą być akceptowane;
• Mapa akceptacji – akceptacja wykonywana jest zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi w Mapie akceptacji, którą szerzej omówiono w oddzielnym artykule;
• Osoba akceptująca wybrane ręcznie z grupy FAKTURY – Akceptujący faktury wybierani ręcznie – pozwala na wskazanie osoby z zamkniętej grupy osób wytypowanych do akceptacji faktur;
• Osoby akceptujące wybierane ręcznie z wybranej grupy – osoby wybierane są z dowolnie wskazanej grupy,
• Przełożony opisującego koszty (według struktury) – akceptacji dokonuje osoba, która jest bezpośrednim przełożonym osoby opisującej fakturę. Dobór następuje na podstawie struktury organizacyjnej;
• Wybrana grupa – akceptacji dokonują osoby należące do wskazanej grupy (pole Grupa), w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy”;
• Wybrani pracownicy – akceptacji dokonuje określona osoba lub osoby, które wskazano w polu Pracownicy;

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od ich kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom, ale wystarczy, że jedna z nich je podejmie;
• Łącznie w obrębie działów – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” w każdym z działów;

WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA to kluczowy etap w procesie obiegu. Księgowość jest tzw. zarządzającym procesem i posiada dodatkowe akcje umożliwiające wykonanie wielu innych operacji w procesie obiegu, takich jak zwrot lub dodanie osoby merytorycznej, dodatkowa akceptacja czy zwrot do osoby rejestrującej. Na przykład w sytuacji, gdy faktura nie została opisania w 100% kosztów przez osoby merytoryczne, może być przekazana do etapu Księgowości w celu podjęcia dalszych kroków. Etap ten zazwyczaj jest etapem kończącym proces obiegu, choć nie jest to wymagane. Do etapu domyślnie przypisana jest Grupa Księgowość, która posiada specjalne uprawnienia. W ramach dostępnych ustawień etapu można zdefiniować szczegółowe zachowanie.

Zakładka KONFIGURACJA ETAPU pozwala na określenie reguł wyboru osób na tym etapie.

W ramach opcji Reguła wyboru osób na tym etapie dostępnych jest kilka ustawień:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – dostępne ustawienie to Wybrana grupa;
• Grupa – pozwala na wskazanie konkretnej grupy, z której będą dobierane osoby do realizacji tego etapu. Domyślnie jest to grupa FAKTURY – księgowość i najczęściej jej zmiana nie jest wymagana. Wyjątek stanowi obsługa wielofirmowości lub gdy inny zespół księgowy obsługuje różne typu faktur. Zatem jeśli są różne zespoły księgowych do różnych spółek lub różnych obiegów różnych faktur, to należy zmienić tę grupę na inną. Jednak aby zachować funkcje charakterystyczne dla księgowych, nadal powinny być one w tej grupie, ale nie powinna być ona przypisana do etapu w ścieżce procesu;
• Czy włączyć dodatkowy etap przyjęcia przez Księgową faktury do realizacji przez siebie – dostępne ustawienia to TAK lub NIE.

Dodatkowe

Etapy dodatkowe nie posiadają specjalnych funkcji, służą jedynie wspomaganiu procesu. Każdy etap dodatkowy zachowuje się tak samo, ale przydzielenie osób do danego etapu i statusu określa, na jakim etapie znajduje się dany proces.

GŁÓWNY KSIĘGOWY to etap stosowany zazwyczaj po WERYFIKACJI FORMALNO-RACHUNKOWEJ w celu zatwierdzenia poprawności wprowadzonych danych księgowych, rejestrów VAT, kosztów uzyskania przychodów i wygenerowanych danych księgowych.

W zakładce KONFIGURACJA ETAPU dostępnych jest kilka ustawień:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – dostępne ustawienie to Wybrana grupa oraz Wybrani pracownicy;
• Grupa lub Pracownicy – nazwa opcji zależy od ustawienia w polu wcześniej. W polu tym można wskazać grupę lub konkretną osobę, która zajmie się realizacją zadania.

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom, ale wystarczy, że tylko jedna z nich podejmie aktywność;
• Łącznie w obrębie działów – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” w każdym z działów.

AKCEPTACJA PŁATNOŚCI to etap, który może być wykorzystany na przykład do weryfikacji zgodności z umową. Ze względu na często długie terminy płatności etap ten nie powinien być wykorzystywany do akceptacji wykonania przelewu w banku, ponieważ wstrzyma on proces obiegu faktur, a te powinny jak najszybciej zostać zaksięgowane. Do akceptacji wykonania przelewów zaleca się zastosowanie aplikacji Płatności, w której można zatwierdzać płatności niezależnie od przebiegu procesu do wykonania przelewów w banku.

W zakładce KONFIGURACJA ETAPU dostępnych jest kilka ustawień:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – dostępne ustawienia to Wybrana grupa, Wybrani pracownicy oraz Osoby akceptujące wybrane ręcznie z grupy;
• Grupa lub Pracownicy – nazwa opcji zależy od ustawienia w polu wcześniej. W polu można wskazać grupę lub konkretną osobę, która zajmie się realizacją zadania.

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od ich kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom ale wystarczy, że tylko jedna z nich podejmie aktywność;
• Łącznie w obrębie działów – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” z każdego działu.

Opcja Wyłącz ten etap, jeśli faktura jest oznaczona jako zapłacona pozwala wymusić pominięcie faktury, jeżeli zostały one wcześniej oznaczone jako zapłacone. Może to być przydatne na przykład w przypadku faktur opłaconych gotówką.

AKCEPTACJA ZARZĄDU etap jest stosowany w obiegach, gdzie każda faktura wymaga dodatkowej akceptacji zarządu.

W zakładce KONFIGURACJA ETAPU dostępnych jest kilka ustawień:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – dostępne ustawienie to Wybrana grupa oraz Wybrani pracownicy;
• Grupa lub Pracownicy – nazwa opcji zależy od ustawienia w polu wcześniej. W polu można wskazać grupę lub konkretną osobę, która zajmie się realizacją zadania. Domyślnie ustawiona jest tutaj grupa FAKTURY – Zarząd i nie ma potrzeby jej zmiany.

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom, ale wystarczy, że tylko jedna z nich podejmie aktywność;
• Łącznie w obrębie działów – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” w każdym dziale.

Opcja Procent akceptacji wymagany do zatwierdzenia etapu pozwala określić, jaki procent akceptacji jest konieczny do zakończenia etapu. Na przykład, jeżeli akceptacja odbywa się w oparciu o grupę FAKTURY – zarząd, która ma trzech członków. a ustawiony procent wynosi 50%, oznacza to, że etap zostanie zakończony po tym, jak dwóch członków zarządu dokona akceptacji.

WERYFIKACJA CONTROLLINGU to etap przeznaczony do weryfikacji faktury przez dział controllingu, na przykład pod zgodność z zamówieniami publicznymi. Nie powinien on znaleźć się pomiędzy etapami OPIS MERYTORYCZNY oraz AKCEPTACJA.

W zakładce KONFIGURACJA ETAPU dostępnych jest kilka ustawień:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – dostępne ustawienie to Wybrana grupa oraz Wybrani pracownicy;
• Grupa lub Pracownicy – nazwa opcji zależy od ustawienia w polu wcześniej. W polu można wskazać grupę lub konkretną osobę, która zajmie się realizacją zadania.

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od ich kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom, ale wystarczy, że tylko jedna z nich podejmie aktywność;
• Łącznie w obrębie działów – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” w każdym dziale.

Specjalne dla procesu magazynowego

To zbiór etapów, które przydają się podczas tworzenia obiegu z uwzględnieniem procesów magazynowych. Należy pamiętać o tym, że etapy LOGISTYKA i KSIĘGOWANIE MAGAZYNOWE nie powinny być rozdzielone innymi etapami.

LOGISTYKA – system obiegu faktur kosztowych nie przewiduje procesu obsługi faktur w magazynach ze względu na brak możliwości rozliczenia faktury z zamówieniem w systemach ERP. Jednak wspomagając ten proces i w celu posiadania wszystkich skanów faktur w jednym systemie, można przeprowadzić proces obiegu dokumentu magazynowego. Na tym etapie istnieje możliwość wykorzystania zakładki komentarzy do wprowadzania informacji, na przykład o powiązanych dokumentach PZ. Etap ten też nie weryfikuje wprowadzonych kosztów.

W zakładce KONFIGURACJA ETAPU dostępnych jest kilka ustawień:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – dostępne ustawienie to Wybrana grupa oraz Wybrani pracownicy;
• Grupa lub Pracownicy – nazwa opcji zależy od ustawienia w polu wcześniej. W polu można wskazać grupę lub konkretną osobę, która zajmie się realizacją zadania.

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od ich kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom, ale wystarczy, że tylko jedna z nich podejmie działanie;
• Łącznie w obrębie działów – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” w każdym dziale.

KSIĘGOWANIE MAGAZYNOWE to etap stosowany po etapie logistyki i kończący prosty proces obiegu faktur magazynowych.

W zakładce KONFIGURACJA ETAPU dostępnych jest kilka ustawień:

• Reguła wyboru osób na tym etapie – dostępne ustawienia to Wybrana grupa oraz Wybrani pracownicy;
• Grupa lub Pracownicy – nazwa opcji zależy od ustawienia w polu wcześniej. W polu można wskazać grupę lub konkretną osobę, która zajmie się realizacją zadania.

W ramach opcji Sposób przydzielania zadania Workflow dostępnych jest kilka ustawień:

• Rozłącznie – wszyscy wybrani – zadanie jest przydzielane wszystkim wybranym pracownikom. Dzięki temu można podzielić wykonanie zadania na kilka osób w zależności od ich kompetencji;
• Łącznie jeden z wybranych („kto pierwszy, ten lepszy”) – zadanie jest przydzielone wielu osobom, ale wystarczy, że tylko jedna z nich podejmie działanie;
• Łącznie w obrębie działów – zadanie jest przydzielane w myśl zasady „kto pierwszy, ten lepszy” w każdym z działów.

Case Study

Dla lepszego zrozumienia procesu obiegu i ścieżek poniżej opisano konkretny przypadek organizacji, która oczekuje dwóch procesów obiegu faktur zakupu: jeden standardowy dla faktur zakupu oraz jeden poufny dla faktur wynagrodzeniowych.

Dokładne założenia dla opisywanego przypadku wyglądają w sposób następujący:

• do wszystkich faktur, z wyjątkiem wynagrodzeniowych, ma mieć dostęp wybrana grupa, niezależnie od osób biorących w niej udział;
• faktury kosztowe rejestrowane są w dwóch oddziałach, potrzebne są dwie oddzielne numeracje;
• do faktur wynagrodzeniowych (poufnych) mają mieć dostęp 4 osoby;
• rejestrując fakturę wynagrodzeniową, pracownik wybiera do opisu tylko jedną osobę z dwóch dostępnych. Ograniczy to popełnienie błędu i omyłkowe wysłanie faktury do osoby spoza grona osób uprawnionych.

W przypadku faktury zakupowej sprawa ma się następująco. W systemie są dwie grupy, mające dostęp do wszystkich faktur: FAKURY – Księgowość oraz FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur. Nie można użyć tych grup do ścieżki kosztowej, ponieważ osoby z tej grupy będą widziały faktury wynagrodzeniowe, dlatego należy:

• utworzyć nową grupę i przypisać ją w dodatkowych ustawieniach ścieżki jako grupę uprawnioną do wszystkich faktur dla tej ścieżki;
• utworzyć nową grupę FAKTURY – Księgowość faktur wynagrodzeniowych i przypisać do etapu Weryfikacja Rachunkowa.

Tak stworzony proces odizoluje osoby od drugiego procesu Faktur wynagrodzeniowych.

W przypadku faktur wynagrodzeniowych konieczne jest podjęcie nieco większej ilości działań, które opisano poniżej. Dzieje się tak, ponieważ dostęp ma zostać ograniczony do wąskiej grupy osób.

Kolejno należy:

1. utworzyć nowy dziennik dla dokumentów poufnych i odebrać dostęp do tego dziennika wszystkim nieuprawnionym osobom. Można również całkowicie odebrać uprawnienia wszystkim osobom i pozostawić w tym przypadku dostęp tylko wybranym pracownikom. Opis zakładania dzienników znajduje się w oddzielnym artykule;
2. utworzyć nowy typ dokumentu księgowego, na przykład Faktury wynagrodzeniowe, i utworzyć dla niego oddzielną ścieżkę procesu. Tworzenie nowych typów dokumentów opisano w tym artykule. Natomiast ścieżki procesów omówiono w tym miejscu;
3. dodać mapowanie dziennika dokumentów poufnych do utworzonego typu dokumentu księgowego. Opis mapowania dzienników zawiera oddzielny artykuł;
4. skonfigurować ścieżki procesu dla tego typu dokumentu księgowego;

• w razie potrzeb włączyć anonimizowanie faktur. Proces ten opisano w tym artykule;
• w razie potrzeby wyłączyć automatyczne rejestrowanie w dzienniku po dodaniu dokumentu. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.

Tak skonfigurowany proces automatycznie zarejestruje dokument w Dzienniku faktur poufnych, oznaczy dokument jako poufny, a osoba, która nie ma uprawnień do faktury, nie będzie miała dostępu do tego dokumentu nawet jeśli jest przełożonym lub zastępcą. W tym przypadku tylko osoba rejestrująca dokument oraz osoby wskazane w procesie będą miały dostęp do tego typu faktury.