System Ready_TM, a dokładnie moduł Faktury zakupu pozwala na obsługę tak zwanych faktur poufnych. Rozwiązanie to jest przewidziane dla sytuacji, w której w ramach organizacji konieczne jest utajnienie niektórych faktur zakupowych i ograniczenie do nich dostępu.
W celu rozpoczęcia korzystania z opcji faktur poufnych konieczne jest odpowiednie dopasowanie systemu do nowych potrzeb. Proces ten trzeba wykonać tylko raz przed rozpoczęciem używania mechanizmu faktur poufnych.
Pierwszą rzeczą, którą warto zrobić, jest utworzenie nowego dziennika, w którym będą rejestrowane faktury poufne. Proces zakładania nowych dzienników szerzej opisano w tym artykule. Podczas tworzenia nowego dziennika warto w jego nazwie zawrzeć słowo poufny. Dzięki temu łatwiej będzie zapanować nad wieloma dziennikami.
Dla nowego dziennika można nadać uprawnienia osobom, które będą mogły przeglądać jego zawartość. Kwestia uprawnień do dzienników została opisana w oddzielnym artykule. Warto tutaj podkreślić, że do dziennika dodaje się wyłącznie uprawnienia dla osób, które bezwzględnie i zawsze będą miały wgląd do faktur poufnych. Jeżeli takich osób nie ma, a dostęp jest przydzielany w zależności od konkretnej faktury, to wtedy można zrezygnować z dodawania uprawnień do dziennika i pracować z uprawnieniami dla konkretnego dokumentu.
Po tym jak utworzony zostanie odpowiedni dziennik, konieczna jest nowa reguła w mapie dzienników, która wymusi rejestrację faktury poufnej we właściwym dzienniku. Proces tworzenia map dzienników opisano szerzej w oddzielnym artykule. Na zrzucie ekranu poniżej pokazano, w jaki sposób ustawić mapę dla faktur poufnych.
- Opis reguły – nazwa reguły, która pozwoli na prostą identyfikację jej przeznaczenia;
- Dziennik – z listy należy wybrać dziennik poufny;
- Typ dokumentów księgowych – z listy należy wybrać typ faktury poufnej. Jeżeli na liście nie ma odpowiedniej pozycji, należy ją utworzyć zgodnie z opisem dostępnym w artykule;
- Faktury poufne – zaznaczyć opcję.
Następną ważną kwestią jest wyłączenie opcji Czy automatycznie rejestrować faktury w Dzienniku po dodaniu dokumentu do systemu, data wpływu jest datą dodania dokumentu? W przeciwnym wypadku faktury będą rejestrowane do domyślnego dziennika faktur, ponieważ mapa dzienników nie zostanie uruchomiona. W celu odnalezienia opcji, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać zakładkę FAKTURY ZAKUPU i kliknąć KONFIGURACJA;
- w głównej części okna w sekcji DODATKOWE USTAWIENIA odszukać powyższą opcję i wyłączyć ją, jeżeli jest to konieczne.
Rejestrując konkretną fakturę, można oznaczyć ją jako poufną. W tym celu należy kliknąć przycisk Uprawnienia, a potem włączyć opcję Poufny.
Następnie konieczne jest nadanie uprawnień do dokumentu. Należy upoważnić konkretne osoby lub grupy osób. Sam proces nadania uprawień sprowadza się do kliknięcia przycisku UPRAWNIJ, a następnie wskazania w nowym oknie osoby lub grupy oraz określenia poziomu dostępu (odczyt, zapis, zarządzanie).
