W przypadku dużych organizacji ważnym elementem jest możliwość usprawnienia procesów powtarzalnych. Dlatego w systemie Ready_TM dla modułu Faktury zakupu pracownik może utworzyć i użyć wzorca kosztowego do automatycznego opisu kosztowego faktury. Wzorce stosowane są w sytuacji opisywania cyklicznego tymi samymi kosztami.
Aby utworzyć wzorzec kosztowy, należy:
- włączyć moduł Faktury zakupu;
- otworzyć fakturę i przejść do zakładki Koszty;
- jeżeli na liście nie ma zdefiniowanych kosztów, należy je dodać ręcznie, klikając zielony przycisk z symbolem plusa;
- kliknąć przycisk Nowy i uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
- Nazwa wzorca – podać nazwę wzorca;
- Opis wzorca – dodać dodatkowy opis wzorca;
- Typ tworzenia – w zależności od potrzeb wybrać jedną z opcji z listy: Kwotowy lub Procentowy od kwoty netto faktury;
- Czy zależy od pola Sprzedawca – jeżeli wzorzec jest zależny od sprzedawcy, należy wybrać na liście opcję TAK, w pozostałych przypadkach ustawić NIE;
- kliknąć przycisk ZAPISZ;
- nowy wzorzec zostanie zapisany w systemie i będzie go można wykorzystać w przyszłości.
Aby skorzystać ze wzorca kosztowego, należy:
- włączyć moduł Faktury zakupu;
- otworzyć fakturę i przejść do zakładki Koszty;
- kliknąć przycisk Uruchom;
- automat na bazie wzorca przygotuje odpowiedni opis kosztowy, który pojawi się na liście. Jeżeli w systemie będzie kilka wzorców, konieczne będzie wybranie wzorca z listy.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na to, że:
- jeśli wzorzec procentowy jest utworzony dla częściowo rozpisanej faktury (na przykład w 80%), to nowa faktura też będzie opisana kosztowo tylko w 80%;
- wzorzec można zastosować do już wprowadzonej pozycji kosztowej. Przykładowo faktura jest rozpisana kosztowo, a wzorzec stosujemy do wybranej pozycji, wtedy dana pozycja zostanie zastąpiona pozycjami ze wzorca.
Użytkownik może utworzyć wiele wzorców. Może je również usuwać. Administrator biznesowy może zmieniać nazwy oraz opisy, a także udostępniać je innym pracownikom. Wzorców w zakresie pozycji kosztowych nie można zmieniać z uwagi na skomplikowane informacje, które zapiano w systemie.
Zarządzanie wzorcami kosztowymi opisano w oddzielnym artykule, który stanowi część opisu ustawień modułu Faktury zakupu.