Uprawnienia

• Kto widzi fakturę?
  • Pracownik biorący udział w Workflow,
  • Przełożeni pracowników opisujących faktury,
  • Zastępcy,
  • Grupy aplikacyjne,
• Grupy uprawnień,
  • Grupy funkcji,
  • Grupy procesu obiegu,
  • Pozostałe grupy,
  • Zmiana uprawnień w ramach grup,
  • Tworzenie nowej grupy,
• Uprawnienia do słowników,
• Dodatkowe narzędzia,
• Dodatkowe uprawnienia do faktur,
  • Dostęp dla działu,
  • Dostęp do wszystkich faktur danej Jednostki rozliczeniowej,
  • Dostęp do wszystkich faktur danej ścieżki procesu.

W dalszej części artykułu omówiono wszystkie zagadnienia związane z nadawaniem uprawnień w procesie obiegu faktury zarówno jawnie skonfigurowane, jak i te niejawne, ale wynikające z logiki działania systemu Ready_^TM. Proces nadawania uprawnień jest w pełni automatyczny, a jego podstawową funkcją jest zapewnienie dostępu do faktur oraz ochrona poufności dokumentów.

Ustawienia związane z uprawnieniami zebrano w jednym miejscu. Aby się do nich dostać, należy kliknąć kolejno: Aplikacje, Ustawienia Aplikacji, FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA.

Kto widzi fakturę?

To najczęstsze pytanie, jakie zadają sobie osoby zarządzające dokumentami. System obiegu faktur automatycznie nadaje uprawnienia zgodnie z przyjętymi zasadami w systemie i nie ma potrzeby dodatkowej ręcznej ich zmiany. Poniżej wyjaśnione są wszystkie reguły, jakie stworzone są w systemie i wykorzystane do przydzielania uprawnień.

Pracownik biorący udział w Workflow

Podstawowa zasada dająca uprawnienie do dokumentu to „jeśli otrzymuję fakturę, to mam do niej dostęp”, czyli „jeśli pracownik przekazał mi fakturę do opisu merytorycznego lub do akceptacji, to mam do niej dostęp”. Pracownicy zajmujący się opisem merytorycznym mają uprawnienia do odczytu i zapisu a ich przełożeni do odczytu. Po zakończeniu opisu faktury pracownikowi zostaje odebrane uprawnienie zapisu do dokumentu, otrzymuje jedynie prawo do odczytu.

Prawo do zapisu umożliwia zmianę formatki Szczegóły. W ustawieniach aplikacji można zmienić otrzymywane domyślnie uprawnienie do zapisu dla pracowników merytorycznych na tylko do odczytu. Wtedy pracownik nie będzie mógł wprowadzić zmian dokumencie, jedynie będzie mógł wprowadzić koszt.

Przełożeni pracowników opisujących faktury

Jeśli pracownik działu IT opisuje fakturę merytorycznie, to równocześnie uprawnienia do dokumentu otrzymują jego przełożeni aż do samego głównego węzła organizacji.

Zastępcy

Jeśli pracownik otrzymujący fakturę do opisu jest na urlopie i wyznaczył zastępcę, to zastępca posiada dostęp tylko do faktur, które w czasie zastępstwa otrzymuje pracownik na stanowisko.

Grupy aplikacyjne

Domyślnie w ramach aplikacji Faktury zakupu utworzono szereg grup, które mają przypisane określone funkcje w całym prosie obiegu.

Grupy uprawnień

Osoby w tych grupach otrzymują uprawnienia do aplikacji lub dokumentów:

• FAKTURY – Dostęp do aplikacji – podstawowa grupa zapewniająca dostęp do aplikacji Faktury zakupu;
• FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur zakupu – pracownicy z tej grupy nie biorą czynnego udziału w procesie obiegu faktur, ale posiadają dostęp do wszystkich faktur zakupu, mogą nadawać uprawnienia dostępu do dokumentu oraz usuwać faktury. Ten rodzaj dostępu zazwyczaj przydzielany jest księgowym, zarządowi lub dyrektorowi finansowemu;

Grupy funkcji

Osoby będące w tych grupach otrzymują dodatkowe funkcje w systemie. Grupa jest domyślnie przypisywana do etapu WERYFIKACJA RACHUNKOWA:

• FAKTURY – Księgowość – daje możliwość zarządzania fakturami. Wśród uprawnień są między innymi: możliwość restartowania procedur na fakturze, operacje na fakturze po zakończeniu obiegu, kontrola płatników VAT na białej liście podatników, eksport faktur do systemu ERP, usuwanie i przywracanie faktur oraz wystawianie not korygujących;
• FAKTURY – Analizy kosztów OLAP i raportów – grupa posiada uprawnienia do analiz kosztów OLAP oraz raportów z obiegu dokumentów,
• FAKTURY – Analiza kosztów dla managera działu – przynależność do tej grupy powoduje, że w aplikacji Faktury zakupu pojawi się nowa zakładka ANALIZA KOSZTÓW DLA MENDAŻERA, w której prezentowane są koszty z dokumentów, które nie zostały oznaczone jako poufne, (chyba że użytkownik posiada do nich uprawnienie) oraz koszty te zostały opisane analityką MPK, która jest przypisana do działu, do którego manager posiada uprawnienia.
• FAKTURY – Analiza kosztów dla zarządu – przynależność do tej grupy powoduje, że w aplikacji Faktury zakupu pojawi się nowa zakładka ANALIZA KOSZTÓW DLA ZARZĄDU, w której prezentowane są koszty z wszystkich faktur, również poufnych, nawet gdy użytkownik nie posiada uprawnień do tych dokumentów. Widoczność kosztów jest ograniczona do faktur przypisanych do jednostek rozliczeniowych, do których posiadamy uprawnienie w strukturze organizacyjnej.

Grupy procesu obiegu

Grupy przydzielane do poszczególnych etapów procesu obiegu faktur:

• FAKTURY – Sekretariat – to grupa dla osób, które otrzymują faktury do dalszego procesowania (na przykład wprowadzenia do systemu) oraz generowania kodów kreskowych. Grupa ta również daje uprawnienie do otrzymywania faktur wprowadzonych przez użytkowników portalowych;
• FAKTURY – Akceptacja płatności – pracownicy z tej grupy są domyślnie przypisani do procesu akceptacji płatności;
• FAKTURY – Logistyka – członkowie zatwierdzają faktury magazynowe na etapie Logistyki;
• FAKTURY – Weryfikacja formalno-rachunkowa – grupa przypisywania do etapu Weryfikacja Formalna, jeśli osoby na tym etapie są inne niż na etapie Weryfikacji Formalno-Rachunkowej (Księgowość);
• FAKTURY – Zarząd – domyślnie przypisana do etapu Akceptacja Zarządu. Należy pamiętać o tym, że zarząd akceptuje wszystkie faktury, jeśli ten proces występuje w obiegu;
• FAKTURY – Akceptujący faktury wybierani ręcznie – jeśli w procesie obiegu osoba akceptująca wybierana jest ręcznie, to pochodzi z tej grupy. Dzięki temu nie dojdzie do sytuacji, w której wybór osoby odbywa się na forum całej organizacji;

Pozostałe grupy

Zawiera grupy, które nie pasują do powyższych zbiorów lub zostały utworzone przez administratora systemu, tak by spełnić nietypowe wymagania stawiane przez organizację.

• KALENDARZ PŁATNOŚCI – DOSTĘP – daje dostęp do kalendarza zawierającego informację o płatnościach faktur;
• Dodaj grupę – opcja daje możliwość utworzenia własnej grupy.

Zmiana uprawnień w ramach grup

Niezależnie od grup aplikacyjnych proces zmiany uprawnień wygląda podobnie. Z tego powodu został opisany łącznie.

Aby dokonać zmiany uprawnień w ramach wybranej grupy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do zakładki FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. kliknąć opcję Zmień uprawnienia przy wybranej grupie;
4. w ramach zakładki Podstawowe:
   • Nazwa grupy – pozwala na modyfikację nazwy grupy;
   • Komentarz – pozwala na zamieszczenie opisu danej grupy;
   • Cel grupy – z listy należy wybrać cel, jaki ma przed sobą postawiona grupa;

5. w ramach zakładki Pracownicy:
   • kolumna Pracownicy zawiera listę osób, które są zatrudnione w ramach organizacji;
   • kolumna Do grupy należą pracownicy zawiera listę członków grupy;
   • zaznaczenie pracownika na liście w dowolnej kolumnie i kliknięcie strzałek pomiędzy spowoduje dodanie lub usunięcie pracownika z grupy;

6. w ramach zakładki Dziedziczenie praw:
   • kolumna grupy zawiera wykaz grup w systemie;
   • kolumna Grupa dziedziczy zawiera informację o tym, z jakiej grupy uprawnienia dziedziczy aktualnie edytowana pozycja;
   • aby dodać grupę, należy ją oznaczyć w lewej kolumnie i kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę;
   • aby usunąć grupę, należy ją zaznaczyć w prawej kolumnie i kliknąć strzałkę skierowaną w lewą stronę;

7. w ramach zakładki Prawa do struktury:
   • pozwala na włączenie lub wyłączenie dostępu do struktury;
   • nadanie uprawnień wymaga oznaczenia pozycji na liście i kliknięcia zielonego przycisku ze znakiem plusa;
   • usuwanie uprawnień wymaga oznaczenia pozycji na liście i kliknięcia czerwonego przycisku ze znakiem minusa;

8. w ramach zakładki Prawa do systemu widoczne są przydzielone uprawnienia dotyczące dostępu do systemu. Zakładka ma charakter informacyjny i nie pozwala na wprowadzanie zmian. Dodatkowo nie występuje w każdej z grup i ustawienie jest dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready;

9. kliknąć ZAPISZ.

Tworzenie nowej grupy

Administrator systemu ma możliwość utworzenia dodatkowych grup, które będzie można wykorzystać podczas etapów obiegu dokumentów.

Aby dodać własną grupę, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do zakładki FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. w sekcji POZOSTAŁE GRUPY kliknąć opcję Dodaj grupę;
4. w nowym oknie wypełnić pola zgodnie z opisem:
   1. Nazwa grupy – wpisać nazwę grupy;
   2. Komentarz – dodać opis przeznaczenia grupy;
   3. Cel grupy – ustawić cel, jaki ma pełnić grupa. Odpowiedni cel należy wybrać z listy;
5. kliknąć ZAPISZ. Uzupełnić pozostałe zakładki zgodnie z opisem zawartym w sekcji Zmiana uprawnień w ramach grupy.

Uprawnienia do słowników

W ramach mechanizmu uprawnień możliwe jest również nadanie ograniczeń widoczności zawartości wybranych słowników. Jednak dzięki dodatkowym mechanizmom możliwe jest pokazanie wyłącznie wybranych pozycji dla określonych osób lub grup. Rozwiązanie to działa w taki sposób, że:

• domyślnie pracownik lub grupa widzi wszystko;
• po nadaniu uprawnienia do konkretnej pozycji w słownikach pracownik lub grupa widzi wyłącznie pozycję, dla której nadano uprawnienie, reszta przestaje być widoczna.

Aby ograniczyć widoczność zawartości słownika projektów, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać i przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. w sekcji UPRAWNIENIA DO SŁOWNIKÓW kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Uprawnienia do słowników projektów;
4. w nowym oknie uzupełnić pola według potrzeb:
   • Numer projektu – należy wpisać numer projektu, którego ma dotyczyć uprawnienie. Numer można znaleźć w słowniku projektów. Można również wpisać część numeru i wstawić znak %. Na przykład, jeżeli istnieją cztery projekty o oznaczeniu DH.12, DH.13, DH.14 oraz DH.21, a uprawnienie ma dotyczyć pierwszych trzech, można to zapisać w jako DH.1%;
   • Uprawniony pracownik – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie imienia lub nazwiska pracownika. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną osobę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną osobę;
   • Uprawniona grupa – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie nazwy grupy. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną grupę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną grupę;
   • Spółka – z listy można wybrać konkretną spółkę, której ma dotyczyć reguła;

5. kliknąć ZAPISZ. Reguła pojawi się na liście i zacznie obowiązywać.

Dwukrotnie kliknięcie reguły na liście otworzy okno jej edycji. W celu usunięcia należy zaznaczyć regułę na liście i kliknąć przycisk Usuń.

Aby ograniczyć widoczność zawartości słownika MPK, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać i przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. w sekcji UPRAWNIENIA DO SŁOWNIKÓW kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Uprawnienia do MPK;
4. w nowym oknie uzupełnić pola według potrzeb:
   • Konto MPK – należy wpisać numer konta MPK, którego ma dotyczyć uprawnienie. Numer można znaleźć w słowniku MPK. Można również wpisać część numeru i wstawić znak %. Na przykład, jeżeli są cztery MPK o oznaczeniu 124Z-1, 124Z-2, 124Z-3 oraz 124X-1, a uprawnienie ma dotyczyć pierwszych trzech, można to zapisać w jako 124Z-%;
   • Uprawniony pracownik – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie imienia lub nazwiska pracownika. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną osobę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną osobę;
   • Uprawniona grupa – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie nazwy grupy. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną grupę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną grupę;
   • Spółka – z listy można wybrać konkretną spółkę, której ma dotyczyć reguła;

5. kliknąć ZAPISZ. Reguła pojawi się na liście i zacznie obowiązywać.

Dwukrotnie kliknięcie reguły na liście otworzy okno jej edycji. W celu usunięcia należy zaznaczyć regułę na liście i kliknąć przycisk Usuń.

Aby ograniczyć widoczność zawartości słownika RK, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać i przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. w sekcji UPRAWNIENIA DO SŁOWNIKÓW kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Uprawnienia do RK;
4. w nowym oknie uzupełnić pola według potrzeb:
   1. Konto RK – należy wpisać numer konta RK, którego ma dotyczyć uprawnienie. Numer można znaleźć w słowniku rodzajów kosztów. Można również wpisać część numeru i wstawić znak %. Na przykład, jeżeli są cztery projekty o oznaczeniu 401-1-1, 401-1-2, 401-1-3 oraz 401-2-1, a uprawnienie ma dotyczyć pierwszych trzech, można to zapisać w jako 401-1%;
   2. Dostęp dla wszystkich pracowników – pozwala włączyć dostęp do wszystkich pracowników;
   3. Uprawniony pracownik – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie imienia lub nazwiska pracownika. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną osobę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną osobę;
   4. Uprawniona grupa – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie nazwy grupy. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną grupę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną grupę;
   5. Spółka – z listy można wybrać konkretną spółkę, której ma dotyczyć reguła;

• kliknąć przycisk ZAPISZ. Reguła pojawi się na liście i zacznie obowiązywać.

Dwukrotnie kliknięcie reguły na liście otworzy okno jej edycji. W celu usunięcia należy zaznaczyć regułę na liście i kliknąć przycisk Usuń.

Aby ograniczyć widoczność zawartości słownika analityk, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać i przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. w sekcji UPRAWNIENIA DO SŁOWNIKÓW kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Uprawnienia do dodatkowych analityk;
4. w nowym oknie uzupełnić pola według potrzeb:
5. Konto dodatkowej analityki – należy wpisać numer konta analityki, którego ma dotyczyć uprawnienie. Można również wpisać część numeru i wstawić znak %;
6. Dodatkowa analityka – z listy wybrać analitykę (ma swoje numery), która ma być objęta regułą;
7. Dostęp dla wszystkich pracowników – pozwala włączyć dostęp do wszystkich pracowników;
8. Uprawniony pracownik – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie imienia lub nazwiska pracownika. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną osobę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną osobę;
9. Uprawniona grupa – po kliknięciu pola należy rozpocząć wpisywanie nazwy grupy. Po wprowadzeniu pierwszych znaków pojawi się lista, z której można wybrać konkretną grupę. Można w tym miejscu dodać więcej niż jedną grupę;
10. Spółka – z listy można wybrać konkretna spółkę, której ma dotyczyć reguła;

11. kliknąć ZAPISZ. Reguła pojawi się na liście i zacznie obowiązywać.

Dwukrotnie kliknięcie reguły na liście otworzy okno jej edycji. W celu usunięcia należy zaznaczyć regułę na liście i kliknąć przycisk Usuń.

Dodatkowe narzędzia

W ramach ustawienia Dodaj uprawnienia do faktur widocznego w sekcji NARZĘDZIA w ramach UPRAWNIEŃ możliwe jest:

• nadanie uprawnień do faktur na podstawie typu dokumentu księgowego;
• skopiowanie uprawnień innego pracownika.

Aby skorzystać z dodatkowego narzędzia uprawnień, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać i przejść do sekcji FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. w sekcji NARZĘDZIA kliknąć URUCHOM przy opcji Dodaj uprawnienia do faktur;
4. w nowym oknie należy:
   • pierwsze pole – wskazać osobę, której mają zostać nadane uprawnienia;
   • drugie pole – wskazać osobę, z której uprawnienia zostaną skopiowane na osobę z pola numer 1;
   • trzecie pole – na liście wskazać typ dokumentu księgowego;
   • czwarte pole – na liście wskazać rodzaj uprawnień;

5. kliknąć ZAPISZ.

Nowe uprawnienia zadziałają dla dokumentów już istniejących w systemie i nie ma wpływu na wprowadzone dokumenty do systemu po nadaniu uprawnień.

Dodatkowe uprawnienia do faktur

Niniejszy artykuł zawiera dodatkowe ustawienia związane z uprawnieniami do faktur.

Dostęp dla działu

Czasami jest potrzeba wprowadzenia dodatkowych uprawnień ze względu na sposób pracy komórki organizacyjnej. Domyślnie w systemie, jeśli pracownik działu IT otrzyma fakturę, to ma do niej dostęp tylko on i jego przełożony, ale czasem potrzebne jest, żeby wszyscy pracownicy działu mieli dostęp do faktur opisywanych przez któregokolwiek pracownika komórki organizacyjnej. W takim przypadku należy:

1. utworzyć nową grupę zgodnie z opisem zamieszczonym w oddzielnym artykule dotyczącym Tworzenia nowej grupy;
2. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
3. w sekcji SYSTEMOWE kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Struktura organizacyjna;
4. w nowym oknie odszukać dział IT w strukturze organizacyjnej, zaznaczyć go i kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka);
   • w polu Grupa z listy wybrać odpowiednią grupę;
   • w polu Reguła ustawić wartość Przydziel wszystkich poniżej tylko z tej komórki;
   • kliknąć przycisk Zapisz widoczny na pasku narzędziowym;

5. włączyć opcję Czy fakturę opisaną przez pracownika powinni widzieć oprócz przełożonych pracownicy z jego działu? Opcja jest dostępna w Ustawienia aplikacji, FAKTURY ZAKUPU, KONFIGURACJA w sekcji ETAP – OPIS MERYTORYCZNY;

6. od tego momentu, jeśli osoba z działu IT będzie opisywała fakturę, cała grupa (komórka) otrzyma uprawnienie do faktury.

Dostęp do wszystkich faktur danej Jednostki rozliczeniowej

Jeśli posiada się pracowników różnych spółek, którzy nie biorą udziału w procesie obiegu każdej faktury, a mają mieć dostęp do wszystkich faktur danej jednostki, należy w strukturze organizacyjnej na wybranej jednostce przydzielić grupę, którą ma się zamiar uprawnić oraz ustawić regułę przydzielenie osób do grupy – Definicja niezależnie od struktury. System po zapisie faktury nada uprawnienia odczytu i zapisu wybranej grupie.

Dostęp do wszystkich faktur danej ścieżki procesu

Jeśli w organizacji pojawi się potrzeba przydzielenia uprawnienia do wszystkich faktur danej ścieżki, można to zrobić, przypisując grupę do danej ścieżki. W tym celu należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w sekcji FAKTURY ZAKUPU kliknąć ŚCIEŻKI PROCESU;
3. odszukać etap w ramach ścieżki i kliknąć przycisk z symbolem ołówka;

4. w nowym oknie kliknąć zakładkę UPRAWNIENIA;

5. kliknąć pole Grupy i wybrać z listy odpowiednią grupę;
6. w polu Otrzymane uprawnienia ustawić odpowiedni typ uprawnień;
7. kliknąć ZAPISZ.