Konfiguracja ogólna

Przydatnym i wygodnym narzędziem odpowiedzialnym za wstępną konfigurację modułu Faktury zakupy jest Kreator pierwszego uruchomienia. Narzędzie to opisano w tym artykule. Kreator pozwoli wprowadzić najważniejsze ustawienia, ale w przypadku bardziej sprecyzowanych wymagań niezbędne jest skorzystanie z panelu ustawień, który można otworzyć, klikając przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji. W zakładce FAKTURY ZAKUPU zebrano wszystkie opisane opcje związane z modułem Faktury zakupu.

Etap – Rejestracja

To zbiór podstawowych ustawień, które zwykle sprowadzają się do określenia tego, jakie elementy podczas rejestracji faktur są obowiązkowe oraz w jakim dzienniku faktura zostanie zapisana. Dzięki temu pewne jest, że do systemu zawsze trafi kompletna faktura, która spełnia wymogi stawianie przez organizację. Zmiana ustawienia ogranicza się do włączenia/wyłączenia przycisku przy opcji lub wybrania odpowiedniej wartości z rozwijanej listy.

• Typ dokumentu księgowego (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala wymusić obowiązek określenia typu dokumentu księgowego. W ramach tej funkcji z listy można wybrać następujące opcje:
  • NIE – weryfikacja wyłączona;
  • TAK – na każdym etapie – weryfikacja uzupełnienia pola odbywa się na każdym etapie;
  • TAK – od drugiego etapu najczęściej jest to opis merytoryczny – weryfikacja uzupełnienia pola typu dokumentu pojawia się dopiero od drugiego etapu;
• VAT (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola VAT;
• Netto (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola Netto;
• Brutto (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola Brutto;
• Waluta (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola Waluta;
• Sprawa (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola Sprawa;
• Forma płatności (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola Forma płatności;
• Termin płatności (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola Termin płatności;
• Konto bankowe (Weryfikacja wypełnienia pola) – pozwala włączyć lub wyłączyć obowiązek wypełnienia pola Konto bankowe;
• Dziennik faktur przychodzących – z listy należy wybrać domyślny dziennik, w którym zapisywane są rejestrowane faktury. Domyślnie ustawienie jest odpowiednie dla większości przypadków, a zmiana staje się konieczna w sytuacji, gdy na przykład zachodzi potrzeba zróżnicowania rejestracji w zależności od oddziału. W takim przypadku niezbędne jest skorzystanie z ustawień w ramach opcji Mapa dzienników;
• Automatyczne generowanie opisu dokumentów – opis powstanie w sposób automatyczny po tym, jak do systemu wprowadzona zostanie faktura. Za pomocą omawianej opcji można ustawić jeden z dostępnych schematów generowania opisu;
• Czy po rejestracji automatycznie aktualizować datę księgowania datą sprzedaży – pozwala na wymuszenie automatycznego uzupełnienia daty księgowania w oparciu o datę sprzedaży zapisaną na fakturze;
• Skrócona ścieżka obiegu dla faktur powtarzalnych – moduł Faktury zakupu pozwala na wygodną obsługę faktur powtarzalnych (na przykład faktura za abonament telefoniczny). Dla tego typu dokumentów nie zawsze wymagana jest pełna ścieżka akceptacji, bo kolejne faktury są takie same, jak miesiąc wcześniej. Dlatego dzięki omawianej opcji można skrócić obieg i bezpośrednio po rejestracji dokument przekazać do etapu WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA;
• Czy dane w Dzienniku poufnym mają być zanonimizowane? – osoby mające dostęp do dziennika widzą rejestr wszystkich zapisanych faktur wraz z kwotami i danymi wystawcy. Włączenie tej opcji spowoduje, że dla dokumentów zapisanych w dzienniku oznaczonym jako poufny nie będzie możliwości odczytania kwot i danych wystawcy. Aby zobaczyć poufne dane, konieczne będzie odpowiednie uprawnienie. Wraz z tą opcją warto przeanalizować opis Mapy dzienników, który jest z nią powiązany.

Etap – Opis Merytoryczny

To zbiór ustawień, które zwykle sprowadzają się do określenia tego, jakie elementy podczas opisu merytorycznego faktur są obowiązkowe. Dzięki temu pewne jest, że każda faktura będzie sprawdzona w ten sam sposób. Zmiana ustawienia ogranicza się do włączenia/wyłączenia przycisku przy opcji lub wybrania odpowiedniej wartości z rozwijanej listy.

Włączenie opcji z listy poniżej wymusi obowiązek ich uzupełnienia na etapie opisu merytorycznego:

• Projekt;
• MPK;
• RK;
• Opis kosztu;
• Kwota VAT;
• Stawki VAT;
• Data obowiązku podatkowego;
• Rejestr VAT;
• Sprawa;
• Inne konto.

Opcje opisane poniżej, w zależności od wybranego ustawienia, wpływają na przebieg innych procesów:

• Gdzie przekazać fakturę po kliknięciu NIE MOJA FAKTURA – umożliwia określenie działania w przypadku, gdy osoba opisująca uzna, że nie jest odpowiednią osobą do opisu. Na liście dostępne są dwa ustawienia: Zwróć do osoby, która przekazała dokument oraz Przekaż do Księgowości w celu wyjaśnienia. Należy wybrać ustawienie, które będzie zgodnie z wewnętrznymi zasadami panującymi w ramach organizacji;
• Czy fakturę opisaną przez pracownika powinni widzieć oprócz przełożonych pracownicy jego działu? – włączenie opcji spowoduje, że opisaną przez pracownika fakturę będą widzieć również pozostali pracownicy jego działu. Ustawienie jest powiązane z grupą, która została powiązana z danymi działem;
• Jakie uprawnienia do faktury powinien otrzymać pracownik na etapie opisu merytorycznego – dostępne ustawienia to Odczyt i zapis oraz Odczyt. Prawo zapisu daje możliwość osobie zajmującej się opisem merytorycznym ingerowanie w dane zapisane w zakładce Szczegóły. Brak prawa do zapisu pozwala na przeglądanie szczegółów faktury, ale bez możliwości ich korygowania;
• Czy weryfikować na opisie merytorycznym, czy została wprowadzona przez nią przynajmniej jedna pozycja kosztowa? – włączenie opcji wymusi sprawdzanie, czy podczas opisu merytorycznego została wprowadzona przynajmniej jedna pozycja kosztowa;
• Czy sprawdzać na zakończenie etapu Opisu Merytorycznego, czy koszt jest rozpisany na 100%? – w przypadku włączenia tej opcji faktura musi zostać opisana w 100%, by możliwie było jej przekazanie do następnego etapu. Ustawienie warto wyłączyć w przypadku obiegu faktur magazynowych, gdzie koszty nie zawsze są obowiązkowe;
• Włączenie edycji kosztów wprowadzonych przez innego pracownika – domyślnie edycja wprowadzonych kosztów jest możliwa przez osobę, które je dodała oraz przez dział księgowości. Jeżeli jednak specyfika organizacji tego wymaga, to po włączeniu tej opcji inni pracownicy będą mogli dokonać zmian w kosztach dodanych przez inne osoby;
• Czy powiadomić dodającego koszt o zmianie danych na kosztach przez innego pracownika – opcja jest powiązania z ustawieniem Włączenie edycji kosztów wprowadzonych przez innego pracownika. Po jej włączeniu osoba, która utworzyła dany wpis kosztowy, dostanie powiadomienie o zmianie wprowadzonej przez inną osobę, która nie jest księgowym;
• Czy na drzewku rodzaju kosztów i miejsc powstawania kosztów ograniczać wybór konta analitycznego zgodnie z nadanymi uprawnieniami do tych słowników? – gdy opcja jest włączona, użytkownik z ograniczonymi uprawnieniami do kont analitycznych tych słowników będzie mógł je wybrać z drzewka zgodnie z posiadanymi przywilejami. Gdy opcja jest wyłączona pomimo ograniczonych uprawnień do kont analitycznych, użytkownik będzie mógł z rozwijanego drzewka wybrać dowolne konto. Ograniczone uprawnienia, bez względu na ustawienie, będą brane pod uwagę przy wyborze konta podczas wyszukiwania;
• Czy automatycznie inicjować słownik MPK na podstawie osoby tworzącej – odpowiada za inicjalizację pola MPK oraz dodatkowej analityki z uwzględnieniem atrybutu Dział tych słowników. Jeżeli opcja jest włączona, to wtedy pobierane jest stanowisko osoby, która utworzyła dokument. Jeżeli nie zostaną znalezione żądane MPK/dodatkowa analityka przypisana do tego stanowiska, to wtedy brane są dane z pierwszego stanowiska w ORGCELL;
• Rozszerzony formularz kosztu o stawki VAT – włączenie opcji wymusi pojawienie się dodatkowych pól związanych z podatkiem VAT (stawka VAT, wartość VAT, data wymagania podatkowego).

Etap – Akceptacja

Sekcja zawiera zbiór ustawień, które mają związek z przebiegiem etapu akceptacji faktury.

• Dodatkowa weryfikacja wartości faktury dla reguły mapy akceptacji – włączenie opcji pozwoli uniknąć pominięcia faktur o niskiej wartości podczas akceptacji. Dla przykładu, jeżeli mapa akceptacji dotyczy faktur od 1000 zł, a koszty rozbite na fakturze są mniejsze niż 1000 zł, wtedy w takim przypadku faktura zostanie pominięta, chyba że omawiana opcja jest włączona;
• Wybór pracownika z listy przy braku reguły mapy akceptacji – opcja służy do określenia, co stanie się w sytuacji, gdy na pierwszym poziomie nie spełniono reguł. W takiej sytuacji w zależności od ustawienia pracownik może lub nie wskazać osobę akceptującą. Dostępne ustawienia to: TAK może wybrać oraz NIE może wybrać;
• Czy sprawdzać na zakończenie etapu Akceptacji, czy koszt rozpisany w 100%? – włączenie tej opcji oznacza, że faktura bez kompletnego opisu kosztów nie będzie przekazana do kolejnego etapu.

Etap – Weryfikacja formalno-rachunkowa

Sekcja zawiera zbiór ustawień, które mają związek z przebiegiem etapu weryfikacji formalno-rachunkowej:

• Do kogo ma być przypisana faktura na etapie Księgowania, jeśli w ścieżce procesu występuje etap Weryfikacja formalna – jeżeli księgowa oczekuje, że obsługiwana przez nią fakturą na etapie Weryfikacji formalnej wróci do niej podczas Weryfikacji rachunkowej, należy ustawić wartość Osoba, która weryfikowała pod względem formalnym. Ustawienie opcji Grupa Księgowość spowoduje, że faktura wróci do dowolnej osoby będącej członkiem grupy Księgowość;
• Czy automatycznie tworzyć fakturę powtarzalną przy Eksporcie? – włączenie tej opcji spowoduje, że podczas eksportu dane z faktury zostaną zapisane do automatycznego wykorzystania podczas opisania faktur danego sprzedawcy;
• Skrócony proces dla pracowników Księgowości – włączenie tej opcji spowoduje, że jeżeli osoba rejestrująca faktury jest członkiem grupy Faktury księgowość, to proces ulegnie skróceniu i następnym (po rejestracji) etapem będzie WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA;
• Czy automatycznie generować dane księgowe po wejściu na etap WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA – jeżeli większość faktur nie wymaga poprawy, to dzięki włączeniu tej opcji zostanie przyśpieszona praca księgowości i eksport do systemu ERP;
• Czy weryfikować na zakończeniu etap, czy Sprzedawca ma uzupełniony SYMBOL – włączenie opcji spowoduje, że będzie sprawdzane pole Symbol w kartotece Sprzedawcy. Ustawienie to może być przydatne przy wymianie informacji z systemem ERP.

Dodatkowe ustawienia

Zbiór ustawień, które mają związek z procesem obiegu faktur, ale nie znalazły się w etapach, które opisano do tej pory.

• Weryfikacja podatnika VAT – włączenie opcji wymusi weryfikowanie podatnika na białej liście prowadzonej przez Ministerstwo Finansów;
• Czy każda faktura polega weryfikacji z białą listą, czy tylko zgodnie z ustawą powyżej 15 tys. brutto – pozwala określić, jakie faktury będą podlegać weryfikacji. Opcja Każda faktura wymusi weryfikację każdego dokumentu. Natomiast opcja Zgodnie z ustawą powyżej 15 tys. brutto spowoduje, że tylko faktury opiewające na kwoty 15 tys. i więcej będą weryfikowane;
• Czy do każdej faktury ma zostać zastosowany mechanizm podzielonej płatności MPP – pozwala określić, czy mechanizm podzielonej płatności ma być stosowany dla każdej faktury. TAK pozwoli na włączenie MPP dla wszystkich dokumentów, NIE wyłączy stosowanie MPP. Natomiast opcja Powyżej kwoty brutto pozwoli na zdefiniowanie limitu, powyżej którego będzie używany MPP;
• Limit kwoty brutto, od której faktury mają podlegać mechanizmowi podzielonej płatności – opcja jest aktywna tylko po ustawieniu opcji Powyżej kwoty brutto w polu Czy do każdej faktury ma zostać zastosowany mechanizm podzielonej płatności MPP. W polu należy podać kwotę limitu;
• Czy automatycznie rejestrować faktury w Dzienniku po dodaniu dokumentu do systemu, data wpływu jest datą dodania dokumentu? – włączenie opcji wymusi automatyczną rejestrację faktur w odpowiednim dzienniku, data rejestracji jest tożsama z datą wpływu faktury. Opcja powinna być wyłączona, jeżeli wykorzystywana jest Mapa dzienników z typem dokumentu księgowego i opcji Faktura poufna w tej regule mapy dziennika. Jeśli opcja będzie włączona, to system zarejestruje ją w dzienniku, zanim system oznaczy ją jako poufną;

W ramach sekcji DODATKOWE USTAWIENIA znajduje się również opcja Konfiguracja szablonu numeracji Noty korygującej, która pozwala na dopasowanie sposobu numerowania not korygujących.

Aby ustawić własny szablon numeracji not korygujących, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. odszukać opcję FAKTURY ZAKUPU i sekcję KONFIGURACJA;
3. odszukać sekcję DODATKOWE USTAWIENIA i kliknąć przycisk KONFIGURUJ obok opcji Konfiguracja szablonu numeracji Noty korygującej;

4. w nowym oknie w pierwszym polu znajduje się szablon numeracji. Natomiast drugie pole zawiera elementy składowe numeru, które można wykorzystać w szablonie. Wystarczy:
   • kliknąć pierwsze pole szablonu i ustawić kursor w odpowiednim miejscu;
   • w polu drugim wskazać na liście element szablonu i kliknąć opcję wstaw;
   • wybrany element pojawi się w polu Szablon;

5. elementy szablonu można kasować i ustawiać w dowolnej kolejności. Po zakończeniu prac nad wzorem należy kliknąć OK.

Szablon numeracji Noty Korygującej może zawierać następujące elementy składowe:

• numer kolejny dopełniony z lewej strony zerami do %n cyfr;
• pełny rok;
• dwie ostatnie cyfry roku;
• miesiąc w zapisie dwucyfrowym;
• symbol jednostki organizacyjnej;
• symbol pracownika.

Aplikacja Płatności, Preliminarz

Zbiór ustawień dotyczących płatności za faktury zakupowe.

• Na zakończenie wybranego etapu faktura zostanie oznaczona „DO ZAPŁATY” – z listy należy wybrać etap, po zakończeniu którego faktura zostanie oznaczona jako „DO ZAPŁATY”. Lista zawiera wykaz wszystkich etapów procedowania faktury zakupowej. Wybór zależy od wewnętrznych zasad panujących w organizacji;
• Czy na zakończenie wybranego etapu wymagane jest od użytkownika utworzenie płatności – włączenie opcji wymusi na pracowniku utworzenie płatności dla obsługiwanej przez siebie faktury;
• Czy na zakończenie wybranego etapu utworzyć automatycznie płatność? – włączenie tej opcji spowoduje, że płatność zostanie utworzona w sposób automatyczny.

Aplikacja Wnioski zakupowe

W ramach tej sekcji zebrano ustawienia, które mają związek z aplikacją Wnioski zakupowe i wpływają na faktury zakupu.

• Pomiń akceptację faktury, jeśli wartość faktury jest zgodna z lub mniejsza od wartości szacunkowej wniosku – po włączeniu tej opcji etap akceptacji będzie pomijany w sytuacji, gdy wartość faktury jest równa lub niższa od kwoty podanej we wniosku zakupowym;

Aplikacja Zakupy

W ramach tej sekcji zebrano ustawienia, które mają związek z aplikacją Zakupy i wpływają na faktury zakupu.

• Pomiń akceptację faktury, jeśli wartość faktury jest zgodna z wartością szacunkową zamówienia – po włączeniu tej opcji etap akceptacji będzie pomijany w sytuacji, gdy wartość faktury jest równa lub niższa od kwoty netto podanej w zamówieniu. Procent odchylenia (na plus/minus) należy ustawić w Ustawienia aplikacji/ZAKUPY.