Analizy

Główne okno modułu Faktury zakupu w lewej kolumnie posiada zakładkę ANALIZY, na którą składają się dwie dodatkowe opcje:

• OLAP – rozbudowane narzędzie, które umożliwia wykorzystanie tabel przestawnych do zaawansowanej analizy kosztów;
• ANALIZA KOSZTÓW – zawiera listę kosztów, którą można filtrować według analityk kosztów i eksportować do XLS celem dalszej obróbki lub wykorzystania w inny sposób.

Aby stworzyć tabelę przestawną, należy:

1. włączyć moduł Faktury zakupu i kliknąć opcję OLAP;
2. narzędzie tabeli przestawnej składa się z trzech kolumn:
   • w kolumnie oznaczonej numerem 1 widoczna jest lista dostępnych kryteriów, które można wykorzystać podczas tworzenia własnej tabeli przestawnej;
   • kolumna numer 2 to miejsce, w którym widać wybrane kryteria;
   • kolumna numer 3 to efekt uzyskany w oparciu o kryteria dodane do kolumny numer 2;

3. definiowanie tabeli przestawnej sprowadza się do odszukania i przeciągnięcia kryteriów z kolumny 1 do 2. W odpowiednie kryterium należy kliknąć, przytrzymać wciśnięty przycisk myszy, przeciągnąć element do kolumny numer 2 i zwolnić przycisk;

4. każde z kryteriów posiada dodatkowe menu, w ramach którego można doprecyzować sposób jego działania. Aby skorzystać z dodatkowego menu, należy kliknąć przycisk strzałki widoczny na danym kryterium. Na grafice poniżej widać menu właściwe dla kryterium Sprzedawca. W przypadku innych kryteriów zakres opcji będzie inny. Po wybraniu odpowiednich ustawień należy je zatwierdzić przyciskiem Zastosuj;

5. w ramach każdej z kolumn (1, 2 i 3) dostępne jest rozwijane menu, które pozwala na dodatkowe zmiany sposobu działania tabel przestawnych. Na przykład w kolumnie numer 1 decydować można o tym, czy tabela ma być wyłącznie tabelą, czy też ma zawierać wykres lub tzw. mapę ciepła. Natomiast w kolumnie numer 2 można zdefiniować bardzo szczegółowy sposób działania układu kryteriów, które mają zostać uwzględnione w tabeli. W kolumnie numer 3 dodatkowe menu pozwala na filtrowanie tabeli wynikowej według kryterium daty;

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na dwie rzeczy:

• raz ustawiona tabela jest zapamiętana przez moduł Faktury zakupu. Oznacza to, że w każdej chwili można do niej wrócić i nie ulegnie ona zmianie;
• aby usunąć daną tabelę, należy przeciągnąć kryteria z kolumny numer 2 do 1.

Aby przejrzeć analizę kosztów i pobrać ją w formie pliku Excela, należy:

1. włączyć moduł Faktury zakupu i kliknąć opcję ANALIZA KOSZTÓW. W centralnej części okna pojawi się lista wszystkich faktur kosztowych;
2. kliknąć opcję Filtry;
3. w panelu filtrów wybrać odpowiednie kryteria i określić odpowiednie parametry. Na przykład po kliknięciu opcji SPRZEDAWCA można wpisać nazwę sprzedawcy. Lista zostanie ograniczona do dokumentów, które spełniają to kryterium. Kryteria można ze sobą dowolnie łączyć;

4. po tym jak lista końcowa będzie zgodna z oczekiwaniami, kliknąć przycisk XLS. Nastąpi generowanie arkusza, a potem próba pobrania. Przeglądarka zapyta o to, gdzie na dysku komputera zapisać plik. Należy wskazać odpowiednie miejsce i kliknąć Zapisz.

Czyszczenie filtrów ogranicza się do odznaczenia danej pozycji lub kliknięcia opcji Odznacz wszystkie. Należy pamiętać o tym, że każde z kryteriów może mieć inne parametry, które należy określić. Wybór wartości sprowadza się do wpisania wartości, odszukania lub wybrania z kalendarza odpowiedniej daty. Jeżeli po zdefiniowaniu filtrów lista nie ulegnie zmianie, należy:

• kliknąć przycisk Odśwież;
• sprawdzić poprawność definiowanych kryteriów.