Zarządzanie umowami

• Archiwizacja podpisanej umowy
• Przygotowanie projektu umowy
• Rejestracja aneksu do umowy

Moduł Umowy powstał z myślą o usprawnieniu zarządzania umowami – zarówno tymi archiwalnymi, jak i tymi, które dopiero zostaną wytworzone w ramach codziennej działalności.

Archiwizacja podpisanej umowy

W ramach działalności organizacji umowa może zostać zawarta poza systemem Ready_^TM i w takim przypadku konieczne jest jej dodanie do systemu. Archiwizacja ma również sens w przypadku umów zawartych przed wdrożeniem systemu Ready_^TM. Dobrym przykładem umowy, która wymaga archiwizacji w systemie, jest sytuacja, gdy organizacja zawarła umowę na przykład z dostawcą internetu i formalności odbyły się na podstawie wzoru umowy usługodawcy.

Aby dodać istniejącą umowę do modułu Umowy, należy:

1. włączyć moduł Umowy;
2. kliknąć BAZA UMÓW; użytkownik musi mieć nadany odpowiedni dostęp, aby zobaczyć tę opcję. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
3. kliknąć przycisk Dodaj umowę;
4. otwarte zostanie nowe okno, które wymaga uzupełnienia kluczowych danych:
   • Tytuł/Podmiot umowy – pozwala na wpisanie tematu umowy (pole obowiązkowe);
   • Strona umowy – domyślnie zawiera dane podmiotu, który korzysta z systemu Ready_^TM i dokonuje rejestracji umowy w systemie. Aby to zmienić, należy rozwinąć listę i wybrać podmiot na niej widoczny. Lista zawiera jedynie te podmioty, które ustawiono w strukturze organizacyjnej jednostki;
   • Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – wymaga ustawienia podmiotu, z którym zawarto umowę. Jeżeli podmiot jest dodany w systemie (w module Klienci), należy wpisać fragment jego nazwy i kliknąć przycisk lupy. Następnie z listy należy wybrać odpowiedni podmiot. W przypadku braku podmiotu można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt;
   • Dział odpowiedzialny – daje możliwość powiązania umowy z konkretnym działem w ramach organizacji, który odpowiada na przykład za realizację umowy. Wybór działu ogranicza się do rozwinięcia listy i wskazania go;
   • Kategoria/Teczka – umowa jest przechowywana w teczce, którą należy w tym miejscu wskazać (pole obowiązkowe). Wybór teczki odbywa się przez wskazanie pozycji na rozwijanej liście. Więcej informacji na temat teczek znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Projekt – umowa może być częścią większego projektu, który można wskazać w polu. Należy rozwinąć listę i wskazać odpowiedni projekt. Jeżeli projektu nie ma na liście, należy go utworzyć w module Projekty;
   • Numer umowy – pozwala na wpisanie numeru umowy, pod którym dokument ma być zarejestrowany w systemie. W przypadku włączenia opcji Generuj numer system sam utworzy odpowiedni numer;
   • Numer umowy klienta – pozwala na wpisanie numeru umowy klienta, opcja przydaje się w sytuacji, gdy to druga strona sporządziła umowę;
   • Uwagi – pole na wpisanie dodatkowych uwag na temat umowy. Wykorzystanie pola zależy między innymi od potrzeb użytkownika czy przyjętych założeń;
   • Data podpisania – w tym miejscu należy ustawić datę podpisania umowy, wystarczy kliknąć pole, a potem w oknie kalendarza wskazać odpowiednią datę;
   • Data obowiązywania – w polach Od i Do należy ustawić okres, w którym obowiązuje umowa. Ustawienie daty ogranicza się do kliknięcia pola i wybrania odpowiednich terminów w kalendarzu. Pole ma duże znaczenie podczas zarządzania umowami oraz oznaczania ich jako obowiązujące lub wygasłe. Poza tym na bazie pola działa system ustawień przypomnień o wygaśnięciu umowy. Jeżeli umowa obowiązuje bezterminowo, należy zaznaczyć pole bezterminowa. W tym przypadku nie ma możliwości ustawienia daty w polu Do;

5. po uzupełnieniu pól według potrzeb należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
6. w tej chwili otwarte zostanie nowe okno, w którym dostępne będą szczegółowe informacje na temat umowy. W zakładce Podsumowanie można sprawdzić poprawność wprowadzonych danych;

7. kolejnym krokiem jest podłączenie dokumentu umowy. W tym celu należy kliknąć opcję DODAJ ZAŁĄCZNIK;
8. w nowym oknie należy kliknąć zakładkę Załączniki:
   • umowa ma postać pliku – kliknąć przycisk Dodaj, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i kliknąć przycisk Otwórz. Plik zostanie przesłany na serwer i zapisany w zakładce Załączniki;
   • umowa ma postać papierową – kliknąć przycisk Skanuj i postępować zgodnie z instrukcją. Konieczne jest wcześniejsze skonfigurowanie skanera w systemie Ready_^TM. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;

9. po dodaniu załącznika lub załączników z umową należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknąć aktywne okno;
10. na ekranie monitora pozostanie widok okna umowy. W polu Załącznik umowy pojawi się informacja na temat załącznika. Należy zwrócić uwagę na status załącznika umowy, który powinien mieć postać PODPISANA OBUSTRONNIE;

11. zamknąć okno umowy.

Przygotowanie projektu umowy

System Ready_^TM został tak zaprojektowany, by wiele czynności można było wykonywać od początku do końca bezpośrednio w dedykowanych modułach. W przypadku umów moduł Umowy pozwala na sporządzenie projektu umowy bezpośrednio z szablonu i nadanie mu biegu, który skończy się pełną archiwizacją dokumentu. Sam proces opiniowania i zatwierdzania umowy może być rozbudowany i warto prześledzić go na schematach widocznych poniżej.

Wybór drogi akceptacji umowy (schematu) odbywa się w panelu ustawień – Ustawienia Aplikacji/Umowy/Ustawienia. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na to, że proces uzyskiwania kolejnych akceptacji można inicjować w dowolnej kolejności i zakresie. Wszystko zależy od modelu przyjętego w ramach organizacji oraz jest wynikiem działania opiekuna umowy.

Aby przygotować projekt umowy w module Umowy, należy:

1. włączyć moduł Umowy i przejść do zakładki PROJEKTY UMÓW;
2. kliknąć przycisk Dodaj projekt umowy;

3. w nowym oknie wypełnić pola według instrukcji:
   • Opis dokumentu (Tytuł/Przedmiot umowy) – pole obowiązkowe, pozwala na opisanie umowy. Warto już na wstępie przyjąć jednolitą konwencję opisywania, na przykład zawsze używać tytułu umowy albo jej przedmiotu;
   • Strona umowy – domyślnie zawiera dane podmiotu, który korzysta z systemu Ready_^TM i dokonuje rejestracji umowy w systemie. Aby to zmienić, należy rozwinąć listę i wybrać podmiot na niej widoczny. Lista zawiera jedynie te podmioty, które ustawiono w strukturze organizacyjnej jednostki;
   • Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – wymaga ustawienia podmiotu, z którym zawarto umowę. Jeżeli podmiot jest dodany w systemie (w module Klienci), należy wpisać fragment jego nazwy i kliknąć przycisk lupy. Następnie z listy należy wybrać odpowiedni podmiot. W przypadku braku podmiotu można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt;
   • Kategoria/Teczka – umowa jest przechowywana w teczce, którą należy w tym miejscu wskazać (pole obowiązkowe). Wybór teczki odbywa się przez wskazanie pozycji na rozwijanej liście. Więcej informacji na temat teczek znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Osoba odpowiedzialna –  z listy należy wybrać osobę, która jest odpowiedzialna za sporządzenie projektu umowy (pole obowiązkowe). Domyślnie w polu będzie widoczna osoba, która dodaje dokument do systemu;
   • Dział odpowiedzialny – daje możliwość powiązania umowy z konkretnym działem w ramach organizacji, który odpowiada na przykład za realizację umowy. Wybór działu ogranicza się do rozwinięcia listy i wskazania go;
   • Uwagi – pole na wpisanie dodatkowych uwag na temat umowy. Wykorzystanie pola zależy między innymi od potrzeb użytkownika czy przyjętych założeń;
   • kliknąć przycisk Zapisz;

4. otwarte zostanie okno umowy, które wymaga uzupełnienia umowy o plik z jej treścią. Tutaj system daje dwie możliwości:
   • w zakładce Załącznik za pomocą przycisku Dodaj można dodać plik znajdujący się na dysku komputera. Można również skorzystać z przycisku Skanuj (jeżeli wcześniej w systemie ustawiono skaner) i zeskanować papierowy dokument;
   • wygenerować umowę na podstawie szablonu, który został wcześniej przygotowany. Rozwiązanie to ma sens na przykład w przypadku umów o dzieło, które regularnie są zawierane z pracownikami zewnętrznymi albo umów sprzedaży masowej usługi (na przykład sprzedaż dostępu do internetu). Innymi słowy szablon ma sens wszędzie tam, gdzie używany jest ten sam wzór umowy i zmieniają się jedynie dane podmiotu zewnętrznego. W dalszej części opisano właśnie to rozwiązanie. Tworzenie własnych szablonów omówiono w oddzielnym artykule;

5. w celu wygenerowania umowy na bazie szablonu, należy kliknąć przycisk Drukuj, a potem z menu wybrać opcję Generuj plik z szablonu (PDF, RTF);
6. w nowym oknie zaznaczyć opcję DOCX / RTF / HTML, a następnie w kolejnym oknie zaznaczyć wzór umowy i kliknąć przycisk WYBIERZ. Po powrocie do poprzedniego okna włączyć opcję załącznik w dokumencie i kliknąć przycisk GENERUJ;

7. umowa zostanie wygenerowana i podłączona w zakładce Załączniki. Aby podejrzeć umowę, wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście w zakładce Załączniki;

8. przed podjęciem dalszych kroków należy sprawdzić i ewentualnie uzupełnić lub skorygować zawartość zakładek:
   • Szczegóły – po kliknięciu przycisku EDYTUJ można zmienić podmioty umowy, opiekuna i tak dalej;
   • Historia – zawiera historię ewentualnych zmian w projekcie umowy;
   • Powiązania – w tym miejscu można wpisać dodatkowe powiązania umowy z zadaniem, dokumentem lub sprawą;
   • Komentarze– w tym miejscu można dodać ewentualne komentarze związane z umową;
9. dalsze działania sprowadzają się do kliknięcia przycisku TAK widocznego w panelu akceptacji. W miejscu przycisku TAK pojawi się nowy przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE, który również należy kliknąć;
10. w panelu akceptacji pojawi się zestaw przycisków. W zależności od potrzeb należy kliknąć odpowiedni przycisk. Jeżeli umowa wymaga akceptacji i podpisu, należy kliknąć przycisk AKCEPTACJA DECYDENTA/PODPISUJĄCEGO;

11. w miejscu klikniętego przycisku pojawi się pole na wpisanie nazwy użytkownika. Należy tutaj wpisać fragment nazwiska i nacisnąć Enter. Potem pozostaje wybrać konkretną osobę. Po dodaniu jednej osoby można przystąpić do dodawania kolejnej. Po dodaniu osoby lub osób należy kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;

12. w panelu zamiast przycisków pojawi się informacja o tym, że dokument wymaga działań po stronie konkretnej osoby. Na tym kończy się działanie po stronie pracownika, który wprowadził umowę. Następne kroki musi podjąć osoba, która została wyznaczona do realizacji dalszej części procesu (na przykład do akceptacji);

13. po stronie osoby akceptującej pojawi się stosowne powiadomienie. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk DOKUMENT;

14. otwarte zostanie okno ze szczegółami umowy. W panelu po prawej stronie należy kliknąć przycisk PRZYJĘCIE DO OBSŁUGI;

15. w zakładce Załączniki można zapoznać się z treścią umowy. Kolejny krok wymaga kliknięcia jednego z przycisków, których wybór zależny jest od tego, czy osoba chce zgłosić uwagi do umowy lub nie;

16. w miejscu przycisków w panelu pojawi się informacja o tym, że osoba, która dodała umowę, musi podjąć dalsze kroki;

17. po stronie osoby, która wprowadziła umowę i przekazała ją do akceptacji, wyświetlone zostaną stosowne powiadomienia. W celu podjęcia dalszych kroków należy kliknąć przycisk DOKUMENT;

18. otwarte zostanie okno ze szczegółami umowy. W zakładce Komentarz znajdzie się komentarz osoby, która dokonała akceptacji lub zgłosiła uwagi;

19. w panelu po prawej stronie ponownie pojawią się przyciski, które pozwalają na podjęcie kolejnych działań w zależności od potrzeb. Oznacza to, że można na przykład uzyskać akceptację kolejnej osoby albo zlecić analizę prawną dokumentu;
20. w chwili, gdy wszystkie kroki przewidziane w firmowych procedurach zostaną wykonane, należy kliknąć przycisk PRZYGOTOWANIE WYDRUKU. W panelu pojawią się nowe przyciski:
    • PRZEKAŻ INNEJ OSOBIE DO WYDRUKU – pozwala na wskazanie konkretnej osoby, która ma dokonać jej wydruku. Po stronie tej osoby pojawi się podobny panel z takim samym zasobem przycisków. Należy tutaj kliknąć przycisk WYDRUK I PRZEKAZANIE DO PODPISU, a potem POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
    • WYDRUK I PRZEKAZANIE DO PODPISU – pozwala na samodzielne wydrukowanie umowy, a następnie przekazanie jej do podpisu. Po wydrukowaniu umowy należy kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
    • WYSŁANIE UMOWY DO KLIENTA – pozwala wydrukować umowę i wysłać ją do klienta. Po kliknięciu przycisku użytkownik musi pobrać umowę, wydrukować ją i wysłać do klienta. Można to również zrobić drogą elektroniczną;

21. niezależnie od wybranej ścieżki w punkcie poprzednim, umowa wróci do osoby odpowiedzialnej, która po jej ponownym otwarciu, zobaczy ekran podobny do tego poniżej. Należy kliknąć przycisk DOŁĄCZ, a potem w zakładce Załączniki dołączyć skan podpisanej umowy (można go przeciągnąć do okna). W tym miejscu warto zwrócić uwagę na sekcję Wykonane etapy, która zawiera wszystkie działania mające związek z procedowaniem umowy wewnątrz organizacji;

22. po dodaniu skanu umowy należy kliknąć przycisk REJESTRACJA W BAZIE UMÓW. Warto zwrócić tutaj uwagę na to, że w lewym dolnym narożniku pojawi się wstęga informująca o tym, że w systemie dostępna jest już obustronnie podpisana umowa;

23. po dodaniu umowy pojawi się ona w module Umowy, a w szczegółach, w sekcji Status widoczna będzie informacja PODPISANA OBUSTRONNIE;

24. zamknąć okno szczegółów umowy.

Sam proces procedowania umowy może różnie wyglądać w ramach konkretnych organizacji. Dlatego instrukcja widoczna powyżej przedstawia przykładowy obieg umowy podpisywanej przez organizację. Niezależnie od tego każdy z dostępnych kroków wygląda podobnie i za każdym razem osoby biorące udział w całym procesie otrzymują konkretne powiadomienia w oknie szczegółów umowy. Panel akceptacji zawiera zestaw dostępnych działań, które są proste i intuicyjne.

Rejestracja aneksu do umowy

Umowy mają to do siebie, że w trakcie ich trwania mogą pojawiać się potrzeby wprowadzenia zmian o różnym charakterze. W praktyce oznacza to, że dla aktywnej umowy zawierane są aneksy, które nie są oddzielnymi umowami, a więc nie należy ich rejestrować jako nowe byty. Aneksy zawsze dodaje się do istniejącej w systemie umowy.

Aby zarejestrować aneks do umowy, należy:

1. w module Umowy przejść do zakładki BAZA UMÓW (umowa, do której ma zostać dołączony załącznik musi być zarchiwizowana w systemie);
2. korzystając z wyszukiwarki lub filtrów, odszukać odpowiednią umowę i dwukrotnie kliknąć pozycję na liście;
3. w oknie szczegółów umowy w zakładce Podsumowanie w sekcji Aneksy do umowy kliknąć opcję DODAJ ANEKS;

4. nowe okno należy wypełnić według instrukcji:
   • Opis – miejsce na wpisanie opisu aneksu. Dobry opis powinien pozwalać na szybką identyfikację zawartości dokumentu;
   • Numer aneksu – w tym miejscu można wpisać własny numer aneksu. Po włączeniu opcji Generuj numer system sam utworzy numer zgodny z przyjętym w organizacji wzorem;
   • Numer aneksu klienta – miejsce na wpisanie numeru aneksu nadanego przez drugą stronę umowy/aneksu;
   • Data podpisania – po kliknięciu pola z kalendarza należy wybrać odpowiednią datę podpisania aneksu;
   • Data obowiązywania – w polach OD i DO należy ustawić daty obowiązywania aneksu. Kliknięcie pola pozwoli na wybór odpowiedniej daty z kalendarza;
   • Uwagi – miejsce na wpisanie dodatkowych uwag na temat aneksu. Pole można wykorzystać do dokładniejszego opisania zawartości dokumentu;
   • po uzupełnieniu niezbędnych pól należy kliknąć przycisk ZAPISZ;

5. w tej chwili otwarte zostanie nowe okno, w którym w zakładce Szczegóły znajdą się dokładne informacje na temat dołączanego aneksu umowy;

6. należy kliknąć zakładkę Załączniki, a potem przycisk Dodaj i w nowym oknie wskazać plik z aneksem umowy. Jeżeli w systemie ustawiono skaner, można użyć przycisku Skanuj i za pomocą urządzenia zeskanować papierowy dokument i dodać do systemu. Dodany załącznik pojawi się w centralnej części okna. W zakładce Załączniki można dodać kilka plików;

7. kliknąć zakładkę Szczegóły, a następnie przycisk ARCHIWIZUJ;

8. załącznik zostanie zarchiwizowany i zapisany w systemie. Pojawi się również w oknie szczegółów umowy, której dotyczy w sekcji Aneksy do umowy.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że aneks do umowy może być procedowany podobnie jak sama umowa. Oznacza to, że możliwe jest włączenie całej procedury akceptacji dokumentu. Aby to zrobić, po dodaniu załącznika w zakładce Szczegóły należy kliknąć przycisk URUCHOM PROCEDURĘ. Dalsze postępowanie wygląda podobnie jak w przypadku rejestracji umów wymagających akceptacji. Opis działania rejestracji umowy z akceptacją dostępny jest w oddzielnym artykule.