Narzędzia

• Przypomnienie o końcu umowy,
• Usuwanie umów,
• Raporty,
• Import umów z pliku XLS,
• Cechy,
• Zmiana kategorii umów.

Moduł Umowy poza możliwościami opisanymi w poprzednich artykułach oferuje szereg dodatkowych funkcji, które mogą się przydać podczas codziennej pracy.

Przypomnienie o końcu umowy

Podczas rejestracji umów w systemie możliwe jest podanie daty końca obowiązywania umowy. Wartość ta jest o tyle istotna, że system na podstawie daty oraz dodatkowych ustawień może wyświetlić powiadomienie o nadchodzącym końcu umowy. Dzięki temu opiekun umowy może podjąć dodatkowe działania mające na celu na przykład przedłużenie starej lub zawarcie nowej umowy.

Aby ustawić wyprzedzenie powiadamiania o końcu umowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w nowym oknie wybrać opcję Ustawienia w sekcji Umowy;

3. w polu Ile dni przed zakończeniem umowy wysłać powiadomienie do opiekuna i administratora? należy wpisać liczbę dni. Jeżeli zostanie podana wartość 3, to wtedy system trzy dni wcześniej powiadomi o kończącej się umowie.

Powiadomienie, o którym mowa powyżej, wyświetlane jest u opiekuna umowy i administratora. Niezależnie od mechanizmów wbudowanych w system można skorzystać z Terminarza i opcji Przypomnienia. Dzięki temu możliwe jest ustawienie przypomnienia konkretnej osobie, która nie musi być opiekunem umowy lub w innym terminie niż domyślne przypomnienie wbudowane w moduł Umowy. Należy pamiętać o tym, że ustawiając przypomnienie w polu Sprawa, ustawia się sprawę, która jest automatycznie zakładana podczas rejestrowania umowy i ma ona dokładnie taką samą nazwę.

Usuwanie umów

Aby usunąć umowę, należy:

1. w module Umowy odszukać pozycję, która ma zostać usunięta;
2. kliknąć umowę, a potem przycisk Usuń (ikona kosza na śmieci);

3. w nowym oknie kliknąć przycisk USUŃ, aby potwierdzić zamiar usunięcia umowy;

4. jeżeli umowa nie zniknie z listy, należy kliknąć przycisk Odśwież.

Instrukcja przywracania usuniętej umowy znajduje się w oddzielnym artykule i jest tożsama dla podobnej operacji, którą wykonujemy w odniesieniu do spraw. 

Raporty

Przydatną funkcją oferowaną w module Umowy jest możliwość pobrania raportu dotyczącego umów oraz zabezpieczeń. Raport zawiera wykaz umów wraz z kluczowymi informacjami na ich temat.

Aby pobrać raport, należy:

1. w oknie modułu Umowy kliknąć zakładkę BAZA UMÓW;
2. na pasku narzędziowym kliknąć przycisk XLS;

3. na ekranie pojawi się komunikat informujący o przygotowaniu raportu, a po chwili raport automatycznie zostanie pobrany i zapisany na dysku komputera. Sam plik raportu można otworzyć za pomocą Excela.

W przypadku raportów na temat zabezpieczeń zasada generowania raportu jest dokładnie taka sama, jak dla umów. Jedyna różnica polega na tym, że raport inicjuje się z zakładki ZABEZPIECZENIA.

Import umów z pliku XLS

Użytkownicy, którzy mają do wprowadzenia większą liczbę umów za jednym razem (na przykład rozpoczynają swoją przygodę z systemem Ready_^TM lub po prostu w ich organizacji podpisuje się bardzo dużo umów), mogą skorzystać z mechanizmu importu opartego o plik XLS. Rozwiązanie to zakłada, że użytkownik dysponuje:

• plikiem Import umów z pliku XLS, w którym w odpowiedni sposób zapisano informacje na temat umowy – tak zwane metadane;
• plikami zeskanowanych umów.

Podczas importu tworzone są metryki umów zawierające dane z arkusza. Następnie każda metryka musi zostać otwarta w module Umowy, sprawdzona i uzupełniona o załącznik zawierający plik z treścią umowy.

W przypadku przygotowania skanów umów należy pamiętać o tym, że tworząc pliki kolejnych umów, warto przyjąć czytelny system nazewnictwa. Dzięki temu podczas dodawania umów do systemu nie nastąpi pomyłka. Doświadczenie pokazuje, że najlepszym rozwiązaniem jest numeracja plików umów według numeru umowy. W przypadku pliku XLS musi on zostać przygotowany w określony sposób.

Aby pobrać wzór pliku XLS niezbędnego do importu, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję NARZĘDZIA;
3. obok opcji Import umów kliknąć przycisk IMPORTUJ;

4. w nowym oknie kliknąć opcję Pobierz;

5. w tej chwili na dysk komputera zostanie pobrany wzorcowy plik XLS.

Wzorcowy arkusz XLS w pierwszym wierszu zawiera nazwy kolumn. Drugi wiersz to przykładowy wpis dotyczący pewnej umowy. Należy wykasować drugi wiersz, a następnie wprowadzić swoje dane umów, pamiętając o tym, że w każdym wierszu zapisuje się jedną umowę. Na przykład arkusz z 10 umowami ostatecznie będzie mieć 11 wierszy – pierwszy to nagłówek, drugi i kolejne to już konkretne dane umów. Jeżeli jakieś pola (kolumny) zostaną puste lub będą zawierać błędne dane, to podczas importu system uzna to za błąd i pominie te wartości. Umowa zostanie zaimportowana, ale dane pole będzie puste. Po uzupełnieniu danych plik XLS należy zapisać na dysku i zająć się przygotowaniem skanów umów.

Znaczenie poszczególnych kolumn wyjaśniono poniżej. Dodatkowo opcje, które posiadają przy nazwie gwiazdkę, są obowiązkowe i bez nich dana umowa nie zostanie zaimportowana.

• Symbol teczki * – zawiera nadany symbol teczki. We wskazanej teczce zostanie utworzona umowa. Symbol teczki można znaleźć sekcji ustawień umowy w zakładce TECZKI/KATEGORIE. Należy pamiętać o tym, że teczka musi istnieć przed importem. Więcej informacji o samych teczkach i ich zakładaniu znajduje się w osobnym artykule;
• Numer umowy – zawiera wewnętrzny numer umowy. Pole może być puste, a jeśli zawiera numer, musi być on unikalny;
• Numer umowy klienta – zawiera numer umowy klienta. Pole może być puste, a jeśli zawiera numer, musi być on unikalny;
• Opis umowy * – pole służące do opisania umowy;
• Uwagi – w tym miejscu opcjonalnie można wpisać uwagi dotyczące umowy;
• Nasza firma NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków, zawiera NIP firmy (spółki). Jeśli pole jest puste, ustawiona zostanie firma, do której przypisana jest licencja na system Ready_^TM;
• Kontrahent NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków. W przypadku braku kontrahenta w bazie Ready_^TM system pobierze dane z GUS i założy kartotekę kontrahenta;
• Data podpisania – służy do wprowadzenia daty zawarcia umowy. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR;
• Data obowiązywania Od – pole z początkową datą obowiązywania umowy. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR;
• Data obowiązywania Do – pole z końcową datą obowiązywania. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR. Jeśli pole będzie puste, umowa zostanie oznaczona jako bezterminowa;
• Wartość umowy – służy do wpisania wartości umowy. Liczbę należy zapisać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
• Waluta – pozwala określić walutę, w której zapisano wartość umowy, na przykład PLN lub EUR;
• Rodzaj umowy – tu należy wpisać nazwę z istniejącego słownika rodzaju umów, na przykład Finansowa;
• Status – należy wpisać jeden z dostępnych statusów: OCZEKUJĄCA, OBOWIĄZUJĄCA, ZAKOŃCZONA, ANULOWANA;
• % kaucji od wartości umowy – liczba określająca % zabezpieczenia naliczany od wartości umowy;
• Termin zwrotu kaucji – pole z datą zwrotu kaucji. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR.

Aby dokonać importu z pliku XLS, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, wybrać Ustawienia aplikacji;
2. w sekcji UMOWY kliknąć NARZĘDZIA, a potem przycisk IMPORTUJ;

3. w nowym oknie kliknąć symbol z trzema kropkami. W kolejnym nowym oknie wskazać plik XLS z danymi do importu i kliknąć przycisk Otwórz. Informacja o pliku pojawi się w polu widocznym na rysunku poniżej. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk IMPORTUJ UMOWY;

4. rozpocznie się import umów i zakładanie metryk. Po zakończeniu procesu na ekranie wyświetlony zostanie komunikat, który może przybrać różne postacie. Może to być informacja o pomyślnym zakończeniu procesu lub o ewentualnych błędach. Należy kliknąć OK;

5. w przypadku, gdy na podstawie NIP nie uda się pobrać danych z GUS, może pojawić się dodatkowy komunikat. Jego zamknięcie jest możliwe za pomocą przycisku OK;

6. otworzyć okno modułu Umowy i sprawdzić, czy zaimportowane umowy pojawiły się na liście. Jeżeli wpisów nie widać, należy kliknąć przycisk Odśwież;

7. otworzyć metrykę umowy – kliknąć dwukrotnie pozycję na liście;
8. przejść do zakładki Podsumowanie, sprawdzić zapisane dane. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, poddać edycji i uzupełnić lub poprawić braki. Następnie w sekcji Załącznik umowy kliknąć opcję DODAJ ZAŁĄCZNIK i uzupełnić metrykę o skan umowy;

8. zapisać zmiany i przejść do kolejnych zaimportowanych umów.

Jeżeli z jakichś powodów kwestia edycji i dodawania załączników do umów nie jest zrozumiała, należy zapoznać się z opisami dostępnymi tutaj i tutaj.

Źle użyty mechanizm importu może być powodem problemów. Jeżeli zaimportowano błędnie kilka umów, wystarczy je usunąć, korzystając z informacji zawartych w tym artykule. W przypadku gdy błędnie zaimportowano całą bazę umów, można je usunąć, korzystając z mechanizmu czyszczenia bazy umów. Należy jednak pamiętać o tym, że narzędzie to usuwa całą zawartość bazy umów.

Aby usunąć błędnie wykonany import, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję NARZĘDZIA;
3. obok opcji Usuwanie umów kliknąć przycisk URUCHOM;

4. w nowym oknie w odpowiednim polu wpisać słowo TAK i nacisnąć przycisk USUŃ UMOWY;

5. po chwili umowy zostaną usunięte z bazy i będzie można dokonać ich ponownego importu.

Jeżeli podczas importu zostaną pominięte umowy z uwagi na błędne dane, to w takim wypadku należy poprawić arkusz XLS i ponownie go zaimportować. System doda wyłącznie te umowy, których nie ma w bazie. Oznacza to, że nie ma potrzeby każdorazowego usuwania wszystkich umów.

Należy również pamiętać o tym, że ponowny import danych umów, które są w bazie, nie wpłynie na ich aktualizację. Aby poprawić takie umowy, należy zrobić to ręcznie lub usunąć je z bazy i ponownie zaimportować.

Cechy

W ramach modułu Umowy użytkownik może korzystać z dodatkowych pól, które będą odpowiadały jego specyficznym potrzebom. Dodatkowe pola, czyli cechy, należy zdefiniować w ustawieniach systemu i powinien zrobić to jego administrator.

Aby dodać nową cechę umowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję CECHY;
3. kliknąć przycisk Nowa cecha;

4. w nowym oknie należy wprowadzić odpowiednie wartości zgodne z opisem w kolejnych podpunktach;
5. zakładka Ogólne:
   • Nazwa – nazwa cechy;
   • Typ pola – pozwala określić rodzaj pola. Do wyboru użytkownik ma między innymi listę rozwijaną, pole tekstowe, symbol MPK czy pole zaznaczane. Istnieje również możliwość wybrania gotowych elementów, na przykład listy pracowników. Wartość ta nie podlega edycji po zapisie;
   • Symbol – unikalna wartość w obrębie danego tematu;
   • Alias – ciąg znaków, który może być wykorzystany w procedurze workflow zamiast ID;
   • Podpowiedź – tekst wyświetlany po najechaniu myszą na pole;
   • Priorytet – umożliwia określenie kolejności wyświetlania dodatkowych pól. Opcja ma sens, jeżeli zdefiniowano kilka dodatkowych cech i ważna jest ich kolejność;
   • Grupa – zbiór cech (należy wybrać grupę UMOWA);

6. zakładka Atrybuty daje możliwość zdefiniowania specyficznych cech pola. Znaczenie poszczególnych pól zostało omówione w dokumentacji wdrożeniowej, którą dysponuje administrator systemu;
7. Należy kliknąć przycisk DODAJ CECHĘ. Ciekawostką jest to, że po kliknięciu przycisku DODAJ CECHĘ widok okna ulegnie zmianie i pojawi się dodatkowa zakładka (Uprawnienia), która daje możliwość uprawnienia konkretnych osób do korzystania z nowego pola. W lewym panelu należy wskazać osobę, kliknąć strzałkę na środku i dodać osobę do prawego panelu. W nowym oknie należy określić poziom uprawnień i dwa razy kliknąć OK. Nowa cecha pojawi się na liście.

List cech może zostać zmodyfikowana. Aby usunąć cechę, należy kliknąć jej nazwę, a potem przycisk Usuń. Błędnie zdefiniowana cecha może zostać poddana edycji. Wystarczy ją zaznaczyć, a potem kliknąć przycisk Edytuj. Okno edycji wygląda dokładnie tak samo, jak to opisane powyżej przy okazji dodawania nowej cechy.

Zmiana kategorii umów

W ramach domyślnych ustawień systemu dla modułu Umowy utworzono kategorię umowy oznaczoną numerem 41. Po tym jak użytkownik utworzy nowe kategorie, możliwe jest hurtowe przeniesienie umów do nowej kategorii.

Aby zmienić domyślną kategorię umów, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
2. w sekcji UMOWY wybrać opcję NARZĘDZIA;
3. kliknąć przycisk ZMIEŃ KATEGORIĘ widoczny obok opcji Zmiana kategorii umów;

4. w nowym oknie w polu Wybierz kategorię należy wybrać nową kategorię, a potem kliknąć przycisk ZMIEŃ KATEGORIĘ. Zmiana wymaga dodatkowego potwierdzenia.