Obieg umów w firmie

Zarządzanie umowami to jedno z kluczowych zadań w firmie, a zapewnienie sprawnego przebiegu procesu obiegu umowy ma istotne znaczenie dla stabilności finansowej firmy. Dzięki systemowi Ready_™ z aplikacją Umowy możesz usprawnić proces obiegu umów upraszczając przepływ pracy i zwiększając wydajność, od ich utworzenia, przez pozyskiwanie akceptacji, po archiwizację umowy w centralnej bazie.

W tym samouczku pokażemy, jak tworzyć umowy w scentralizowanym systemie, rozpowszechniać je i archiwizować, zapewniając przy tym większą kontrolę i widoczność cyklu życia umowy.

Konfiguracja systemu do obiegu umów i ich archiwizacji

Zakładając konto w systemie Ready_™, Kreator szybkiego uruchomienia pomógł w konfiguracji struktury organizacyjnej firmy. W strukturze zdefiniowałeś/aś komórki organizacyjne oraz stanowiska pracownicze. Do każdej z komórek organizacyjnych przypisałeś/aś teczki, które w świecie rzeczywistym odpowiadają firmowym segregatorom. W wyznaczonych przez ciebie, w czasie konfiguracji teczkach będą zapisywane umowy.

W kolejnym kroku Kreator pomógł ci skonfigurować aplikację Umowy. Jeśli nie zakupiłeś tej aplikacji, możesz to zrobić w dowolnym momencie, korzystając z AppStore.

Przed pierwszym uruchomieniem aplikacji Umowy sprawdź w Ustawieniach aplikacji – Teczki/Kategoria, czy wskazane przy konfiguracji teczki zapisu umów są poprawne. Również sprawdź grupy uprawnione do rejestru umów. Więcej o nadawaniu uprawnień pracownikom, tworzeniu grup z uprawnieniami znajdziesz w artykule Uprawnienia.

W systemie możesz zdefiniować bardziej szczegółowe foldery zapisu umów. W tym celu na wybranej teczce Dodaj kategorię. Nowo utworzona kategoria pojawi się pod wskazaną teczką.

Aby obieg umów działał poprawnie i zgodnie z procedurą przyjętą w twojej firmie przejdź do zakładki Ustawienia umów w Ustawieniach Aplikacji i w sekcji Procedura przeglądu umowy wskaż jedną z dwóch procedur. System domyślnie ma wybraną ścieżkę Procedura 1.

Konfiguracja wielofirmowości do zawierania umów

Aby móc tworzyć projekty umów dla każdej spółki osobno, a w następstwie też i rejestrować te umowy dla danej firmy, musisz w strukturze organizacyjnej utworzyć dla każdej organizacji osobną strukturę. Dzięki temu rozwiązaniu każda z umów będzie przypisywana do właściwego rejestru.

Aby dodawać nową firmę do struktury w Ustawieniach Aplikacji – Systemowe musisz uruchomić konfigurację struktury. Następnie kliknij Nowy (zielony plus) i wpisz dane jednostki, a także zaznacz typ: Organizacja. Wskaż też możliwość tworzenia teczek.

W nowo powstałej jednostce musisz założyć poszczególne działy i przypisać stanowiska pracownikom. A także przypisać teczki poszczególnym działom i wskazać miejsca, gdzie zapisywane będą umowy. Kliknij Przydziel, w Kategorii spraw i zaznaczając właściwą komórkę przenieś teczki do działów, w tym teczkę UMOWY.

Obieg umów i ich archiwizacja w systemie Ready_™

Proces elektronicznego obiegu umowy w firmie składa się z następujących etapów:

obieg i archiwizacja umów w firmie

Zobaczmy, jak ten proces przebiega w systemie Ready_™. 

Tworzenie draftu (projektu) umowy

Aby rozpocząć procedowanie umowy, musisz uruchomić aplikację Umowy i przejść do zakładki Projekty umów. Gdy klikniesz Dodaj projekt umowy, zobaczysz okno rejestracyjne nowego draftu. Wypełnij w nim podstawowe dane m.in.: czego będzie dotyczyła twoja umowa, z kim ją zawierasz oraz wskaż teczkę, w której zapiszesz umowę. Po wstępnym wpisaniu danych pojawi się okno Dokument umowy. W zakładce Załączniki dodaj z dysku draft umowy.

Tak zapisany projekt dokumentu możesz przekazać do oceny merytoryczno-prawnej. Dzięki temu rozwiązaniu nie musisz przesyłać dokumentu drogą emailową, a przez to unikniesz wielu niedogodności np. zawieruszenia się twojego dokumentu na skrzynce email odbiorcy lub też pytania odbiorcę, czy email doszedł i tym samym przypominania się o odpowiedź.

Ocena merytoryczno-prawna umowy

Dokument został przekazany do oceny merytoryczno-prawnej. Wskazany użytkownik zobaczy powiadomienie o dokumencie w strumieniu Powiadomień, umowa pojawi się też na liście dokumentów Workflow.

Jeśli prawnik oceniający umowę będzie miał do niej uwagi, powinien zaznaczyć w panelu procedury Mam uwagi, oraz wgrać do załączników wersję z uwagami. Dzięki temu w zakładce Załączniki, przy dokumencie umowy, zobaczysz czerwony kwadracik mówiący o uwagach do przejrzenia. Jest to jasny sygnał dla ciebie, że umowa zawiera ważne informacje i uwagi. A osoba przekazująca dokument nie musi pisać emaila z wyjaśnieniami.

Plik z uwagami możesz pobrać na dysk i nanieść zmiany. Wgrywając wersję z poprawkami, nie musisz zmieniać nazwy pliku, ponieważ system zapisze ten dokument, jako kolejną wersję. Każdą zapisaną wersję znajdziesz we właściwościach umowy w zakładce Wersje. Jeśli przy konfiguracji systemu zainstalowałeś/aś eDokumenty Active Folder z dostępnych komponentów, możesz dokument edytować bezpośrednio w systemie i w nim go zapisać.

Aby ułatwić monitowanie wprowadzanych zmian, możesz porównywać wersje umów. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy na dokumencie i wybierz Porównaj pliki.

Umowę z naniesionymi zmianami możesz ponownie przekazać do oceny prawnej. Jeśli otrzymasz akceptację – możesz wysłać umowę do Klienta.

Negocjacje z klientem

Aby wysłać umowę do klienta, wejdź do zakładki Załączniki, a następnie zaznacz umowę, którą chcesz przesłać. Po prawej stronie znajduje się menu umowy. Kliknij Wyślij pocztą i w oknie emaila wpisz adres klienta. Po wysłaniu i potwierdzeniu wykonania operacji na liście projektów umów, przy tej umowie, będzie status „U klienta”.

Kiedy klient odeśle do ciebie umowę ze swoimi poprawkami, wgraj ją do załączników Dokumentu umowy, a następnie prześlij do Akceptacji prawnej.

Konsultacje zapisów umowy z prawnikiem

Powtarzalność procesu negocjacyjnego jest uzależniona od indywidualnego przebiegu negocjacji warunków umowy. Przy każdorazowym powtarzaniu tego procesu zostaje on zapisany w zakładce Szczegóły – Wykonane etapy. Również użytkownicy biorący udział w tym etapie będą otrzymywali powiadomienia o dokumencie do opiniowania.

W sekcji Komentarze możesz też prowadzić bieżącą rozmowę dotyczącą zapisów z poszczególnymi osobami. Takie rozwiązanie pozwala oszczędzić czas, który zapewne uciekał ci na wyszukiwaniu informacji zapisanych w przesyłanych wielokrotnie mailach, a także posiadasz wszystkie istotne informacje w jednym miejscu.

Zmiany w umowie zostały zaakceptowane pod względem prawnym, jak i formalnym. Aby podpisać umowę, potrzebujemy tylko zgody decydenta.

Akceptacja umowy przez podpisującego

Gdy warunki umowy są już ustalone z klientem oraz przeszły pozytywną ocenę merytoryczno-formalną, możesz przekazać taką umowę do Akceptacji decydenta/podpisującego. Decydent otrzyma powiadomienie o dokumencie do zaopiniowania. Jeśli nie zgłosi żadnych uwag, informacja o akceptacji dokumentu pojawi się też w zakładce Komentarze: „Akceptuję bez uwag”.

Po zebraniu wszystkich akceptacji przygotuj umowę do wydruku. Do wyboru masz trzy możliwości:

  • przekaż innej osobie do wydruku,
  • wydruk i przekazanie do podpisu,
  • wysłanie umowy do klienta.

W przypadku przesłania umowy do klienta system poprosi o dołączenie skanu umowy jednostronnie podpisanej umowy. Gdy dodasz załącznik, system poinformuje cię o tym, aby dołączyć też umowę podpisaną dwustronnie.

Archiwizacja umowy

Gdy dołączysz do Dokumentu umowy skan podpisany obustronnie, system po potwierdzeniu automatycznie zarejestruje umowę w Bazie umów.

Możesz też ręcznie zarejestrować umowę w bazie. W tym celu w panelu workflow umowy kliknij Zarejestruj umowę w bazie, a następnie dołącz podpisaną umowę do załączników. Kiedy umowa jest zarejestrowana w Bazie umów, możesz wypełnić wszystkie dane. Więcej o pracy z archiwum umów piszemy w samouczku Elektroniczne archiwum umów.

Anulowanie dalszego procesowania umowy

W przypadku odrzucenia ustalanych warunków, przez jedną ze stron kliknij Anulowanie przeglądu. Taka umowa zostanie oznaczona na liście jako Anulowana. W sekcji Komentarze możesz zostawić adnotację dotyczącą anulowania umowy. W przyszłości ułatwi to tworzenie raportów związanych z umowami i sprawdzeniem jaki procent zawieranych umów np. handlowych, jest odrzucanych na etapie negocjacji.

Dodatkowe funkcje usprawniające obieg umów

W systemie Ready_™ znajdziesz jeszcze kilka funkcji, które zwiększą efektywność elektronicznego obiegu umów w firmie.

Rejestr pełnomocnictw

W aplikacji Umowy możesz również rejestrować pełnomocnictwa pracowników np. do akceptacji dokumentacji finansowej w określonej kwocie, podpisywania w twoim imieniu umów etc. Aby dodać nowe pełnomocnictwo, w zakładce Pełnomocnictwa kliknij Dodaj pełnomocnictwo. Następnie uzupełnij dane i wgraj właściwy dokument. Gdy zaznaczysz dokument, jako obowiązujący możesz powiązać go z umowami i innymi dokumentami, których to pełnomocnictwo dotyczy.

Dokumenty z tej zakładki nie mają wpływu na uprawnienia użytkownika w systemie. Więcej o tym rejestrze znajdziesz w artykule Pełnomocnictwa.

Szablony umów

Projekt umowy możesz opracować przy pomocy zewnętrznego edytora tekstu, jak i edytora szablonów w systemie Ready_™. Korzystanie z szablonów umów jest przydatne, gdy podpisujesz tzw. umowy powtarzalne np. umowa abonamentowa, o dzieło, najmu powierzchni, etc. W czym pomaga takie rozwiązanie? Przede wszystkim oszczędza twój czas, ponieważ raz zapisana umowa powtarzalna jest zawsze dostępna. I zamiast wgrywać ją z dysku możesz zrobić to z systemu, gdzie zawsze jest dostępna w jednym miejscu.

Aby dodać szablon umowy do systemu, kliknij Centrum (trzy pionowe kropki), następnie Narzędzia i w panelu sterowania wybierz Szablony dokumentów. Aby wczytać nowy szablon, kliknij Nowy szablon z pliku i w nowym oknie uzupełnij potrzebne dane oraz wgraj plik. 

Jeśli chcesz wygenerować umowę z szablonu, musisz w oknie Dokumentu umowy z menu górnego wybrać ikonę drukarki i na liście rozwijalnej wskazać Generuj plik z szablonu (PDF, RTF). W oknie generatora wskaż rozszerzenie i szablon dokumentu. Wygenerowany dokument zostanie zapisany w Załącznikach. Więcej o generowaniu dokumentów z szablonu możesz przeczytać w artykule: Tworzenie dokumentów z szablonu.

Jeśli chcesz, aby system uzupełniał automatycznie wskazane pozycje na umowie np. datę podpisu, dane stron podpisujących umowę, to musisz w szablonie dokumentu wskazać znaczniki do uzupełnienia. Ten proces opisaliśmy w artykule Zarządzanie szablonami.

Podpis elektroniczny

System Ready_™ umożliwia również podpisanie dokumentów, w tym umów, podpisem elektronicznym. Dzięki temu nie będziesz już musiał/musiała drukować każdorazowo zlecenia czy umowy, by je podpisać i podbić pieczątką firmy.

Aby podpisać dokument elektronicznie, musisz najpierw zainstalować w swojej przeglądarce rozszerzenie Szafir SDK Web. Możesz je pobrać pod tymi linkami:

A także posiadać urządzenie służące do podpisu elektronicznego.

Aby podpisać umowę podpisem elektronicznym w oknie Dokumentu umowy, w zakładce Załączniki kliknij lupkę po lewej stronie wgranego załącznika dokumentu.  W menu górnym wybierz Podpisz. Pojawi się okno podpisu umowy. Postępuj zgodnie z instrukcją zamieszczania podpisu kwalifikowanego. 

Możesz też podpisać umowę certyfikatem pieczęci. W tym celu zaznacz podpisywaną umowę na liście załączników, po prawej stronie wybierz Więcej i Utwórz podpis certyfikatem pieczęci.

What are your Feelings
Top