Skanowanie faktur telefonem

Obieg informacji w firmie jest jednym z kluczowych elementów jej funkcjonowania. Terminowość realizacji zleceń i rozliczeń, monitoring wpływów i wydatków to elementy codzienności biznesowej. Z aplikacją mobilną Ready_ przyspieszysz obieg dokumentów i informacji. Sprawdźmy to na przykładzie faktury zakupu.

Konfiguracja systemu do skanowania faktur

Zanim rozpoczniesz skanowanie faktury telefonem w systemie Ready_™, upewnij się, że skonfigurowałeś/aś:

  • strukturę organizacyjną firmy,
  • aplikację Faktury zakupu,
  • aplikację mobilną systemu Ready_™.

Po założeniu konta w systemie Ready_™ Kreator szybkiego uruchamiania pomógł w pierwszej konfiguracji.

Jeśli nie masz aplikacji Faktury zakupu możesz ją wykupić w dowolnym momencie w AppStore. Aby dodać tę aplikację, kliknij AppStore, następnie wybierz Zamówienie i Zamów aplikację. Pojawi się okno Aplikacji — kliknij Ready_™ Faktury zakupu.

Aplikację Faktury zakupu skonfigurujesz korzystając z Ustawień Aplikacji. Przejdź do zakładki Faktury zakupu i kliknij Konfiguracja. Korzystając z dostępnego kreatora system pomoże ci skonfigurować aplikację przy pomocy kilku kliknięć.

Czas na instalację aplikacji mobilnej Ready_. W tym celu wyszukaj i zainstaluj aplikację Ready_™ od producenta – firmy eDokumenty:

Aby rozpocząć korzystanie z aplikacji mobilnej, musisz w systemie w wersji desktopowej kliknąć ikonę użytkownika po prawej stronie, następnie wybrać Logowanie w aplikacji mobilnej i zeskanować telefonem kod QR, który pojawi się na ekranie.

Aplikacja działa już na urządzeniu mobilnym.

Jak skanować faktury z aplikacją mobilną Ready_™?

Jesteś w terenie? A może masz spotkanie i musisz pilnie przekazać dokument, a nie masz dostępu do odpowiedniego sprzętu? Zobacz teraz, jak przy pomocy aplikacji mobilnej przyspieszymy obieg informacji i dokumentacji w firmie na przykładzie wprowadzenia do obiegu faktury zakupu.

Rejestracja faktury w aplikacji mobilnej

W tym celu uruchomimy aplikację mobilną systemu Ready_™. Klikamy w Menu po lewej stronie. Wybieramy Dokumenty, a następnie po prawej stronie w dolnym rogu ekranu — Dodaj (niebieski plus) i Dodaj fakturę. Następnie zobaczymy ekran gdzie możemy:

  • zrobić zdjęcie faktury,
  • wybrać zdjęcie faktury z galerii,
  • dodać plik pdf.

Kliknij Zrób zdjęcie, a następnie Dalej. Wgrany dokument zostanie odczytany przez silnik OCR, a dane z faktury wpisane w odpowiednie pola. Ty musisz tylko:

  • sprawdzić ich zgodność,
  • wskazać typ dokumentu księgowego,
  • kliknąć Zapisz.

Gdy faktura zostanie dodana do systemu kliknij Zarejestruj.

Faktura została zeskanowana, zindeksowana, zarejestrowana i wprowadzona do obiegu za pomocą kilku kliknięć na telefonie.

Aplikacja mobilna Ready_ to więcej niż skanowanie faktur

Można się zastanawiać: czy do opisanego zastosowania niezbędny jest system? Przecież zeskanowane telefonem faktury, możemy równie dobrze zapisywać na dysku komputera albo na współdzielonym dysku Google czy Dropbox. Ale odpowiedź brzmi: Nie. Taka metoda nie zapewnia realizacji wielu praktycznych wymagań, takich jak:

  • przekazywanie dokumentu do kolejnych osób – czyli obiegu faktury, 
  • wyszukiwania za pomocą różnych automatycznie odczytanych metadanych np. kontrahencie, 
  • akceptacji dokumentu niezależnie od miejsca pracy!
Podgląd procesu akceptacji faktury na telefonie

Top