- Jak skonfigurować elektroniczny obieg dokumentów?
- Jak wygląda proces obiegu dokumentów w firmie?
- Co jeszcze usprawni obieg dokumentów w firmie?
Średnie i duże firmy poprzez swoje uwarunkowania potrzebują specjalistycznego rozwiązania do rejestracji, obiegu i archiwizacji dokumentów. Specyfika ich wymagań wynika z liczby dokumentów do przetworzenia, struktury organizacyjnej oraz powtarzalności niektórych procesów wewnętrznych, które można zautomatyzować.
W poniższym samouczku omawiamy rejestrację, obieg i archiwizację dokumentów przychodzących i wychodzących w firmie.
Jak skonfigurować elektroniczny obieg dokumentów?
Kreator szybkiego uruchomienia systemu Ready_™ pomógł Ci w pierwszej konfiguracji i dzięki niemu automatycznie skonfigurowałeś/aś strukturę organizacyjną firmy. Moduły: Dzienniki, Dokumenty i Klienci pozwolą na wdrożenie obiegu dokumentów w małej i średniej firmie. W dużej firmie konieczne może okazać się zastosowanie rozszerzenia Kancelaria, które pozwali na automatyzację masowego skanowania dokumentów z wykorzystaniem kodów kreskowych.
Uruchamiając pierwszy raz moduł Dzienniki zauważysz, że system skonfigurował automatycznie podstawowe dzienniki poczty przychodzącej i wychodzącej. W tym dzienniki rejestracji faktur.
W trakcie pierwszej konfiguracji zainstalowany został też moduł Klienci. Dodaj teraz do niego poszczególne kontakty. W tym celu kliknij Nowy (zielony plus) i wypełnij dane ręcznie lub pobierz dane z GUS. Tak utworzoną teczkę klienta możesz zapisać. Od teraz zamiast wpisywać te same dane po kilka razy, wystarczy, że je wyszukasz w spisie klientów.
Konfiguracja dziennika dla kilku firm
Jeśli w firmie rejestrujesz pocztę dla więcej niż jednej spółki, musisz utworzyć dla każdej z nich grupy dzienników, aby rejestrowana poczta była uporządkowana i miała przypisaną właściwą spółkę. W tym celu w Ustawieniach Aplikacji, w zakładce Korespondencja dodamy nowy dziennik do obecnego spisu. Aby dodać nowy dziennik, wystarczy, że klikniesz Nowy (zielony plus) i wypełnij dane dziennika. Pamiętaj o wskazaniu nadrzędności. Jeśli chcesz utworzyć grupę konkretnych dzienników skorzystaj z poniższego schematu:
- Dziennik firmy „Nazwa firmy” (podrzędny wobec „Dzienniki”)
- Dziennik poczty przychodzącej „Nazwa firmy” (podrzędny wobec „Dziennik firmy „Nazwa firmy”)
- Dziennik poczty wychodzącej „Nazwa firmy” (podrzędny wobec „Dziennik firmy „Nazwa firmy”)
Zachęcamy również do lektury artykułu Tworzenie, modyfikacja i usuwanie poszczególnych dzienników w dziale Pomoc, gdzie możesz przeczytać o konfiguracji modułu.
Jak wygląda proces obiegu dokumentów w firmie?
Proces obiegu dokumentów w firmie przebiega w kilku etapach, co obrazuje poniższy schemat.
Zobaczmy, jak taki sam proces możesz przeprowadzić używając systemu Ready_™.
Rejestrowanie pism przychodzących
Jak zauważyłeś/aś na schemacie – obieg dokumentów w firmie zaczyna się od rejestracji dokumentu przychodzącego do firmy. Może to być pismo urzędowe, reklamacja od klienta, a także dokument księgowy np. faktura.
Aby zarejestrować pismo, uruchom aplikację Dzienniki. Po uruchomieniu po lewej stronie zobaczysz spis dzienników. Wybierz ten, w którym chcesz zarejestrować dokument. W górnym menu wybranego dziennika kliknij Korespondencja (niebieski dokument). Po uzupełnieniu danych, dołączeniu skanu i wskazaniu terminu odpowiedzi na pismo, korzystając z funkcji Przekaż do: wskaż pracownika, dla którego dokument jest przeznaczony.
Dekretowanie, czyli przekazanie pisma
Dokument został wysłany przez system do wskazanego pracownika. Możesz ustawić przypomnienie dla pracownika o upływającym terminie odpowiedzi. W tym celu z listy rozwijalnej Menu (hamburger) wybierz Dodaj przypomnienie, a następnie ustaw jego termin.
O przekazanym dokumencie użytkownik systemu dowie się z powiadomień systemowych oraz zobaczy pismo na liście Dokumentów w zakładce Robocze.
Rejestrowanie w sprawie i opracowanie odpowiedzi na pismo
Po otwarciu takiego dokumentu wskazany przez Ciebie użytkownik może zapisać dokument w Sprawie klikając w menu Dołącz (symbol czerwone walizki), zapoznać się z pismem i przygotować na nie odpowiedź. Dzięki temu pismo przychodzące, jak i odpowiedź na nie i ewentualna dalsza korespondencja są zlokalizowane w jednym folderze. A wyszukiwanie informacji jest szybkie i proste.
Przygotuj teraz odpowiedź. W systemie Ready_™ można dodać pismo z dysku lub wygenerować z szablonu, który również możesz edytować w systemie. Gdy odpowiedź na dokument przychodzący będzie opracowana, przekaż ją przełożonemu do podpisu.
Zaakceptowanie pisma przez przełożonego
Aby dodać pismo wychodzące i przekazać je do akceptacji przełożonego, ponownie otwierasz pismo przychodzące, którego dotyczy odpowiedź. Klikasz w górnym menu Odpowiedź (symbol czerwonej strzałki). Zobaczysz zakładkę pisma wychodzącego. Po sprawdzeniu danych wgraj swoje pismo wybierając z dysku, a następnie przejdź do sekcji Podpisujący i wskaż osobę, której podpis powinien znaleźć się na piśmie wychodzącym. Po zapisaniu pismo do podpisu trafi do wskazanego użytkownika.
Rejestrowanie pism wychodzących
Zaakceptowane pismo wychodzące zarejestrujesz w Dzienniku korespondencji wychodzącej.
Po zaznaczeniu odpowiedniego pisma na liście dokumentów wychodzących wybierz w górnym menu Zarejestruj w dzienniku (symbol książki). W czasie rejestracji pisma możesz wskazać dyspozycję wysyłki np. Polecony Priorytet krajowy do 500g.
Jeśli twoja firma ma nadaną w ramach umowy z Pocztą Polską pulę numerów „R-k” lub posiada szpulę tych numerów, to możesz wygenerować numer „R-ki” w oknie pisma wychodzącego. Pamiętaj, że w obu tych przypadkach trzeba wprowadzić przydzielony numer początkowy.
Po zarejestrowaniu możesz wydrukować kopertę z numerem „R-ki” i wskazanymi danymi. A także przygotować listy do wysyłki pocztą.
Wypełnienie książki pocztowej
Aby nadać list polecony, musisz jeszcze wpisać go do Książki pocztowej. System Ready_™ uzupełnia właściwe pola automatycznie. Nim wyjdziesz na pocztę wystarczy, że wydrukujesz Książkę pocztową na dzisiaj, którą znajdziesz na liście pod symbolem drukarki w górnym menu.
Jeśli twoja firma ma podpisaną umowę z Pocztą Polską i korzysta z systemu Elektronicznego Nadawcy – możesz z systemu Ready_™ wyeksportować plik z listą wysyłkową bezpośrednio do EKN.
Co jeszcze usprawni obieg dokumentów w firmie?
W systemie Ready_™ znajdziesz jeszcze kilka funkcji, które zwiększą efektywność obiegu dokumentów w firmie.
Potwierdzenie odbioru dokumentu
Wprowadzenie do firmy elektronicznej rejestracji poczty wiąże się z obawami, że nie będzie możliwości potwierdzenia odbioru poczty przez pracownika. I w związku z tym firmy często prowadzą dwa rejestry – elektroniczny i tradycyjny.
W aplikacji Dzienniki możesz prowadzić potwierdzenie odbioru papierowej wersji dokumentu. Dzięki temu możesz zaprzestać rejestracji w papierowym dzienniku korespondencji.
Możliwość potwierdzenia odbioru przesyłki w systemie Ready_™ daje Ci „zielony plus” w rubryce podpisy. W tym celu wyszukaj na liście odbiorcę oraz wskazany dokument, którego odbiór chcesz potwierdzić. Kliknij plus i w okienku podpisu poproś pracownika o potwierdzenie odbioru.
Jeśli pracownik potwierdził odbiór złego dokumentu — podpis można usunąć. Kliknij Otwórz Dokument (niebieska ikona na liście) i gdy pojawi się podgląd dokumentu przejdź do zakładki Podpisy. To tutaj możesz usunąć błędny podpis.
Rejestrowanie korespondencji z emaila
Do firmy coraz więcej dokumentów zostaje wysłanych drogą elektroniczną. Aby je zarejestrować, często trzeba ściągnąć pliki na dysk, zapisać i dodać do spisu ręcznie. W module Dzienniki możesz rejestrację dokumentów wykonać bezpośrednio ze skrzynki email. W tym celu kliknij moduł Poczta, a następnie wybierz wiadomość email, którą zarejestrujesz. W górnym menu, nad wiadomością, kliknij Utwórz (symbol niebieskiego dokumentu) i wybierz z listy Dokument typu email. System zarchiwizuje tego emaila jako dokument.
Aby dodać ten dokument do Dziennika poczty przychodzącej, kliknij Menu (hamburger) i wybierz Zarejestruj w Dzienniku. Dalsze kroki rejestracji znajdziesz w artykule „Rejestracja dokumentów w dzienniku – Korespondencja przychodząca”.
Drukowanie firmowych kopert z systemu
W systemie Ready_™ istnieje możliwość wydruku kopert i etykiet. Możesz w Ustawieniach aplikacji skonfigurować wydruk kopert. Proces ten opisaliśmy w artykule „Konfiguracja wydruku kopert”.
Nim zaczniesz podmianę logotypu i stempla przygotuj sobie pliki zgodnie z poniższymi zaleceniami:
- nowe logo zapisz w rozszerzeniu .png o zalecanej szerokości 300px i nazwie „logo”,
- nowy stempel zapisz w rozszerzeniu .png o zalecanej szerokości 235px i nazwie „stamp”.
Aby wydrukować kopertę dla danego pisma, zaznacz je na liście prawym przyciskiem myszki. Gdy pojawi się okno wydruku koperty wskaż dane, w tym wymiary koperty i kliknij Drukuj jako PDF.
Plik PDF zostanie zapisany na dysku. Następnie otwórz plik i wydrukuj go przy użyciu preferowanego programu do obsługi plików PDF.