Nowa instancja systemu Ready_™ wymaga przygotowania do pracy, które dopasuje właściwości systemu oraz jego składowe do wymagań konkretnej organizacji. Wstępny proces konfiguracji ma na celu ułatwienie tego zadania, ale należy mieć na uwadze, że w każdej chwili wszystkie ustawienia można zmienić, używając narzędzi dostępnych w systemie.
Użytkownik, którego adres e-mail został podany podczas uruchomienia systemu, staje się administratorem – Administrator Systemowy – i to on odpowiada za przygotowanie całości do pracy. Po zalogowaniu się administratora do systemu na pulpicie widoczna będzie ikona Szybkie uruchomienie. Kreator szybkiego uruchomienia w kilku prostych krokach poprowadzi użytkownika przez proces konfiguracji podstawowych elementów systemu oraz wybranych aplikacji.
Osoba odpowiedzialna za przygotowanie systemu do pracy przy pomocy kreatora może wskazać konkretne aplikacje lub obszary, które będą poddane wstępnej konfiguracji. Poza tym proces przygotowania obejmuje również konfigurację wstępną systemu.
Zwartość sekcji Aplikacje oraz Obszar może różnić się w zależności od wybranej wersji systemu oraz jego składowych.
W oknie kreatora należy zaznaczyć aplikacje oraz obszary, które chcemy skonfigurować. Konfiguracja wszystkich punktów nie jest obligatoryjna. Po uruchomieniu systemu w dogodnej chwili można dokończyć konfigurację pozostałych elementów. Wybór należy zatwierdzić, klikając przycisk Dalej.
Aplikacje to poszczególne moduły systemu, które odpowiadają za realizację konkretnych zadań. Na przykład aplikacja Czas pracy służy do rozliczania czasu pracy w organizacji.
Obszary umożliwiają ustawienie zakresu obowiązków poszczególnych komórek organizacyjnych działających w ramach organizacji. Poprawne ustawienie obszarów wymaga zdefiniowania listy spraw przypisanych do konkretnych działów. Przekłada się to na możliwość ustawienia prawidłowego obiegu dokumentów wewnątrz firmy.
Krok 1. Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna to pierwszy z elementów, które należy określić podczas przygotowania systemu do pracy. Kreator pozwala na wybór jednego z kilku gotowych schematów (firma jednoosobowa, zarząd jednoosobowy, zarząd dwuosobowy).
Aby skorzystać z gotowego schematu, należy:
- kliknąć przycisk z nazwą modelu, np. Firma jednoosobowa;
- w nowym okienku z komunikatem potwierdzającym wczytanie odpowiedniego szablonu kliknąć przycisk OK.
Klikając przycisk Otwórz, można zmodyfikować wybraną wcześniej strukturę organizacji lub stworzyć nową.
Szczegółowe instrukcje zarządzania strukturą i dopasowania jej do własnych potrzeb są dostępne w sekcji System / Konfiguracja / Konfiguracja: - znaczenie struktury organizacyjnej; - struktura organizacyjna; - jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną w firmie?.
Krok 2. Pracownicy i obszary
Element Pracownicy i obszary pozwala na ustawienie powiązań pomiędzy konkretnymi osobami i zajmowanymi przez nie stanowiskami. Dodatkowo możliwe jest przypisanie typów spraw do konkretnych obszarów. Dzięki temu kontrolujemy procedowanie spraw i obieg dokumentów wewnątrz organizacji.
Okno kreatora prezentuje graficzną strukturę firmy. Poszczególne elementy schematu zawierają odnośniki, które pozwalają na podjęcie odpowiednich działań:
- Obszary – wybór tej opcji pozwala na przypisanie typów spraw do danego działu firmy;
- Przydziel – wybór tej opcji pozwala na przypisanie konkretnej osoby do danego stanowiska.
Elementy, dla których przypisano obszar lub pracownika, będą zawierały informację o tym działaniu. Nazwisko pracownika pojawi się w schemacie struktury firmy. Natomiast obszary, dla których przydzielono sprawy, będą zawierały graficzny wyróżnik z numerem oddającym liczbę przypisanych elementów.
Po uzupełnieniu obszarów oraz przypisaniu pracowników można przejść do następnego obszaru (klikamy w przycisk Dalej).
Szczegółowe instrukcje dotyczące kont pracowników oraz modułu spraw dostępne są w sekcji System / Konfiguracja / Konfiguracja: - konta użytkowników; - konfiguracja modułu spraw.
Krok 3. Kreator konfiguracji aplikacji
Kreator konfiguracji aplikacji jest etapem, który pomaga w szybki sposób skonfigurować aplikacje wybrane w kroku pierwszym.
Widok okna zależy od tego, jakie aplikacje zostały oznaczone na początku pracy kreatora. Dodatkowo nie wszystkie aplikacje wymagają konfiguracji. Do przeprowadzenia konfiguracji niektórych aplikacji niezbędne jest wykonanie poprzednich kroków – utworzenie struktury organizacyjnej oraz kont użytkowników. W przypadku aplikacji, do których wymagane jest założenie teczek, konieczne jest, aby w strukturze był przynajmniej jeden dział (komórka oznaczona jako dział).
Przy każdej aplikacji widoczne są przyciski URUCHOM i POMIŃ. Pierwszy pozwala na uruchomienie konfiguracji. Drugi umożliwia pominięcie danej aplikacji w procesie konfiguracji. Dopasowanie ustawień pominiętych aplikacji jest możliwe w każdym dogodnym momencie.
Aby zakończyć etap konfiguracji aplikacji i przejść do następnego punktu, należy kliknąć przycisk Dalej.
Szczegółowe instrukcje konfiguracji aplikacji dostępne są w sekcji System / Konfiguracja / Konfiguracja.
Podsumowanie
Ostatnim etapem pracy konfiguratora jest podsumowanie całego procesu. Znajdziemy tutaj informację o pomocy online, płatnym wsparciu oraz naszych mediach społecznościowych.
Praca kreatora zostanie zakończona po kliknięciu ZAKOŃCZ. Na ekranie monitora pojawi się komunikat informujący o pomyślnym zakończeniu procesu konfiguracji. Aby zamknąć okno, należy kliknąć przycisk ROZPOCZNIJ.
Ikona kreatora Szybkie uruchomienie nadal będzie widoczna na pulpicie systemu. W każdej chwili można wrócić do kreatora i uzupełnić kroki, które zostały wcześniej pominięte.