Współczesny model pracy wymaga dokładnego zaplanowania kolejnych działań tak, by uzyskać lepszą efektywność. Sposobów na poprawę efektywności jest wiele, ale skuteczne są tylko te, które stawiają na pełną integrację ze wszystkimi procesami, zadaniami i narzędziami używanymi w organizacji. Wykorzystując narzędzia oferowane przez Ready_™, można lepiej zaplanować każdy kolejny dzień, a ścisła integracja z kalendarzem, planem dnia i cała resztą funkcji daje gwarancję idealnej harmonii.
Jak wykorzystywać Plan dnia?
Narzędzie Plan dnia dostępne jest na pasku narzędziowym w prawej górnej część ekranu i umożliwia ono szybki wgląd w to, co zaplanowano na dany dzień. Okno podzielono na cztery sekcje:
- Zaplanowane na dzisiaj (Kalendarz) – znajduje się tutaj widok zdarzeń zapisanych w systemowym kalendarzu na dany dzień;
- W trakcie (Daily) (Kanban) – zawiera wszystkie cele, które dodano w aplikacji Zadania i ustawiono ich status na W trakcie (Daily). Należy pamiętać o tym, że na ten widok nie ma wpływu termin, a jedynie położenia w tabeli Kanban;
- Przypięte – niektóre zadania trwają w sposób ciągły (np. sprawdzanie poczty firmowej i odpowiadanie na e-maile). Takie zadania można oznaczyć jako przypięte (robi się to we właściwościach zadania w zakładce Dodatkowe przy pomocy opcji Przypięte). Przypięcie cyklicznego zadania pozwoli na wygodny i szybki dostęp do niego z poziomu Planu dnia;
- Czas pracy – w tym miejscu możliwe jest wyświetlenie informacji o czasie pracy zarejestrowanej przez system na bazie kart RCP. Wyświetlany w tym miejscu czas zawsze odnośni się do danego dnia.
Z poziomu Planu dnia za pomocą ikony „+” można szybko dodać nowe zadania lub zdarzenia. Kliknięcie w pozycję wyświetlaną na liście pozwala na sprecyzowanie jego szczegółów. Polecenia, które zostały wykonane, można w prosty sposób zamknąć bezpośrednio z poziomu okna Planu dnia.
Możliwości narzędzia Plan dnia przedstawia film zamieszczony poniżej:
Jak korzystać z Kalendarza?
W aplikacji Kalendarz można zaplanować zadanie, spotkanie, rozmowę telefoniczną czy inne wydarzenie. Wszystkie elementy wprowadzane do kalendarza można przypisać do konkretnej osoby, która będzie odpowiedzialna za ich realizację. Poszczególne wpisy w kalendarzu można powiązać z klientami i sprawami.
W ramach organizacji można współdzielić kalendarze. Aby udostępnić własny kalendarz, należy kliknąć przycisk SUBSKRYBUJ/UDOSTĘPNIJ widoczny po lewej stronie ekranu bezpośrednio pod widokiem kalendarza. W nowym oknie w zakładce Pracownicy należy wskazać osobę, która będzie miała możliwość wglądu. Dla udostępnianego kalendarza można określić uprawienia (tylko podgląd stanu wolny/zajęty, wgląd w szczegóły lub prawo edycji). Pracownik może również subskrybować inne udostępnione kalendarze (przycisk SUBSKRYBUJ/UDOSTĘPNIJ, zakładka Zasoby i Korporacyjny).
Tworząc nowe wpisy w kalendarzu, w prosty sposób można zapraszać do udziału w wydarzeniach innych współpracowników. Wystarczy w polu Dla kogo wyszukać i wskazać konkretne osoby. Wszyscy pracownicy zaproszeni do udziału otrzymają powiadomienia, które wyświetlą się na pasku zadań w sekcjach Powiadomienia oraz Plan dnia.
Kalendarz można również podłączyć do urządzeń mobilnych (smartfon, tablet) lub ulubionych programów (Outlook lub Thunderbird). Wystarczy skorzystać z otwartego protokołu CalDAV.
Ważną cechą Kalendarza systemu Ready_™ jest możliwość komentowania danego wydarzenia, dołączania do niego załączników czy rezerwowania zasobów (np. sali konferencyjnej, samochodu służbowego, itp.). Wszystkie te czynności można wykonać przed spotkaniem, w jego trakcie lub po. Dzięki temu w jednym miejscu można zebrać wszystkie ustalenia, które są związane z daną pozycją w kalendarzu.
Wykorzystanie aplikacji Kalendarz przedstawia film widoczny poniżej:
Więcej informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentów
Opis pełnej funkcjonalności Planu dnia i Kalendarza dostępny jest w sekcji pomocy: