Konfiguracja modułu spraw

Konfiguracja modułu sprawy

Konfiguracja modułu sprawy odbywa się w kilku krokach.

      1. Utworzenie struktury organizacyjnej w tak, aby była ona podzielona na komórki organizacyjne (działy). Aby skonfigurować poprawnie strukturę przejdź do pomocy: Jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną w firmie?
      2. Zdefiniowanie w systemie kategorii spraw, czyli JRWA.
        W systemie znajdują się domyślne kategorie spraw, jeżeli są wystarczające, możesz pominąć ten krok.
      3. Opublikowanie kategorii spraw na wybranym dziale, czyli utworzenie teczki oraz nadanie uprawnień użytkownikom.

Definiowanie kategorii spraw

Zarządzanie kategoriami spraw odbywa się w panelu Kategorie spraw. Aby go wyświetlić należy przejść do Ustawienia Aplikacji -> Ogólne -> Kategorie spraw i wybrać przycisk ZDEFINIUJ.

Przycisk do panelu kategorie spraw
Przycisk do panelu kategorie spraw

W panelu zarządzania kategoriami spraw istnieje możliwość dodania, edycji i usunięcia kategorii, jak również otwarcie, zamknięcie oraz import kategorii spraw.

Panel do zarządzania kategoriami spraw
Panel do zarządzania kategoriami spraw

Podstawowymi opcjami zarządzania są: Dodanie nowej, edycja istniejącej oraz usunięcie istniejącej kategorii spraw. Dodanie, edycja i usunięcie kategorii spraw

Aby dodać nową kategorię należy zaznaczyć miejsce w drzewku, wybrać przycisk Nowa, a następnie uzupełnić nazwę oraz zapisać zmianę. Analogicznie wykonuje się edycję wybranej kategorii.

Szczegóły kategorii sprawy
Szczegóły kategorii sprawy – dodanie nowej / edycja.

Kolejnymi opcjami są Zamknięcie oraz Otwarcie kategorii spraw. Zamknij, otwórz ponownie

Funkcje te pozwalają na szybkie zamknięcie bądź otworzenie zamkniętych teczek utworzonych na wybranej kategorii. Zamknięcie teczki powoduje brak możliwości wyświetlenia jej w module sprawy.

Istnieje również możliwość importu kategorii spraw. Należy jednak pamiętać, że niepoprawnie przygotowany plik do importu spowoduje nadpisanie istniejących już kategorii spraw.

Tworzenie teczki

W systemie, teczką nazwa się kategorię spraw opublikowaną na komórce organizacyjnej (dziale). Aby utworzyć teczkę, a więc udostępnić kategorię spraw dla wybranego działu należy przejść Ustawienia Aplikacji -> Ogólne -> Kategorie Spraw, a następnie wybrać przycisk PRZYDZIEL.

Przycisk do wyciągu z wykazu akt
Przycisk do wyciągu z wykazu akt

Wybranie przycisku spowoduje wyświetlenie Panelu edycji wyciągu z wykazu akt, gdzie po lewej stronie znajdują się zdefiniowane w strukturze działy, a po prawej lista dostępnych kategorii spraw.

Panel edycji wyciągu z wykazu akt
Panel edycji wyciągu z wykazu akt

Następnie, należy wybrać dział i przeciągnąć wybraną kategorię spraw do środkowego pola – Teczki.

Jeśli wszystkie kroki wykonano poprawnie, można zauważyć utworzenie teczki Budżety dla działu Księgowego.

Utworzona teczka budżety
Utworzona teczka budżety

Uwaga
Niezależnie od poziomu kategorii, teczki nie będą przejmowały ich hierarchii. W teczkach obowiązuje bowiem jeden poziom -bez elementów podrzędnych i nadrzędnych.

Uwaga
Istnieje możliwość opublikowania jednej kategorii w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu – np. KS.33 to budżety w dziale księgowym, a DH.33 to budżety w dziale handlowym.

Uprawnienia do teczek i spraw

Domyślnie, do każdej utworzonej teczki uprawnieni zostają wszyscy pracownicy działu, na którym została utworzona teczka oraz wszyscy użytkownicy, którzy mają prawa do jednostki do działu.

Dodatkowo, będąc w dziale, w którym znajduje się teczka bądź mając uprawnienia do użytkownika mamy również uprawnienie do wszystkich spraw utworzonych przez tego użytkownika.

Mamy zatem dwa uprawnienia:

  •  uprawnienie do teczki, dzięki któremu możemy tworzyć nowe sprawy w teczce bez możliwości oglądania utworzonych spraw przez innych użytkowników.
  •  uprawnienie do spraw, które utworzyli inni użytkownicy, ale bez możliwości tworzenia własnych, nowych spraw.

Powyższe dwa uprawnienia możemy nadać poprzez przejście do Obszarów (Kategorii Spraw) w Ustawienia Aplikacji -> Ogólne -> Kategorie spraw i wybranie przycisk Zdefiniuj.

Po wybraniu kategorii spraw, należy wybrać przycisk Edycji i przejść do zakładki Teczki / Dostępność.

W tym miejscu można zobaczyć, na jakich działach udostępniono wybraną kategorię spraw (zaznaczone checkboxem). Kolejne dwie ikony informują nas o dodatkowych uprawnieniach – do teczek i spraw.

Uprawnienia do teczki
Uprawnienia do teczki
1. Uprawnienia do teczki

Wybierając pierwszą ikonę, czyli opcję Zarządzaj domyślnymi uprawnieniami do teczki można zdecydować, który z użytkowników systemu może mieć uprawnienie do wszystkich utworzonych spraw w ramach tej teczki.

Zarządzanie uprawnieniami do teczki
Panel zarządzania uprawnieniami do teczki

Po wybraniu użytkownika i kliknięciu strzałki możemy zdecydować jaki poziom uprawnień nadać.

Do wyboru mamy:

  • Odczyt – dostęp do kartoteki sprawy bez możliwości zarządzania zawartością zakładek, jednak z możliwością tworzenia spraw podrzędnych i dodawania komentarzy.
  • Zapis zadań i dokumentów – zarządzanie zawartością zakładek Terminarz oraz Dokumenty. Działa, gdy nadano prawo do odczytu oraz uprawnienia do dokumentów.
  • Zarządzanie (karta Ogólne i Uprawnienia) – zarządzanie zawartością zakładki Ogólne oraz możliwość nadawania uprawnień do spraw. Działa gdy nadano prawo do odczytu.
  • Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza – prawo do odczytu zawartości zakładek Dokumenty oraz Terminarz, ale bez możliwości dodawania. Działa gdy nadano prawo do odczytu.
  • Powiadomienia o nowych dokumentach, zadaniach i komentarzach – prawo do otrzymywania powiadomień o dodaniu nowych dokumentów w zakładce Dokumenty, zadań w zakładce Terminarz oraz komentarzy w zakładce Komentarze kartoteki sprawy.
Nadanie uprawnień do teczki wybranemu pracownikowi
Nadanie uprawnień do teczki wybranemu pracownikowi
2. Udostępnienie teczki

Kolejną opcją uprawnień jest Udostępnij, dzięki której można zdecydować, który z użytkowników powinien móc dodawać nowe sprawy do teczki.

Udostępnienie teczki wybranym pracownikom
Udostępnienie teczki wybranym pracownikom

 

Podsumowując, uprawnienia do spraw przyznawane są na kilku poziomach:

  • bezpośrednio w kartotece sprawy – najważniejsze z punktu widzenia zarządzania sprawą.
  • poprzez zarządzanie kategoriami spraw – uprawnienia domyślne dla spraw zakładanych w wybranej teczce – są nadpisywane przez uprawnienia nadawane bezpośrednio w kartotece
  • uprawnieniami do jednostek, czyli struktury organizacyjnej na kartotece pracownika
  • poprzez zarządzanie grupami na kartotece pracownika
  • domyślnymi uprawnieniami nadawanymi po założeniu sprawy przez dowolnego użytkownika w teczce udostępnionej danemu działowi, np. po założeniu sprawy w teczce w dziale księgowym wszyscy z tego działu zostaną uprawnieni do odczytu sprawy, niezależnie od tego, przez kogo będzie ona założona.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!