Rejestrowanie korespondencji

W wielu firmach pocztę przychodzącą i wychodzącą rejestruje się w dużych, papierowych książkach korespondencyjnych. Sprawia to wiele problemów organizacyjnych – od długiego czasu rejestrowania po ograniczenie możliwości weryfikacji książki tylko przez jedną osobę. Aplikacja Dzienniki pozwoli usprawnić pracę nie tylko sekretariatu, ale całej firmy.

Jak rejestrować korespondencję przychodzącą?

Po uruchomieniu aplikacji Dzienniki należy wybrać dziennik korespondencji przychodzącej, a następnie użyć przycisku Korespondencja.

Następnie należy wybrać lub dodać nadawcę pisma, opisać, czego dotyczy otrzymana korespondencja, oznaczyć datę jej sporządzenia i wpływu do firmy. Na tym etapie pojawia się także możliwość wskazania terminu odpowiedzi, nadania kategorii, dołączenia skanu dokumentu i wielu innych opcji oznaczenia korespondencji.

Można również wskazać, do kogo przekazać dokument po jego zarejestrowaniu oraz ewentualnie nadać mu procedurę obiegu.

 

Jak rejestrować korespondencję wychodzącą?

Po uruchomieniu aplikacji Dzienniki należy wybrać dziennik korespondencji wychodzącej, a następnie użyć przycisku korespondencja.

Następnie należy uzupełnić datę wysyłki, nadawcę, odbiorcę oraz pozostałe informacje, dotyczące przesyłki. W przypadku nadawcy masowego można, we współpracy z Pocztą Polską, automatycznie nadawać numer „R-ki” dla listu poleconego z udostępnionej puli numerów. Na końcu dokument należy zarejestrować.

W przypadku konieczności wydruku książki pocztowej, należy wybrać po prostu ikonę drukarki i interesującą opcję – system wygeneruje książkę do wydrukowania.

Wydrukowanie kopert również nie stanowi problemu – w tym przypadku należy wybrać ikonę drukarki, a następnie koperty. W kolejnym kroku należy wybrać rozmiar koperty oraz co ma się na niej znaleźć i wygenerować np. plik PDF gotowy do wydruku.

Jeśli korzystamy z aplikacji Elektroniczny nadawca, należy wybrać Eksportuj na pasku narzędzi i pobrać plik XML, wykorzystywany przez Pocztę Polską.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!