W wielu firmach pocztę przychodzącą i wychodzącą rejestruje się w dużych, papierowych książkach korespondencyjnych. Sprawia to wiele problemów organizacyjnych – od długiego czasu rejestrowania po ograniczenie możliwości weryfikacji książki tylko przez jedną osobę. Aplikacja Dzienniki pozwoli usprawnić pracę nie tylko sekretariatu, ale całej firmy.
Jak rejestrować korespondencję przychodzącą?
Po uruchomieniu aplikacji Dzienniki należy wybrać dziennik korespondencji przychodzącej, a następnie użyć przycisku Korespondencja.
Następnie należy wybrać lub dodać nadawcę pisma, opisać, czego dotyczy otrzymana korespondencja, oznaczyć datę jej sporządzenia i wpływu do firmy. Na tym etapie pojawia się także możliwość wskazania terminu odpowiedzi, nadania kategorii, dołączenia skanu dokumentu i wielu innych opcji oznaczenia korespondencji.
Można również wskazać, do kogo przekazać dokument po jego zarejestrowaniu oraz ewentualnie nadać mu procedurę obiegu.
Jak rejestrować korespondencję wychodzącą?
Po uruchomieniu aplikacji Dzienniki należy wybrać dziennik korespondencji wychodzącej, a następnie użyć przycisku korespondencja.
Następnie należy uzupełnić datę wysyłki, nadawcę, odbiorcę oraz pozostałe informacje, dotyczące przesyłki. W przypadku nadawcy masowego można, we współpracy z Pocztą Polską, automatycznie nadawać numer „R-ki” dla listu poleconego z udostępnionej puli numerów. Na końcu dokument należy zarejestrować.
W przypadku konieczności wydruku książki pocztowej, należy wybrać po prostu ikonę drukarki i interesującą opcję – system wygeneruje książkę do wydrukowania.
Wydrukowanie kopert również nie stanowi problemu – w tym przypadku należy wybrać ikonę drukarki, a następnie koperty. W kolejnym kroku należy wybrać rozmiar koperty oraz co ma się na niej znaleźć i wygenerować np. plik PDF gotowy do wydruku.
Jeśli korzystamy z aplikacji Elektroniczny nadawca, należy wybrać Eksportuj na pasku narzędzi i pobrać plik XML, wykorzystywany przez Pocztę Polską.
Jakie zalety ma elektroniczny dziennik korespondencji?
Papierowy dziennik korespondencji bądź ten przygotowany w arkuszu kalkulacyjnym nie zapewniają tak dużej skuteczności firmie. Dlatego tak popularny staje się elektroniczny dziennik korespondencji.
6 zalet elektronicznego dziennika korespondencji
Automatyzacja prac
Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej znacznie przyspiesza pracę firmy. Dostęp do niej nie ma tylko jedna osoba, co ułatwia dotarcie do potrzebnych informacji. Jednocześnie może to zwiększyć wydajność pracy sekretariatu czy nawet całego przedsiębiorstwa, bo wszystkie dane znajdują się w chmurze, a samo działanie dedykowanego programu jest dość intuicyjne.
Szybkie dekretowanie dokumentów
Ewidencja korespondencji ma także inną ważną zaletę. Chodzi tu oczywiście o znacznie szybsze dekretowanie dokumentów. Jest to możliwe zawsze wtedy, gdy wykorzystywane są automatyczne instrukcje dekretacji.
Sprawne wyszukiwanie
Oferowany przez nas elektroniczny dziennik korespondencji umożliwia szybkie znalezienie potrzebnych informacji. Do dyspozycji jest wiele intuicyjnych filtrów wyszukiwania. Wystarczy, wybrać opcję znajdowania po kodzie kreskowym, danych kontrahenta, dacie bądź wpisać adres.
Sprawne tworzenie książki nadawczej
Z pozycji dziennika korespondencji można stworzyć bogatą książkę nadawczą. Zajmuje to dosłownie chwilę, bo program jest na tyle intuicyjny, że niezależnie od ilości dokumentów i tak w ciągu kilku minut wygenerowana zostanie pocztowa książka nadawcza.
Współpraca z aplikacją pocztową
Kolejnym atutem wyróżniającym dziennik korespondencji, jest możliwość połączenia go z aplikacją, wykorzystywaną przez Pocztę Polską. Szczególnie chętnie ta opcja jest stosowana do pozycji, dla których ustalono dyspozycję „polecony”. Wystarczy wyeksportować je do odpowiedniego pliku.
Brak błędnych kodów pocztowych
Dział obsługi klienta lub sekretariat nareszcie zapomną o błędach w adresach, telefonach czy niewłaściwych kodach pocztowych. W końcu koperty czy zwrotki można wydrukować bezpośrednio z systemu.
Jakie zadania pełni dziennik korespondencji?
Elektroniczny dziennik korespondencji to bardzo przydatne narzędzie przede wszystkim ze względu na swoją wielofunkcyjność. Oferowane przez nas oprogramowanie zajmuje się nie tylko udostępnianiem korespondencji, ale również prowadzeniem spraw, wysyłaniem e-maili z powiadomieniem o konieczności potwierdzenia dokumentów, tworzeniem wysyłek seryjnych, skanowaniem seryjnym dokumentów, a co za tym idzie również współpracą z urządzeniami skanującymi. To tylko przykładowe funkcje, które sprawiają, że dziennik korespondencyjny w postaci inteligentnego narzędzia usprawnia i automatyzuje pracę.
Ewidencja korespondencji
Rejestracja korespondencji jest łatwa, szybka i skuteczna – szczególnie gdy wykorzystywane jest nasze narzędzie. W końcu w bazie danych znajdują się wszystkie niezbędne informacje, więc w porównaniu do tradycyjnej metody znacznie sprawniej można znaleźć poszczególne dane. Jednocześnie ewidencja korespondencji przychodzącej lub wychodzącej przyczynia się do zwiększonej wydajności firmy. Jest to możliwe dzięki automatycznemu adresowaniu kopert, obliczaniu opłat pocztowych bądź kurierskich, drukowaniu nalepek adresowych oraz innych dokumentów.
Informacje o dokumencie
Zgubione listy, zapomniane adresy i paczki, które zostały bez odpowiedzi to już przeszłość, ponieważ jedną z najważniejszych funkcji dziennika korespondencji jest właśnie zbieranie wszystkich niezbędnych informacji. W ten sposób łatwo można dowiedzieć się, czy list został odebrany przez odbiorców, kiedy została wysłana odpowiedź i na jaki adres. Jednocześnie z łatwością można ograniczyć lub udzielić prawa dostępu do tych danych.
Dostęp do danych z pozycji dziennika korespondencji
Z nowoczesnym dziennikiem korespondencji można stworzyć jedną wspólną przestrzeń, z której będą korzystały wszystkie sekretariaty w dużych firmach. W ten sposób możliwe jest skorzystanie z tej samej bazy danych, a do tego bez problemu mogą ją odwiedzać różne osoby w tym samym czasie. W tym przypadku kluczowe znaczenie ma wydanie odpowiednich uprawnień oraz danie dostępu do konkretnej korespondencji. Najlepiej jeśli będzie się to odnosiło nie tylko do tej, tworzonej czy odbieranej w danym sekretariacie, ale również tych, które są ważne dla interesów oddziału.
Zarządzanie bazą danych
Z elektronicznego dziennika korespondencji warto też skorzystać, gdy chce się zyskać pełną kontrolę nad bazą danych. Nasze oprogramowanie wyróżnia się intuicyjnością. Dzięki temu ułatwiają utrzymanie porządku i nie trzeba obawiać się utraty tych wrażliwych informacji. Dodatkowa funkcja tego narzędzia polega na możliwości tworzenia grup kontrahentów czy nawet oznaczenia ich, jako nieaktywnych, co jeszcze bardziej przyspieszy wyszukiwanie odpowiednich adresatów.
Inne możliwości, jakie daje dziennik korespondencji online to np. na przydzielanie praw dostępu do konkretnych kontrahentów, współpraca ze sprawdzonymi bazami danych, a także import kontaktów z innych baz danych.
Czym są systemy kancelaryjne?
Systemy kancelaryjne mają związek z czynnościami związanymi z przejęciem pism, ich opracowywaniem, a także obiegiem dokumentów czy aktów wewnątrz danego przedsiębiorstwa. Dotyczy to również ich przechowywania i wysyłki. Jednocześnie istnieją różne rodzaje systemów kancelaryjnych np. dziennikowy, bezdziennikowy oraz mieszany. Wybrany typ w znaczący sposób wpływa na automatyzację poszczególnych działań, ale również na wzrost wydajności firmy. Dlatego jedną z kluczowych decyzji jest właśnie dopasowanie systemu kancelaryjnego ze skutecznym, a przede wszystkim elektronicznym dziennikiem korespondencji.
