- Jak zacząć pracę z Dziennikiem w systemie Ready_™?
- Rejestrowanie korespondencji w systemie Ready_™
- Dodatkowe funkcje usprawniające rejestrację
Papierowe dzienniki korespondencji i arkusze kalkulacyjne Excel, to formy rejestracji poczty, które sprawiają problemy organizacyjne, takie jak czasochłonny proces rejestracji wynikający z ręcznego wpisywania kilkakrotnie tych samych danych nadawców i adresatów przesyłek, czy ograniczenie możliwości weryfikacji księgi tylko przez jedną osobę.
Elektroniczny dziennik korespondencji to rozwiązanie umożliwiające efektywne rejestrowanie i organizowanie poczty przychodzącej i wychodzącej, do którego dostęp mogą mieć też inni użytkownicy, jeśli zdecydujemy się na wdrożenie rozwiązania dla całej firmy, a nie tylko dla działu lub komórki zajmującej się korespondencją.
Jak zacząć pracę z Dziennikiem w systemie Ready_™?
Kreator szybkiego uruchamiania pomógł Ci w pierwszej konfiguracji i dzięki temu mogłeś/aś skonfigurować strukturę organizacyjną firmy. Moduł Dzienniki został automatycznie zainstalowany. Ten moduł umożliwia oprócz rejestracji poczty, otrzymanie elektronicznego podpisu odebrania poczty od pracowników.
Jeśli chcesz, aby odbiór przesyłek był potwierdzany przez pracowników firmy, którzy nie będą korzystać z systemu Ready_™ musisz założyć im konta typu: Użytkownik bez możliwości zalogowania.
W tym celu kliknij Centrum (trzy pionowo ułożone kropki) po prawej stronie menu głównego. Następnie wybierz Pracownicy i kliknij Konta użytkowników. W nowo otwartym oknie kliknij Nowe konto typu (trzy poziome kreski, tzw. hamburger), następnie wybierz Użytkownik bez możliwości zalogowania i uzupełnij wymagane dane.
Gotowe!
Rejestrowanie korespondencji w systemie Ready_™
Teraz spróbujemy zarejestrować korespondencję w Dzienniku Ready_™.
Jak rejestrować korespondencję przychodzącą?
W celu rejestracji pisma przychodzącego otwórz aplikację Dzienniki. Po otwarciu okna, po lewej stronie zobaczysz listę automatycznie utworzonych dzienników. Wybierz z tego spisu Dziennik korespondencji przychodzącej. a następnie, kliknij Korespondencja (niebieski dokument). Pojawi się zakładka Rejestracja korespondencji. Wypełnij dane i korzystając z funkcji Przekaż do: wskaż osobę, której finalnie przekażesz pismo. Zarejestrowane pismo pojawi się na liście Dziennika.
Kiedy pracownik przyjdzie odebrać pisma wystarczy, że wyszukasz go na liście Przekazano do:, a następnie klikniesz „zielony plus” w kolumnie Podpis. Na ekranie pojawi się okno podpisu, gdzie użytkownik może ręcznie podpisać odbiór przesyłki.
W przypadku błędnie podpisanego dokumentu, aby usunąć podpis, należy kliknąć Otwórz Dokument (niebieska ikona na liście). Otworzy się podgląd pisma przychodzącego, gdzie klikasz zakładkę Podpisy. Kliknij Usuń, a w pokazującym się oknie dialogowym potwierdź usunięcie podpisu. Następnie Zapisz (czerwona dyskietka). Po zakończeniu operacji kliknij Ok w oknie dialogowym Dziennika korespondencji przychodzącej.
Jak rejestrować korespondencję wychodzącą?
Gdy pismo zwrotne jest gotowe do wysyłki, zarejestrujesz je w Dzienniku korespondencji wychodzącej.
W tym celu kliknij odpowiedni dziennik z listy, a następnie Korespondencja (niebieski dokument). Gdy pojawi się okno Rejestracja pisma wychodzącego podaj niezbędne dane oraz:
- wskaż rodzaj przesyłki w dyspozycji np. Polecony PR krajowe S do 500g,
- jeśli posiadasz szpulę tzw. „R-ek”, to możesz je wygenerować i nadrukować na koperty.
Po zakończeniu zarejestrowane pismo pojawi się na liście pism wychodzących.
Jak wypełnić Pocztową książkę nadawczą?
Aby nadać list polecony za potwierdzeniem odbioru poza odpowiednim wypełnieniem druków pocztowych, musisz też uzupełnić odpowiednie pola w Pocztowej Książce Nadawczej. W systemie Ready_™ książka uzupełnia się automatycznie w trakcie rejestracji pism. Jedyne co ty zrobisz przed nadaniem takiej przesyłki, to wydrukujesz Książkę pocztową.
W tym celu kliknij symbol Drukarki i wybierz z listy Książka pocztowa na dzisiaj. Po wydrukowaniu możesz iść na pocztę wysłać listy.
Jeśli Twoja firma ma umowę z Pocztą Polska i korzysta z systemu Elektronicznego Nadawcy, możesz wyeksportować przygotowane pisma czy paczki do wysyłki, bezpośrednio do EKN.
Dodatkowe funkcje usprawniające rejestrację
Funkcjami, które poprawiają jakość pracy przy rejestracji, są również:
Rejestracja korespondencji z maila
A co z pocztą elektroniczną? Również zarejestrujesz ją w module Dzienniki. Aby zarejestrować email jako dokument, kliknij moduł Poczta, następnie wybierz wiadomość email do rejestracji. W górnym menu kliknij Utwórz (niebieski dokument) i wybierz z listy Dokument typu email. System zapamięta tego emaila jako dokument co zostanie oznaczone na liście wiadomości symbolem niebieskiego dokumentu. Klikając na ten znaczek otworzysz dokument, który możesz zarejestrować w Dzienniku. W tym celu kliknij Menu (trzy poziome linie, tzw. hamburger) i wybierz z listy Zarejestruj w Dzienniku.
Kolejne etapy rejestracji omówiliśmy powyżej.
Wyszukiwanie danych w kartotece klienta
Wpisując dane klientów do papierowej książki korespondencji nieraz zdarzyło Ci się popełnić błąd w nazwie firmy klienta, czy w adresie firmy. Inną wadą papierowego systemu jest wpisywanie tych samych danych przy każdej wysyłce.
W systemie Ready_™ przy pierwszej konfiguracji zostaje zainstalowany moduł Klienci. Pozwala on na dodanie danych klienta do kartoteki, a także na przechowywanie w niej pełnej dokumentacji Klienta. Aby dodać nowego klienta, otwórz moduł Klienci i kliknij Nowy (zielony plus). Pojawi się okno Nowy klient, w którym możesz:
- uzupełnić dane ręcznie,
- pobrać dane o kliencie z bazy GUS.
Po uzupełnieniu danych kliknij Dodaj, aby nowo utworzona kartoteka Klienta pojawiła się na liście. Od teraz rejestrując dokumenty tego klienta, możesz wyszukać go w bazie zamiast wpisywać ręcznie.
Wydruk kopert firmowych z systemu
W systemie Ready_™ nie tylko zarejestrujesz korespondencję przychodzącą i wychodzącą. Możesz również wydrukować firmowe koperty, czy zwrotne potwierdzenia odbioru. Aby móc drukować koperty z firmowym logo, musisz w Ustawieniach aplikacji skonfigurować wydruk kopert.
Najlepiej opisuje to artykuł – Konfiguracja wydruku kopert
Nim zaczniesz podmianę logotypu i stempla przygotuj sobie pliki zgodnie z poniższymi zaleceniami:
- nowe logo zapisz w rozszerzeniu .png o zalecanej szerokości 300px i nazwie „logo”,
- nowy stempel zapisz w rozszerzeniu .png o zalecanej szerokości 235px i nazwie „stamp”.
Aby wydrukować firmową kopertę, na zaznaczonym dokumencie do wysyłki kliknij prawym przyciskiem myszki. Pojawi się menu, gdzie wybierz Drukuj kopertę. Pojawi się okno Drukowanie kopert i zwrotek. Wskaż dane w tym wymiar koperty i gdy wszystko będzie gotowe kliknij Drukuj jako PDF.
Plik PDF zostanie zapisany na dysku. Następnie otwórz plik i wydrukuj go przy użyciu preferowanego programu do obsługi plików PDF.