W czasie eksplozji Home Office, prosta do tej pory papierowa Lista obecności, przestała być funkcjonalna. Trudno wpisać się na nią na odległość, a jeśli nie wszyscy pracownicy pracują zdalnie, to staje się niewiadome, kto dzisiaj pracuje a kto nie, bo np. jest chory. Z pomocą może przyjść wówczas Elektroniczna lista obecności.

Jakie funkcje powinna posiadać Elektroniczna lista obecności?

Wydawałoby się że podstawowa funkcja, to po prostu umożliwienie wpisania się na listę obecności zidentyfikowanego pracownika. To można łatwo osiągnąć nawet poprzez arkusz Excel, umieszczony w Google Spreadsheets. Samo wpisanie się na listę będzie szybkie, ale niestety to rozwiązanie będzie bardzo pracochłonne w dalszej obróbce kadrowej. Po pierwsze, trudno będzie weryfikować czy wprowadzone nazwiska są umieszczone przez ich właścicieli. Po drugie, nie będzie można łatwo zobaczyć o której godzinie dokonano wpisu. Po trzecie – raportowanie miesięczne będzie wymagało dość karkołomnego przetwarzania.

Tak więc jako główne funkcje listy obecności uznamy:

• wpis na listę przez zidentyfikowanego pracownika,
• łatwość określenia gdzie pracujemy (Biuro/Zdalnie),
• widoczność pracowników z informacją o miejscu pracy,
• informacja o tym kiedy pracownik się zalogował,
• zestawienie miesięczne na cele kadrowe.

W jaki sposób działa lista obecności w Ready_™?

Po zalogowaniu za pomocą nazwy użytkownika i hasła pracownik rejestruje swoja obecność w Biurze albo Zdalnie:

Wszyscy zarejestrowani w ten sposób pracownicy widoczni są w panelu „stan bieżący” wraz z godziną „wejścia” do pracy:

Na cele weryfikacji, przeglądu i wydruku przygotowane są gotowe raporty w formie wymaganej przez kadry.

Dodatkowo w razie konieczności, możesz wyeksportować listę obecności do pliku Excel. Dzięki strukturze organizacyjnej system pozwala przeglądać listy obecności swoich podwładnych przez kierowników działów. Widoczność poszczególnych pracowników sterowana jest za pomocą uprawnień do drzewa struktury, które nadają się automatycznie, ale można je również łatwo zmienić w kartotece pracownika.

W jaki sposób można uruchomić elektroniczną listę obecności?

Gotową funkcjonalność w przedstawionym zakresie możesz uruchomić w kilkanaście minut, wykorzystując do tego aplikację Czas pracy w systemie Ready_™. Po uruchomieniu usługi za pomocą prostego formularza (postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie), należy wykonać następujące czynności:

1. Uruchom przycisk Pierwsze kroki.
2. Na drugim kroku wybierz schemat struktury organizacyjnej, który pasuje do Twojej firmy, lub opracuj własny.
3. Zakończ kreator, przechodząc do końca pozostałe kroki.
4. Uruchom panel Ustawienia > Struktura Pracownicy, aby dodać pozostałych użytkowników.
5. Zaloguj się na użytkownika i wybierz profil „PRACA ZDALNA”.

Gotowe! Masz do dyspozycji w pełni funkcjonalną elektroniczną listę obecności.

Uruchom system Ready_™

Jakie zalety ma elektroniczna lista obecności?

Ewidencja czasu pracy to obowiązkowy dokument dla każdej firmy, zatrudniającej pracowników. W końcu ma to wpływ na wysokość wynagrodzenia oraz długość urlopu. Inaczej jest w przypadku listy obecności – nie jest ona regulowana prawnie. Jednak tak naprawdę większość przedsiębiorstw korzysta z obu tych dokumentów, ponieważ zwiększają wydajność pracy. Szczególnie popularna jest elektroniczna lista obecności, gdyż ma wiele zalet, które gwarantują rzeczywiste korzyści dla firmy. Sprawdź, jakie jeszcze zalety zapewni Twojej firmie to nowoczesne narzędzie!

Zalety elektronicznej listy obecności

Możliwość sprawdzenia obecności pracowników z każdego miejsca

Kontrola ewidencji czasu pracy jest możliwa nawet z poziomu aplikacji mobilnej, dzięki niej sprawdzisz system nawet wtedy, gdy znajdujesz się w delegacji, będziesz na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Ta korzyść ma ogromne znaczenie dla właścicieli dużych firm bądź takich, które mają oddziały w różnych krajach. W ten sposób bardzo szybko uzyskasz potrzebne informacje, sprawdzisz, jak funkcjonuje firma pod Twoją nieobecność, a przede wszystkim podejmiesz środki zaradcze, jeśli okaże się, że kluczowego pracownika nie będzie przez dłuższy czas.

Maksymalne ograniczenie nadużyć, błędów lub oszustw

Tradycyjne papierowe listy obecności sprzyjają błędom czy oszustwo. Inaczej jest podczas rejestracji czasu pracy online. Wówczas ryzyko pomyłki jest naprawdę niewielkie – nawet wtedy, gdy z urządzenia korzysta więcej osób. Nowoczesne oprogramowanie w połączenie z magnetycznymi kartami skutecznie zmniejsza liczbę oszustw. Tym bardziej że możesz dodatkowo zamontować monitoring, abyś zyskał jeszcze większą kontrolę.

Wysoka trwałość listy obecności

Nareszcie nie musisz przejmować się tym, że lista obecności zostanie zniszczona – w wyniku pożaru lub zwykłego zalania kawą. W końcu elektroniczne ewidencja czasu pracy bądź lista znajduje się w chmurze. To niezwykle trwały nośnik, więc nawet zdarzenie losowe czy kradzież nie spowodują trwałej utraty danych. Dzięki temu z łatwością odtworzysz ten dokument.

Dostęp do archiwalnej ewidencji czasu pracy

Potrzebujesz zajrzeć do archiwalnych dokumentów? Z nowoczesną listą obecności online to jest jeszcze łatwiejsze. W ten sposób z łatwością sprawdzisz, czy dany pracownik był w firmie danego dnia. Szczególnie przydaje się to w razie walki o odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy. Wtedy elektroniczna lista obecności zapewni Ci potrzebne informacje w ciągu dosłownie chwili. Wystarczy włączyć odpowiednie filtrowanie i poczekać aż system wyszuka dla Ciebie odpowiednie informacje.

Lista obecności online pomaga chronić środowisko

Elektroniczna lista obecności pozwala określić godzinę rozpoczęcia lub zakończenia pracy, jest to krótka, a przy tym naprawdę ważna informacja. Jednak gdy jest zapisywana na kartce, a w Twojej firmie jest sporo pracowników to, jest to również bardzo nieekologiczne. W końcu wiąże się to z marnowaniem dużej ilości papieru. Gdy tylko przeniesiesz się na elektroniczny nośnik, to z powodzeniem uratujesz wiele drzew przed wycięciem, a tym samym pokażesz współpracownikom, kontrahentom, inwestorom czy pracownikom, że zależy Ci na środowisku naturalnym.

Powiadomienie o spóźnieniach i nadgodzinach

Choć sporadyczne spóźnienia nie są dużym problemem, ale gdy zdarza się to większej liczbie osób, to okazuje się, że Twoja firma jest narażona na spore straty finansowe. Dlatego lista obecności pracowników online pozwala na zminimalizowanie tych kosztów, a przede wszystkim skłania zatrudnione osoby do większej punktualności. Szczególnie gdy będziesz wyciągać konsekwencje wobec pracowników, którzy się spóźniają.

Takie nowoczesne elektroniczne narzędzie pokaże Ci też, czy ktoś z pracowników zostaje po godzinach w pracy i jak często do tego dochodzi. To ważne ze względów zdrowotnych oraz ewentualnej wyższej wypłaty.

Lista obecności pracowników dostępna dla różnych działów

Bardzo ważnym atutem elektronicznych list obecności pracowników jest także to, że dane są dostępne dla wielu osób, korzystających z różnych urządzeń – włączają się w to również urządzenia mobilne. Dzięki temu informacje dotyczące rozpoczęcia i zakończenia pracy są dostępne nie tylko dla menadżerów, ale również dla działu kadr i płac, a nawet dla pracodawcy. To znacznie automatyzuje wykonywanie obowiązków przez poszczególnych pracowników. Jednocześnie umożliwia to szybką reakcję na pojawiające się problemy, bądź przedłużające się nieobecności poszczególnych pracowników.

Jakich informacji nie może zawierać lista obecności online?

Warto zaznaczyć, że nieelektroniczna lista obecności nie jest regulowana przez Kodeks Pracy. Nie oznacza to jednak, że możesz tam zawrzeć wszystkie informacje, jakie chcesz. Przede wszystkim w takim dokumencie powinny znaleźć się dane typu imię, nazwisko, godzina przyjścia oraz wyjścia z pracy. Nasze oprogramowania są do tego przygotowane, a przede wszystkim zgodne z zasadami RODO. W końcu to właśnie te przepisy mają kluczowe znaczenie w tym przypadku. Zgodnie z nimi elektroniczna lista obecności nie może zawierać informacji, dotyczących powodu nieobecności pracownika takich jak urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie czy urlop.

Komu przyda się elektroniczna lista obecności?

Tego typu rozwiązania online nie tylko zwiększają wydajność firmy, ale przede wszystkim zmniejszają liczbę obowiązków działu HR – dzięki temu ewidencja czasu pracy staje się również bardziej automatyczna. Właśnie z tego powodu rozwiązania elektroniczne zazwyczaj są skierowane do firm ze sporą liczbą pracowników, kiedy to ich obsługa jest jeszcze bardziej czasochłonna. W takim przypadku zwykłe papierowe listy obecności nie są wystarczające ze względu na ich ograniczoną trwałość, a do tego nieekologiczne i wymagają archiwizowania sporej liczby dokumentów. Dlatego duże firmy chętniej stawiają na elektroniczne listy – nie ma tu rozgraniczenia na branże. Jednocześnie pozwala to na stałą kontrolę liczby osób, przebywających w siedzibie, co jest też ważne dla przedsiębiorstw, zapraszających gości, organizujących szkolenia czy współpracujących z zewnętrznymi podmiotami.