Ready_™ przyjacielem Twojej cyfrowej firmy

Jacek Paszek

 30 czerwca 2021

Udostępnij:

Kamil jest freelancerem, pasjonatem swojej pracy – wspólnie z kolegą robi zdjęcia dla firm i prowadzi blog, na którym prezentuje kulisy warsztatu fotograficznego. Coraz częściej recenzuje tam również różne produkty producentów sprzętu. Z obu działalności uzyskuje niemałe przychody, ale problemem stało się dla niego ogarnięcie różnych działań, które musi podejmować w ramach tej działalności.

Dotychczas wykorzystywał kilka osobnych narzędzi do tego aby: zaplanować kalendarz spotkań i zleceń, wrzucić materiały do artykułów, wystawić faktury i zachować archiwalne wybrane zdjęcia ze zleceń. Komunikację z kolegą oraz kilkoma stałymi współpracownikami realizował przez Messenger, a zamówienia i umowy tworzył ręcznie w Google Docs. Nie posiadał oprócz telefonu bazy kontrahentów, ani potencjalnych klientów. Faktury zakupu trzymał w telefonie, albo na biurku i raz w miesiącu zawoził je do biura rachunkowego. Informacje o wyniku finansowym i podatkach otrzymywał na maila, i tą drogą zawierał też incydentalne umowy o dzieło z osobami współpracującymi. Cyfryzacja firmy była połowiczna. 

Do pewnego czasu wszystko działało bez zarzutu…

… ale kiedy przychodziły spiętrzenia kilku zleceń, cała konstrukcja rozsypywała się jak domek z kart. Co chwilę wybuchały pożary, z których większość wynikała z braku odpowiedniej organizacji pracy, pomyłek i niedopowiedzeń pomiędzy osobami z którymi współpracował. Przyjemność którą wcześniej odczuwał z pracy, nagle wyparowała. Coraz mniej czasu, który zostawał mu na przygotowanie tego jednego, najlepszego zdjęcia, oraz ich obróbkę, spowodował, że coraz częściej cierpiała na tym jakość realizowanych zleceń. W konsekwencji nie dawały one mu już tyle satysfakcji i czuł że zatrzymuje się w rozwoju…

Punkt zwrotny: wieczorny webinar Ready_™

Aby temu zaradzić zdecydował się wziąć udział we wieczorowym webinarze „Ready – przyjaciel Twojej cyfrowej firmy” organizowanym cyklicznie przez firmę eDokumenty w ramach akcji „Cyfryzacja Twojej firmy”. Z zainteresowaniem słuchał około godzinnego wystąpienia, na którym konsultantka firmy osobiście uruchomiła i skonfigurowała gotowy system wraz z aplikacją mobilną, który pomaga w organizacji pracy i zarządzaniu małą firmą.

Następnego dnia Kamil wstał wcześniej niż zwykle i pełen energii uruchomił stronę z formularzem, wybrał kilka aplikacji, podał swój NIP i nadał krótką nazwę dla strony pod którą będzie widoczny system. Po chwili otrzymał link aktywacyjny i email do ustawienia hasła. Po pierwszym zalogowaniu przywitała go strona z kreatorem konfiguracji, który pozwolił mu stworzyć mini-strukturę firmy, którą podzielił na dwa działy: PHOTO i BLOG. Na szczycie firmy umieścił stanowisko Właściciela, w dziale Photo umieścił stanowisko Fotografa, które obsadził użytkownikiem ze swoim nazwiskiem, a w dziale Blog stanowisko dla swojego kolegi, który głównie zajmował się pisaniem recenzji.

Po chwili zobaczył okno czatu od swojego kolegi, który po otrzymaniu zaproszenia zdążył się zalogować, ustawić sobie zdjęcie profilowe i znaleźć okno komunikatora, w którym rozpoczął czat.

Odłożył jednak na chwilę komunikator i zgodnie z sugestią dokończył kroki Kreatora uruchomienia. Z podpowiadanych obszarów działalności wybrał kilka pasujących i przydzielił je do stworzonych działów. W ten sposób powstało kilka teczek (POTENCJALNI KLIENCI, ZLECENIA, UMOWY, KORESPONDENCJA) w których mógł wpisać kilka spraw stanowiących foldery na dokumenty, jakie do tej pory trzymał w dość chaotycznie utworzonych folderach na dysku swojego MacBooka.

Przez chwilę zastanawiał się dlaczego nie ma w domyślnych kategoriach obszaru Klienci, gdzie mógłby zapisać ustalenia i zlecenia od swoich dotychczasowych klientów, ale w porę przypomniał sobie, o tym co widział podczas webinaru: kartoteki klientów powstają niezależnie w bazie klientów i tam również można tak samo dodawać dokumenty i zadania. Czym prędzej więc zaimportował tam ponad 400 kontaktów z pliku CSV (Excel) którą wcześniej wyeksportował z Kontaktów MacBooka. Baza klientów została napełniona, ale jeszcze musiał oczyścić ją z duplikatów i prywatnych adresów niebędących klientami ?.

Gdzie są moje przyszłe zlecenia?

Następnym krokiem było uruchomienie aplikacji Pipeline, do której wprowadził kilkanaście tematów, które stanowiły jego potencjalne zlecenia. O to samo poprosił na czacie kolegę. Spodobało mu się to, że może je podzielić osobno na zlecenia usług fotografii i osobno wykonania recenzji poprzez utworzenie osobnej teczki POTENCJALNI KLIENCI w każdym z dwóch działów. Zauważył ze zdziwieniem, że wartość koszyka leadów BLOG jest prawie trzy razy większa od wartości leadów PHOTO! Być może za mało zajmuje się przygotowaniem ofert dla przyszłych klientów na zdjęcia? A może nie zapisał sprawy dla jakiegoś ważnego klienta, z którym rozmawia o dużym zleceniu już tak długo, że zapomniał o nim? Akurat to dobra okazja aby odświeżyć ofertę dla niego.

Korzystając ze świeżej wiedzy z webinaru oraz swojego do tej pory stosowanemu szablonu oferty w docx, wstawił do pliku kilka specjalnych znaczników #KLIENT.NAZWA_I_ADRES=bloczek# oraz #OFERTA.POZYCJE#, zapisał jako szablon oferty, a następnie za pomocą zakładki Dokumenty dodał Ofertę, a w niej kilka pozycji, które często wpisywał do tabeli. Po chwili jego oczom ukazała się ładnie sformatowana oferta, zawierająca pełne dane adresowe klienta (pobrał je z GUS na kartotece klienta) oraz tabelkę z pozycjami usług. Już wiedział, że będzie mógł teraz z łatwością wysyłać wszystkim zainteresowanym kompletne oferty na dokładnie to co potrzebują i z różnymi kwotami w zależności od szacowanego pakietu.

Jak udostępniać koledze tylko niektóre maile?

Kolejnym krokiem było uruchomienie modułu Poczta. Po podaniu adresu swojej skrzynki email i hasła, system przez kilka minut pobierał kilkaset maili z ostatniego roku, który jest domyślnym zakresem importu poczty. Z pewną obawą sprawdził swojego iPhone, czy na nim nadal znajdują się wszystkie maile, ale nic go nie zaskoczyło. Pamiętał z webinaru, że połączenie z pocztą odbywa się za pomocą protokołu IMAP, a więc maile mogą nadal być odbierane na wielu urządzeniach. System tylko je czyta i można ustawić tak aby widział stan przeczytania z serwera. Dzięki temu wszędzie, na telefonie, w komputerze i w Ready – maile mają ten sam stan przeczytania i udzielonej odpowiedzi.

Zauważył przy tym, że przy niektórych mailach pojawiła się niebieska ikona, oznaczająca że dany mail jest przejęty do systemu jako dokument. Stało się to na podstawie ustawienia „Archiwizuj emaile powiązane z klientem lub sprawą”, które domyślnie ustawia się przy konfiguracji nowej skrzynki. Dzięki temu otwierając kartoteki kilku klientów, zauważył że w ich zakładce Dokumenty, znajduje się już korespondencja między nimi. To bardzo przydatne, bo wiele razy otrzymując maila musiał go przekazywać dalej, po to aby udostępnić go swojemu koledze. Dobrze że wcześniej usunął z bazy klientów adres swojej dziewczyny!

Plan zajęć i proszę kiedy mam zajęte, nie umawiaj nam spotkań

Minęło już ponad dwie godziny, Kamil nie jadł jeszcze śniadania, ale miał jeszcze trochę czasu, a nie chciał przerywać, więc postanowił dokończyć konfigurację o ostatni element, który widział podczas webinaru: współdzielony kalendarz który mógł mieć również w telefonie. Wzajemne udostępnienie kalendarzy okazało się pestką. Dość szybko w oparciu o dostępną pomoc, skonfigurował synchronizację dwustronną w iPhone korzystając z opcji kalendarzy CalDAV. Kalendarz ładnie stał się widoczny w telefonie, a do systemu zaimportowały się zaplanowane zdarzenia. Dzięki temu kolega nie będzie już umawiał spotkań online kiedy on jest u klienta. Spotkania i zaplanowane ważne zadania Kamil wpisuje w Kalendarzu. Co bardzo docenia, widzi również kalendarz kolegi, i może dodawać do niego ważne terminy, na kiedy czasami trzeba odesłać drogi sprzęt.

Biuro zawsze pod ręką – aplikacja mobilna

Przed wyjściem z domu, Kamil zastanowił się jeszcze nad jednym: „Cały dzień będę u klienta na zdjęciach, przydałaby mi się baza z dokumentami ze sobą, a widziałem że Ready ma fajną aplikację mobilną…”. Ubierając buty zainstalował na telefonie aplikację Ready wpisując po prostu „Ready”. Z ekranu w profilu użytkownika na komputerze wyświetlił kod QR i w kilka sekund zalogował się telefonem. Bingo! Jest baza klientów, wszystkie wrzucone dokumenty, Czat i Kalendarz. Resztę sprawdzi czekając na kawę w ulubionej kawiarni, do której koniecznie zajrzy po drodze do klienta. ☕️