Jakie zalety zapewnia elektroniczny obieg faktur kosztowych?

Obieg i procesowanie faktur w sposób elektroniczny usprawniają pracę w przedsiębiorstwie. Jeszcze skuteczniej można oszczędzać czas i pieniądze, a do tego z łatwością oddelegować pracowników do innych zajęć, ponieważ nowoczesny system finansowo-księgowy zajmuje się realizacją wielu ważnych zadań.

Spis treści:

• Korzyści elektronicznego obiegu faktur
• Jakie zadania realizuje workflow faktur?
• Kto najczęściej wybiera program do elektronicznego obiegu dokumentów?

Korzyści elektronicznego obiegu faktur

Skrócenie czasu obiegu faktur

Elektroniczny obieg faktur kosztowych nawet kilkukrotnie zmniejsza czas przepływu informacji. Dotyczy to zarówno mniejszych, jak i  większych firm. Działanie online usprawnia przesyłanie faktur, umów lub innych dokumentów. Cały proces wymaga zaangażowania mniejszej liczby osób w porównaniu do tradycyjnych dokumentów. W ten sposób faktury od razu trafiają do odpowiedniego działu, a następnie przesyłane do kolejnych akceptacji, w końcu są archiwizowane.

Większa wydajność pracy

W wielu firmach standardem są różnego typu papierowe dokumenty. Elektroniczny obieg faktur kosztowych zwiększa wydajność pracy. Wystarczy, że wyznaczone osoby w sekretariacie, dziale obsługi klienta czy księgowości zeskanują te dokumenty lub od razu wystawią je bądź otrzymają w wersji elektronicznej. Przepływ stanie się znacznie łatwiejszy i będzie wymagać mniej czasu, a do tego zaangażowania mniejszej liczby pracowników. Tym samym w znaczący sposób wpłynie na zwiększenie wydajności firmy.

Oszczędność pieniędzy i czasu

Papierowe dokumenty często się gubią i tutaj idealnym rozwiązaniem jest obieg faktury kosztowej w wersji online. Można zaoszczędzić sporo stresu i czasu. Dlatego, że dokumenty znacznie szybciej będą przesyłane do konkretnych działów, a tym samym znacznie rzadziej będzie trzeba zmierzyć się np. z karnymi odsetkami. Poza tym, wraz z wirtualnym obiegiem faktur, w firmowych dokumentach zapanuje większy porządek. Tym samym znacznie łatwiejsze stanie się ich archiwizowanie, szukanie potrzebnych informacji czy danych. Pracownicy zyskają sporo czasu na inne obowiązki.

Procesowanie faktur zwiększa bezpieczeństwo

Wielu przedsiębiorców podkreśla, jak duży wpływ ma wykorzystanie elektronicznego obiegu faktur na bezpieczeństwo danych. Przede wszystkim oferowany system umożliwia archiwizowanie i zabezpieczenie dostępu w chmurze. To o wiele bardziej chroni faktury w porównaniu do papierowych dokumentów. Oprócz tego można zdecydować, kto z pracowników będzie miał wgląd do danych. Jednocześnie system obiegu dokumentów skutecznie minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, bo system sam je wychwytuje, a następnie informuje o tym odpowiednich pracowników. Z tego powodu nie ma potrzeby  przejmowania się tym, że pewne dane będą niezgodne ze stanem faktycznym, co mogłoby wpłynąć negatywnie na dalsze etapy sprzedaży, kupna czy zawierania umów.

Istotnym aspektem związanym z bezpieczeństwem jest także to, że z wirtualny obieg faktur działa zgodnie z zasadami RODO. Chronione są dane osobowe, przechowywane, jak również monitorowane są zachowania związane z nietypowym schematem działań. Nawet losowy wypadek nie wpłynie na utratę danych i zniszczenie faktur.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych sprzyja środowisku

Wykorzystanie systemu finansowo-księgowego, a także obiegu faktur w firmie online ułatwia budowanie zrównoważonego przedsiębiorstwa, a przede wszystkim takiego, które dba o środowisko naturalne. Pozwala skutecznie ograniczyć zużycie papieru, ponieważ w użyciu są tylko elektroniczne faktury. Ten nowoczesny system pomoże zmniejszyć wycinkę drzew. Warto przekazać tę informację klientom, inwestorom, pracownikom lub kontrahentom. Obecnie świadome i eko firmy zyskują znaczenie, a do tego są chętniej wybierane, więc to na pewno wpłynie pozytywnie na opinię na temat przedsiębiorstwa.

Jakie zadania realizuje workflow faktur?

Workflow faktur jest stosowany do skrócenia czasu księgowania. Umożliwia również wyeliminowanie błędów, które są tak powszechne w przypadku papierowych dokumentów. Ta automatyzacja pracy sprawia także, że poszczególne działy jeszcze sprawniej mogą wykonywać swoje obowiązki, a niektórych z tych zadań pracownicy nawet nie muszą samodzielnie wykonywać. W końcu zajmują się tym specjalnie zaprojektowane algorytmy.

Wirtualny obieg faktur w firmie zapewnia wiele możliwości. Przede wszystkim automatycznie klasyfikuje poszczególne wnioski, faktury kosztowe czy umowy. Jednocześnie współpracuje z systemem ERP, co stanowi znaczne ułatwienie dla biznesów online, a także dla tych stacjonarnych. Narzędzie do elektronicznego obiegu faktur automatycznie rozpoznaje dokumenty z wielu źródeł typu skanery, skrzynki e-mail czy nawet z już istniejących folderów. Poza tym dedykowany program sam zajmuje się wyszukiwaniem, odczytywaniem oraz weryfikowaniem danych z faktur. To znaczne ułatwienie dla pracowników, a jednocześnie przykład tego, jak sztuczna inteligencja pozytywnie wpływa na automatyzację poszczególnych zadań.

Kto najczęściej wybiera program do elektronicznego obiegu dokumentów?

Faktury, umowy, wnioski bądź inne dokumenty są ważne dla każdej firmy. Dlatego tak naprawdę nie ma ograniczeń, jeśli chodzi o przedsiębiorstwa, które mogą stawiać na elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie. Jest to popularna opcja zarówno wśród małych, jak i dużych firm. W tym przypadku nie ma też znaczenia branża. Przede wszystkim jest to związane z tym, że ten nowoczesny system tak skutecznie usprawnia działanie poszczególnych działów, zwiększa wydajność, a zarazem minimalizuje ryzyko wystąpienia ewentualnych błędów. Program do elektronicznego obiegu dokumentów sprawdzi się nie tylko w sektorze prywatnym, ale też w publicznym. Dlatego to rozwiązanie chętnie jest wykorzystywane również w urzędach i instytucjach.