Akceptacja zamówienia

Gotowe zamówienie może wymagać akceptacji w zależności od standardów przyjętych w ramach organizacji. Procedowanie zamówienia sprowadza się do kilku prostych kroków, które opisano poniżej.

Aby uzyskać akceptację zamówienia, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia, w zakładce W OPRACOWANIU odszukać i otworzyć zamówienie;
2. w nowym oknie kliknąć przycisk Potwierdź załatwienie;

3. w tej chwili zamówienie zostanie zablokowane do edycji oraz oznaczone, że oczekuje na akceptację. Odpowiednie oznaczenia pojawią się w oknie zamówienia oraz dodatkowo znajdą się w zakładce OCZEKUJĄCE NA ZATWIERDZENIE. Jeżeli włączono wyświetlanie kolumny Status, to tam również pojawi się stosowna informacja;
4. w zależności od ustawionej konfiguracji procesu, akceptacja może się odbywać na kilka sposobów:
   • Brak akceptacji – przypadek, w którym zamówienie nie podlega akceptacji;
   • Do wyboru przez zlecającego – przypadek, w którym nie ma zdefiniowanej reguły akceptacji. Użytkownik obsługujący zamówienie musi sam zdecydować, kto powinien zaakceptować dokument;
   • Domyślna grupa – umożliwia akceptację przez osoby należące do konkretnej grupy;
   • Domyślny akceptant –  do akceptacji przypisana jest konkretna osoba;
   • Mapa akceptacji faktur – akceptacja odbywa się według mapy akceptacji faktur, którą opisano w oddzielnym artykule. Należy pamiętać, że w przypadku zamówień nie wspiera SQL oraz akceptacji minimum 50%;
   • Przełożony wnioskujący lub on sam, gdy należy do grupy – akceptacji dokonuje przełożony osoby wnioskującej lub ona sama;
   • Przełożony wnioskującego (według struktury) – przypadek, w którym akceptacji dokonuje bezpośrednio przełożony osoby wnioskującej. Zależność jest ustalana na podstawie struktury organizacyjnej;
   • Wnioskujący – akceptuje osoba występująca o akceptację zamówienia;
5. wskazanie osoby akceptującej sprowadza się do wybrania z listy pracownika, który ma dokonać akceptacji, i kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;

6. w przypadku wykorzystania procedury akceptacji lub wskazania osoby zamówienie trafi do osoby, która musi je zatwierdzić. Dokument pojawi się w procedurze Workflow na pulpicie, ale można go odszukać też w module Zamówienia w zakładce OCZEKUJĄCE NA ZATWIERDZENIE;

6. w panelu akceptacji Zamówienia należy wybrać jedną z opcji:
   • AKCEPTUJ – zaakceptowanie zamówienia spowoduje zamknięcie dokumentu ze statusem ZATWIERDZONO (pozycje otrzymują status ZREALIZOWANO);
   • ODEŚLIJ DO POPRAWY – umożliwia naniesienie poprawek do dokumentu. Workflow wraca do pierwszego etapu procesu WPROWADZENIE. Odesłanie wymaga podania powodu w zakładce Komentarze;
   • ODRZUĆ – dokument oraz pozycje otrzymują status ODRZUCONE. Dokument jest zablokowany do edycji. Odrzucenie wymaga podania powodu w zakładce Komentarze;

8. etap akceptacji kończy proces obiegu. Zamówienie znajduje się, w zależności od przebiegu procesu akceptacji, w odpowiedniej zakładce – ZATWIERDZONE, ODRZUCONE/ANULOWANE.