Dodatkowe funkcjonalności

Moduł Zamówienia posiada szereg dodatkowych funkcjonalności, które mogą okazać się przydatne. Użytkownik może między innymi anulować zamówienie, utworzyć nowe zamówienie na bazie istniejącego, dodać zadanie połączone z zamówieniem, zarejestrować zamówienie w dzienniku albo dodać przypomnienie.

• Anulowanie zamówienia
• Tworzenie nowego zamówienia na bazie istniejącego
• Dodawanie zadań
• Dodawanie powiązań ze sprawą, dokumentem, klientem, projektem
• Rejestrowanie w dzienniku
• Ustawianie przypomnień
• Eksport zamówień do pliku XLS
• Faktura sprzedaży
• Wydanie zewnętrzne

Anulowanie zamówienia

Aby anulować zamówienie, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia;
2. odszukać i otworzyć zamówienie;
3. kliknąć przycisk Anuluj;

4. w nowym oknie należy podać powód wycofania, zaznaczyć jedną z opcji: Wycofaj pozycję lub Anuluj pozycję;

5. kliknąć przycisk ZAPISZ. Pozycje zostaną anulowane/wycofane do statusu Zaakceptowane.

Tworzenie nowego zamówienia na bazie istniejącego

W przypadku popularnych produktów, które są często zamawiane wewnątrz organizacji, można uprościć sobie pracę, tworząc nowe zamówienie na bazie już istniejącego.

Aby utworzyć nowe zamówienie na bazie istniejącego, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia;
2. odszukać i otworzyć istniejące zamówienie, które ma być podstawą do utworzenia nowego;
3. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Nowy dokument z istniejącego;

4. w tej chwili otwarta zostanie karta nowego zamówienia, która będzie uzupełniona na bazie dokumentu wzorcowego. Pozostaje sprawdzić, uzupełnić i wykonać pozostałe czynności, które są wymagane dla nowego zamówienia. Sam proces tworzenia nowego zamówienia został omówiony w oddzielnym artykule.

Dodawanie zadań

Przydatnym rozwiązaniem jest możliwość utworzenia zadania, które będzie powiązane z konkretnym zamówieniem. Zadanie takie można zlecić wskazanemu pracownikowi, który na przykład przeprowadzi dodatkowe działania niezbędne do realizacji zamówienia.

Aby dodać nowe zadanie do zamówienia, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia;
2. odszukać i otworzyć istniejące zamówienie, które ma być podstawą do utworzenia nowego;
3. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Dodaj zadanie;

4. w nowym oknie należy uzupełnić niezbędne pola, a potem kliknąć przycisk DODAJ I ZAMKNIJ. Sam proces tworzenia zadania opisano w oddzielnym artykule.

Dodawanie powiązań ze sprawą, dokumentem, klientem, projektem

Zamówienie może wymagać powiązania z konkretnym klientem, sprawą, dokumentem lub projektem. Moduł Zamówienia posiada odpowiednie rozwiązania, które umożliwiają połączenie kilku wątków.

Aby dodać powiązanie z dokumentem, sprawą lub kontaktem, należy:

1. na etapie tworzenia lub przeglądania zamówienia przejść do zakładki Powiązania;
2. kliknąć przycisk Dodaj powiązanie;

3. w nowym oknie widoczne będą pola Kontakt, Sprawa oraz Dokument. W celu dodania powiązania z konkretną cechą należy kliknąć pole, wprowadzić fragment nazwy, a potem kliknąć przycisk lupy. Z listy podpowiedzi trzeba wybrać odpowiedni dokument, sprawę lub kontakt;
4. kliknąć OK. Nowe powiązania pojawią się na liście w zakładce Powiązania.

Aby dodać powiązanie z projektem, należy:

1. na etapie tworzenia lub przeglądania zamówienia przejść do zakładki Szczegóły;
2. kliknąć pole Projekt, wprowadzić fragment nazwy projektu i kliknąć przycisk lupy, a potem wybrać konkretną pozycję z listy wyszukiwania;
3. nowe powiązanie pojawi się w polu Projekt.

Każde z powiązań (z dokumentem, sprawą, klientem, projektem) może zostać usunięte. Wystarczy, że zostanie kliknięty przycisk z symbolem krzyżyka widoczny w danym polu. W przypadku zakładki Powiązania należy kliknąć prawym przyciskiem myszy daną pozycję, a potem wybrać opcję Usuń.

Rejestrowanie w dzienniku

Zamówienie można zarejestrować w systemowym dzienniku.

Aby zarejestrować zamówienie w dzienniku, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia, odszukać konkretne zamówienie;
2. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Zarejestruj w dzienniku;

3. w nowym oknie w sekcji Dzienniki wskazać odpowiedni dziennik, w prawej części uzupełnić niezbędne pola, a następnie kliknąć przycisk ZAREJESTRUJ.

Więcej informacji na temat dzienników znajduje się w oddzielnym artykule.

Ustawianie przypomnień

Zamówienie może wymagać powrotu do niego, dlatego twórcy systemu dali możliwość ustawienia powiadomienia, które przypomni o konkretnym zamówieniu.

Aby dodać przypomnienie dla konkretnego zamówienia, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia, odszukać konkretne zamówienie;
2. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Dodaj przypomnienie;

3. w nowym oknie należy uzupełnić następujące pola:
   • Treść – miejsce na wprowadzenie treści powiadomienia;
   • Użytkownik – z listy należy wybrać użytkownika, któremu ma zostać wyświetlone odpowiednie przypomnienie;
   • Kiedy – data (dzień i godzina) wyświetlenia przypomnienia;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretną sprawą. Po kliknięciu pola należy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę i wskazać konkretną pozycję na liście;
   • Klient – pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretnym klientem. Po kliknięciu pola należy wpisać fragment nazwy klienta, kliknąć lupę i wskazać konkretną pozycję na liście;
   • kliknąć OK;

4. w zadanym terminie stosowne powiadomienie pojawi się u osoby, której zostało przypisane. Przypomnienie będzie widoczne w planie dnia. Poza tym na pulpicie pojawi się nowe okno komunikatu.

Eksport zamówień do pliku XLS

Każdy z widoków listy zamówień zawiera przycisk Pobierz zaznaczone pozycje do pliku XLS. Jego kliknięcie spowoduje wyeksportowanie listy zamówień i danych na ich temat do pliku XLS, który będzie można edytować w arkuszu Excel.

Aby wyeksportować zamówienia do pliku XLS, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia;
2. przejść do konkretnej zakładki;
3. kliknąć przycisk Pobierz zaznaczone pozycje do pliku XLS;

5. w tej chwili zostanie utworzony, a potem pobrany plik XLS zawierający dane z wybranego widoku.

Faktura sprzedaży

Zarządzanie zakupami w ramach organizacji pojawia się nie tylko w sytuacji, w której produkty zaspokajają wewnętrzne potrzeby. Zdarza się tak, że jakiś towar wymaga odsprzedania go zewnętrznemu podmiotowi. W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury sprzedaży. Moduł Zamówienia jest na to gotowy.

Aby wystawić fakturę sprzedaży, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia;
2. odszukać i otworzyć zamówienie, dla którego ma zostać wystawiona faktura sprzedaży;
3. w nowym oknie kliknąć przycisk Menu, a potem wybrać kolejno Generuj i Faktura sprzedaży. Można również wybrać zakładkę Pozycję, a potem Faktura;

4. w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola. Procedura wystawiania faktur sprzedaży została dokładnie opisana w oddzielnym artykule.

Wydanie zewnętrzne

W ramach modułu Zamówienia możliwe jest zafakturowanie towaru na podmiot zewnętrzny. Oznacza to również wsparcie dla tak zwanego wydania zewnętrznego, czyli operacji polegającej na wydaniu towaru klientowi zewnętrznemu.

Aby zrobić wydanie zewnętrzne, należy:

1. włączyć moduł Zamówienia;
2. odszukać i otworzyć zamówienie, dla którego ma zostać wystawiona faktura sprzedaży;
3. w nowym oknie kliknąć przycisk Menu, a potem wybrać kolejno Generuj i Wydanie zewnętrzne;

4. w nowym oknie w zakładce Szczegóły uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Numer – pole uzupełnione automatycznie;
   • Data wpływu – uzupełnione automatycznie, można dokonać korekty, wybierając datę w kalendarzu;
   • Data wydania – ustawić datę wydania towaru. Domyślnie pole zawiera aktualną datę;
   • Data wystawienia – ustawić datę wystawienia dokumentu. Domyślnie pole zawiera aktualną datę;
   • Opis – wprowadzić opis;
   • Odbiorca – ustawić podmiot, który będzie odbierać towar. Wystarczy kliknąć pole, wpisać fragment nazwy, kliknąć przycisk lupy, a potem wybrać odpowiednią firmę z krótkiej listy;
   • Sprawa – pole pozwala na powiązanie wydania z konkretną sprawą. Aby wybrać sprawę, należy kliknąć pole, wpisać fragment nazwy, kliknąć lupę i wybrać z krótkiej listy odpowiednią sprawę. Można również kliknąć przycisk z plusem i utworzyć zupełnie nową sprawę;
   • Wartość netto, Wartość VAT, Wartość brutto – będą domyślnie wypełnione na podstawie listy produktów, które stanowią przedmiot wydania. Pozostaje skorygować pole Waluta;

5. w zakładce Pozycje należy sprawdzić, czy zawartość zgadza się z tym, co faktycznie ma zostać wydane. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, istnieje możliwość korekty pozycji;
6. sprawdzić pozostałe zakładki i jeżeli zajdzie taka potrzeba, uzupełnić je;
7. kliknąć przycisk Zapisz. Na bazie wydania należy wystawić fakturę sprzedaży. Opis tej czynności znajduje się w oddzielnym artykule.