Z poziomu modułu Zamówienia można utworzyć nowe zamówienie na określone produkty. Działanie takie ma sens w sytuacji, gdy moduł Zapotrzebowania nie jest wykorzystywany albo specyfika zamówienia jest taka, że nie wymaga zgłaszania zapotrzebowania przez działy. Przykładem stałego zamówienia może być zakup wody mineralnej, której zapas zawsze jest obecny w firmie.
Aby dodać nowe zamówienie, należy:
- włączyć moduł Zamówienia;
- kliknąć zakładkę W OPRACOWANIU, a potem przycisk Nowy;
- w nowym oknie uzupełnić pola według opisu:
- Numer – numer zamówienia. Pole to może pozostać puste, ponieważ domyślnie ustawienie jest takie, że to system sam wygeneruje automatycznie kolejny numer zamówienia. Jeżeli zajdzie potrzeba zmiany, należy kliknąć przycisk Określ generowanie symbolu (w polu po prawej stronie) i w nowym oknie wyłączyć opcję Generuj symbol;
- Data wpływu – data wpływu zamówienia. Wybór daty sprowadza się do kliknięcia pola i wskazania jej w kalendarzu;
- Termin realizacji – termin, na który ma zostać zrealizowane zamówienie. Wybór daty sprowadza się do kliknięcia pola i wskazania jej w kalendarzu;
- Data wystawienia – data wystawienia zamówienia. Wybór daty sprowadza się do kliknięcia pola i wskazania w na kalendarzu;
- Opis – miejsce na opisanie zamówienia. Jeżeli kliknięty zostanie przycisk Dodaj uwagi (widoczny w polu), to w nowym oknie będzie możliwość dodania dodatkowych uwag;
- Rodzaj – pozwala wskazać, czy zamówienie jest własne, czy dla klienta (na przykład w ramach realizowanego większego zlecenia). Wybór następuje z listy rozwijanej;
- Zamawiający – domyślnie oznaczono w tym miejscu podmiot użytkujący system Ready_TM. Zmiana jest możliwa po usunięciu (kliknięciu krzyżyka) podmiotu i wybraniu nowego w kartotece klientów. Można również w tym miejscu utworzyć nowy podmiot;
- Wartość netto – wartość netto zamówienia. Pole uzupełni się automatycznie na dalszym etapie;
- Wartość VAT – wartość podatku VAT. Pole uzupełni się automatycznie na dalszym etapie;
- Wartość brutto – wartość brutto zamówienia. Pole uzupełni się automatycznie na dalszym etapie;
- Waluta – z listy należy wybrać walutę zamówienia;
- Sprawa – pole pozwala na powiązanie zamówienia z konkretną sprawą. Po kliknięciu pola należy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję;
- Adres dostawy – umożliwia wskazanie adresu dostawy. W tym miejscu należy wskazać adres, na jaki fizycznie ma zostać dostarczone zamówienie. Wybór sprowadza się do kliknięcia pola, wpisania fragmentu nazwy, kliknięcia lupy i wybrania podmiotu z listy;
- Projekt – pole pozwala na powiązanie zamówienia z konkretnym projektem. Po kliknięciu pola należy wpisać fragment nazwy projektu, kliknąć lupę, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję;
- Dostawca – pozwala wybrać z listy klientów dostawcę, który ma zrealizować zamówienie. Wybór sprowadza się do kliknięcia pola, wpisania fragmentu nazwy projektu, kliknięcia lupy i wybrania z listy odpowiedniej pozycji. Jeżeli dostawca nie jest wprowadzony do systemu, należy kliknąć przycisk Dodatkowe opcje i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt;
- Jednostka rozliczeniowa – domyślnie pole zawiera te same dane co Zamawiający. W praktyce opcja jest przydatna w modelu wielofirmowości, gdzie zamawiającym jest jednostka nadrzędna, ale koszt ma zostać rozliczony na przykład w oddziale;
- Forma płatności – pozwala na wybranie formy zapłaty za zamówienie. Na liście dostępne są wszystkie formy akceptowane w ramach organizacji (na przykład przelew, gotówka, karta i tak dalej);
- Termin płatności – umożliwia określenie terminu płatności. Na liście zebrano dostępne opcje. Jeżeli w polu Forma płatności ustawiono na przykład Przelew 7 dni, a w polu Termin płatności wybrano od daty otrzymania, oznacza to, że 7 dni będzie liczone od dnia otrzymania zamówienia;
- Procedura – pozwala na wybranie procedury obiegu zamówienia;
- Status – odpowiada za wskazanie statusu zamówienia. Brak możliwości zmiany po stronie osoby dodającej zamówienie;
- po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych opcji należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
- widok okna ulegnie zmianie. Należy kliknąć zakładkę Pozycje;
- niezbędne jest dodanie produktów do zamówienia. Proces ten może odbywać się ręcznie lub hurtem. Dokładny opis działania jest analogiczny do tego, co już opisano w oddzielnym artykule. Na grafice poniżej widać sekcję Pozycje z dodanymi produktami;
- w zakładce Warunki można wprowadzić informacje o warunkach handlowych. Zakładka zawiera prosty edytor i miejsce na wprowadzenie tekstu;
- w zakładce Powiązania można dodać powiązania ze sprawą, dokumentem, kontaktem oraz utworzyć nowe zadanie, które będzie dotyczyć zamówienia;
- po uzupełnieniu wszystkich kluczowych informacji należy kliknąć przycisk Zapisz. Zamówienie zostanie zapisane w systemie i będzie mogło zostać dalej procedowane;
- kolejnym etapem jest generowanie zamówienia. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.