Aplikacja Umowy po instalacji jest wstępnie przygotowana do pracy, jednak ze względu na specyfikę każdej organizacji wskazane jest dokonanie konfiguracji, która spowoduje, że aplikacja będzie idealnie dopasowana do potrzeb konkretnej organizacji.
Elementy, które wymagają uwagi to:
- Teczki, kategorie i rodzaje umów – domyślnie w systemie założone są podstawowe teczki, kategorie i rodzaje umów. Jednak element ten wymaga dopasowania do specyfiki pracy organizacji. Dlatego, zanim zaczniemy pracować z modułem Umowy, należy przejrzeć i uzupełnić teczki, kategorie oraz rodzaje umów. Cały proces opisano w oddzielnym artykule,
- Szablon numeracji umów – domyślny szablon numeracji umów wymaga dopasowania do wymagań panujących w organizacji. Modyfikacja domyślnego sposobu numeracji została opisana w tym miejscu,
- Dodatkowe pola umowy (tzw. cechy) – dzięki własnym cechom można dopasować proces rejestracji umów do potrzeb i uwzględnić w nim elementy specyficzne dla organizacji. Opis tworzenia własnych cech umów opisano w oddzielnym artykule,
- Hurtowy import umów z pliku XLS – rozwiązanie to pozwala na szybkie i sprawne zaimportowanie archiwum umów. Warto to zrobić już na wstępie pracy z modułem Umowy. Dzięki temu w jednym miejscu znajdzie się całe archiwum umów i łatwiej będzie nad nim zapanować. Opis wykorzystania kreatora importu umów znajduje się w oddzielnym artykule,
Po sprawdzeniu i uzupełnieniu ustawień modułu Umowy należy przyjrzeć się kwestii uprawnień. Rozbudowany system kontroli dostępu pozwala zadbać o to, aby odpowiednie osoby miały dostęp do określonych umów i uniknąć sytuacji, w której newralgiczne dokumenty wyciekają z organizacji. Proces nadawania i kontroli uprawnień opisano w dedykowanym artykule.
Uporanie się z kwestiami opisanymi powyżej pozwala na rozpoczęcie normalnej pracy z umowami. Najważniejsze zagadnienia to: