- Jak skonfigurować dziennik korespondencji przychodzącej dla recepcji?
- Jak wygląda rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie Ready_™?
- Co jeszcze pomoże recepcjoniście w pracy?
W artykule blogowym „Zamień papierowy dziennik na elektroniczny” przedstawiliśmy kilka opcji wdrożeń w zależności od organizacji ewidencji pism i wprowadzania ich do obiegu. Jedną z takich opcji jest wdrożenie ewidencji korespondencji przychodzącej na recepcjach.
W poniższym samouczku zobaczysz, jak łatwo skonfigurować elektroniczny dziennik korespondencji dla recepcji.
Jak skonfigurować dziennik korespondencji przychodzącej dla recepcji?
W kreatorze szybkiego uruchomienia automatycznie skonfigurowałeś/aś strukturę organizacyjną firmy, w której dodałeś/aś recepcję jako nowy działy. Moduły: Dzienniki, Klienci i Poczta pozwolą na rejestrację korespondencji i komunikację z ich odbiorcami.
Przy pierwszym uruchomieniu modułu Dzienniki zauważysz, że system skonfigurował cztery podstawowe. Aby dodać dla jednej lub kilku recepcji osobny Dziennik poczty przychodzącej, wejdź w Ustawienia Aplikacji i w zakładce Korespondencja dodaj nowe dzienniki. Dużym ułatwieniem rozpoznania nowych dzienników będzie nazwanie ich według poniższego schematu:
Dziennik korespondencji przychodzącej recepcja X”, który jest podrzędny wobec „Dzienniki”.
Aby każda z recepcji nie miała podglądu do innych dzienników, niż ten, do którego została przypisana należy nadać im odpowiednie uprawnienia. W tym celu skorzystamy z kartoteki użytkowników.
Kliknij Centrum, czyli trzy pionowe kropki. Wybierz Pracownicy, a następnie Konta użytkowników. Zobaczysz listę użytkowników systemu. Wybierz pracownika recepcji, któremu nadasz uprawnienia. W panelu edycji konta użytkownika przejdź do zakładki Prawa do systemu, a następnie wybierz z listy Dzienniki. Na liście dzienników wybierz ten, do którego nadajesz uprawnienia i zaznacz je zielonym plusem. Pozostałe dzienniki zaznacz czerwonym minusem. Teraz pracownicy mogą zobaczyć zawartość tylko wybranego elektronicznego dziennika korespondencji.
W module Poczta masz domyślnie możliwość konfiguracji jednego konta poczty email. Jeśli każda recepcja ma osobnego emaila musisz skonfigurować kolejne korzystając z rozszerzenia Groupware. Aby zakupić to rozszerzenie, skorzystaj z App Store.
Aby dodać nowe konto pocztowe, kliknij moduł Poczta, a następnie Konfiguracja i Dodaj. W nowym oknie wpisz adres email i hasło. Nowe konto pojawi się na liście.
Gotowe! Recepcjonista może rejestrować pocztę przychodzącą i wysyłać powiadomienia o przesyłkach.
Jak wygląda rejestracja korespondencji przychodzącej w Ready_™?
Aby zarejestrować otrzymaną pocztę, otwórz moduł Dzienniki i wybierz swój dziennik poczty przychodzącej np. Dziennik korespondencji przychodzącej recepcja X. W górnym menu kliknij Korespondencja (niebieski dokument), a następnie uzupełnij dane przesyłki, w tym dodaj, jaka to przesyłka np. polecony za potwierdzeniem z sądu.
W rubryce Nadawca nie musisz już wpisywać nazwy firmy odbierającej przesyłkę, wystarczy, że wyszukasz na liście klientów. Jeśli danego odbiorcy nie ma na liście, możesz go szybko dodać. Opisaliśmy to w zakładce „Co jeszcze pomoże recepcjoniście w pracy?”. Po zatwierdzeniu rejestracji dokument pojawi się na liście Dziennika.
Gdy zarejestrujesz przesyłkę kliknij niebieski dokument na liście Dziennika. Następnie wybierz Menu (hamburger) i kliknij Wyślij pocztą elektroniczną. Pojaw się okno email. Wpisz adres email odbiorcy i wyślij mu powiadomienie o oczekującej przesyłce. Kiedy adresat przesyłki przyjdzie odebrać pocztę ponownie uruchomisz moduł Dzienniki, na liście przesyłek kliknij kolumnę Nadawca. Dzięki temu z łatwością znajdziesz wszystkie pisma z danego dnia do potwierdzenia.
Jeśli przesyłka wymaga pokwitowania odbioru, wystarczy, że w kolumnie Podpis klikniesz symbol zielonego plusa, by uruchomić moduł podpisu. Odręczny podpis adresata poczty zostaje wgrany do systemu.
Co jeszcze pomoże recepcjoniście w pracy?
Funkcjami, które znacząco poprawią wydajność recepcji są:
Wczytywanie danych z kartoteki klienta
Wpisując dane odbiorców do papierowej książki korespondencji nieraz zdarzyło Ci się popełnić błąd. Czasem też korespondencję odbierał ktoś inny niż wskazane osoby, więc i tę poprawkę musiałeś nanieść. Inną wadą papierowego systemu jest wpisywanie tych samych danych przy każdej rejestracji.
W systemie Ready_™ przy pierwszej konfiguracji zostaje automatycznie zainstalowany moduł Klienci, który pozwala na dodawanie danych klientów – odbiorców przesyłek, a także przechowanie ich dokumentacji.
Aby dodać nowego klienta, otwórz moduł Klienci i kliknij Nowy (zielony plus). Pojawi się okno, w którym możesz:
- uzupełnić dane ręcznie,
- pobrać dane o kliencie z bazy GUS.
Po uzupełnieniu danych kliknij Dodaj, aby nowo utworzona kartoteka Klienta pojawiła się na liście. Od teraz rejestrując dokumenty tego klienta, możesz wyszukać go w bazie zamiast wpisywać ręcznie.
Szablon email z powiadomieniem o czekającej korespondencji
Jeśli obawiasz się, że każdorazowo pracownicy recepcji będą musieli układać emaila z informacją o dostępności przesyłki na recepcji, to i na to mamy radę. W systemie Ready_™ możesz ustawić szablony wiadomości email. Dokładną instrukcję dodawania szablonu emaila opisaliśmy w artykule „Szablony wiadomości email”.
Po wgraniu swojego szablonu z wiadomością np.
Informujemy, że otrzymali Państwo przesyłkę. Prosimy o zgłoszenie się na recepcję,
możesz przy dodawaniu kont pocztowych ustawić ten szablon jako domyślny. Od tej pory recepcjoniści po zarejestrowaniu przesyłki, będą wysyłać powiadomienia z treścią ustawioną w szablonie.