Działania na leadach

Pracując z leadami użytkownik ma do dyspozycji szereg działań, które może podejmować w celu realizacji postawionego celu. Dostępne narzędzia pozwalają usprawnić proces obsługi leada.

Działania na etykietach (zadanie, spotkanie, telefon, e-mail)

Moduł Pipeline w sekcji CRM na zakładkach PIPELINE – FAZY oraz PIPELINE – CZAS prezentuje leady w formie graficznych etykiet. Na etykietach może być widoczny przycisk ZAPLANUJ. Po kliknięciu przycisku otwarte zostanie menu, które zawiera łątwy dostęp do szybkich działań, które pozwalają zaplanować:

  • zadanie;
  • spotkanie;
  • telefon;
  • e-mail.

Aby utworzyć zadanie, należy:

  1. włączyć moduł Pipeline;
  2. przejść do sekcji PIPELINE – FAZY lub PIPELINE – CZAS;
  3. odszukać lead i kliknąć ZAPLANUJ, warto mieć na uwadze, że po tym jak wcześniej zostało coś zaplanowane, to przycisk może zmienić nazwę na DZIAŁAJ;
  4. w menu kliknąć Zadanie;
  1. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola:
    • Temat – pozwala na wpisanie tematu spotkania. Powinien on być sugestywny i pozwalać na identyfikację przedmiotu spotkania, na przykład spotkanie z działem handlowym;
    • Data – data rozpoczęcia spotkania. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia spotkania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
    • Czas trwania – pozwala na wpisanie planowanego czasu trwania spotkania. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30 min (trzydzieści minut) albo 2 h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać: m (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
    • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane spotkanie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretny termin i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
    • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób mających uczestniczyć w spotkaniu. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada spotkanie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
    • Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu spotkania. To w tym miejscu można dodać dokładny opis spotkania albo wpisać instrukcje dla osób, które będą w nim uczestniczyć;
    • Powiązania – pozwala na powiązanie spotkania z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając przycisk x, który pojawi obok pola;
  1. przejrzeć i uzupełnić pozostałe zakładki. Szczegółowy opis procesu zakładania nowego zadania znajduje się w oddzielnym artykule, który stanowi część pomocy dla modułu Kalendarz;
  2. kliknąć DODAJ I ZAMKNIJ. Etykieta miniatury leadu ulegnie zmianie. Przycisk ZAPLANUJ zmieni się na DZIAŁAJ. Natomiast samo zadanie będzie widoczne w zakładce Terminarz, która jest dostępna po otwarciu leadu. W tym miejscu zadaniem można zarządzać, wykorzystując kanban. Opis pracy z kanbanem dostępny jest w dedykowanym artykule.

Aby utworzyć spotkanie, należy:

  1. włączyć moduł Pipeline;
  2. przejść do sekcji PIPELINE – FAZY lub PIPELINE – CZAS;
  3. odszukać lead i kliknąć ZAPLANUJ. Warto mieć na uwadze, że po tym jak wcześniej zostało coś zaplanowane, to przycisk może zmienić nazwę na DZIAŁAJ;
  4. w menu kliknąć Zadanie;
  1. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola:
    • Temat – pozwala na wpisanie tematu spotkania. Powinien on być sugestywny i pozwalać na identyfikację przedmiotu spotkania, na przykład spotkanie z działem handlowym;
    • Data – data rozpoczęcia spotkania. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia spotkania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
    • Czas trwania – pozwala na wpisanie planowanego czasu trwania spotkania. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30 min (trzydzieści minut) albo 2 h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać : min (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
    • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane spotkanie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretny termin i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
    • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób mających uczestniczyć w spotkaniu. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada spotkanie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
    • Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu spotkania. To w tym miejscu można dodać dokładny opis spotkania albo wpisać instrukcje dla osób, które będą w nim uczestniczyć;
    • Powiązania – pozwala na powiązanie spotkania z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając przycisk x, który pojawi obok pola;
  1. przejrzeć i uzupełnić pozostałe zakładki. Szczegółowy opis procesu zakładania nowego spotkania znajduje się w oddzielnym artykule, który stanowi część pomocy dla modułu Kalendarz;
  2. kliknąć DODAJ I ZAMKNIJ. Etykieta miniatury leadu ulegnie zmianie. Przycisk ZAPLANUJ zmieni się na DZIAŁAJ. Natomiast samo spotkanie będzie widoczne w module Kalendarz.

Aby utworzyć telefon, należy:

  1. włączyć moduł Pipeline;
  2. przejść do sekcji PIPELINE – FAZY lub PIPELINE – CZAS;
  3. odszukać lead i kliknąć ZAPLANUJ. Warto mieć na uwadze, że po tym jak wcześniej zostało coś zaplanowane, to przycisk może zmienić nazwę na DZIAŁAJ;
  4. w menu kliknąć Telefon;
  1. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola:
    • Temat – pozwala na wpisanie tematu rozmowy. Powinien on być sugestywny i umożliwiać identyfikację tego, co należy zrobić, bez potrzeby otwierania zdarzenia;
    • Data – data przeprowadzenia rozmowy. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia zadania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
    • Czas trwania – pozwala na wpisanie czasu trwania zdarzenia. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30 min (trzydzieści minut) albo 2 h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać: min (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
    • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane zdarzenie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretną datę i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
    • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób, które mogą być zainteresowane wynikami rozmowy. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada zdarzenie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
    • Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu, na przykład streszczenia rozmowy;
    • Powiązania – pozwala na powiązanie rozmowy telefonicznej z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub z klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając w przycisk x, który pojawi obok pola;
  1. przejrzeć i uzupełnić pozostałe zakładki. Szczegółowy opis procesu zakładania nowego spotkania znajduje się w oddzielnym artykule, który stanowi część pomocy dla modułu Kalendarz;
  2. kliknąć DODAJ I ZAMKNIJ. Etykiet miniatury leadu ulegnie zmianie. Przycisk ZAPLANUJ zmieni się na DZIAŁAJ. Natomiast samo spotkanie będzie widoczne w module Kalendarz.

Aby utworzyć e-mail, należy:

  1. włączyć moduł Pipeline;
  2. przejść do sekcji PIPELINE – FAZY lub PIPELINE – CZAS;
  3. odszukać lead i kliknąć ZAPLANUJ, warto mieć na uwadze, że po tym jak wcześniej zostało coś zaplanowane, to przycisk może zmienić nazwę na DZIAŁAJ;
  4. w menu kliknąć E-mail;
  1. w nowym oknie:
    • pole nadawcy domyślnie będzie uzupełnione o dane osoby, która tworzy e-maila;
    • w polu Do należy podać adres odbiorcy. Wystarczy wpisać fragment nazwiska, a potem wybrać z listy odpowiednią osobę. Dane są pobieranie w bazy modułu Klienci. Można również ręcznie wpisać adres e-mail odbiorcy,
    • wprowadzić temat wiadomość w polu Temat;
    • w głównej części wiadomości wprowadzić treść;
    • kliknąć Wyślij, aby wysłać wiadomość.

Tworzenie wiadomości e-mail szerzej opisano w artykule dotyczącym modułu Poczta.

W tym miejscu warto wskazać, że zamiast przycisku Zaplanuj mogą pojawić się etykiety o innych kolorach, które mają określenie funkcje:

  • Zielony – zaplanowane na dany dzień zdarzenie w terminarzu leada;
  • Czerwony – zaplanowane zdarzenie jest przeterminowane, czas realizacji minął;
  • Pomarańczowy – oznacza brak zaplanowanego zdarzenia.

Terminarz

Okno otwartego leadu zawiera zakładkę Terminarz. To w tym miejscu dostępne jest narzędzie kanban, które zarządza zadaniami. Użytkownik może tworzyć nowe zadania oraz zarządzać postępem pracy nad już utworzonymi elementami.

Zasady pracy nie różnią się niczym od tego, co opisano przy okazji modułu Kanban.

Dokumenty

Okno otwartego leadu zawiera zakładkę Dokumenty. To w tym miejscu widoczne są wszystkie dokumenty powiązane z konkretnym leadem.

Użytkownik z poziomu zakładki ma również możliwość tworzenia nowych dokumentów oraz edycji tych istniejących. W tym miejscu można również usunąć zbędne dokumenty, przekazać je dalej, wydrukować, wysłać pocztą elektroniczną lub faksem, dołączyć lub wyłączyć ze sprawy.

Sposób działania narzędzi dostępnych w zakładce Dokumenty pokrywa się z funkcjonalnością modułu Dokumenty. Opis dostępny jest w oddzielnym artykule.

Pozycje

Zakładka Pozycje zawiera wykaz pozycji, których dotyczy sprawa sprzedażowa. Opis pracy w zakładce został szerzej opisany przy okazji tworzenia nowej oferty.

Komentarze

Pracując nad leadem, użytkownik może zamieszać komentarze, które widoczne są w zakładce Komentarze. Mechanizm ten można wykorzystać podczas pracy grupowej nad konkretną sprawą. Komentarzy można użyć też na przykład do zostawienia dodatkowej informacji, która może mieć znaczenie podczas obsługi całego procesu.

Samo dodanie komentarza sprowadza się do wpisania jego treści w pole na dole zakładki i naciśnięcia DODAJ KOMENTARZ.

Można również pod konkretnym komentarzem dodać odpowiedź. Wystarczy kliknąć Odpowiedz, wprowadzić treść i kliknąć DODAJ KOMENTARZ.

Podsprawy

W ramach jednej sprawy sprzedażowej może zajść potrzeba podzielenia jej na mniejsze części, które będą mieć swoje podsprawy. W ten sposób istnieje możliwość obsługi nawet bardzo dużych leadów i podzielenia ich na większą grupę osób. Za zarządzanie podprawami odpowiada zakładka Podsprawy.

Aby dodać podsprawę, należy:

  1. włączyć moduł Pipeline;
  2. odszukać i otworzyć lead;
  3. w nowym oknie przejść do zakładki Podsprawy i kliknąć Nowa sprawa;
  1. w nowym oknie uzupełnić pola:
    • Nazwa – miejsce na nazwę tworzonej podsprawy;
    • Teczka – z listy należy wybrać teczkę, w której znajdzie się nowa podstawa;
    • Procedura – z listy wybrać procedurę, która ma być wykorzystana podczas pracy z podsprawą. Działanie to nie jest obowiązkowe, a lista procedur zależy od wewnętrznych ustawień organizacji;
    • Sprawa nadrzędna – pole domyślnie uzupełnione o dane sprawy sprzedażowej w której tworzymy podsprawę, zmiany nie są wymagane;
    • Numer – po włączeniu opcji Generuj znak numer zostanie utworzony automatycznie;
    • Klient – domyślnie w tym miejscu pojawią się dane klienta, który jest powiązany z danym leadem. W przypadku gdy dane są błędne, należy kliknąć przycisk z symbolem krzyżyka, następnie wprowadzić fragment nazwy klienta i wybrać go z listy wyników;
    • Uwagi – miejsce na wprowadzenie uwag dotyczących nowej podstawy;
    • zakładka Cechy – zawartość zakładki jest zależna od indywidualnych ustawień wewnątrz organizacji. Należy wprowadzić potrzebne informacje, jeżeli jest to konieczne;
    • kliknąć ZAPISZ;
  1. nowa podsprawa pojawi się na liście w zakładce Podsprawy.

W ramach zakładki możliwe jest zakładanie nowych spraw, edycja i usuwanie istniejących pozycji. Użytkownik może również grupować sprawy. Więcej informacji na temat pracy ze sprawami znajduje się w oddzielnym artykule dotyczącym moduły Sprawy.

Plan

W ramach edycji leadu sprzedażowego w zakładce Plan możliwe jest zdefiniowane planu, który pozwoli na kontrolę w czasie realizacji planowanego przychodu.

Aby dodać nowy plan, należy:

  1. włączyć moduł Pipeline;
  2. odszukać i otworzyć lead;
  3. przejść do zakładki Plan i kliknąć Nowy;
  1. w nowym oknie:
    • Okres – kliknąć lupę, a potem z menu wybrać typ okresu. Do wyboru dostępne są opcje: Miesięczny, Kwartalny oraz Roczny. W zależności od wybranej opcji część pól widocznych poniżej będzie biała lub szara;
    • Przychód – w białych polach wprowadzić szacowany przychód na dany miesiąc. Dostępność pól zależy od ustawienia pola Okres;
    • Marża – w białych polach wprowadzić szacowaną marżę na przychodzie w danym miesiącu. Dostępność pól zależy od ustawienia pola Okres;
    • Rok – z listy wybrać rok;
    • kliknąć ZAPISZ;
  1. dodane plany pojawią się na liście w zakładce Plan.

Utworzony plan można:

  • edytować – wystarczy zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edytuj;
  • usunąć – wystarczy zaznaczyć pozycję na liście, kliknąć Usuń i potwierdzić.

Plan można zaimportować dane z pliku CSV. Dzięki temu przy złożonych planach można przyśpieszyć pracę i uniknąć ewentualnych pomyłek. Plik CSV musi mieć określoną strukturę, którą można przygotować w arkuszu Excel, a potem zapisać go jako CSV.

Importowi podlega tylko plan w zakresie przychodu. Import planu marży z pliku nie jest możliwy.

Arkusz, z którego powstanie plik CSV, powinien zawierać następujące dane w formie kolumn:

  • Okres;
  • Rok;
  • Styczeń;
  • Luty;
  • Marzec;
  • Kwiecień;
  • Maj;
  • Czerwiec;
  • Lipiec;
  • Sierpień;
  • Wrzesień;
  • Październik;
  • Listopad;
  • Grudzień.

W ramach wiesza należy zapisać odpowie wartości. Następnie plik należy zapisać jako CSV, a potem w oknie leadu w zakładce kliknąć Importuj z CSV.

Oznaczanie leada jako wygrany/przegrany

Kończąc sprawę sprzedażową można ją oznaczyć jako wygraną bądź przegraną. Oznaczenie leada można wykonać na dwa sposoby.

Pierwszy sposób sprowadza się do otwarcia leadu i kliknięcia WYGRANA lub PRZEGRANA w zakładce Podsumowanie.

Drugi sposób wymaga przejścia do zakładki PIPELINE – CZAS lub PIPELINE – FAZY. Następnie należy kliknąć i przytrzymać przycisk myszy na konkretnej etykiecie leadu, a potem przeciągnąć na dół i upuścić na przyciski WYGRANA/OTWARTA, które pojawią się w dolnej części okna.

Po oznaczeniu leadu odpowiednia informacja pojawi się w zakładce Podsumowanie.

Oznaczenie sprawy jako wygranej spowoduje wyświetlenie dodatkowego okna dialogowego, w którym należy kliknąć Zapisz. Można również zaznaczyć opcję Zamknij sprawę. Dzięki temu wygrana sprawa zostanie automatycznie zamknięta.

W przypadku oznaczenia sprawy jako przegranej w dodatkowym oknie możliwe jest wskazanie powodu przegranej. Z listy można wybrać odpowiedni powód lub dodać własny za pomocą przycisku ze znakiem plusa. Przegraną sprawę można również oznaczyć jako zamkniętą.

Generowanie faktur

Z poziomu sprawy sprzedażowej możliwe jest sprawne wygenerowanie faktury sprzedaży lub zakupu.

Aby wygenerować fakturę sprzedaży, należy:

  1. włączyć moduł Pipeline;
  2. przejść do PIPELINE – CZAS lub PIPELINE – FAZY w sekcji CRM;
  3. odszukać odpowiedni lead i otworzyć go;
  4. w nowym oknie przejść do zakładki Produkty i kliknąć Generuj, a następnie wybrać Faktura sprzedaży;
  1. pojawi się komunikat informujący o tym, że wybrana akcja spowoduje wygenerowanie faktury sprzedaży na bazie listy produktów. W celu kontynuacji należy kliknąć TAK;
  2. po zakończeniu generowania otwarte zostanie okno faktury sprzedaży. Dokładny opis zarządzania fakturami sprzedaży znajduje się w oddzielnym artykule;
  3. dokument faktury znajduje się również w zakładce Dokumenty danej sprawy sprzedażowej.

Opisany powyżej proces wygląda podobnie dla faktur zakupowych. Opis modułu Faktury zakupu znajduje się w tym miejscu.

What are your Feelings
Top