System Ready_™ pozwala użytkownikowi na zlecanie zadań współpracownikowi, otrzymywanie informacji zwrotnej oraz wymianę opinii bez zbędnych spotkań i wiadomości e-mail. Zlecając zadanie pracownikowi, wystarczy mu je przypisać, a mechanizm komentarzy i powiadomień znakomicie usprawni wymianę potrzebnych informacji.
Jak zlecić zadanie?
Plan dnia jest narzędziem, które pozwala w wygodny sposób zlecać zadania. Wystarczy z listy wybrać osobę i dodać zadanie do jej planu dnia. Następnie poprzez dwukrotne kliknięcie zadania można sprecyzować jego szczegóły. W Planie dnia można dokonać również weryfikacji czasu przeznaczonego na realizację zadania.
Film zamieszczony poniżej przedstawia zlecanie zadań przy użyciu narzędzia Plan dnia:
Jak przekazać dokument?
Dokumenty będące w posiadaniu danej osoby mogą przez nią zostać przekazane do innego pracownika, który będzie miał możliwość podjęcia danej sprawy i poprowadzenia jej dalej. Przekazanie dokumentu można najwygodniej wykonać przy pomocy aplikacji Dokumenty.
Rozwiązanie oferowane przez system Ready_™ jest niezwykle praktyczne z uwagi na to, że dokumenty trzymane są w chmurze i przypisane są do danej sprawy oraz osoby. Dzięki temu uniknie się ryzyka utraty dokumentów i można kontrolować poziomy dostępu do konkretnych dokumentów. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że w jednym miejscu można zebrać kilka plików i przekazać je w całości wskazanej osobie. To pozwala na usprawnienie całego procesu i przyśpieszenie zakończenia danego zadania.
Film widoczny poniżej prezentuje, w jaki sposób przekazać dokument innej osobie i połączyć z zadaniem, które będzie można później kontrolować:
Jak przekazać e-mail?
Poczta e-mail stała się podstawowym narzędziem komunikacji. To przy pomocy e-maili otrzymuje się konkretne informacje, instrukcje i polecenia. Oczywiste jest to, że konkretny e-mail inicjuje dalsze działania i wymusza ustalone zadania.
Osoby korzystające z aplikacji Poczta w systemie Ready_™ mogą w prosty sposób przekazać otrzymane wiadomości e-mail innej osobie, która będzie mogła zająć się sprawą. Przekazanie e-maila również łączy się z zadaniem, co pozwoli na późniejszą kontrolę postępów.
Proces przekazania e-maila ogranicza się do wybrania opcji Przekaż do załatwienia. W nowym oknie należy utworzyć zadanie i wskazać osobę, która ma być odbiorcą e-maila. Można także dodać dodatkowe instrukcje, ustawić termin realizacji, powiązać e-mail z konkretną sprawą oraz zrobić to wszystko, na co pozwala narzędzie Zadania wbudowane w Ready_™.
Film widoczny poniżej pokazuje, w jaki sposób przekazać wiadomość e-mail oraz utworzyć dla niej nowe zadanie:
Jak korzystać z aplikacji Zadania (Kanban)?
System Ready_™ został wyposażony w wygodne narzędzie Zadania, które pozwala zarządzać wszystkimi zadaniami z jednego miejsca. W tzw. backlogu można zdefiniować listę zadań, które będą realizowane w przyszłości. Każde z zadań może zostać oddelegowane do konkretnej osoby, która będzie odpowiedzialna za jego realizację. Zadania należy przeciągnąć pomiędzy kolejnymi kolumnami odpowiadającymi postępowi pracy. Czas pracy nad każdym zadaniem można rejestrować przy pomocy przycisku play i stop. Zadania z listy można okładać na bok lub poddawać weryfikacji w szerszym gronie. O zakończeniu pracy nad zadaniem zostanie powiadomiona osoba, która je wcześniej zleciła
Poprzez aplikację Zadania możliwa jest weryfikacja tego, jakimi zadaniami zajmował się zespół, na jakim są one etapie oraz ile czasu każdy z jego członków poświęcił na ich realizację. Dzięki temu każdy menadżer jest w stanie efektywnie nadzorować pracę swojego zespołu, przykładowo poprzez przefiltrowanie wyświetlonych zadań tylko dla wybranego pracownika czy konkretnej sprawy.
Film zamieszczony poniżej prezentuje wybrane możliwości narzędzia Zadania:
Jak dodawać komentarze i otrzymać feedback po wykonaniu zadania?
Aplikacja Zadania pozwala na komentowanie zadania oraz odpowiadanie na komentarze innych osób. Taki system usprawnia pracę, gromadzi informacje we właściwym miejscu oraz ogranicza liczbę wysłanych maili i wiadomości na czacie.
Film zamieszczony poniżej przedstawia, w jaki sposób najwygodniej dodawać komentarze i załączniki do zadań: