Loading...

Zarządzanie sprawami

Zakładanie spraw i zarządzanie nimi to kolejne kluczowe umiejętności, które przydadzą się podczas pracy w systemie Ready_TM.

Wszystkie sprawy są powiązane z teczkami, które z kolei przynależą do działów. Domyślnie system posiada kilka teczek, jednak ten element głównie podlega edycji na etapie konfiguracji lub administracji systemem. Opis tworzenia nowych teczek znajduje się w sekcji oddzielnym artykule.

Przeglądanie i wyświetlanie spraw

Okno modułu Sprawy składa się z trzech zasadniczych obszarów, które oznaczono na rysunku poniżej:

Moduł Sprawy - główne okno
Moduł Sprawy – główne okno
  1. Pasek narzędziowy to miejsce, w którym umieszczono wszystkie najważniejsze przyciski pozwalające między innymi na zakładanie nowych spraw, ich edycję lub usuwanie oraz wyszukiwanie. Wiele z opcji obecnych na pasku narzędziowym dostępnych jest po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w daną pozycję na liście (moża wtedy na przykład edytować sprawę);
  2. Lista spraw to główna część okna modułu. Widać tu wszystkie sprawy, które utworzono lub są dostępne dla aktualnie zalogowanego pracownika. Widok listy można zmieniać za pomocą folderów oznaczonych numerem trzy na grafice lub przez dodawanie nowych kolumn. Lista spraw może zależeć od uprawnień, jakie zostały nadane. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
  3. Foldery i filtry pozwalają na zarządzanie widokiem spraw na liście oraz ich wyszukanie.

Aby otworzyć sprawę z listy, należy:

  1. w głównej części okna modułu odszukać sprawę i ją zaznaczyć;
  2. kliknąć przycisk Edytuj na pasku narzędziowym lub kliknąć prawym przyciskiem myszy konkretną sprawę i z listy wybrać opcję Edytuj. Trzecim sposobem podglądu sprawy jest dwukrotne kliknięcie jej nazwy na liście.
Podgląd sprawy
Podgląd sprawy

Zawartość kolumn widocznych w głównej części okna modułu Sprawy można kontrolować i dopasowywać do własnych potrzeb. Dzięki temu w głównym widoku można otrzymać informacje, które uznano za przydatne.

Aby dodać lub usunąć kolumny z głównego widoku, należy:

  1. kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną nazwę kolumny widocznej w centralnej części okna modułu Sprawy;
  2. w menu podręcznym zaznaczyć lub odznaczyć pożądaną opcję;
Dodawanie / usuwanie kolumny
Dodawanie / usuwanie kolumny
  1. widok kolumn zostanie zmodyfikowany.

Warto w tym miejscu podkreślić, że umieszczenie kursora myszy nad nazwą kolumny wyświetli „chmurkę” z informacją o jej nazwie. Czasem informacja może zawierać dodatkowe wyjaśnienia, które mogą być pomocne w identyfikacji danej kolumny.

Ważnym elementem widoku okna modułu Sprawy jest sekcja dostępna po lewej stronie. To tam umieszczono kilka ważnych elementów, które mogą się przydać podczas pracy. Pierwszym z nich jest sekcja o nazwie Teczki.

Sekcja Teczki
Sekcja Teczki

Domyślnie struktura sekcji Teczki zawiera kilka folderów, które grupują konkretne typy teczek:

  • Wszystkie sprawy – po rozwinięciu dostępny jest widok Moje sprawy i Sprawy zlecone innym. W ramach tych folderów widoczne będą konkretne sprawy bez rozbicia na teczki;
  • Teczki mojego działu – zawiera wszystkie teczki, które zostały przypisane do działu, do którego należy aktualnie zalogowany pracownik;
  • Udostępnione działy – zawiera podzielone na działy teczki należące do komórek organizacyjnych, do których użytkownik posiada uprawnienia;
  • Udostępnione teczki – pojedyncze teczki można udostępnić zalogowanemu użytkownikowi;
  • Udostępnione sprawy – pojedyncze sprawy można udostępnić konkretnej osobie. W tym folderze widoczne będą wszystkie sprawy, które zostały udostępnione;
  • Foldery wyszukiwania – sekcja teczki posiada mechanizm filtrowania. Zdefiniowany filtr można zapisać i takie pozycje będą widoczne w sekcji Foldery wyszukiwania.

Teczki tworzone są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, można odczytać z jej symbolu. Warto podkreślić, że tworzenie nowej teczki opiera się o kategorie spraw, które można porównać do naklejek na teczki pozwalających na dokładne opisanie ich przeznaczenia. Więcej informacji o zarządzaniu teczkami znajduje się w oddzielnym artykule.

Teczki można przeszukiwać, używając pola Szukaj widocznego w ramach opisywanego elementu. Wpisując szukaną frazę i naciskając Enter, podświetlony zostanie odpowiedni element na liście teczek. Kolejne kliknięcie przycisku Enter spowoduje przejście do następnej pozycji, która spełnia kryteria wyszukiwania.

Bezpośrednio pod tytułem sekcji Teczki dostępne są cztery małe przyciski z następującymi funkcjami:

  • Zmień stan licznika wybranej teczki – umożliwia korygowanie stanu licznika powiązanego z daną teczką. Teczkę trzeba najpierw zaznaczyć na liście, a dopiero potem kliknąć opisywaną opcję. W nowym oknie można dokonać korekty stanu licznika;
  • Filtry – pozwala na włączenie filtra, który odpowiada za pokazywanie teczek usuniętych oraz zamkniętych. Domyślnie filtry są wyłączone i teczki, które zamknięto lub usunięto, są ukryte. Oddzielne artykuły zawierają więcej informacji o ukrywaniu i usuwaniu teczek;
  • Odśwież drzewo – kliknięcie przycisku wymusi odświeżenie widoku teczek, które są otwarte. Opcja przydaje się na przykład w sytuacji, gdy przydzielono dostęp do kolejnej teczki, a mimo to nie widać jej na liście;
  • Konfiguruj – otwiera nowe okno, w którym można założyć nowe kategorie spraw. Kategorie są elektroniczną wersją etykiet naklejanych na nowe teczki w celu ich identyfikacji. Więcej informacji na temat zakładania nowych teczek znajduje się w oddzielnym artykule;

Zaznaczenie którejś z pozycji na liście w sekcji Teczki spowoduje zmianę widoku głównego okna modułu. Na przykład klikając Wszystkie sprawy, a potem Sprawy zlecone innym, ukażą się wyłącznie te sprawy, które przekazano innym.

Druga ważna sekcja widoczna w panelu po lewej to Filtry. Narzędzie to pozwala w prosty sposób filtrować zawartość głównej części okna.

Sekcja Filtry
Sekcja Filtry

Zaznaczenie pozycji na liście, na przykład Osoba odpowiedzialna, pozwoli wskazać konkretną osobę i zobaczyć wyłącznie te sprawy, za które odpowiada wskazany pracownik. Wykaz filtrów jest rozbudowany i w całości pojawi się po kliknięciu opcji więcej/mniej.

Możliwe jest nałożenie kilku kryteriów filtrowania, warto jednak pamiętać, że zaznaczenie jednej pozycji może spowodować zniknięcie z listy sprawy, która danych kryteriów nie spełnia. Aby wyszukać sprawę, za którą odpowiada dany pracownik, należy:

  • włączyć opcję Osoba odpowiedzialna i wskazać pracownika;
  • włączyć opcję Sprawy, a potem zaznaczyć Sprawy otwarte.

Rozbudowane filtry można zapisać. W tym celu należy ustawić odpowiednie filtrowanie i kliknąć opcję Utwórz folder wyszukiwania. W nowym oknie należy określić nazwę i kliknąć przycisk ZAPISZ. Zapisany folder pojawi się w sekcji z teczkami pod opcją Foldery wyszukiwania. Wybranie pozycji z listy będzie skutkować szybkim ustawieniem filtrów, które zapisano w ramach folderu wyszukiwania.

Foldery wyszukiwania
Foldery wyszukiwania

Trzeci element widoczny w panelu po lewej stronie nosi nazwę Workflow. W tym miejscu widoczne są wszystkie zadania, które ustawiono w ramach workflow obowiązującego w organizacji.

Sekcja Workflow
Sekcja Workflow

Ostatnim elementem widocznym w lewym panelu jest sekcja o nazwie Wykaz akt. Tutaj obecne są wszystkie teczki, które są dostępne w firmie. Użytkownik w większości przypadków widzi jedynie nazwy teczek, ale nie ma prawa wglądu do nich. Wykaz można przeszukiwać i filtrować za pomocą opcji dostępnych bezpośrednio pod nazwą panelu.

Sekcja Wykaz akt
Sekcja Wykaz akt

W ramach przeglądania spraw ważnym elementem jest widok samego okna konkretnej sprawy. Okno to obejmuje kilka zakładek, które zawierają szereg istotnych informacji:

  • Podsumowanie – zawiera podstawowe informacje na temat danej sprawy. Znaleźć tu można między innymi informacje o tym, komu przydzielono sprawę, kto ją założył, kiedy ma zostać zrealizowana i do jakiej teczki została przydzielona. Poza tym zakładka zawiera informacje na temat klienta, osoby kontaktowej oraz prognozowanej wartości przychodu uzyskanego z realizacji działań określonych w ramach sprawy. Poprzez klinięcie przycisku Edytuj można otworzyć okno edycji sprawy podobne do tego opisanego wyżej;
Podgląd sprawy - zakładka Podsumowanie
Podgląd sprawy – zakładka Podsumowanie
  • Terminarz – w tej zakładce możliwe jest utworzenie zadań, którymi następnie można zarządzać. Zadania można wyświetlić jako tablicę Kanban, listę lub w układzie chronologicznym. Więcej informacji na temat samych zadań znajduje się w oddzielnym artykule. Wato w tym miejscu podkreślić, że postępy w realizacji zadań można oznaczać z poziomu zakładki Terminarz na przykład przez zmianę położenia zadania na tablicy Kanban lub zmieniając status na załatwione;
Podgląd sprawy - zakładka Terminarz
Podgląd sprawy – zakładka Terminarz
  • Dokumenty – w tej zakładce zebrano wszystkie dokumenty powiązane ze sprawą. Z poziomu zakładki za pomocą przycisku Nowy możliwe jest tworzenie nowych dokumentów. Kolejne opcje pozwalają na edycję, drukowanie i przekazywanie dokumentów dalej. Więcej informacji na temat dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule poświęconym modułowi Dokumenty.
Podgląd sprawy - zakładka Dokumenty
Podgląd sprawy – zakładka Dokumenty
  • Komentarze – to miejsce, w którym osoby mające związek z daną sprawą mogą zamieszczać komentarze. Narzędzie to jest bardzo pomoce w wyjaśnianiu drobnych wątpliwości lub doprecyzowaniu i zwracaniu uwagi na ważne elementy. System Ready_TM pozwala na odpowiadanie na konkretne komentarze;
Podgląd sprawy - zakładka Komentarze
Podgląd sprawy – zakładka Komentarze
  • Podsprawy – to tutaj można podejrzeć wszystkie sprawy, które są podrzędne względem tej przeglądanej aktualnie. Tworzenie spraw podrzędnych omówiono poprzednio. W przypadku dużej liczby spraw, można je wygodnie grupować, co ułatwia zarządzanie. Z poziomu zakładki można również tworzyć nowe sprawy, które domyślnie będą podrzędne względem tej, z której są inicjowane (pole Sprawa nadrzędna będzie wypełnione);
Podgląd sprawy - zakładka Podsprawy
Podgląd sprawy – zakładka Podsprawy
  • Robocizna – jeżeli z daną sprawą powiązane są koszty robocizny (na przykład nadgodziny pracowników fizycznych, którzy muszą wykonać określone prace), można je zdefiniować w tym miejscu. Dzięki temu w prosty i szybki sposób będzie można skalkulować rentowność danej sprawy. Zakładka jest domyślnie ukryta; aby ją zobaczyć, należy kliknąć Więcej.
Podgląd sprawy - zakładka Robocizna
Podgląd sprawy – zakładka Robocizna

Tworzenie spraw w module Sprawy

Zakładanie nowej sprawy z poziomu modułu Sprawy jest pierwszą z dostępnych możliwości.

Aby utworzyć nową sprawę w module Sprawy, należy:

  1. uruchomić moduł Sprawy i w głównym oknie kliknąć przycisk Nowa sprawa. Otwarte zostanie nowe okno, które należy uzupełnić zgodnie z instrukcją zawartą w kolejnych punktach;
Tworzenie spraw w module Sprawy - krok pierwszy
Tworzenie spraw w module Sprawy – krok pierwszy
  1.  w zakładce Ogólne uzupełnić przynajmniej cztery obowiązkowe pola oraz opcjonalnie wprowadzić dane dodatkowe;
    • Nazwa (pole obowiązkowe) – w tym miejscu nadaje się nazwę dla tworzonej sprawy. Praktyka pokazuje, że nazwa powinna umożliwić prostą i skuteczną identyfikację jej tematu;
    • Typ (pole obowiązkowe) – pole pozwala na określenie, czy sprawa ma charakter terminowy czy stały. W pierwszym przypadku sprawa terminowa ma zostać zrealizowana wyłącznie na określoną datę. Natomiast sprawa stała trwa i okresowo się do niej wraca. Przykładem sprawy stałej jest na przykład opłacanie comiesięcznych rachunków za prąd. Natomiast sprawą terminową będzie organizacja jednorazowego wydarzenia;
    • Osoba odpowiedzialna (pole obowiązkowe) – na etapie tworzenia sprawy niezbędne jest określenie osoby, która będzie odpowiedzialna za jej realizację. Wybór osoby ogranicza się do wskazania jej na rozwijanej liście;
    • Teczka (pole obowiązkowe) – wszystkie sprawy, które tworzy się w systemie, są zapisywane w teczkach o określonym przeznaczeniu. O tym, jakie teczki dostępne są w systemie, decyduje organizacja podczas konfiguracji systemu Ready_TM. Teczkę można wybrać z listy rozwijanej;
    • Numer – każda sprawa ma przypisany numer, który tworzony jest automatycznie (jeżeli włączono opcję Generuj znak);
    • Data wszczęcia – pozwala na określenie daty, od której liczony jest czas prowadzenia/rozpoczęcia sprawy. Po kliknięciu pola pojawi się prosty kalendarz, w którym wystarczy odszukać i wskazać właściwą datę;
    • Termin realizacji – pozwala na wskazanie terminu realizacji danej sprawy. Po kliknięciu pola pojawi się prosty kalendarz, w którym wystarczy odszukać i wskazać właściwą datę. Można również skorzystać z pola ustaw na i z listy wybrać określoną liczbę dni. System automatycznie przeliczy i uzupełni wartość pola Termin realizacji;
    • Klient – przydatną opcją sprawy jest to, że można ją powiązać z konkretnym klientem. Dzięki temu łatwiej zapanować nad dużą liczbą spraw. Wyszukiwanie klienta jest możliwe po kliknięciu ikony lupki. Po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy klienta system automatycznie podpowie podmioty, które spełniają kryteria;
    • Zamknięto – umożliwia ustawienie daty zamknięcia danej sprawy. Data ta pozwoli w przyszłości określić na przykład, czy sprawa została zrealizowana terminowo. Po kliknięciu pola pojawi się prosty kalendarz, w którym wystarczy odszukać i wskazać potrzebną datę;
    • Stan – pozwala na określenie, czy sprawa jest otwarta lub zamknięta;
    • Sprawa nadrzędna – pozwala podłączyć tworzoną sprawę pod inną, tworząc z nich hierarchię. Mówiąc precyzyjniej, niektóre sprawy są na tyle złożone, że zakres działań można podzielić na kilka mniejszych spraw i rozdysponować je na kilka tematów czy osób. Na przykład organizacja dużej konferencji (sprawa nadrzędna) to między innymi wybór i rezerwacja miejsca (sprawa podrzędna), obsługa cateringu (sprawa podrzędna), komunikacja marketingowa (sprawa podrzędna), utworzenie agendy oraz organizacja prowadzących (sprawa podrzędna). W takim wypadku należy utworzyć sprawę Organizacja konferencji i podpiąć pod nią kolejne sprawy, które mają inne osoby prowadzące i terminy realizacji. Aby wskazać sprawę nadrzędną, należy kliknąć ikonę lupy i na liście odszukać odpowiednią sprawę;
    • Osoba kontaktowa – jeżeli sprawa wymaga kontaktu z konkretnymi osobami, można je wskazać w polu. Wystarczy kliknąć ikonę lupy, wprowadzić kilka pierwszych liter nazwiska i wskazać na liście odpowiednią osobę;
    • Status – sprawa może mieć statusy: rozpoczęta, w trakcie i zakończona. Dzięki temu można w prosty sposób określać postęp ewentualnych prac;
    • Wartość – dla sprawy można oszacować wartość, jaka zostanie wygenerowana w wyniku jej realizacji. Odpowiednią kwotę trzeba wpisać w dane pole;
    • Projekt – sprawę można powiązać z projektem. Aby to zrobić, należy kliknąć ikonę lupy i z listy wybrać odpowiedni projekt. Można też, klikając przycisk z symbolem plusa, utworzyć nowy projekt. Projekt jest dodatkowym słownikiem zapewniającym sformalizowaną analitykę, na przykład pod względem finansowym;
    • Koszt – dla sprawy można określić koszt jej realizacji. Odpowiednią wartość należy wpisać w pole;
    • Urządzenie – na potrzeby sprawy można przypisać konieczne urządzenie z zasobów firmy. Po kliknięciu ikony lupy należy wybrać urządzenie z listy;
    • Zainicjowano z – w tym polu można wymusić zainicjowanie sprawy z konkretnego dokumentu dostępnego w systemie. Po kliknięciu ikony lupy pojawi się lista dokumentów, na której należy wskazać odpowiednią pozycję. Powiązanie sprawy z dokumentem dodatkowo pozwoli na zachowanie porządku i łatwe zebranie w jednym miejscu wszystkich elementów, które mają związek z daną sprawą;
    • Prognoz. data – pozwala ustawić prognozowaną datę sprzedaży będącej wynikiem realizacji danej sprawy;
    • Szacunek – umożliwia określenie prawdopodobieństwa uzyskania przychodu z danej sprawy. Na liście jest do wyboru kilka pozycji. Oszacowanie uzyskanego przychodu z danej sprawy przydaje się w późniejszej analityce i kalkulowaniu przychodów firmy;
    • Kampania – opcja przydaje się podczas prowadzenia kampania marketingowa – dokładny opis znajduje się w module Kampanie;
    • Uwagi – pole na dowolne komentarze powiązane ze sprawą. Sposób użycia zależy od potrzeb użytkownika;
  2. zakładka Cechy – to miejsce, w którym można ustawić szczególne cechy dokumentu. Zawartość zakładki zależy od potrzeb klienta systemu i może być łatwo dopasowywana;
Tworzenie spraw w module Sprawy - krok drugi
Tworzenie spraw w module Sprawy – krok drugi
  1. po uzupełnieniu niezbędnych danych należy kliknąć przycisk DODAJ. W tej chwili nowa sprawa zostanie utworzona w systemie.

Po utworzeniu sprawy zostanie wyświetlone okno sprawy, które zawiera w sobie kilka zakładek opisanych poniżej:

  • Podsumowanie – zawiera podstawowe informacje na temat danej sprawy. Znaleźć tu można między innymi informacje o tym, komu przydzielono sprawę, kto ją założył, kiedy ma zostać zrealizowana i do jakiej teczki została przydzielona. Poza tym zakładka zawiera informacje na temat klienta, osoby kontaktowej oraz prognozowanej wartości przychodu uzyskanego z realizacji działań określonych w ramach sprawy. Poprzez kliknięcie przycisku Edytuj można otworzyć okno edycji sprawy podobne do tego opisanego wyżej;
Podgląd sprawy - zakładka Podsumowanie
Podgląd sprawy – zakładka Podsumowanie
  • Terminarz – w tym miejscu w ramach konkretnej sprawy możliwe jest utworzenie zadań, którymi następnie można zarządzać. Zadania można wyświetlić jako tablicę Kanban, listę lub w układzie chronologicznym. Więcej informacji na temat samych zadań znajduje się w oddzielnym artykule. Wato w tym miejscu podkreślić, że postępy w realizacji zadań można oznaczać z poziomu zakładki Terminarz, na przykład przez zmianę położenia zadania na tablicy Kanban lub zmieniając status na załatwione;
Podgląd sprawy – zakładka Terminarz
  • Dokumenty – w zakładce zebrano wszystkie dokumenty powiązane ze sprawą. Z poziomu zakładki za pomocą przycisku Nowy możliwe jest tworzenie nowych dokumentów. Kolejne opcje pozwalają na edycję, drukowanie i przekazywanie dokumentów dalej. Więcej informacji na temat dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule poświęconym modułowi Dokumenty;
Podgląd sprawy - zakładka Dokumenty
Podgląd sprawy – zakładka Dokumenty
  • Komentarze – to miejsce, w którym osoby mające związek z daną sprawą mogą zamieszczać komentarze. Narzędzie to jest bardzo pomoce w wyjaśnianiu drobnych wątpliwości lub doprecyzowaniu i zwracaniu uwagi na ważne elementy. System Ready_TM pozwala na odpowiadanie na konkretne komentarze;
Podgląd sprawy - zakładka Komentarze
Podgląd sprawy – zakładka Komentarze
  • Podsprawy – to tutaj można podejrzeć wszystkie mniejsze sprawy, które są podrzędne względem tej przeglądanej aktualnie. Tworzenie spraw podrzędnych omówiono poprzednio. W przypadku dużej liczby spraw można je wygodnie grupować, co ułatwia zarządzanie. Z poziomu zakładki można również tworzyć nowe sprawy, które domyślnie będą podrzędne względem tej, z której są inicjowane (pole Sprawa nadrzędna będzie wypełnione);
Podgląd sprawy – zakładka Podsprawy
  • Robocizna – jeżeli z daną sprawą powiązane są koszty robocizny (na przykład nadgodziny pracowników fizycznych, którzy muszą wykonać określone prace), można je zdefiniować w tym miejscu. Dzięki temu w prosty i szybki sposób będzie można skalkulować rentowność danej sprawy;
Podgląd sprawy - zakładka Robocizna
Podgląd sprawy – zakładka Robocizna
  • po kliknięciu krzyżyka w prawym górnym narożniku okno konkretnej sprawy zostanie zamknięte. Nadal widoczne będzie główne okno modułu Sprawy.

Tworzenie spraw z dokumentów i wiadomości e-mail

Zakładanie nowej sprawy z poziomu dokumentu lub wiadomości e-mail jest drugą z dostępnych możliwości.

Aby utworzyć sprawę z dokumentu, należy:

  1. otworzyć moduł Dokumenty i odszukać odpowiedni dokument;
  2. zaznaczyć dokument na liście i kliknąć przycisk Dołącz do sprawy na pasku narzędziowym w górnej części okna modułu. Można również poddać edycji dokument i skorzystać z opcji Dołącz na pasku narzędziowym. Niezależnie od wybranej w punkcie drugim drogi dalsze kroki wyglądają tak samo;
Tworzenie sprawy z dokumentu - krok pierwszy
Tworzenie sprawy z dokumentu – krok pierwszy
  1. w nowym oknie możliwe jest wskazanie konkretnej istniejącej lub utworzenie zupełnie nowej sprawy. W przypadku istniejącej sprawy należy ją odszukać w dostępnych teczkach (widoczne w lewej kolumnie okna), zaznaczyć i kliknąć przycisk DOŁĄCZ;
Tworzenie sprawy z dokumentu - krok drugi
Tworzenie sprawy z dokumentu – krok drugi
  1. jeżeli potrzebne jest utworzenie nowej sprawy, to w oknie widocznym powyżej należy kliknąć przycisk Nowa sprawa. W nowym oknie trzeba wypełnić następujące pola:
    • Nazwa (pole obowiązkowe) – służy do wprowadzania jasnej i zrozumiałej nazwy sprawy;
    • Teczka (pole obowiązkowe) – służy do wskazania teczki, w której ma zostać utworzona nowa sprawa;
    • Procedura – pozwala na przypisanie określonej procedury działania w danej sprawie. Wyboru można dokonać z listy zdefiniowanych wewnątrz organizacji procedur;
    • Sprawa nadrzędna – pozwala na wskazanie sprawy nadrzędnej. Rozwiązanie to umożliwia stworzenie sprawy głównej (na przykład organizację konferencji) i podpiąć pod nią szereg mniejszych spraw, które składają się na całość;
    • Numer – umożliwia nadanie określonego numeru sprawy. Jeżeli włączona jest opcja Generuj znak, to numer zostanie utworzony automatycznie;
    • Klient – pozwala na wskazanie klienta, którego dotyczy dana sprawa. Należy wpisać fragment nazwy i kliknąć przycisk lupy. System wyszuka klientów, którzy spełniają kryterium. Następnie należy wybrać z listy potrzebny kontakt.
    • Uwagi – pozwala na dowolne wykorzystanie przez użytkownika, na przykład w celu dodania dodatkowych informacji na temat sprawy;
Tworzenie sprawy z dokumentu - krok trzeci
Tworzenie sprawy z dokumentu – krok trzeci
  1. po uzupełnieniu pól należy kliknąć przycisk ZAPISZ. W tej chwili system utworzy nową sprawę i będzie ona widoczna w oknie Dołącz do sprawy. Należy wskazać nową sprawę i kliknąć przycisk DOŁĄCZ;
Tworzenie sprawy z dokumentu - krok czwarty
Tworzenie sprawy z dokumentu – krok czwarty
  1. przy domyślnym widoku okna Dokumenty informacja o dołączeniu do sprawy widoczna jest po prawej stronie podglądu dokumentu. Można to jednak sprawdzić, otwierając dokument i sprawdzając zakładkę Szczegóły;
Tworzenie sprawy z dokumentu - krok piąty
Tworzenie sprawy z dokumentu – krok piąty
  1. innym sposobem sprawdzenia, czy dany dokument ma przypisaną sprawę, jest modyfikacja sposobu wyświetlania w oknie modułu Dokumentu. Aby to zrobić, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w belkę z nazwami kolumn i zaznaczyć opcję Informacje o sprawie;
Tworzenie sprawy z dokumentu - krok szósty
Tworzenie sprawy z dokumentu – krok szósty
  1. po włączeniu opcji opisanej w poprzednim punkcie widok listy dokumentów ulegnie zmianie i pojawi się tam dodatkowa kolumna – Informacje o sprawie. Jeżeli w kolumnie obok nazwy dokumentu pojawi się czerwona ikona teczki, oznacza to, że ma on przypisaną sprawę. Jeżeli nad ikoną teczki zostanie umieszczony kursor myszy, to pojawi się dodatkowa chmurka z dokładnymi informacjami na temat sprawy. Kliknięcie ikony teczki otworzy daną sprawę.
Tworzenie sprawy z dokumentu - krok siódmy
Tworzenie sprawy z dokumentu – krok siódmy

Kolejnym sposobem na założenie nowej sprawy jest jej utworzenie z poziomu klienta pocztowego. Aby utworzyć sprawę z wiadomości e-mail, należy:

  1. otworzyć moduł Poczta, odszukać i wskazać konkretną wiadomość e-mail;
  2. na górnym pasku narzędziowym kliknąć przycisk Dołącz do sprawy;
  3. dalsze postępowanie wygląda dokładnie tak samo, jak w przypadku tworzenia sprawy z dokumentu, poczynając od podpunktu trzeciego.
Tworzenie sprawy z e-maila- krok pierwszy

Więcej informacji na temat modułu Poczta znajduje się w oddzielnym artykule.

Zamykanie spraw

System Ready_TM daje możliwość zamknięcia sprawy. Rozwiązanie to pozwala na zachowanie porządku w systemie oraz umożliwia kontrolę tego, co dzieje się z danymi sprawami. Po tym, jak sprawa zostanie zamknięta, osoba, która na przykład zleciła jej wykonanie, otrzyma stosowny komunikat.

Aby zamknąć sprawę, należy:

  1. uruchomić moduł Sprawy, odszukać konkretną sprawę na liście;
  2. zaznaczyć sprawę przeznaczoną do zamknięcia;
  3. kliknąć przycisk Zamknij na pasku narzędziowym;
Zamykanie sprawy - krok pierwszy
Zamykanie sprawy – krok pierwszy
  1. na ekranie pojawi się kolejno okno, w którym należy kliknąć przycisk ZAMKNIJ SPRAWY. Przy zamykaniu sprawy można:
    • ustawić konkretną datę zakończenia (pole Data zakończenia);
    • zmienić status sprawy według własnych upodobań (do wyboru są opcje OCZEKUJĄCA, OBOWIĄZUJĄCA, ZAMKNIĘTA oraz ANULOWANA). W systemie można zdefiniować własne statusy. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.
Zamykanie sprawy - krok drugi
Zamykanie sprawy – krok drugi

Sprawę można zamknąć również z poziomu jej kartoteki. W zakładce Podsumowanie należy kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Zamknij sprawę.

Jeżeli zamyka się sprawę nadrzędną, to w oknie widocznym powyżej pojawia się dodatkowa opcja – Zamknij podrzędne. Dzięki temu możliwe jest zamknięcie wszystkich elementów głównej sprawy.

O tym, że sprawa została zamknięta, można przekonać się w dwojaki sposób. Po pierwsze, po otwarciu kartoteki zamkniętej sprawy w zakładce Podsumowanie pojawi się dodatkowy pasek z komunikatem Stan: Zamknięta.

Informacja o zamknięciu sprawy

Po drugie, informację o stanie sprawy można uzyskać w oknie modułu Sprawy. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy kolumny i w podręcznym menu włączyć opcję Stan.

Włączanie kolumny ze stanem sprawy
Włączanie kolumny ze stanem sprawy

W module Sprawy pojawi się dodatkowa kolumna o nazwie Stan załatwienia sprawy. Jeżeli pole będzie zawierało symbol „ptaszka”, oznacza to, że sprawa została zamknięta.

Podgląd stanu z poziomu modłu Sprawy
Podgląd stanu z poziomu modułu Sprawy

Usuwanie spraw

Aby usunąć sprawę, należy:

  1. uruchomić moduł Sprawy, odszukać konkretną sprawę na liście;
  2. zaznaczyć sprawę przeznaczoną do usunięcia;
  3.  kliknąć przycisk Usuń na pasku narzędziowym;
Usuwanie sprawy - krok pierwszy
Usuwanie sprawy – krok pierwszy
  1. system wyświetli okno z prośbą o potwierdzenie zamiaru usunięcia sprawy. Aby to zrobić, należy kliknąć przycisk USUŃ;
Usuwanie sprawy - krok drugi
Usuwanie sprawy – krok drugi

Usuwając sprawę, należy pamiętać, że wszystkie podrzędne sprawy z nią związane także zostaną usunięte.

Sprawę można usunąć również z poziomu jej kartoteki. W zakładce Podsumowanie należy kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Usuń sprawę.

Przywracanie usuniętych spraw

System Ready_TM został tak zaprojektowany, że newralgiczne działania da się odwrócić. Tak jest w przypadku usuniętych spraw, które w prosty sposób można odzyskać.

Aby przywrócić usuniętą sprawę, należy:

  1. uruchomić moduł Sprawy;
  2. w sekcji Filtry odszukać i odznaczyć opcję Usunięta;
  3. na liście spraw pojawią się wszystkie sprawy – te usunięte będą przekreślone;
Przywracanie usuniętej sprawy
  1. odszukać usuniętą sprawę, która ma zostać przywrócona;
  2. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Przywróć usuniętą sprawę;
  3. gdy na ekranie pojawi się komunikat, kliknąć TAK.

Przywracając usuniętą sprawę, należy pamiętać, że wszystkie podrzędne sprawy z nią związane także zostaną przywrócone.

Wznawianie spraw

Aby wznowić sprawę, która została zamknięta, należy:

  1. uruchomić moduł Sprawy;
  2. w sekcji filtrów wyłączyć opcję Stan lub ustawić ją na Sprawy zamknięte;
  3. wskazać sprawę na liście;
  4. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Wznów sprawę;
Wznawianie sprawy
Wznawianie sprawy

Grupowanie spraw

System Ready_TM pozwala użytkownikowi na samodzielne utworzenie dodatkowego, rozszerzonego podziału teczek. Dzięki temu grupa spraw umożliwia lepszą organizację pracy i utrzymywanie porządku. Grupy można modyfikować, zamykać oraz usuwać tak samo, jak pojedyncze sprawy.

Tworzenie nowej grupy spraw

Aby zgrupować kilka spraw, należy:

  1. uruchomić moduł Sprawy;
  2. kliknąć przycisk Nowa grupa spraw na pasku narzędziowym;
Tworzenie grupy spraw - krok pierwszy
Tworzenie grupy spraw – krok pierwszy
  1. w nowym oknie kolejno uzupełnić pola:
    • Nazwa (pole obowiązkowe) – nazwa powinna oddawać to, czego dotyczy cała grupa spraw;
    • Teczka (pole obowiązkowe) – grupa spraw zawiera się w konkretnej teczce, którą należy wskazać na liście;
    • Sprawa nadrzędna – grupa spraw może zostać podłączona pod inną, ważniejszą sprawę nadrzędną;
    • Projekt  – grupa spraw może zostać podłączona do konkretnego projektu;
Tworzenie grupy spraw - krok pierwszy
Tworzenie grupy spraw – krok pierwszy
  1. po wypełnieniu niezbędnych pól należy kliknąć przycisk DODAJ;
  2. nowa grupa spraw pojawi się na liście. Zmodyfikowana ikona teczki dodatkowo będzie informowała o pojawieniu się grupy spraw.
Tworzenie grupy spraw - krok drugi
Tworzenie grupy spraw – krok drugi

Dodawanie istniejącej sprawy do grupy

Po tym, jak utworzona zostanie grupa, można do niej dołączyć pojedyncze sprawy, które chce się mieć w jednym miejscu.

Aby dodać sprawę do istniejącej grupy, należy:

  1. otworzyć do edycji istniejącą sprawę:
    • dwukrotnie kliknąć nazwę sprawy na liście;
    • w nowym oknie kliknąć przycisk Edytuj;
  2. w polu Sprawa nadrzędna kliknąć przycisk z lupą, a potem z listy wybrać wcześniej utworzoną grupę;
Dodawanie sprawy do istniejącej grupy
Dodawanie sprawy do istniejącej grupy
  1. kliknąć przycisk OK.

W tej chwili sprawa zostanie dołączona do grupy. Zmieni się również widok listy w oknie modułu Sprawy. Obok grupy, do której przypisano sprawy, pojawi się mała strzałka, a jej kliknięcie rozwinie listę spraw, które są dostępne w danej grupie.

Widok grupy spraw
Widok grupy spraw

Modyfikowanie istniejącej grupy spraw

Grupa spraw może zostać poddana modyfikacji, w wyniku której możliwa jest zmiana jej nazwy, przypisania do teczki oraz uprawnień.

Aby zmodyfikować grupę spraw, należy:

  1. w module Sprawy odszukać i dwukrotnie kliknąć nazwę grupy wymagającej modyfikacji;
  2. w zakładce Ogólne, widocznej w nowym oknie, zmienić pożądany element: nazwę, numer sprawy i/lub przypisanie do teczki;
Modyfikowanie grupy spraw - zakładka Ogólne
Modyfikowanie grupy spraw – zakładka Ogólne
  1. w zakładce Uprawnienia zmodyfikować uprawnienia do grupy. W polu Wybierz listę można ustawić opcję Lista pracowników; w lewej kolumnie pojawi się wykaz pracowników, wystarczy zaznaczyć odpowiednią osobę i kliknąć strzałkę na środku ekranu. Pracownik zostanie dodany do prawej kolumny i będzie mieć dostęp do grupy. Zaznaczenie pracownika w prawej kolumnie pozwoli na doprecyzowanie uprawnień, jakie posiada;
Modyfikowanie grupy spraw - zakładka Uprawnienia
Modyfikowanie grupy spraw – zakładka Uprawnienia
  1. w zakładce Podsprawy sprawdzić listę spraw, które przypisano do grupy. Sprawy z listy można między innymi poddać edycji lub usunąć. Możliwe jest również utworzenie nowej podstawy, która trafi do grupy.
Modyfikowanie grupy spraw - zakładka Podsprawy
Modyfikowanie grupy spraw – zakładka Podsprawy

Zamykanie i wznawianie grupy spraw

Kwestia zamykania i wznawiania grup wygląda podobnie do zamykania i wznawiania spraw. Proces ten został opisany w oddzielnych artykułach.

Usuwanie i przywracanie grupy spraw

Kwestia usuwania i przywracania grup wygląda podobnie do usuwania i przywracania spraw. Proces ten został opisany w oddzielnym artykule.

Komasowanie spraw

Podczas codziennej pracy zdarza się, że kilku użytkowników utworzy duplikaty sprawy. W takim wypadku w systemie może powstać bałagan, ponieważ różne osoby mogą wykonywać swoją pracę w różnych miejscach. Dlatego w przypadku, gdy powstanie kilka spraw dotyczących tego samego zagadnienia, warto je połączyć w jedną – skomasować.

Aby skomasować dwie sprawy, należy:

  1. w module Sprawy na liście odszukać sprawę, która ma pozostać;
Komasowanie spraw - krok pierwszy
Komasowanie spraw – krok pierwszy
  1. kliknąć przycisk Menu i wybrać opcję Komasowanie spraw;
  2. w nowym oknie w polu Sprawa do pozostawienia będzie widoczna sprawa, którą oznaczono wcześniej;
Komasowanie spraw - krok drugi
Komasowanie spraw – krok drugi
  1. w polu Sprawa do zamknięcia należy kliknąć przycisk z symbolem lupy, a potem na liście odszukać duplikat sprawy;
  2. kliknąć przycisk KOMASUJ. Na ekranie pojawi się komunikat informujący o tym, że operacja nie może zostać cofnięta. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk TAK.
  3. sprawy zostaną połączone.

W tym miejscu warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach:

  • proces komasowania jest nieodwracalny;
  • do wykonania komasowania spraw niezbędne jest uprawnienie Komasowanie spraw;
  • podczas komasowania zachowane zostaną wszystkie informacje ze sprawy, która ma zostać. Dodatkowo z zamykanej sprawy przeniesione zostaną dokumenty, zdarzenia, pozycja, podsprawy i tak dalej.

Przydzielanie spraw

Przydzielanie spraw ma zastosowanie w sytuacji, kiedy na przykład do działu w firmie przychodzi nowy pracownik i ma brać udział w dotychczasowych projektach realizowanych przez daną komórkę organizacyjną, a nie otrzymuje ich na podstawie innych uprawnień (na przykład grupy). W związku z tym musi uzyskać dostęp do odpowiednich spraw w zakresie określonym przez uprawnienia innej osoby pracującej na równorzędnym stanowisku.

Aby przydzielić sprawy nowemu pracownikowi, należy:

  1. uruchomić moduł Sprawy;
  2. odszukać na liście sprawę, która ma zostać przydzielona;
  3. kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Przydziel sprawy;
Przydzielanie sprawy - krok pierwszy
Przydzielanie sprawy – krok pierwszy
  1. w nowym oknie konieczne jest określenie kilku kluczowych parametrów:
    • Komu przydzielić sprawy – z listy rozwijanej należy wskazać osobę, której mają zostać przydzielone sprawy;
    • Kto posiada pożądany do skopiowania poziom dostępu – z listy rozwijanej należy wybrać osobę, której uprawnienia mają posłużyć jako wzór do przeniesienia;
    • Ogranicz sprawy do teczki – przydzielanie spraw można ograniczyć do konkretnej teczki. Wystarczy wskazać na liście nazwę teczki;
Przydzielanie sprawy – krok drugi
  1. kliknąć przycisk PRZYDZIEL SPRAWY;

Uwaga: przydzielanie spraw wymaga uprawnienia systemowego (Prawo do przydzielania spraw), które jest dostępne w ustawieniach konta pracownika – Prawa do systemu/Sprawy/Prawo do przydzielania spraw.

Uprawnienia do spraw

Zarządzanie i dostęp do spraw oparto na rozbudowanym i wielopoziomowym systemie uprawnień, którego dokładne omówienie znajduje się poniżej.

Poziomy uprawnień

Tworząc grupy użytkowników oraz przypisując pracowników do stanowisk w danej komórce organizacyjnej, należy zwrócić uwagę na to, do jakich teczek mają dostęp dane działy oraz grupy. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w których dany pracownik posiada dostęp do teczki, do której nie powinien go mieć.

Dostęp do modułu sprawy oraz możliwość otwierania kartotek spraw

Miejscem, w którym możliwa jest kontrola uprawnień pracownika do dostępu do funkcjonalności spraw jest jego konto, na którym można nadać lub odebrać uprawnienia systemowe, które mają związek ze sprawami. Te same uprawnienia można nadać poprzez grupę, do której przypisany zostanie użytkownik.

Aby zmienić uprawnienia systemowe do spraw, należy:

  1. kliknąć przycisk Ustawienia i wybrać opcję Pracownicy;
  2. w nowym oknie odszukać pracownika na liście, zaznaczyć go i kliknąć przycisk Edycja;
  3. w menu po lewej stronie kliknąć opcję PRAWA DO SYSTEMU, a po prawej stronie odszukać grupę o nazwie Sprawy;
Uprawnienia systemowe do sprawy
Uprawnienia systemowe do sprawy
  1. po rozwinięciu grupy możliwe jest nadanie lub odebranie określonych uprawnień dotyczących konkretnego pracownika;
  2. zmiany należy zapisać, klikając przycisk ZAPISZ.

Uprawnienia – dostęp do poszczególnych spraw

Mając dostęp do działów posiadających teczki ze sprawami, użytkownik zyskuje uprawnienia do podglądu spraw na liście. Aby jednak mógł otwierać kartoteki spraw, a więc zyskać dostęp do zgromadzonych w sprawie dokumentów, potrzebne są uprawnienia nadane na samej sprawie – czyli widoczne po wejściu w zakładkę Uprawnienia przy edycji sprawy. Nikt poza użytkownikami oraz grupami, które tam widnieją, nie może otworzyć danej sprawy.

Jest kilka mechanizmów, które zapewniają nadawanie tych uprawnień. Ich celem jest automatyzacja powtarzalnych czynności i odwzorowanie reguł dostępu opartych o zasady panujące w firmie.

Zakładka Uprawnienia pozwala na nadanie lub zabranie uprawnień konkretnej osobie/grupie. Uprawnienia mogą obejmować prawo do: odczytu danych, zapisu zadań i dokumentów, edycji, przeglądania dokumentów dodanych przez innych użytkowników, a także otrzymywania powiadomień o nowych dokumentach, zdarzeniach oraz komentarzach.

Aby nadać lub odebrać uprawnienia użytkownikowi, należy:

  1. odszukać i poddać edycji konkretną sprawę;
  2. w zakładce Uprawnienia w lewej kolumnie odszukać pracownika, zaznaczyć go i kliknąć strzałkę widoczną pomiędzy prawym i lewym panelem:
    • strzałka w prawo – nadaje uprawnienia, pracownik jest przenoszony z lewej do prawej kolumny;
    • strzałka w lewo – odbiera uprawnienia, pracownik jest przenoszony z prawej do lewej kolumny;
  3. zaznaczyć pracownika w kolumnie po prawej stronie, co pozwoli na nadanie lub odebranie mu szczegółowych uprawnień;
  4. kliknąć przycisk OK, co zamyka okno i zapisuje ustawienia.
Uprawnienia do konkretnej sprawy
Uprawnienia do konkretnej sprawy

Automatyczne nadawanie uprawnień do zakładanych spraw

Poniżej opisano mechanizm służący automatycznemu nadawaniu uprawnień do spraw, który działa poprzez określenie dostępności teczek, oraz definiowaniu maski uprawnień.

Aby zarządzać uprawnieniami na poziomie kategorii spraw, należy:

  1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
  2. w nowym oknie kliknąć kolejno opcję Systemowe, a potem przycisk ZDEFINIUJ w sekcji Kategorie spraw;
  3. w kolejnym nowym oknie odszukać kategorię na liście i dwukrotnie kliknąć ją przyciskiem myszy;
  4. następne nowe okno wymaga przejścia do zakładki Teczki/Dostępność. Na liście widoczna będzie struktura organizacyjna firmy. Przy każdym dziale dostępne są dodatkowe ustawienia, które pozwalają na:
    • udostępnienie – pierwsza kolumna; utworzenie teczki danemu działowi; widoczny symbol „ptaszka” oznacza, że teczka jest dostępna;
    • zarządzanie domyślnymi uprawnieniami – druga kolumna; kliknięcie ikony pozwala otworzyć okno, które daje możliwość przypisania maski praw danej teczki i określenia domyślnych uprawnień;
    • zarządzanie udostępnianiem teczek – trzecia kolumna; kliknięcie ikony pozwala otworzyć okno, za pomocą którego można wskazać pracownika/grupę, któremu/której teczka zostanie udostępniona; dzięki tej opcji teczka pojawi się w sekcji Udostępnione w module Sprawy.
Automatyczne uprawnienia do sprawy

Przykład widoczny poniżej dokładnie obrazuje hierarchię działania uprawnień:

  • Działy:
    • Dział handlowy;
  • Grupy osób, które mają mieć dostęp do spraw:
    • Handlowcy – mają dostęp do teczek: Leady, Sprzedaż, Zlecenia;
    • Administracja – ma dostęp tylko do teczki Zlecenia na cele ewidencji i kontroli faktur wystawianych w tych zleceniach;
  • Pracownicy:
    • Kierownik działu handlowego;
    • Zastępca kierownika;
    • Opiekun klienta;
    • Konsultant.

Wszystkich pracowników należy przypisać do grupy Handlowcy.

Wydruk listy spraw

Wychodząc naprzeciw potrzebom niektórych organizacji, system Ready_TM daje możliwość wydrukowania listy spraw w sposób, w jaki widoczne są one w module. Możliwe jest wydrukowanie wszystkich lub tylko widocznych spraw. Warto tutaj pamiętać, że ustawienia filtrów nie są brane pod uwagę przy wydruku spraw.

Aby wydrukować listę spraw, należy:

  1. stworzyć moduł Sprawy;
  2. kliknąć przycisk Akcje i skorzystać z jednej z opcji:
    • Drukuj listę spraw – widoczne;
    • Drukuj listę spraw – wszystkie;
Drukowanie listy spraw - krok pierwszy
Drukowanie listy spraw – krok pierwszy
  1. otwarte zostanie nowe okno, w którym widoczny będzie pogląd listy spraw. Aby uzyskać wydruk, należy kliknąć przycisk Drukuj, w kolejnym oknie wskazać drukarkę, która wykona czynność, i ponownie kliknąć Drukuj.
Drukowanie listy spraw - krok drugi
Drukowanie listy spraw – krok drugi

Przenoszenie spraw

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, to w prosty sposób możliwe jest przeniesienie sprawy z jednej teczki do drugiej, na przykład do teczki w innym dziale.

Aby przenieść sprawę do innej teczki, należy:

  1. włączyć moduł Sprawy;
  2. odszukać i zaznaczyć na liście sprawę, która ma zostać przeniesiona do innej teczki;
  3. kliknąć przycisk Akcje na pasku narzędziowym i wybrać opcję Przenieś sprawę;
Przenoszenia sprawy - krok pierwszy
Przenoszenia sprawy – krok pierwszy
  1. w nowym oknie, w jego centralnej części, wskazać odpowiednią teczkę docelową i kliknąć przycisk PRZENIEŚ;
Przenoszenia sprawy - krok drugi
Przenoszenia sprawy – krok drugi
  1. sprawa zostanie przeniesiona, a na ekranie pojawi się stosowny komunikat, który można zamknąć, klikając przycisk OK.

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top