- Jakie elementy wdrożyć do pracy grupowej w mikrofirmie?
- Jak pracować w zespołach rozproszonych w systemie Ready_™?
- Co jeszcze usprawni pracę zespołową?
Cyfryzacja mikroprzedsiębiorstw, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych, często jest połowiczna. Właściciele firm pełniąc kilka ról w firmie – od administracji po księgowość – wybierają pojedyncze rozwiązania problemów, które pojawiają się jeden po drugim. Tym samym dochodzi do rozproszenia komunikacyjnego między firmą a współpracownikami i klientami. I o ile w pierwszej fazie działalności takie rozproszenie jest do opanowania, o tyle w miarę rozwoju staje się to już uciążliwe i generuje problemy, szczególnie komunikacyjne.
W poniższym samouczku zobaczysz, jak wdrożyć w firmie pracę grupową w różnych obszarach i dzięki temu zyskać nie tylko system do archiwizacji dokumentacji, ale również do komunikacji w zespołach rozproszonych.
Jakie elementy wdrożyć do pracy grupowej w mikrofirmie?
Aby system działał poprawnie i zgodnie z poniższym opisem, musisz skonfigurować:
- strukturę organizacyjną firmy,
- teczki i sprawy,
- aplikację Groupware.
Kreator szybkiego uruchomienia pomógł Ci w automatycznej konfiguracji struktury organizacyjnej dla firmy jednoosobowej. W strukturze zdefiniowałeś komórki organizacyjne oraz stanowiska. Do stanowisk przypisałeś odpowiednich współpracowników i freelancerów, którym założyłeś konta. Wersja testowa pozwala na dodanie maksymalnie jednego dodatkowego konta. Jeśli chcesz dodać kolejnych użytkowników musisz w AppStore zamówić licencję.
Kiedy masz już wymaganą liczbę licencji możesz założyć poszczególne konta. Każda z osób, którym założyłeś konto, otrzymała na swojego maila powiadomienie o utworzeniu konta i może się do niego zalogować. Takie rozwiązanie pozwala Ci na zachowanie wymiany informacji i dokumentacji na jednej platformie. Dzięki temu unikniecie dotychczasowego rozproszenia na kilka programów i aplikacji, które miały wspierać waszą współpracę. Jeśli musisz dodać kolejne konta skorzystaj z naszej pomocy – Dodawanie współpracowników do systemu Ready_™.
Również w trakcie konfiguracji w komórkach organizacyjnych, czyli działach tworzyłeś teczki, które są odzwierciedleniem znanych Ci segregatorów. Jeśli w czasie konfiguracji nie dodałeś teczek, których będziesz potrzebować w firmie – dodaj te teraz korzystając z tej instrukcji: Przechowywanie dokumentacji zleceń w module Sprawy.
Konfigurując system automatycznie zainstalowały się moduły: Klienci (twoja przyszła baza kontaktów), Dokumenty (tutaj stworzysz ofertę i umowę, a także je zapiszesz), a także Poczta.
Moduł Poczta pozwolił na konfigurację tylko jednego konta. Aby móc skonfigurować więcej kont pocztowych np. dla każdego współpracownika i ustawić poszczególne kalendarze dla każdego z nich, potrzebujesz pakietu Groupware. Jeśli nie zakupiłeś go od razu – pobierz go z AppStore. W tym celu w AppStore przejdź do zakładki Zamówienie i kliknij Zamów pakiet.
Gdy już masz pakiet Groupware skonfiguruj dla swoich pracowników Pocztę oraz dostępność do kalendarzy. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz:
- tworzyć zadania i powiadomienia o ważnych pismach, spotkaniach,
- korzystając z funkcji „Przekaż do załatwienia” możesz utworzyć z emaila zadanie dla współpracownika, które pojawi się w jego kalendarzu. Dzięki temu nie musisz przesyłać wiadomości, a komunikacja między wami będzie prowadzona w postaci komentarzy do oryginalnej wiadomości. O tym, jak utworzyć zadanie z wiadomości email napisaliśmy w osobnym artykule.
System został skonfigurowany – zobacz jak działa praca grupowa w mikrofirmie dzięki Ready_™.
Jak działa praca grupowa i komunikacja w Ready_™?
Konfiguracja poszczególnych elementów przebiegła pomyślnie, więc spróbujmy prześledzić pracę grupową na przykładzie odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Otrzymanie zapytania ofertowego
Zapytania ofertowe często przychodzą do firmy w postaci emaila wysłanego na wskazany adres lub przez formularz kontaktowy. Gdy otrzymasz takiego maila, zamiast korzystać jak do tej pory z funkcji „Prześlij dalej” możesz utworzyć z niego:
- sprawę ofertową dla potencjalnego klienta,
- zadanie konsultacji oferty.
Najpierw utworzysz sprawę do zapytania ofertowego. Jak pewnie zauważyłeś Twoje maile są oznaczone niebieskimi znacznikami, to znaczy, że się zarchiwizowały w systemie jako dokumenty. Zaznacz emaila, dla którego utworzysz sprawę. Następnie kliknij górne menu Dołącz do sprawy (symbol małej walizki). Jeśli w teczkach masz założoną sprawę związaną z ofertowaniem potencjalnych klientów – po prostu dołącz do niej kolejną podsprawę.
Jeśli jednak nie masz takiej sprawy głównej – możesz utworzyć nową klikając Nowa sprawa. Po wypełnieniu danych dołączasz emaila do sprawy.
Więcej napisaliśmy w artykule Zakładanie spraw z wiadomości email. Takie rozwiązanie pozwala na kontrolę nad dokumentami i informacjami gromadzonymi wokół konkretnego zapytania ofertowego. W każdej chwili możesz sięgnąć po potrzebne informacje.
Skoro masz już sprawę czas na zadania. W tym celu kliknij maila i korzystając z funkcji „Przekaż do załatwienia” wybierz osobę, której przekazujesz wiadomość celem stworzenia oferty. Możesz również przekazać informację na swój kalendarz. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie przesyłasz wiadomości po kilka razy, masz kontrolę nad realizacją tworzenia oferty i nie zapomnisz odpowiedzieć w terminie.
Gromadzenie informacji o usłudze opisywanej w ofercie
Gdy już sprawa i zadania zostaną utworzone, możesz zacząć tworzyć ofertę. Tylko tym razem zamiast przeglądać foldery na dysku możesz zajrzeć do swojej Bazy Wiedzy, gdzie przechowasz cenniki i opisy swoich usług. W razie konieczności możesz zobaczyć wykonanie podobnego zlecenia u innego klienta, przeglądając jego dokumentację zachowaną w teczce, która zlokalizowana jest w module Klienci.
W razie wątpliwości lub braków w dokumentacji ofertowej możesz szybko zapytać o brakujące informacje osoby, które współpracują z Tobą przy realizacji danego zlecenia. W tym celu wejdź w swoim zadaniu w zakładkę Komentarze i korzystając z oznaczenia użytkownika napisz do niego wiadomość. Przywołany współpracownik zobaczy powiadomienie w strumieniu Powiadomień i będzie mógł odpisać.
Dzięki temu wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu. A praca jest sprawniejsza i wydajniejsza.
Proces tworzenia oferty i zapisania w dokumentach
W systemie Ready_™ możesz dodać gotową ofertę z dysku lub wygenerować ją z szablonu. O generowaniu ofert z szablonu napisaliśmy w artykule Szablony dokumentów.
Gdy już opracujesz ofertę i chcesz wysłać ją w odpowiedzi na zapytanie ofertowe w menu dokumentu wybierz Wyślij pocztą elektroniczną. W oknie Nowy email wpisz treść wiadomości dla potencjalnego klienta. W systemie Ready_™ możesz ustawić szablony wiadomości sprzedażowych, o czym wspominamy w artykule Szablony wiadomości email.
Teraz pałeczka jest po stronie potencjalnego klienta. Tymczasem zobacz, co jeszcze może poprawić jakoś pracy w twojej mikrofirmie.
Co usprawni Twoją pracę?
Poznaj funkcje, które znacząco poprawią Twoją pracę.
Archiwizowanie umów
Proces przechowywania, udostępnienia i uprawniania do umów ma ogromne znaczenie. Nie inaczej jest w mikroprzedsiębiorstwie. W systemie Ready_™ możesz umowy przechowywać w teczkach klientów, jak również w elektronicznym archiwum umów, jakie daje aplikacja Umowy, którą zawsze możesz nabyć w AppStore.
Aby dodać umowę do bazy umów w aplikacji Umowy, kliknij Dodaj nową umowę do bazy i uzupełnij wymagane dane. Po zapisaniu automatycznie otworzy się okno dokumentu, w którym:
- dodasz skan umowy oraz pozostałe załączniki. A w przyszłości również aneksy do umowy i pozostałe dokumenty,
- możesz powiązać umowę z właściwymi fakturami zakupu,
- dodasz do zakładki Warunki umowy najważniejsze zapisy związane z realizacją i obustronne zobowiązania,
- zapiszesz zabezpieczenia umowy finansowej np. kaucje. Dzięki temu przy płatnościach będziesz wiedział/a o niezbędnych potrąceniach,
- w zakładce Terminarz utworzysz zadania realizacji poszczególnych etapów umowy. Pozostali współpracownicy zostaną powiadomieni o zadaniu w strumieniu Powiadomień i w aplikacji Kalendarz.
Jak zauważyłeś/aś aplikacja Umowy pozwala na zachowanie porządku w archiwum umów i sprawnym powiązaniu danej umowy z fakturami zakupu, czy aneksami. Więcej o aplikacji i jej zastosowaniu dowiesz się z artykułów w bazie wiedzy „Jak wdrożyć…?”:
Rejestrowanie faktur zakupu i sprzedaży
Kiedy Twoja oferta okaże się skuteczna i będziesz realizował zlecenie musisz pamiętać o jego rozliczeniu. Jak nie zginąć w dokumentach finansowych? Prowadzić ich stały rejestr. Łatwo powiedzieć, ale trudniej zorganizować. Nawet w najlepiej opracowanym arkuszu Excel z listą wszystkich faktur, czasem trudno zachować porządek. Takie rozwiązanie sprawdza się, gdy firma generuje niewiele tego typu dokumentów. Co zrobić, gdy jednak tych dokumentów przybywa?
Aplikacja Faktury zakupu pomaga w prowadzeniu stałego rejestru. O tym, jak rejestrować i przygotowywać faktury do płatności napisaliśmy w artykule Rejestracja faktur i płatności w mikrofirmie. Jak pewnie zauważyłeś/aś ta aplikacja nie tylko pozwala na rejestr dokumentu z:
- dysku,
- emaila,
- aplikacji mobilnej Ready_™.
Przy instalacji aplikacji uruchomiony zostaje również Kalendarz płatności, dzięki któremu łatwo zapanujesz nad wydatkami w firmie. W zakładce Podsumowanie zobaczysz ogólny stan faktur do zapłaty:
- w terminie,
- z przekroczonym terminem płatności,
- bez wskazanego terminu płatności.
Aby podejrzeć, które faktury wymagają pilnej zapłaty, wejdź do zakładki Do zapłaty. Jeśli na liście widzisz fakturę, którą już zapłaciłeś/aś – zaznacz ją i kliknij menu Zapłacono. Faktura zostanie automatycznie przeniesiona do zakładki Zapłacone, gdzie możesz zobaczyć pozostałe sfinalizowane płatności.
Dzięki temu rozwiązaniu masz stały podgląd na terminy płatności, koszty i realizację zapłaty.
Dodatkowo instalując aplikację Faktury sprzedaży możesz wystawić faktury bezpośrednio z systemu, dzięki czemu nie potrzebujesz już dodatkowego programu do wystawienia faktur sprzedaży i ich rejestracji. Wszystkie dokumenty finansowe będziesz mógł/mogła przechować w jednym ekosystemie. Dokładnie aplikację opisaliśmy w artykule Faktury sprzedaży.
Generowanie faktur sprzedaży z kolejnymi pozycjami jest możliwe po zainstalowaniu modułu Business, który jest dostępny w AppStore. Aby wystawić dokument sprzedaży, w aplikacji Faktury sprzedaży kliknij Nowa faktura i w nowym oknie wypełnij wymagane dane i po zapisaniu wygeneruj dokument.
Jeśli sprzedajesz dla jednego kontrahenta usługi mające różne stawki VAT, nie musisz wystawiać mu osobnych faktur. W aplikacji masz możliwość wygenerowania wszystkich pozycji na jednej fakturze. W tym celu przy rejestracji nowego dokumentu wybierz Nabywcę i zapisz dokument. Następnie w rubryce Pozycje wprowadzaj je kolejno wraz z właściwymi stawkami VAT. Gdy wpiszesz już wszystkie, wygeneruj PDF, który zapisze się w zakładce Załączniki.
Teraz możesz wysłać fakturę emailem. Wystarczy, że w zakładce Załączniki wybierzesz Wyślij pocztą, a zostanie uruchomione okno wiadomości email. Gotowe!
Kontrolowanie sprzedaży w CRM
Aby firma mogła przetrwać na rynku musi zarabiać – i to jest dla każdego oczywiste. A skoro o zarabianiu mowa, to pojawia się temat tworzenia arkuszy będących pierwszą bazą CRM. Niestety korzystając np. z arkuszy Excel kontrola nad procesem sprzedaży nie zawsze jest miarodajna. Wymaga to regularnego wpisywania danych oraz aktualizacji.
W systemie Ready_™ udostępniamy aplikację Pipeline CRM, w której możesz na bieżąco dodawać kolejne sprawy sprzedażowe i je aktualizować. Dzięki temu masz stały podgląd do każdej sprawy i na bieżąco sprawdzasz poszczególne etapy. W systemie automatycznie ustawaliśmy następujące etapy:
- zapytanie,
- prezentacja,
- ofertowanie,
- decyzja,
- negocjacje.
Na każdym z nich widzisz liczbę leadów oraz wspólną wartość. Możesz poszczególne leady sprzedażowe przenosić między kolumnami na kolejne fazy realizacji. Dzięki temu na bieżąco widzisz zmiany w sprzedaży i prognozowanych wpływach.
Ponadto filtrowanie np. po opiekunie sprawy sprzedażowej pozwala sprawdzić wyniki poszczególnych sprzedawców. Wyszukiwarka umożliwia wyszukiwanie po konkretnym haśle np. teksty na bloga, usługi kredytowe. Przy takim wyszukiwaniu możesz sprawdzić, które produkty/usługi są topowe w twojej firmie.
Przy każdym leadzie możesz zobaczyć etykiety – „zaplanuj” i „działaj”. Dzięki nim będziesz wiedział, czy zostały utworzone w danym leadzie np. spotkania, czy zadania i na jakim etapie jest ich realizacja. O przeterminowaniu danego zadania poinformuje cię czerwony kolor etykiety. W ten sposób nie stracisz już kontaktu z klientem, a oferta się nie zdezaktualizuje.