Ustawienia modułu

Moduł Delegacje posiada sporo ustawień, które mają wpływ na to, jak działa aplikacja i z jakich danych korzysta. Dokładne omówienie ustawień znajduje się w dalszej części niniejszego artykułu. Dostęp do ustawień jest możliwy po kliknięciu przycisku Aplikacje, wybraniu opcji Ustawienia aplikacje i przejściu do sekcji DELEGACJE.

• Kreator wyboru procesu obiegu delegacji
• Słowniki
• Ustawienia
• Diety
• Środki transportu
• Koszty
• Stawki
• Zaliczki
• Konfiguracja dostępu
• Samochody służbowe
• Samochody prywatne i środki transportu
• Mapa wyjątków akceptacji

Kreator wyboru procesu obiegu delegacji

Kreator wyboru procesu obiegu pozwala na ustawienie przebiegu procesu akceptacji delegacji tak, by pasował do standardów panujących wewnątrz organizacji. Samo ustawianie procesu odbywa się raz i nie ma potrzeby go powtarzać. Wyjątkiem jest chęć zmiany wynikająca na przykład z reorganizacji pracy firmy.

Aby ustawić proces obiegu przy wykorzystaniu kreatora, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję KONFIGURACJA;
3. w prawej części kliknąć przycisk URUCHOM KREATOR;

4. w nowym oknie należy zaznaczyć jeden z dostępnych schematów obiegu i kliknąć przycisk ZAKOŃCZ.

Trzy pierwsze obiegi stosuje się, gdy nie ma potrzeby akceptacji delegacji przed jej realizacją; można wtedy utworzyć dokumenty delegacji po powrocie z wyjazdu. Ostatni obieg delegacji może być zastosowany w przypadku, gdy dokument zlecenia delegacji powinien zostać poddany procesowi akceptacji przed realizacją wyjazdu.

Poszczególne opcje w ramach każdego z bloczków są odzwierciedlone jako kolejne etapy procesu (workflow):

• schemat 1 – składa się jedynie z trzech etapów w procesie – przygotowanie polecenia wyjazdu służbowego; potwierdzenie wykonania rozliczenia delegacji po wykonaniu jej rozliczenia; akceptacja działu księgowego;
• schemat 2 – składa się z tych samych etapów, co poprzedni, z tą tylko różnicą, że przed akceptacją działu księgowego występuje akceptacja przełożonego (bądź osoby zdefiniowanej w mapie akceptacji lub na dokumencie delegacji);
• schemat 3 – pozwala na obsługę zaliczek, ale bez akceptacji polecenia wyjazdu służbowego. Po odbyciu delegacji następuje jej rozliczenie, akceptacja przełożonego (bądź osoby zdefiniowanej w mapie akceptacji lub na dokumencie delegacji) oraz akceptacja działu księgowego;
• schemat 4 – najbardziej rozbudowana opcja pod względem procesu polecenia wyjazdu. Oprócz wymienionych wcześniej opcji, znajduje się tam dodatkowo etap akceptacji polecenia oraz w przypadku pobrania zaliczki – etap wypłaty zaliczki.

Słowniki

Słowniki służą do zdefiniowania kategorii kosztów, które będzie można wykorzystać podczas pracy w module Delegacje.

Aby dodać nową pozycję do słownika, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję KONFIGURACJA;
3. w prawej części kliknąć przycisk OTWÓRZ widoczny w sekcji SŁOWNIKI przy opcji Kategorie dokumentów;

4. w nowym oknie kliknąć Dodaj:
   • w polu Nazwa kategorii podać nazwę nowej pozycji;
   • jeżeli pozycja ma być domyślnie wliczana do kosztów delegacji, należy włączyć opcję Faktury z tej kategorii automatycznie wliczane w koszt delegacji. Należy pamiętać, że dany koszt można ręcznie wliczyć do kosztów delegacji na etapie jej rozliczania;
   • kliknąć ZAPISZ;

5. nowa kategoria pojawi się w słowniku.

Aby usunąć pozycję ze słownika, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję KONFIGURACJA;
3. w prawej części kliknąć przycisk OTWÓRZ widoczny w sekcji SŁOWNIKI przy opcji Kategorie dokumentów;
4. w nowym oknie na liście zaznaczyć zbędną pozycję i kliknąć Usuń;
5. kliknąć TAK, aby potwierdzić zamiar usunięcia pozycji.

Aby edytować pozycję w słowniku, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję KONFIGURACJA;
3. w prawej części kliknąć przycisk OTWÓRZ widoczny w sekcji SŁOWNIKI przy opcji Kategorie dokumentów;
4. w nowym oknie dwukrotnie kliknąć pozycję wymagającą edycji;
5. w nowym oknie wprowadzić zmiany i kliknąć ZAPISZ.

Ustawienia

W ramach sekcji USTAWIENIA zebrano szereg opcji, które pozwalają na dopasowanie sposobu działania modułu DELEGACJE. Opis poszczególnych ustawień znajduje się poniżej.

• Czy pracownik delegowany przy rozliczeniu delegacji może edytować polecenie delegacji? –pozwala zdecydować, czy podczas rozliczania pracownik może wprowadzać zmiany w dane polecenia;
• Czy wymagać od pracownika w edycji polecenia ustawiania godziny przy wprowadzaniu terminu delegacji Od-Do? – kwalifikuje, czy podczas edycji polecenia pracownik będzie mógł wprowadzić tylko datę wyjazdu i przyjazdu, czy datę wraz z godziną;
• Czy zablokować tworzenie polecenia wyjazdu z datą wsteczną? – włączenie tego ustawienia uniemożliwi pracownikowi utworzenie delegacji z datą wsteczną, jest to szczególnie istotne wtedy, gdy zostanie wybrany obieg z akceptacją polecenia wyjazdu;
• Jak ustawiana jest osoba zlecająca delegację, osoba zlecająca jest także osobą akceptującą delegację? – pozwala ustalić, kto jest osobą zlecającą delegację. Dostępne ustawienia to:
  • Przez delegowanego – osoba wskazana przez delegowanego;
  • Automatycznie – przełożony – automatycznie przełożony delegowanego;
• Czy pole „Szacunkowy koszt delegacji” jest wymagane? – wymaga wypełnienie pola Szacunkowy koszt delegacji w PLN;
• Czy do każdego załączonego rachunku należy dołączyć skan? – wymaga załączenie skanu do każdego rachunku dokumentującego koszty delegacji;
• Czy można usuwać dokumenty delegacji? – pozwala zdecydować, czy dokument delegacji może być usunięty, czy jedynie anulowany;
• Automatyczne ustawienie daty rozliczenia delegacji na: – ustawia datę rozliczenia delegacji zgodnie z wybraną opcją:
  • Dzień po odbyciu delegacji;
  • Dzień, w którym pracownik wykonał Rozlicz delegację;
  • Dzień wypłaty zaliczki.

Diety

W sekcji Diety zebrano ustawienia odpowiedzialne za stawki diet oraz ich procentowy podział. Domyślnie uzupełnione dane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

• Dieta krajowa – podstawowa stawka diety dla delegacji krajowej;
• Diety krajowe – śniadanie – % diety – udział procentowy śniadania w całej wartości diety;
• Diety krajowe – obiad – % diety – udział procentowy obiadu w całej wartości diety;
• Diety krajowe – kolacja – % diety – udział procentowy kolacji w całej wartości diety.

W przypadku diet zagranicznych w oknie ustawień należy kliknąć przycisk OTWÓRZ. W nowym oknie zostanie wyświetlona lista diet ustawionych domyślnie.

Każdą z pozycji można poddać edycji (zaznaczyć i kliknąć przycisk Edytuj albo dwukrotnie kliknąć daną pozycję). W nowym oknie należy skorygować wartości i kliknąć przycisk ZAPISZ.

Administrator może również dodać nowy kraj wraz z odpowiednimi stawkami. Wystarczy kliknąć przycisk Nowy, a następnie uzupełnić pola zgodnie z opisem i na koniec kliknąć ZAPISZ.

Zbędne pozycje można również usunąć z listy. Wystarczy zaznaczyć pozycję, kliknąć Usuń, a potem potwierdzić decyzję.

Środki transportu

Sekcja Środki transportu pozwala na skonfigurowanie parametrów środków transportu używanych i rozliczanych w delegacji.

• Czy ograniczać widoczność samochodów służbowych dla przypisanych użytkowników? – włączenie tej opcji spowoduje ograniczenie listy samochodów służbowych do tych, do których pracownik został uprawniony;
• Czy pracownik może dodać samochód prywatny? – opcja umożliwia dodanie przez pracownika samochodu prywatnego oraz edycję jego danych;
• Stawka maksymalna dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – w tym polu należy podać stawkę kilometrową dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³;
• Czy wymagać od pracownika podania uzasadnienia wybrania jako środka transportu samochodu lub samolotu? – opcja jest dostępna, jeśli wybrany jest proces obiegu z Akceptacją polecenia wyjazdu, i służy do podania uzasadnienia wyboru konkretnego środka transportu.

Koszty

W sekcji Koszty należy skonfigurować opcje aplikacji Delegacje dotyczące wymagania oznaczania delegacji wartościami pól Projekt, MPK oraz RK:

• Czy włączyć uzupełnienie Projektu na poleceniu delegacji? – załączenie tej opcji wymusi uzupełnienie pola Projekt przez pracownika;
• Czy włączyć uzupełnienie MPK na poleceniu delegacji? – ustawienie tej opcji spowoduje, że wymagane będzie uzupełnienie pola MPK przez pracownika;
• Czy włączyć uzupełnienie RK na poleceniu delegacji? – włączenie tej opcji wymusi uzupełnienie pola RK przez pracownika;
• Czy włączyć uzupełnienie „Linia budżetowa” na poleceniu delegacji? – włączenie tej opcji wymusi uzupełnienie pola Linia budżetowa przez pracownika.

Stawki

Sekcja Stawki pozwala ustawić stawki ryczałtu noclegu oraz przejazdu w kraju (domyślnie uzupełnione dane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).

Zaliczki

W sekcji Zaliczki można ustawić opcje dotyczące obsługi zaliczek dla delegowanych pracowników:

• Czy pracownik może wprowadzać „Preferowany termin odbioru” zaliczki – pole wymagane do uzupełnienia przez delegowanego przy wybraniu gotówki jako formy wypłaty zaliczki;
• Gotówka – włączenie tej opcji udostępnia gotówkę jako sposób wypłaty zaliczki dla pracownika;
• Przelew na ROR – włączenie tej opcji udostępnia przelew na ROR jako sposób wypłaty zaliczki dla pracownika;
• Przelew na inne konto – włączenie tej opcji udostępnia przelew na inne konto jako sposób wypłaty zaliczki dla pracownika.

Konfiguracja dostępu

Konfiguracja dostępu i uprawnień została opisana w oddzielnym artykule.

Samochody służbowe

W ramach ustawień modułu Delegacje administrator ma możliwość zarządzania flotą samochodów służbowych. Odpowiednia opcja dostępna jest w menu ustawień w zakładce SAMOCHODY SŁUŻBOWE.

Aby dodać nowy samochód służbowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję SAMOCHODY SŁUŻBOWE;
3. w prawej części kliknąć przycisk Nowy samochód, w nowym oknie podać numer rejestracyjny, markę samochodu oraz model;

4. kliknąć ZAPISZ. Nowa pozycja pojawi się na liście i będzie wymagała dalszej edycji. Proces ten opisano w dalszej części niniejszego artykułu.

Aby usunąć zbędny samochód służbowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję SAMOCHODY SŁUŻBOWE;
3. w prawej zaznaczyć pozycję na liście, kliknąć Usuń samochód i potwierdzić decyzję.

Aby edytować istniejący samochód służbowy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję SAMOCHODY SŁUŻBOWE;
3. w prawej części dwukrotnie kliknąć samochód, który wymaga edycji;
4. w nowym oknie dostępne są wszystkie opcje, które mają związek z samochodem służbowym;

5. zakładka Dane podstawowe:
   • kliknąć przycisk EDYCJA;
   • w nowym oknie uzupełnić potrzebne dane pojazdu;
   • kliknąć ZAPISZ;

6. zakładka Użytkownicy – zawiera wykaz osób uprawnionych do korzystania z danego pojazdu:
   • w celu dodania nowego użytkownika należy kliknąć Nowy;
   • w nowym oknie wskazać samochód, odszukać pracownika, określić datę otrzymania pojazdu;
   • kliknąć ZAPISZ;
   • nowy pracownik pojawi się na liście uprawnionych;
   • w celu usunięcia pracownika wystarczy zaznaczyć go na liście, kliknąć Usuń i potwierdzić decyzję;

7. zakładka Szczegóły – zawiera informacje na temat wykorzystania samochodu w powiązaniu z konkretnymi sprawami i dokumentami;

8. zakładka Ewidencja przebiegu – zawiera informacje o przebiegu pojazdu:
   • lista zawiera wykaz wszystkich wyjazdów przypisanych do danego pojazdu;
   • administrator może za pomocą przycisku Nowy dodać nowy wpis;
   • zbędne wyjazdy można usunąć po ich zaznaczeniu i kliknięciu przycisku Usuń;
   • wpisy mogą być poddane edycji i skorygowane, jeżeli zajdzie taka potrzeba;

9. zakładka Szkody – zawiera rejestr wszystkich szkód, które miały miejsce podczas użytkowania pojazdu służbowego. Szkody dodawane są za pomocą przycisku Nowy. Każda z pozycji może zostać usunięta lub poddana edycji.

10. zakładka Komentarze – pozwala na zamieszczenie dowolnych komentarzy związanych z danym pojazdem;
11. zakładka Księgowe – daje możliwość ustalenia MPK, RK oraz przydzielenia linii budżetowej i sposobu podziału podatku VAT.

Samochody prywatne i środki transportu

Administrator systemu z poziomu ustawień powiązanych z modułem Delegacje ma możliwość administrowania samochodami prywatnymi i innymi środkami transportu. Niezbędne ustawienia znajdują się w sekcji SAMOCHODY PRYWATNE I ŚRODKI TRANSPORTU.

Administrator może:

• usunąć pozycje, które są już zbędne. Wystarczy, że zaznaczy wpis na liście, a potem kliknie USUŃ i potwierdzi decyzję;
• edytować pozycję, która tego wymaga. Wystarczy, że dwukrotnie kliknie wpis na liście, w nowym oknie wprowadzi zmiany i klinie ZAPISZ;
• dodać nową pozycję. Wystarczy, że kliknie Nowy, a następnie uzupełni w nowym oknie wymagane opcje i kliknie ZAPISZ.

Mapa wyjątków akceptacji

Ustawienie procesu akceptacji delegacji opisano w oddzielnym artykule. Wspomniano tam, że użytkownik wybiera jeden z czterech schematów i na tym koniec. Warto jednak wspomnieć o tym, że w procesie akceptacji można wprowadzić pewne zmiany odzwierciedlające procesy w organizacji.

Jeśli na przykład istnieje potrzeba, żeby delegacje zagraniczne dodatkowo były akceptowane przez Prezesa, ale tylko na etapie zatwierdzania delegacji, to na etapie rozliczenia już nie ma potrzeby zatwierdzania delegacji.

Taka zmiana procedury jest możliwa w oparciu o mapę wyjątków akceptacji.

Aby dodać wyjątek do mapy akceptacji, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję MAPA WYJĄTKÓW AKCEPTACJI;
3. w prawej części kliknąć Nowy;
4. w nowym oknie uzupełnić pola:
   • Rodzaj delegacji – służy do określenia, jakiego typu delegacji dotyczy reguła (Krajowa, Zagraniczna). Brak wyboru oznacza, że dotyczy obu;
   • Akceptujący – określa, kto będzie akceptował tę regułę. Osobę należy odszukać i wskazać w firmie;
   • Poziom akceptacji – są do dyspozycji dwa poziomy akceptacji – 1. poziom oznacza, że domyślnie wybrany pracownik, jako osoba zlecająca, zostanie zastąpiony przez osobę zdefiniowaną w tej regule. Poziom 2. oznacza, że po pierwszym standardowym poziomie akceptacji będzie wymagany drugi poziom. Na przykład na 1. poziomie przełożony, a na 2. prezes;
   • Pracownik delegowany lub pracownicy delegowani działu – reguła będzie dotyczyła wybranych osób delegowanych lub całego działu. Odpowiednie osoby lub dział należy odszukać i oznaczyć na liście;
   • Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać regułę z konkretną jednostką rozliczeniową, jest to kluczowa opcja w modelu wielofirmowości, która dodatkowo umożliwia różnicowanie sposobów działania procesu akceptacji;
   • Na jakich etapach ma zostać użyta reguła – reguła dotyczy tylko poziomu 2., czyli może być potrzeba zatwierdzania delegacji na poziomie 2., ale rozliczenie delegacji nie musi być akceptowane na tym poziomie;
   • kliknąć ZAPISZ, aby zachować nową regułę;

5. nowa reguła pojawi się na liście i zacznie obowiązywać dla wszystkich nowych delegacji, które pod nią podchodzą.

Administrator może usunąć zbędną regułę. Wystarczy, że ją zaznaczy i kliknie USUŃ. Możliwa jest również edycja reguły (trzeba ją zaznaczyć i kliknąć Edycja lub dwukrotnie kliknąć pozycję na liście).