Delegacja zagraniczna

Niniejsza sekcja zawiera opis procesu tworzenia polecenia i rozliczania delegacji zagranicznej. Proces ten obejmuje utworzenie dokumentu delegacji, rozliczenie delegacji po jej odbyciu oraz uruchomienie obiegu tego rozliczenia.

• Dodanie nowej delegacji zagranicznej
• Rozliczenie delegacji zagranicznej
  • Wyliczenie diety dla delegacji zagranicznej
  • Ryczałty za przejazdu i noclegi
  • Ewidencja przejazdów
  • Rachunki/Faktury
  • Podsumowanie kosztów delegacji krajowych

Dodanie nowej delegacji zagranicznej

Aby dodać delegację, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. kliknąć zakładkę MOJE;
3. kliknąć przycisk Nowa, a potem wybrać Delegacja zagraniczna;

4. w nowym oknie pojawi się dokument delegacji, który częściowo będzie uzupełniony na podstawie danych zapisanych w systemie (na przykład data zlecenia, osoba zlecająca, osoba delegowana);

5. w celu uzupełnienia dokumentu należy kliknąć opcję EDYTUJ POLECENIE. W nowym oknie należy uzupełnić lub zmienić zapisane dane. Opis pól znajduje się poniżej:
   • Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać delegację z firmą, która odpowiada za jej rozliczenie. W przypadku jednej firmy obsługiwanej w systemie Ready_^TM zmiana danych w tym miejscu nie jest wymagana. W modelu wielofirmowości na rozwijanej liście należy wskazać odpowiedni podmiot;
   • Data zlecenia – data zlecenia delegacji. Odpowiednią datę należy wybrać z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu dedykowanego pola;
   • Zlecający – pole zawiera informacje o osobie, która zleciła wyjazd na delegację. Domyślnie będzie to osoba, która jest przełożonym delegowanego. Dane są pobierane ze struktury organizacyjnej;
   • Delegowany – osoba, której dotyczy delegacja. Domyślnie będzie to osoba, która wypełnia wniosek. Możliwa jest zmiana osoby delegowanej poprzez rozwijaną listę i zaznaczenie na niej odpowiedniego nazwiska;
   • Skąd – zawiera adres miejsca, z którego delegowany wyruszył w delegację. Domyślnie będzie to adres firmy wskazanej w polu Jednostka rozliczeniowa. W celu zmiany należy kliknąć przycisk krzyżyka, a potem wpisać nazwę podmiotu, którego adres ma zostać wykorzystany. Można również kliknąć przycisk z trzema kreskami i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt, a następnie wpisać nowy adres;
   • Dokąd – pozwala na wskazanie adresu docelowego. Pole jest puste i po kliknięciu pola należy wprowadzić nazwę i kliknąć przycisk lupy, a potem wskazać adres zapisany w systemie. Jeżeli istnieje potrzeba dodania nowego adresu, należy kliknąć przycisk z trzema kreskami, a potem wybrać Dodaj nowy kontakt. Można też wpisać na przykład nazwę miasta;
   • Cel – pozwala na wpisanie celu delegacji;
   • Data wyjazdu – pole zawiera datę wyjazdu na delegację. Domyślnie będzie to ta sama data, co w polu Data zlecenia. Klikając pole, można z kalendarza wybrać inną wartość. Jeżeli system wykryje konflikt dat (na przykład z inną delegacją), poinformuje o tym podczas próby zapisu;
   • Data przyjazdu – pole zawiera datę powrotu z delegacji. Domyślnie pole jest puste. Klikając pole, można z kalendarza wybrać inną wartość. Jeżeli system wykryje konflikt dat (na przykład z inną delegacją), poinformuje o tym podczas próby zapisu;
   • Wybierz środek transportu – pozwala na określenie środka transportu, z którego delegowany skorzystał. Po kliknięciu pola pojawi się lista wyboru, z której można wybrać jedną z opcji: Komunikacja miejscowa, Transport zapewniony, Samolot lub Pociąg. Lista może zawierać również konkretne samochody (firmowe i prywatne), które wcześniej wykorzystywano. Jeżeli zajdzie potrzeba dodania nowego samochodu, należy kliknąć przycisk Edytuj dane swojego samochodu prywatnego (ikona ołówka) i uzupełnić wszystkie pola (marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika oraz adres zamieszkania). W ramach pola można wybrać kilka środków transportu;
   • Szacunkowy koszt delegacji w PLN – pozwala na wpisanie kosztu delegacji. Kwota nie musi być zgodna ze stanem faktycznym i ma jedynie charakter szacunkowy;
   • kliknąć ZAPISZ;

6. dane widoczne w oknie z punktu 4. Zostaną uzupełnione i uaktualnione o nowe wartości. Osoba dodająca wniosek musi kliknąć opcję DODAJ POBYT, a następnie uzupełnić pola:
   • Od – ustawić datę rozpoczęcia pobytu. Wyboru daty dokonuje się z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu pola;
   • Do – ustawić datę zakończenia pobytu. Wyboru daty dokonuje się z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu pola;
   • Kraj – wybrać z listy kraj, w którym odbywa się pobyt;
   • Cel – wpisać cel pobytu;
   • kliknąć ZAPISZ;

7. informacja o pobycie pojawi się w zakładce Polecenia w sekcji Miejsce docelowe pobytu zagranicznego;
8. w zakładce Załączniki można dodać dokumenty, które mają związek z delegacją (na przykład program szkolenia, instrukcję dotarcia na miejsce i tak dalej). Sam proces dodania załącznika sprowadza się do kliknięcia przycisku Dodaj, a potem wybrania odpowiednich plików na dysku komputera i kliknięcia Otwórz;

9. na uwagę zasługuje jeszcze zakładka Powiązania, która pozwala na połączenie delegacji z kontaktem, sprawą lub dokumentem. Dodatkowo to właśnie w tej zakładce można dodać zadania, które pracownik ma zrealizować podczas wyjazdu:
   • w celu dodania powiązania z kontaktem, sprawą lub dokumentem należy kliknąć opcję Dodaj powiązania. W nowym oknie kliknąć odpowiednie pole, wpisać fragment nazwy wybranego kryterium, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję;
   • w celu dodania zadania należy kliknąć przycisk Dodaj zadanie i utworzyć je w nowym oknie;

10. na tym etapie pozostałe zakładki nie wymagają atencji. Gotowy wniosek należy wysłać do akceptacji. W tym celu należy kliknąć przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI widoczny na pasku z prawej strony. W tej chwili dokument trafi do akceptacji przez przełożonego. Natomiast u pracownika obok wniosku na liście pojawi się status W AKCEPTACJI.

Sam proces akceptacji odbywa się po stronie przełożonego i sprowadza się do:

1. włączenia modułu Delegacje;
2. przejścia do zakładki WSZYSTKIE;
3. odszukania na liście delegacji i kliknięcia jej dwa razy;
4. kliknięcia w nowym oknie przycisku AKCEPTUJĘ;

5. po stronie pracownika status delegacji ulegnie zmianie i pojawi się plakietka z napisem ZAAKCEPTOWANA.

Brak akceptacji oznacza, że wniosek o delegację wróci do osoby, która go złożyła. Zanim kliknięty zostanie przycisk NIE AKCEPTUJĘ, należy przejść do zakładki Komentarze i dodać komentarz z wyjaśnieniem decyzji.

Rozliczenie delegacji zagranicznej

Rozliczenie delegacji zagranicznej wykonuje pracownik delegowany po powrocie z wyjazdu.

Aby rozliczyć delegację, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. odszukać delegację na liście i dwukrotnie ją kliknąć;
3. w nowym oknie w zakładce Polecenie kliknąć przycisk ROZLICZ DELEGACJE;

4. na ekranie pojawi się pytanie o to, czy ma rozpocząć się proces rozliczenia delegacji. Należy kliknąć TAK, aby kontynuować;
5. w oknie delegacji pojawią się nowe dodatkowe zakładki: Dieta, Koszty podróży oraz Podsumowanie, które wymagają uzupełnienia. Poza tym dokument otrzyma status W ROZLICZENIU. Dostępny będzie również nowy proces ROZLICZENIE DELEGACJI.

Dalsze kroki – uzupełnienie dodatkowych zakładek – opisano w kolejnych podrozdziałach niniejszego dokumentu. Należy je traktować łącznie, ale nie znaczy to, że wszystkie operacje trzeba wykonać za jednym razem. Nic nie stoi na przeszkodzie, by jednego dnia dodać diety, a innego uzupełnić rachunki.

Wyliczenie diety dla delegacji zagranicznej

W celu przygotowania rozliczenia delegacji, delegowany musi wyliczyć sobie dietę. Aby to zrobić, należy:

1. odszukać i otworzyć delegację, która wymaga rozliczenia;
2. przejść do zakładki Dieta;
3. sprawdzić i skorygować wartości w polach:
   • Rozpoczęcie podróży – faktyczna data rozpoczęcia delegacji. Należy tutaj pamiętać o tym, że na przykład 10 lipca pracownik może wyjechać z Katowic do Warszawy, tam nocować w hotelu i wylecieć zagranicę dopiero 11 lipca;
   • Rozpoczęcie pobytu w kraju – data rozpoczęcia zagranicznej części delegacji;
   • Powrót do kraju – data powrotu do kraju. Nie musi to być faktyczna data zakończenia delegacji, ponieważ pracownik może wrócić do kraju w godzinach nocnych, nocować w hotelu i następnego dnia dopiero wrócić do firmy pociągiem;
   • Zakończenie podróży – faktyczna data zakończenia delegacji. Data może różnić się od daty w polu Powrót do kraju;
   • jeżeli zajdzie taka potrzeba, wartości we wszystkich polach można poprawić, wybierając odpowiednie dni z kalendarza. Koniecznie należy sprawdzić godziny wyjazdu i powrotu. Domyślnie podane wartości będą pokrywać się z godzinami pracy;
   • jeżeli delegacja obejmuje kilka krajów, to należy kliknąć opcję DODAJ POBYT. W nowym oknie należy wskazać kraj oraz datę rozpoczęcia pobytu. Nowa pozycja pojawi się w sekcji Dane czasowe i będzie wymagać dokładnie takich samych działań, jak elementy już opisane;

4. po zmianie dat i godzin system automatycznie dokona odpowiedniego przeliczenia;
5. kliknąć opcję EDYTUJ POSIŁKI. W nowym oknie w zależności od potrzeb zaznaczyć odpowiednie opcje:
   • Brak – należy zaznaczyć, jeżeli posiłki nie były częścią opłat za nocleg, przejazd, szkolenie i tak dalej. Pracownik otrzyma dietę za każdy dzień;
   • Pełne – należy zaznaczyć, jeżeli delegacja miała opłacone pełne wyżywienie. Pracownik nie otrzyma diety;
   • Częściowe – należy zaznaczyć, jeżeli tylko część posiłków została zapewniona w ramach kosztów ogólnych. Dieta zostanie naliczona wyłącznie dla tych posiłków, które nie zostały zapewnione;
   • Stawka diety – opcja ustawiona w systemie. Jej zmiana jest możliwa poprzez ustawienia modułu Delegacje. Opis znajduje się w oddzielnym artykule;
   • kliknąć przycisk ZAPISZ;
   • niezbędne zmiany należy wprowadzić dla każdego wystąpienia na liście w sekcji Dieta krajowa;

6. informacje o posiłkach zostaną automatycznie przeliczone i w tabeli w sekcji Dieta krajowa pojawi się dokładna wartość należności, jaką ma otrzymać pracownik;
7. drugim krokiem jest sekcja Dieta zagraniczna, która będzie rozliczna w innej walucie oraz według innych stawek. W tym przypadku należy kliknąć przycisk z symbolem ołówka i określić ustawienia dokładnie w takim sam sposób, jak to opisano w podpunkcie 5.;

7. informacje o posiłkach zostaną automatycznie przeliczone i w tabeli w sekcji Dieta zagraniczna pojawi się dokładna wartość należności, jaką ma otrzymać pracownik.

Ryczałty za przejazdu i noclegi

W zakładce Koszty podróży możliwe jest uzupełnienie ryczałtu za noclegi oraz przejazdy. Aby dodać ryczałt za nocleg i przejazd krajowy, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. odszukać delegację do rozliczenia i dwukrotnie ją kliknąć;
3. w zakładce Koszty podróży kliknąć przycisk z symbolem ołówka;

4. w nowym oknie uzupełnić liczbę dni dla noclegów oraz przejazdów środkami komunikacji miejscowej. Wartości stawek będą pobrane domyślnie, a ich zmiana jest możliwa z poziomu stawień systemu. Procedura ta została opisana w oddzielnym artykule. Zmiany należy wprowadzić zarówno w przypadku noclegów krajowych, jak i zagranicznych. Dla ryczałtów zagranicznych pojawią się dodatkowe opcje, które pozwalają na przykład na zwrot za dojazd z lotniska do hotelu;

5. kliknąć przycisk ZAPISZ. System automatycznie wyliczy kwotę, jaka należy się delegowanemu. Wartości pojawią się w sekcji Ryczałty za przejazdy/noclegi krajowe.

Ewidencja przejazdów

Jeżeli delegacja odbywała się z wykorzystaniem prywatnego samochodu osoby delegowanej, to w zakładce Koszty podróżny w sekcji Ewidencja przejazdu niezbędne jest dokonanie rozliczenia pokonanej trasy.

Aby rozliczyć koszty samochodu prywatnego, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. odszukać delegację do rozliczenia i dwukrotnie ją kliknąć;
3. w zakładce Koszty podróży kliknąć opcję DODAJ TRASĘ;

4. sprawdzić i uzupełnić dane w nowym oknie:
   • Wyjazd – pole będzie uzupełnione, jeżeli w delegacji uzupełniono opcję Skąd. W przypadku braku danych można wpisać odpowiednią lokalizację, podając ulicę, a potem miasto. Obie nazwy powinny być rozdzielone przecinkiem;
   • Data wyjazdu – dane pobrane z wniosku. W przypadku braku danych można kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiednią datę i godzinę wyjazdu w trasę;
   • Stan licznika – stan licznika samochodu przed wyjazdem;
   • Przyjazd – pole będzie uzupełnione, jeżeli w delegacji wypełniono opcję Dokąd. W przypadku braku danych można wpisać odpowiednią lokalizację, podając ulicę, a potem miasto. Obie nazwy powinny być rozdzielone przecinkiem;
   • Data przyjazdu – dane pobrane z wniosku. W przypadku braku danych można kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiednią datę i godzinę przyjazdu na miejsce;
   • Stan licznika – stan licznika po dotarciu na miejsce;
   • Śr. transportu – informacja o samochodzie, który został wykorzystany do delegacji. Dane są pobierane z wniosku o delegację;
   • Dystans (km) – system automatycznie wyliczy przejechany dystans. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można w polu wprowadzić korektę widocznej wartości;
   • Opis – pole pozwala na dodanie dodatkowych informacji na temat trasy;
   • kliknąć przycisk ZAPISZ;

5. dodana trasa pojawi się na liście. Obok wpisu widoczne będą przyciski z symbolem kosza na śmieci i ołówka. Pierwszy z nich pozwala usunąć dany wpis, natomiast drugi daje możliwość edycji wprowadzonych informacji;
6. ponowne kliknięcie opcji DODAJ TRASĘ otworzy okno opisane w punkcie 4. Różnica polega na tym, że zamienione zostaną miejsca wyjazdu i przyjazdu. Innymi słowy dodana zostanie trasa powrotna. Po uzupełnieniu niezbędnych danych należy kliknąć ZAPISZ. Trasa powrotna pojawi się w sekcji Ewidencja przejazdów.

Po tym jak do zakładki Koszty podróży zostaną wprowadzone dane na temat pokonanej trasy, możliwe jest wydrukowanie ewidencji przebiegu. Wystarczy kliknąć przycisk DRUKUJ EWIDENCJĘ PRZEBIEGU. Na ekranie pojawi się okno podglądu. Aby dokonać wydruku, należy kliknąć przycisk Drukuj i postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie komputera.

Rachunki/Faktury

Delegacje mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami, które należy rozliczyć. W takim przypadku delegowany zobowiązany jest zebrać wszystkie faktury i rachunki, które następnie należy rozliczyć w ramach delegacji. W zakładce Rachunki możliwe jest dołączenie wszystkich dodatkowych dokumentów fiskalnych, które wymagają rozliczenia.

Aby dodać istniejącą w systemie fakturę do rozliczenia delegacji, należy:

1. w module Delegacje odszukać fakturę, którą wymaga uzupełnienia;
2. dwukrotnie kliknąć fakturę i przejść do zakładki Rachunki;
3. kliknąć przycisk Dodaj istniejącą fakturę (przycisk z symbolem spinacza);

4. w nowym oknie w polu Dokument kliknąć przycisk lupy i odszukać fakturę zakupu zarejestrowaną w systemie. W polu Kategoria dokumentu ustawić odpowiednią kategorię odpowiadającą danemu typowi kosztu, na przykład Noclegi,
5. kliknąć przycisk ZAPISZ. Faktura zostanie dodana i pojawi się na liście. Poza numerem faktury widoczne będą również wartość faktury i kategoria;

6. przełączniki widoczne w ostatnich dwóch kolumnach pozwalają na określenie, czy:
   • dana pozycja zalicza się do kosztów delegacji;
   • opłacono ze środków własnych lub zaliczki;
7. po dodaniu faktur należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zachować zmiany.

Osoba delegowana może również dodać faktury, których nie ma w systemie. W tym przypadku należy:

1. w module Delegacje odszukać fakturę, która wymaga uzupełnienia;
2. dwukrotnie kliknąć fakturę i przejść do zakładki Rachunki;
3. kliknąć przycisk Szybkie dodawanie nowego dokumentu typu Faktura Zakupu (zielony przycisk z symbolem plusa), a następnie z menu wybrać kategorię;

4. nowy dokument pojawi się na liście. Należy:
   • ustawić walutę i wpisać wartość faktury;
   • dwukrotnie kliknąć nazwę kategorii lub zaznaczyć pozycję na liście, a potem wybrać przycisk Edytuj (ikona ołówka na pasku narzędziowym);

5. na ekranie pojawi okno rejestrowania nowej faktury zakupowej w systemie. Proces ten dokładnie omówiono w oddzielnym artykule. Dodana faktura pojawi się na liście obok innych pozycji. Użytkownik może również pominąć etap faktury zakupu i poprzestać wyłącznie na dodaniu nowej pozycji na liście oraz podaniu wartości dokumentu;
6. kliknąć przycisk Zapisz, aby zachować wszystkie zmiany.

Błędnie dodaną fakturę można odłączyć od delegacji. W tym celu w zakładce Rachunki należy zaznaczyć pozycję na liście, kliknąć przycisk Odłącz fakturę od delegacji i potwierdzić swoją decyzję. Rozwiązanie to zadziała dla faktur, które zarejestrowano w systemie. Warto tutaj zapamiętać, że ikona kosza pozwoli jedynie na usunięcie tych faktur, które zostały dodane przez kliknięcie przycisku z zielonym plusem.

Podsumowanie kosztów delegacji krajowych

Zakładka Podsumowanie zawiera komplet kosztów dotyczących delegacji. Wszystkie koszty zebrano w jednym miejscu i tam rozbito na różne kategorie. Poza tym podział uwzględnia również koszty poniesione przez firmę, które nie podlegają zwrotowi osobie delegowanej.

Jeżeli w podsumowaniu nie widać wszystkich kosztów, to oznacza, że na którymś etapie nie został kliknięty przycisk Zapisz i system nie ma zapamiętanych wszystkich danych, które zostały wprowadzone.

Po tym jak osoba delegowana rozliczy delegację, powinna kliknąć przycisk POTWIERDŹ WPROWADZENIE ROZLICZENIA. To działanie rozpocznie procesowanie rozliczenia delegacji.

Jeżeli koszty delegacji zagranicznych zostaną wprowadzone w innej walucie niż PLN, wartość zostanie przeliczona według daty rozliczenia, która znajduje się w zakładce Rachunki. Poniżej rozliczenia delegacji znajduje się informacja o walucie, dacie oraz wartości przelicznika. Dodatkowo dla diety zagranicznej występuje informacja o podatkach pozostałych do zapłaty – w przypadku, gdy limity firmy różnią się od limitów ustawowych.